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12.05.1995

Outsourcing/Fortschreibung und Pflege der Standardsoftware abgegeben Spielehersteller verlagert die Programmierung nach aussen

Spielehersteller Schmidt Spiele hat einen eigenen Weg fuer sein Standardsoftware-Outsourcing gewaehlt. Offenbar haben die Echinger dabei nichts aufs Spiel gesetzt; dieser Anwenderbericht von Hans- Peter Sander* schildert den Status quo nach drei "Einfuehrungsjahren".

Staendig wechselnde Marktanforderungen, Lieferungen an Einzelkunden in ganz Europa, rasantes Unternehmenswachstum sowie ein permanenter organisatorischer Wandel im Handel stellen bei der Schmidt Spiele und Freizeit GmbH in Eching bei Muenchen hohe Ansprueche an die Flexibilitaet der DV. Klassisches Outsourcing war fuer den populaeren Spielehersteller zu unflexibel, zu langsam und mit zu hohen Zeit- und Informationsverlusten verbunden. In einem Mix betreibt er jetzt Software-Outsourcing: Das Muenchner Softwarehaus Soft M liefert und wartet die Standardsoftware und entwickelt diese staendig weiter. Schmidt Spiele partizipiert davon. Die inzwischen schlanke DV-Abteilung des Spieleherstellers fungiert intern als Dienstleistungscenter.

Ob Josef Friedrich Schmidt, als er vor gut 80 Jahren das legendaere "Mensch aergere Dich nicht" erfand und damit den Grundstein fuer sein Unternehmen legte, bereits ahnte, welches Kopfzerbrechen am Ausgang des 20. Jahrhunderts dereinst etwa Buchhaltung und Vertrieb so mancher Firmenfuehrung bereiten wuerden? Die GmbH ist heute der zweitgroesste deutsche Spielehersteller und erzielt mit insgesamt 330 Mitarbeitern europaweit einen Umsatz von mehr als 100 Millionen Mark. Vom "Mensch aergere Dich nicht", das auch heute noch zu den Bestsellern gehoert, ueber "Kniffel" bis hin zum "Schwarzen Auge" - das Unternehmen waechst mit seinen Innovationen.

Das wiederum blieb nicht ohne Auswirkungen auf den Betriebsablauf in Eching. Neue auslaendische Maerkte fuehrten zu einer erheblich gesteigerten Nachfrage. Um dem Rechnung zu tragen, wurde unter anderem im Jahr 1992 eine weitere Produktionsstaette in Betrieb genommen. Darueber hinaus fuehrte die Konzentration im Handel zu veraenderten Markt- und Absatzstrukturen. Die Echinger reagierten mit einer Anpassung der Ablauforganisation. Zu dieser Zeit bestand die DV aus einem System IBM/36, auf der ein PPS- und ein Warenwirtschaftssystem ihren Dienst verrichteten. Die veraenderte Situation liess sich mit diesen starren Softwaresystemen jedoch nicht mehr abbilden. Das Unternehmen stand somit vor der Entscheidung des "make or buy".

Daten-Management musste intelligenter werden

Angesichts des Outsourcing-Booms gingen in der Geschaeftsfuehrung die Ueberlegungen sogar noch weiter: "Betrachtet man die DV allein als Kostenfaktor, ist man sehr schnell geneigt, ja zum Outsourcing zu sagen", meint Wolfgang Gabriel, kaufmaennischer Geschaeftsfuehrer bei Schmidt Spiele. "Doch rasch gelangten wir zu der Einsicht, dass unsere spezifischen Anforderungen es nicht erlauben wuerden, die komplette DV ausser Haus zu geben. So gibt es bei uns nicht die Massendatenhaltung, wie sie bei outsourcenden Banken oder Versicherungen ueblich ist. Zudem haben Geschaeftsleitung und Aussendienst angesichts eines aeusserst lebendigen Markts - wir produzieren und verkaufen ja Konsum- und Modeprodukte - ein extremes Informationsbeduerfnis, das sich auch noch staendig aendern kann. Wir brauchen also ein intelligentes Daten-Management, flexibel und schnell", erlaeutert Gabriel. "Auch geringe Aenderungen muessen zuegig gemacht werden. Man tut sich oft schwer, die noetigen Anforderungen weiterzugeben, und verliert kostbare Zeit, oft auch Informationen. Das System des klassischen Outsourcing ist einfach zu traege." Natuerlich bewegt den kaufmaennischen Geschaeftsfuehrer auch die finanzielle Seite, und er ergaenzt: "Nur eine Loesung, die feste und kalkulierbare Kosten verursacht, ist akzeptabel."

Von der klassischen Outsourcing-Idee, bei der externe Rechenzentren sowohl die Hard- als auch die Software-Infrastruktur liefern, hatte man sich bei Schmidt Spiele laengst verabschiedet. "Standardsoftware, Hotline, Beratung und Schulung sowie eine staendige Weiterentwicklung der Software durch unseren Partner - das ist unsere Form des modernen Software-Outsourcing", meint Christian Paunert, Leiter DV. "Die DV-Abteilung im Haus ist Dienstleistungscenter fuer die Firma, nicht mehr, aber auch nicht weniger."

