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18.09.1987

Papier oder kein Papier - das ist noch keine Frage

Alle reden vom papierlosen Büro - und keiner kann sich dessen Realisierung in naher Zukunft vorstellen. Auch Studien renommierter Marktforschungsunternehmen verweisen auf höhere Papierberge in kommerziellen Bereichen, trotz verstärktem Einsatz elektronischer Hilfsmittel. Tradition und Spieltrieb lösen den "Druck-Befehl" ebenso aus wie Sicherheitsüberlegungen und betriebsexterne Notwendigkeiten. Denn nicht jeder Geschäftspartner verfügt über das erforderliche Equipment, und kaum ein Finanzamt wird den Steuerbescheid per Electronic Mail verschicken. Eine wirtschaftliche Alternative zum Papier ist - darin stimmen die von der COMPUTERWOCHE befragten Anwender überein - in vielen Bereichen derzeit noch nicht in Sicht. Vorerst gilt: Was "druckbar" ist, wird auch gedruckt.

Rolf-Udo Reinholdt, Maschinenfabrik Goebel GmbH, Darmstadt

Mit dem zunehmenden Einzug elektronischer Hilfsmittel in das Büroleben ist eine Diskussion über das Thema "Papierloses Büro" entflammt. Von jemandem, der berufsmäßig mit der Aufgabe betraut ist, Informationsverarbeitung im Unternehmen durchzuführen und weiterzuentwickeln, muß durchaus die Frage gestellt werden, ob das papierlose Büro überhaupt erstrebenswert ist. Die Antwort lautet schlicht und einfach: Nein. Kein vernünftiger Mensch wird freiwillig seine Tageszeitung total gegen Video-Text tauschen. Dieses aus dem Privatleben herausgegriffene Beispiel weist anschaulich auf die Grenzen hin, bis wohin ein Verzicht auf Papier zumutbar ist. Wollte man im betrieblichen Zusammenleben das Papier völlig abschaffen, würde damit ein Stück Lebensqualität aufgegeben.

Das Thema läßt sich natürlich auch von einer anderen Seite anfassen. Der Weg in Richtung Bürokommunikation ist vorgezeichnet. Die dabei verwendeten technischen Einrichtungen und Hilfsmittel tragen eindeutig dazu bei, unnötiges Papier zu vermeiden. Die Bearbeitung kompletter Vorgänge wird sich abteilungsübergreifend, oft sogar unternehmensübergreifend, unter Verwendung vernetzter Terminals, vollziehen. Als eine Erkenntnis ergibt sich sehr klar, daß auf dem Übertragungswege mit beliebig vielen Zwischenstationen und teilweise eingeschobenen Bearbeitungsvorgängen Papier über weite Strecken überflüssig, oft sogar hinderlich ist, so daß es konsequenterweise durch elektronische Technik - zunächst - ersetzt wird. Aber irgendwo am Ende der Bearbeitungskette entsteht zum richtigen Zeitpunkt ein korrekter, sachlich vollständiger und optisch ansprechender Ausdruck des Ergebnisses auf Papier, den man ruhigen Gewissens auch dem anspruchsvollsten Geschäftspartner weitergeben kann. Nicht das papierlose Büro steht hier in Frage, sondern der richtige Zeitpunkt der Erzeugung eines Dokuments in seiner endgültigen Fassung in kürzester Zeit.

Natürlich gibt es Bereiche, die einen Trend zu weniger Papier aufweisen und teilweise völlig ohne auskommen. Es ist ein Fortschritt, wenn in der Automobilindustrie Bestellungen an die Zulieferer auf elektronischem Wege papierlos von Rechner zu Rechner übertragen werden, wenn ein großer DV-Hersteller weltweit Notizen und Mitteilungen zwischen den eigenen Mitarbeitern über sein Leitungsnetz schickt oder wenn sich die Firma des Magnetband-Clearing-Verfahrens im Verkehr mit ihren Banken bedienen. Neue Dienste der Bundespost, wie auch immer man sie beurteilen mag, haben teilweise eine ähnliche Wirkung. Gedacht sei an Telebox, Sprachspeicherdienst, Videokonferenz, aber auch - trotz noch vorhandener Skepsis - Btx und anderes. Diese Beispiele ließen sich beliebig fortsetzen. Sie stehen nicht im Widerspruch zu der Tatsache, daß es in der voraussehbaren Zukunft das papierlose Büro nicht geben wird und nicht geben kann.

