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03.01.2006

Outlook-Automatismus ergänzen

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.

Die "Auto-Vervollständigen"-Funktion im E-Mail-Editor von Outlook ist eigentlich recht nützlich, da sie dem Anwender viel Tipparbeit abnimmt: Verfasst man eine neue Nachricht an einen gespeicherten Adressaten, erscheint bereits bei der Eingabe des Anfangsbuchstabens (Outlook 2002: der ersten drei Buchstaben) der komplette Name oder eine Liste mit mehreren passenden Vorschlägen.

Allerdings hat dieser Assistent bereits viele Anwender verwirrt, da es sich bei der Auto-Vervollständigen-Funktion um eine versteckte Adressdatenbank handelt, die in keinerlei Beziehung zu den regulären Outlook-Kontakten steht. Die Namensvervollständigung verwaltet ihre Daten auch nicht in der Outlook-Datenbank (PST-Datei), sondern in einer Datei mit der Endung .NK2 - dem so genannten Nickname-Cache. Der Nachteil: Sucht man sich beispielsweise Mail-Adressen für Massen-Mailings aus den Kontakten zusammen, fehlen möglicherweise wichtige Adressaten aus dem Cache. Ferner gehen die Daten aus der NK2-Datei bei jeder Neuinstallation oder einer Migration von Outlook/Exchange verloren.

Als Problemlöser erweist sich hier die Software "Ingressor 3.0.9" (www.ingressor.com) des US-amerikanischen Anbieters Dynamic Computing Solutions. Damit lassen sich Einträge aus dem Nickname-Cache direkt in den Kontakteordner von Outlook übertragen. Auch der umgekehrte Weg ist über einen Trick möglich: Mit Hilfe der Import-Funktion können Adressen aus den Kontakten via Plain-Text in den Cache integriert werden.

Neben der einfacheren "Ingressor Desktop Edition" offeriert der Anbieter auch Varianten für Helpdesk und Administratoren. Zu den erweiter- ten Funktionen zählt hierbei der Zugriff auf alle NK2-Dateien der Anwender im Firmennetz. Ingressor lässt sich in einer funktional eingeschränkten Demoversion testen, die Preise beginnen bei 35 Dollar für die Desktop-Lizenz. (Wolfgang Miedl)

CW-Fazit: Outlook hilft zwar, wenn es um das Ausfüllen von E-Mail-Adressen mit Autotext geht, lässt Anwender und Administratoren aber bei der Verwaltung dieser Daten im Stich. Umfassende Management-Funktionen liefert das Tools Ingressor.