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12.05.1995

Outsourcing/Technisch konsolidiert und wirtschaftlich entlastet Binder Magnete: Outsourcing als der Ausweg aus der Krise

12.05.1995

Den Teufelskreis "Rezession, Trouble-shooting, Sicherheitsmaengel, Personalabbau" galt es bei der Binder Magnete GmbH zu durchbrechen. Mit eigenen Kraeften konnte dies nicht gelingen. Der Ausweg war Outsourcing. Wilfried Merz*, DV-Leiter des heute wieder rund laufenden Villinger Unternehmens, schildert Ausgangslage, Problemloesung und die heutige Situation.

Typisch fuer das gesamte produzierende Gewerbe war hierzulande in den letzten Jahren ein massiver Markteinbruch. Die damit verbundenen Nachfrageprobleme erlangten Dimensionen, die alle vorangegangenen konjunkturellen Schwaechephasen der deutschen Wirtschaft deutlich uebertrafen. Kaum ein Unternehmen konnte sich dieser Entwicklung entziehen; neue Rekorde in negativen Bilanzen und Firmenzusammenbruechen, Massenentlassungen und eine neue Standortdiskussion waren die Folge.

Auch fuer die Binder Magnete GmbH in Villingen-Schwenningen fuehrte die Rezession zu tiefgreifenden Veraenderungen im Unternehmen. Als typischer mittelstaendischer Zulieferbetrieb der Maschinenbau- und Kfz-Industrie geriet es massiv in den Sog der konjunkturellen Turbulenzen. So fand seit 1991 eine umfassende Reorganisation aller Unternehmensbereiche, verbunden mit einschneidenden Personalreduzierungen, statt.

Im Zuge dieser Umstrukturierungen zeigte sich die DV-Abteilung hinsichtlich der Mitarbeiterzahl und der Kosten ueberdimensioniert. So kam es auch hier zwangslaeufig zu einem deutlichen Abbau der Manpower, und zwar von zwoelf auf fuenf Personen. Der bisherige Schichtbetrieb in der DV war damit jedoch ebenso zu bewerkstelligen wie die notwendigen technischen Innovationen.

Denn nicht zuletzt auch durch die negative wirtschaftliche Entwicklung der Binder Magnete ausgeloest, kumulierten mangels ausreichender Budgets fuer Innovationen erhebliche Probleme auf der zentralen Rechnerebene. Sie drueckten sich in einem fast taeglichen Trouble-shooting aus, weil die Kapazitaeten nicht mehr ausreichten, die Datenbanken staendig reorganisiert werden mussten, die Benutzer trotz aller Bemuehungen mit dem permanenten Problem zu langer Antwortzeiten zu leben hatten, Sicherheitsmaengel festgestellt wurden und nur eine mangelhafte Integration der Anwendungen bestand. Fuer moegliche Loesungen bestanden jedoch weder entsprechende finanzielle Mittel noch personelle Ressourcen zur Verfuegung, obwohl besonders eine neue Konfiguration des Rechners kurzfristig erforderlich war.

Dieser Teufelskreis, so zeigten unterschiedliche Modellplanungen, liess sich mit den eigenen Moeglichkeiten nicht durchbrechen. Fast zwangslaeufig wurde das Thema Outsourcing als Weg zur technischen Konsolidierung und wirtschaftlichen Entlastung aktuell. Die nicht gerade anspruchslosen Anforderungen an den kuenftigen Dienstleistungspartner:

- die heterogene Situation im Anwendungsbereich mit den urspruenglich vielfaeltigen individuellen Applikationen zu harmonisieren;

- die bestehenden Schnittstellen-Probleme zu loesen;

- bei den Anwendungen RM-MAT und PPS mit offenen

Varianten einen Release-Wechsel von 4.3 auf 5.0 durchzufuehren;

- die Komponenten fuer die Kostenrechnung (RK), Finanzbuchhaltung (RF), Anlagenbuchhaltung (RA), den Vertrieb (RV) sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung einschliesslich der positiven Anwesenheitserfassung (RP) auf der Release-Basis 5.0 einzufuehren;