Dr. Hendrik Neubauer, Degussa AG, Frankfurt

Man könnte es sich schon vorstellen: ein Büro, in dem die (firmeninternen) Kommunikation via Telex, Teletex, Mailing System ohne die leidigen Berge von Papier stattfindet. Und eingehende externe Schreiben werden mit einem Scanner erfaßt und in die elektronische Ablage verfrachtet. Allerdings verlangt diese Zukunftsvision von den Beteiligten zwei Dinge: die Beherrschung der Medien und eine absolut eiserne Disziplin.

Wenn man dabei an die Kämpfe denkt, die heute noch so manche Sekretärin mit ihrer Speicherschreibmachine oder ihrer Textverarbeitung durch stehen muß, wenn man sich den Sachbearbeiter oder Manager vorstellt, der oft verzweifelt versucht, seinem PC Klarzumachen, was er von ihm will - , dann kommen mir gewisse Bedenken. Sind wir für ein solches High-Tech-Büro überhaupt schon reif?

Zum Thema Disziplin: Wenn ich an der papierlosen Kommunikation reibungslos teilnehmen will, muß ich mir angewöhnen, morgens zuerst in meine Mailbox (Postkorb) zu sehen. Natürlich bekommt die Sekretärin den Inhalt der eingegangenen Schriftstücke nicht mit - es sei denn, ich leite sie ihr zu oder gewähre ihr meinem Silicon Briefkasten.

Und noch ein anderes Problem: In der Besprechung um halb zwölf brauche ich drei Hausbriefe von vorgestern, um sie dort verlesen und diskutieren zu können. Also doch wieder Papier! - Oder haben wir dann im Konferenzraum schon den Terminal-Großbild-Projektor, über den ich meine Ablage anzeigen lassen kann?

Aus den Erfahrungen anderer Kollegen, die das Inhouse-Mailing schon heftig paraktizieren, kenne ich noch ein weiteres Phänomen: Da das Verschicken der Brieflein auch mit umfangreichen Verteilern nun so einfach geworden ist, wird man mit Informationen regelrecht zugeschüttet. Es kostet ja nichts (?), die Herren X und Y auch noch schnell in den Verteiler zu packen. Ob sie der Inhalt nun wirklich betrifft - sicher ist sicher!

Man sollte wohl eher vom "papierloseren" Büro sprechen, das anzustreben ist. Ganz ohne wird es kaum gehen - und oft auch nicht sinnvoll und wirtschaftlich sein.

Peter Hellermann, Ford Werke AG, Köln

Das "Papierlose Büro" ist meines Erachtens ein häufig mißbrauchtes Schlagwort.

Die Institution "Büro" ist doch in Wirklichkeit die gesamte Firma; es ist darüber hinaus ein möglicher Firmenverbund nebst allen anderen Stellen, mit denen die Firma zu tun hat.

Damit alle diese Stellen ohne Papier auskommen, müssen ganz gewaltige mechanische Voraussetzungen geschaffen werden. Zunächst einmal muß jeder Mitarbeiter Zugriff auf ein Terminal als Informationsträger (Papierersatz) haben; da dieser Mitarbeiter zu jeder Zeit elektronisch erreichbar sein muß, bedeutet das in der Praxis ein Terminal pro Kopf.

Alle Filialen, aber auch sämtliche Zulieferer und andere Geschäftspartner müßten entsprechend ausgestattet und elektronisch vernetzt sein.

Weiterhin - und nicht zuletzt - müßte alles andere Papier abgeschafft werden, das aus behördlichen, juristischen oder welch immer gearteten Gründen in Firmen erstellt und aufbewahrt wird.

