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16.10.1981 - 

In den Magnetkonten steckte beim Holzeinkauf der Wurm:

Papier-Großhändler reorganisierte mit Standard-Software

16.10.1981

GRATKORN/GRAZ - Die Hauptverwaltung zu verlegen und die EDV zu vereinheitlichen, bedeutet für ein Großunternehmen die totale Reorganisation. Wer heute die Leykam-Mürztaler Papier und Zellstoff AG im österreichischem Gratkorn bei Graz besucht, findet ein hochgradig integriertes EDV-Anwendungssystem im Dialog vor. Wie das Unternehmen durch den Einsatz von Standard-Anwendungssoftware in nur zweieinhalb Jahren "von 0 auf 100" kam, schildert der Anwenderbericht des DV-Unternehmensberaters Peter R. Wurr.

Mit einem Umsatz von umgerechnet knapp 600 Millionen Mark gilt die Leykam-Mürztaler AG als Marktführer der Papier- und Zellstoffbranche in Österreich. 56 Prozent der Produktion werden exportiert, hauptsächlich in die Bundesrepublik Deutschland, die Schweiz und nach England. In der Konzernzentrale sowie den vier steierischen Werken Gratkorn, Bruck, Frohnleiten und Niklasdorf beschäftigt Leykam rund 3600 Mitarbeiter. Produktschwerpunkte sind Zellstoff, Zeitungsdruckpapier und Druck- und Schreibpapiere.

Vor fünf Jahren entschloß sich die Unternehmensleitung, die Hauptverwaltung von Wien in das Hauptwerk Gratkorn zu verlegen. Gleichzeitig mußte eine grundsätzlich neue Aufbau- und Ablauforganisation erarbeitet werden. Neuzugestalten waren damit auch die EDV-Anwendungssysteme, um alle betriebliche Abläufe dispositiv in den Griff zu bekommen.

Die organisatorische Beleuchtung der Ausgangssituation zeigte die Hauptprobleme auf: räumlich getrennte Buchhaltungsfunktionen in Wien, unabhängig davon die Werksabrechnung in Gratkorn, Mischform zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung, manuelle Orderbestätigungen durch den Verkauf.

Die maschinelle Ausstattung reichte von MDV-Anlagen mit Lochkarten in den Werken und einer Magnetkonten-Anlage in Wien bis zur zentralen Batch-Anlage in Gratkorn.

Das alles zu koordinieren, war ohne einschneidende Änderungen nicht möglich.

Mit dem Rücken zur Wand

Zur Erarbeitung der neuen Organisation wurden Anfang 1977 Projektteams gegründet. Fachlich verantwortliche Projektleiter waren die Leiter der Fachbereiche Finanzwirtschaft, Materialwirtschaft, Einkauf, Holzeinkauf und Verkauf. Bei klarer Aufgabenteilung mit der EDV-Abteilung wurden die Projektziele und die Anforderungen definiert.

Sehr schnell kristallisierten sich übergreifende Kriterien für die neuen Systeme heraus:

- einheitliche Konzeption

- unmittelbare Einführung als Batch-Systeme Anfang 1978

- Umstellungsmöglichkeit auf Dialogbetrieb Anfang 1979,

Horst Keplinger, Leiter der EDV und EDV-Organisation, beschreibt die Ausgangslage so: "Aufgrund des Gesamtprojektplans standen wir praktisch mit dem Rücken zur Wand. In einem Jahr mit einem kleinen Team drei große Projekte mit neuer Hard- und Software zu entwickeln und einzufahren, ist einfach nicht möglich. Die Eigenentwicklung schied von vornherein aus. Wir haben auch überlegt, ob wir ein Softwarehaus mit der Erstellung von Individualsoftware beauftragen sollten. Jedoch sprachen die Faktoren Zeit und Kosten dagegen."

Also ging man daran, das Angebot für Standard-Software zu untersuchen. Erster Schritt war eine Grobselektion anhand der von Leykam festgeschriebenen Leistungskriterien.

In Betracht gezogen wurden eine Reihe von Softwarehäusern, ebenso IBM als Hardware-Lieferant mit Aktivitäten auf diesem Gebiet.

Worauf es - über die genannten Kriterien hinaus - bei der Beschaffung und Implementierung ankommt, hatte man bald herausgefunden.

Primäre Bedeutung kam der Frage zu, wie weit mit den angebotenen Software-Paketen die bereits definierten Benutzeranforderungen abgedeckt werden können. Sinnvolle Schnittstellen zwischen den Anwendungen, etwa die Rechnungsprüfung als Schnittstelle zwischen Einkauf und Finanzwirtschaft, mußten vorgesehen sein. Der Ausbau der Organisation mußte in Stufen ermöglicht werden.

Wesentliche Bedeutung maß Leykam Flexibilität in der indirekten Anpassung der Software bei. Zusatzwünsche mußten erfüllt werden können, ohne dadurch die vorhandenen Standards in Frage zu stellen.