- eine Terminzusicherung fuer eine Realisierungszeit von nur sechs Monaten abzugeben;

- eine Kostenbelastung zu gewaehrleisten, die sich auf der Ebene der bisherigen Eigenanwendung bewegt, jedoch einen deutlich hoeheren Nutzen bietet;

- die Verarbeitungskosten variabel zu gestalten, um intern eine aufwandsbezogene Leistungsverrechnung vornehmen zu koennen und

- den gesamten Umstellungsprozess zu einem Festpreis zu realisieren.

Zudem sollte eine variable Leistungsverrechnung vereinbart und eine Option zur R/3-Migration vertraglich beruecksichtigt werden.

Es entstanden aeusserst strapazioese Situationen

Dass eine Entscheidung fuer das DV-Outsourcing schliesslich erfolgte, gruendete jedoch keineswegs nur auf den Problemstellungen im Informatikbereich. Insgesamt zielte die Unternehmensstrategie der Binder Magnete GmbH zunehmend auf eine deutliche Reduzierung der Fertigungstiefe ab. So wurden parallel dazu beispielsweise Aufgaben aus dem Produktions- und Servicebereich auf externe Dienstleister uebertragen, die nicht zum eigentlichen Kerngeschaeft gehoeren.

Die Wahl der Orga GmbH als DV-Outsourcer stuetzte sich schliesslich einerseits auf Erfahrungswerte anderer Unternehmen aus der eigenen Region, die ihre SAP-Anwendungen ebenfalls in das Rechenzentrum dieses Dienstleisters ausgelagert hatten. Vor allem aber zeigte sich das Orga-Angebot gegenueber den Mitbewerberofferten hinsichtlich der Termin- und Festpreiszusicherung fuer die Umstellung sowie der variablen Leistungsverrechnung ueberzeugender.

Tatsaechlich konnten die zeitlichen Vorgaben trotz mancher unerwarteter Schwierigkeiten bei der Altdatenuebernahme praezise eingehalten werden, auch wenn in manchen Projektphasen auf beiden Seiten aeusserst strapazioese Situationen entstanden waren. Nach der Ist-Aufnahme im Mai vergangenen Jahres erfolgte im August der eigentliche Projektstart. Mitte Dezember 1994 waren der Release- Wechsel und - mit Ausnahme der Personalwirtschaft - die Einfuehrung der weiteren R/2-Module termingerecht abgeschlossen. Die Anwesenheitserfassung wurde Anfang Februar und die Lohn- und Gehaltsabrechnung Mitte Februar dieses Jahres mit einer Rueckrechnung auf den Vormonat produktiv eingesetzt. Gegenwaertig nutzen etwa 100 aktive User das System.

Die bevorstehende Abloesung des IBM-Rechners 4381 im zweiten Quartal 1995 bedeutet den Abschied von der eigenen zentralen Datenverarbeitung. Ueberhaupt waere der Binder Magnete, die seit geraumer Zeit auch wieder deutlich gestiegene Auftragseingaenge und Umsaetze verbuchen kann, aus Innovationsgruenden eine Entscheidung zugunsten einer Client-Server-Strategie lieber gewesen. Doch haetten zum einen das fehlende Know-how und die vielfaeltigen Schnittstellen-Probleme zu einer deutlichen Verzoegerung des Projekts gefuehrt, was sich angesichts der aktuellen technischen Schwierigkeiten nicht verantworten liess. Zum anderen sprachen zu diesem Zeitpunkt besonders die geringen Investitionsspielraeume gegen eine solche Migration, so dass letztlich das Outsourcing- Vorhaben der betriebswirtschaftlichen Vernunft entsprang. Durch die R/3-Option im Dienstleistungsvertrag mit der Orga wurde der Weg dorthin jedoch offengehalten. Er soll nach Abschluss der Konsolidierungsphase schliesslich auch beschritten werden.