Solange das alles nicht geschieht, wird es weiterhin Papier geben; etwas anderes ist - zumindest in nächster Zukunft - nicht zu erwarten. Mit Sicherheit wird es jedenfalls nicht mit einem Paukenschlag geschehen, sondern evolutionär, als Begleiterscheinung von anderweitigen Büro-Mechanisierungs- und Automatisierungsprozessen, die von Firmen in erster Linie zur Steigerung der Produktivität und Effizienz ihrer Mitarbeiter durchgeführt werden.

Interessantes Phänomen bei der Mechanisierung ist, daß der Papierverbrauch zunächst einmal ansteigt: Mitarbeiter, denen Terminals, PCs und Drucker zur Verfügung stehen, experimentieren und produzieren von allem, was sie tun, Hardcopies, Testausdrukke usw. Kurz: Alles, was druckbar ist, wird auch gedruckt. Sie tun dies aus alter Tradition, aus Sicherheitsgründen, aus Spieltrieb, häufig aus mangelndem Vertrauen ("Was man hat, hat man!"), sehr oft auch, um das Papier dahin mitzunehmen, wo noch kein Terminal vorhanden ist (beispielsweise in Konferenzen).

Das papierlose Büro? Ich meine, wenn sich langfristig der Papierverbrauch um 70 Prozent abbauen ließe, wäre das schon ein beachtliches Ergebnis.

Reinhold Kohlert, EDS GmbH, Rüsselsheim

Das papierlose Büro hat es nicht leicht. Seit Jahren ist es in den Schlagzeilen und blieb doch bislang in vielen Bereichen nur eine Illusion. Das liegt sicherlich zu einem großen Teil daran, daß im tagtäglichen Arbeitsablauf die meisten vorhandenen Hilfsmittel und Teilsysteme noch immer auf die Verwendung von Papier ausgerichtet sind. Und obwohl es für viele dieser Geräte heute schon elektronische Alternativen zur systematischen Unterstützung der Informationsarbeit gibt (Electronic Mail oder elektronische Textverarbeitungs- und -ablagesysteme), stapelt sich das altbewährte Papier weiterhin auf dem Schreibtisch und ist aufgrund seiner Allgegenwärtigkeit momentan überhaupt nicht aus dem Büroleben wegzudenken.

Warum ist das bloß so?

1. Weil die Papierflut von außen unvermindert anhält und auch bei Vorreitern in Sachen Elektronik permanent die Ablagekörbchen verstopft.

2. Weil sich die Technik geändert hat, Organisationsstrukturen und Mitarbeiter jedoch noch nicht in allen Bereichen darauf eingestellt sind. Auch jetzt gibt es immer noch Akzeptanzprobleme: Dem Kollegen Computer als Formularlieferanten schlagen nicht gerade hohe Sympathiewogen entgegen. Gedruckte Vorlagen sind nach wie vor beliebter angeblich schneller greifbar, leichter zu handhaben und gelten obendrein als sicherer. Und dann gibt es noch das oft gehörte Argument, angeblich aufgrund rechtlicher Bestimmungen müsse dem PC Druck gemacht werden, sprich: gespeicherte Daten müßten ausgedruckt werden.

3. Weil bedruckte Seiten im Büro auch in Zukunft ihre Berechtigung haben - und einen wichtigen Platz: Als Informationsspeicher (Notizzettel) und als Kommunikationsmedium (elektronische Hausmitteilungen oder ähnliches lassen sich nur schwer im Aktenkoffer nach Hause schleppen). Im Rahmen der Verwaltung kann die Reproduktion elektronisch gespeicherter Daten heute wie morgen für den Benutzer vorteilhaft sein, weil er Dokumente schnell und unkompliziert durch eigene Anmerkungen ergänzen und außerdem leichter transportieren kann. Als Medium für denjenigen, der Daten und Informationen zu Besprechungen, auf Reisen oder zur Arbeit daheim mitnehmen muß und sie ohne Hilfsmittel jederzeit lesen möchte, gibt es zum Papier derzeit noch keine wirtschaftliche Alternative.