Bei der Wahl des geeigneten Softwarepartners stand eine bereichsuebergreifende Betrachtung im Vordergrund. Gesucht wurde ein Haus, das fuer die gesamte Ablauforganisation eine integrierte Loesung anbieten konnte. Zwei Dinge waren dabei besonders wichtig. Zum einen legte Schmidt Spiele Wert auf die Moeglichkeit, einzelne Module fuer die Bereiche Vertrieb, Materialwirtschaft und Rechnungswesen schrittweise einfuehren zu koennen und dennoch eine vollstaendige Integration auf Basis einer zentralen Datenbank zu erreichen. Zum anderen suchte man eine Standardsoftware, die sich flexibel an die spezifischen Besonderheiten des Spieleherstellers anpassen liess und dennoch konsequent Release-faehig war. Nach einem intensiven Auswahlprozess hat sich das Unternehmen 1992 fuer die integrierte Standardloesung Basis/400 des Muenchner Softwarehauses Soft M entschieden. Heute laufen auf einer IBM AS/400 Modell F50 Module fuer die Bereiche Auftragsbearbeitung, Lager- und Hochregallagerverwaltung, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Reporting.

Der Kunde will Daten ueber Edifact tauschen

Vor allem im Auftrags- und Vertriebsbereich werden an die Standardsoftware besondere Anforderungen gestellt. "Kundenwuensche beziehen sich laengst nicht mehr nur auf Produkte oder Preise", berichtet DV-Mann Paunert. "Will ein Kunde seine Daten nicht mehr per Papier oder Diskette, sondern beispielsweise ueber Edifact austauschen, so muss die Software in der Lage sein, darauf umgehend zu reagieren."

Die Standardsoftware verfuegt ueber derartige Techniken. Insbesondere die Parametrisierung der Software ermoeglicht Flexibilitaet ohne Programmieraufwand. Die meisten Anpassungen liessen sich durch die Parametrisierung loesen. Dennoch waren im Auftragsbereich Zusatzfunktionen und Modifikationen unumgaenglich. Insbesondere die Versandabwicklung und die Bonusabrechnung sind bei dem Spielemacher so spezifisch, dass Ergaenzungen im Standard notwendig waren. Von besonderer Bedeutung hierbei war der Erhalt der Release-Faehigkeit trotz durchgefuehrter individueller Aenderungen. Im Rahmen von Wartungsvertraegen erhaelt der Anwender die Moeglichkeit, am technischen Fortschritt zu partizipieren. Durch die Beruecksichtigung neuer gesetzlicher und geaenderter wirtschaftlicher Anforderungen, durch die funktionale Erweiterung und die Nutzung neuer Technologien wie etwa Client-Server, verfuegt er staendig ueber ein "lebendes" System, das auf geaenderte Rahmenbedingungen reagiert.

Ein Beispiel dafuer ist die Statistikdatei. Speziell in vertriebsorientierten Unternehmen fuehren neue, spezifische statistische Auswertungen staendig zu Aenderungsforderungen. Und gerade im Vertriebsbereich finden permanent intern und extern Umstrukturierungen statt. Dabei den aktuellen Stand im DV-System nachzuvollziehen und Daten stets zuordnen zu koennen ist deshalb nicht selten problematisch. Inzwischen kann die Statistik sofort bei Aenderungen an den Stammdaten aktualisiert werden. Ein neuer Teil der Software ist die kumulierte Statistikdatei, die der Anwender nach seinen Kriterien selbst erstellen kann.

"Manchmal sind wir einfach die DV-Hausmeister"

Der Echtstart der Standardsoftware erfolgte sechs Monate nach Beginn der vertraglichen Zusammenarbeit. Nach der Installation wurde die Betreuung fortgesetzt, denn die kleine DV-Mannschaft in Eching ist mit der Betreuung der AS/400 F50, der europaweiten IBM- Connect-Loesung sowie den ueber 100 Anwendern gut ausgelastet. "Geschaeftsleitung und Anwender in unserem Haus gehen auf uns zu", erzaehlt DV-Chef Paunert, "und manchmal sind wir, wenn man so will, einfach die DV-Hausmeister. Wir setzen uns aber mit dem Outsourcer zusammen, definieren veraenderte Anforderungen und diskutieren moegliche Loesungswege, die in der Regel relativ einfach begangen werden koennen."

Derzeit realisieren die Outsourcing-Partner zusammen mit der DV- Crew um Christian Paunert das "EDV-Euro-Konzept" von Schmidt Spiele. Das Problem erwaechst aus der spezifischen Vertriebsstruktur des Herstellers. Die Tochterunternehmen in den Niederlanden, Oesterreich und Frankreich und die Exportpartner in der Schweiz, Griechenland, Grossbritannien sowie Spanien verfuegen ueber keine eigenen Lager, die Warenauslieferung erfolgt zentral von Eching aus. Die europaeischen Vertriebspartner melden ihre Auftraege nach Oberbayern, nach der Auslieferung wird hier eine Sammelrechnung erstellt und anschliessend an den lokalen Einzelkunden weiterberechnet. Dazu verfuegt die Software ueber eine Stapel-Schnittstelle, mit der Auftraege aus anderen Systemen einfliessen koennen.

Anwender nimmt Einfluss auf das neue Release

Schritt fuer Schritt sollen die Euro-Exportpartner mit Eching verbunden werden. Derzeit laeuft der Testbetrieb mit Griechenland, England, Spanien und der Schweiz. In einem zweiten Schritt sollen dann die Moeglichkeiten geschaffen werden, dass die Partner direkt auf den Rechner in Eching zugreifen, Informationen abrufen und Statistiken selbst erstellen koennen.

Eine weitere Neuerung steht an. EDV-Chef Paunert erwartet das angekuendigte Release 6 seines SW-Partners. In die neue Version der integrierten Loesung fuer die Bereiche Vertrieb, Materialwirtschaft, Fertigung und Rechnungswesen soll naemlich so manche Neuerung auf Anregung von Schmidt Spiele eingeflossen sein.