Wie bei allen Investitionen spielte für die Entscheidung das Preis-/Leistungsverhältnis eine tragende Rolle. Und weil es sich bei dem Vorhaben um einen neuen Aufbau mit neuem Personal, fast um den Ausbau einer neuen Firma handelte, mußte man ebensolchen Wert auf die betriebswirtschaftliche Erfahrung des Partners legen.

Zunächst fiel die Vorentscheidung, mit der Orga-Ratio GmbH, Nordhorn, eine Eignungsprüfung über mehrere Wochen zu machen. Dabei wurden die Gesamtkosten und die Voraussetzungen EDV-technischer Natur ermittelt.

Nach dieser Phase konnte die Leykam-DV-Crew ihrem Vorstand das vollständige Konzept präsentieren. Terminplan, Datenflußplan, benötigte Dateien, benötigte ORAG-Normprogramme, Hardware-Ausrüstung, Programm-Anpassungen und Kosten-Nutzen-Analysen lagen vor. Die Gesamtleistung wurde dann per Festpreis von Orga-Ratio eingekauft.

Stufenweise Einführung

Die einheitliche Dateiorganisation für die Batch- und Dialogprogramme begünstigten den stufenweisen Auf- und Ausbau der neuen Systeme.

Zum 1. Januar 1978 wurden Programm-Pakete wie

- Materialwirtschaft im Batch zur Ablösung der Magnetkonten-Computer;

- Finanzbuchhaltung im Batch zur Ablösung einer Lochkarten-orientierten Lösung;

- Anlagenbuchhaltung eingeführt

Zweiter Schritt war dann die Umstellung auf das integrierte Dialogsystem 1. Januar 1979 mit

- Stammdatenpflege im Dialog für alle Stammdateien;

- Einkaufsabwicklung im Dialog einschließlich Holzeinkauf;

- Materialwirtschaft im Dialog

- Finanzbuchhaltung im Dialog.

Zum 1. Januar 1980 kam dann noch

- Vertriebsabwicklung im Dialog hinzu.

Wichtigste Merkmale der Leykam-Organisation sind der Bildschirmeinsatz und die Datenintegration. Alle einmal in das Zentral-System (IBM 4341, VM, CICS, VSAM) eingegebenen Daten stehen allen Anwendungssystemen zur Verfügung.

Für den Holzeinkauf werden Rahmenverträge mit den Waldbesitzern abgeschlossen. Ihr Inhalt wird sofort in das System eingegeben. Kommen die Lieferungen, werden sie dem Lager zugeführt, die entsprechenden Buchungen vorgenommen und periodisch die Zahlungen erledigt.

Die übrigen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe werden zentral für alle Werke eingekauft. Für Angebotseinholung, Bestellung und Bestellverfolgung stellt das System die Material- und Lieferantenstammdaten sowie Textbausteine zur Verfügung.

Die Wareneingänge erfolgen dezentral in den Werken. Wird ein Wareneingang in das System eingegeben, so wird automatisch eine Buchung auf dem Einkaufsprüfkonto vorgenommen. Gleichzeitig erfolgt die Abbuchung vom Einkaufsauftrag, die Belastung des Lagerortes, die Erreichung des neuen Durchschnittspreises und die Generierung der erforderlichen Buchungssätze.

Die Materialdisposition erfolgt am Bildschirm. Aktuelle Bestände und die Übersicht über laufende Bestellungen sowie voraussichtliche Liefertermine ermöglichen die jederzeitige Auskunft. Für die Nachbevorratung der Hilfs- und Betriebsstoffe steht eine dynamische Bestellpunkt-Methodik zur Verfügung.

Alle Angebote und Aufträge werden vom Vertrieb in Wien über Bildschirm und DFÜ-Verbindung in das System in Gratkorn eingegeben. Auftragsbestätigungen druckt der Terminaldrucker in Wien. Um die Planung der Fertigungsabwicklung zu erleichtern, werden zusammen mit dem Auftrag eine Reihe technischer Daten eingegeben.

Abteilungs-Erfahrungen

Jeder Sachbearbeiter ist für seinen Kontenkreis bis zur Bezahlung von verantwortlich. Daraus resultiert ein nahes Verhältnis zu "seinem" Kunden und Lieferanten sowie eine exakte Kontenpflege.

Die Erfahrungen im Bereich Materialwirtschaft/Einkauf bestätigen, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter bei der Einführung neuer Verfahren von Anfang an zu beteiligen.

Abteilungsleiter Josef Maurhofer berichtet von gemischten Erfahrungen: "Die Einkäufer konnten sich anfangs im System besser orientieren als die Mitarbeiter im Magazinbereich. Nach einigen Monaten waren sie überzeugt, daß ihnen der Dialog nicht nur angenehmeres Arbeiten, sondern auch stark vereinfachten Schriftverkehr bescherte. Darüber hinaus stehen heute allen Werken stets die neuesten Informationen zu Verfügung."