Die Installierung elektronischer Medien reicht allein also nicht aus, um aus dem Traum des papierlosen Büros eine Realität zu machen. Vielmehr muß mit dem technischen Wandel auch ein Wandel in den Köpfen, in der Einstellung und in den Gewohnheiten der Mitarbeiter einhergehen. Systematische Untersuchungen des Betriebsalltags und der eingefahrenen Betriebsabläufe - wie sie Systemhäuser und DV-Beratungsunternehmen ans bieten - können in diesem Zusammenhang die Entwicklung beschleunigen, denn das Potential, durch elektronische Bewältigung routinemäßiger Tätigkeiten der Papierflut den Hahn langsam zuzudrehen, ist groß und beachtenswert. Eine systematische Ausschöpfung dieses Potentials senkt die Kosten und erhöht die Effiktivität im modernen Büroalltag. Freilich: Die Verwirklichung des absolut papierlosen Büros bleibt auch weiterhin eine Aufgabe für verbissene Menschen mit extrem dickem Geduldsfaden. Wer die Zettelwirtschaft auf allen Ebenen unterbinden will, orientiert sich kaum am momentan Machbaren. Doch vielleicht können die Sprachwissenschaftler helfen: "Paperless Office", das könnte - ein Auge zugedrückt - doch auch heißen: "An office with less paper". Und dieses "papierärmere" Büro ist nicht nur machbar, es ist auch nur noch eine Frage der Zeit - und unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten ein Muß.

Dieter Steinle, Tele-Consulting GmbH, Gäufelden

Das popierlose Büro ist aus heutiger Sicht eine "Langzeit-Vision". Dennoch gibt es auch jetzt schon verschiedene Gründe, die für diese Idee sprechen:

- Definition von Dokumentenarchitekturen (beispielsweise DEA, DCA),

- weiteres Vordringen der Technik von Electronic Mail sowie von

- elektronischer Archivierung und

- elektronischer Dokumentenbearbeitung, also Desktop Publishing. Ohne einen langen Entwicklungsprozeß wird sich diese Vorstellung indes nicht realisieren lassen. Zunächst gilt es, eine Vielzahl organisatorischer Arbeiten durchzuführen. Hierzu zahlen, alt-eingespielte Arbeitsabläufe zu modifizieren, Dokumentdefinitionen festzulegen und Archivierungskriterien zu organisieren etc. Natürlich bedarf auch die technische Infrastruktur der "Renovierung"; hinzu kommen Probleme der Wirtschaftlichkeit beispielsweise bei der technisch aufwendigen Grafikverarbeitung.

Gegen die Realisierung des papierlosen Büros stehen notwendige organisatorische Vorarbeiten, die teils noch nicht in Angriff genommen wurden und teils schwer zu verwirklichen sind. Zusätzlich stellt die mangelnde Einheit in Sachen Standardisierung eine Hürde dar: Hier gibt es ja nicht nur hersteller-eigene Standards - auch auf internationalem Parkett bemüht man sich um Normierungen.

Zu vernachlässigen sind natürlich auch nicht die erheblichen Anforderungen, die eine papierlose Verarbeitung an die Speicherkosten stellt. Eine wirtschaftliche Zukunftslösung könnten hier die modernen optischen Speichermethoden bieten.

Als aber wohl gewichtigster "Pferdefuß" dürfte sich erweisen, daß der klassische Sachbearbeiterposten in aller Regel mit Papier und nicht mit "neuer Technik" ausgestattet ist. Hier wird Information traditionell in Papierform verarbeitet. Zu berücksichtigen ist ferner daß auch die "Umwelt" Informationen überwiegend in Papierform übermittelt.

Abhilfe könnte dereinst das Übertragungsmedium ISDN schaffen, das Mischkommunikation ermöglichen soll. Dann könnte über standardisierte "Textfax"-Geräte beispielsweise auch mit Außenstellen papierlos kommuniziert werden. Insofern wäre mit dieser Innovation ein Schritt in Richtung papierloses Büro getan.