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02.04.1993 - 

Formularleser machen Zahlungsverkehr wirtschaftlich

Papier verschwindet voellig bei den Bankueberweisungen

Neue Technologien helfen, Kosten zu sparen - denn die Kunden sollen nicht mit hoeheren Gebuehren beim Zahlungsverkehr belastet werden. Formularleser, die sogar Handschriften erkennen koennen, sind heute die Basis fuer papierlose Weiterverarbeitung.

Ein erster Schritt in Richtung automatisierte Formularerfassung war das OCR-Lesen. Datentypistinnen codierten alle Belege mit Informationen (Kontonummer, Bankleitzahl, Betrag etc.) in OCR-A- Schrift, die fortan von Maschinen gelesen werden konnte. Auch die Ueberweisungsbelege wurden so gestaltet, dass man sie rationeller bearbeiten konnten. Kunden erhielten Formulare, auf die Informationen (zum Beispiel Empfaengerangaben oder Verwendungszwecke) teilweise bereits vorgedruckt waren. Diese - noch immer papiergebundenen - Zahlungsverkehrsabwicklungen brachten den Kunden und den Kreditinstituten einen betriebswirtschaftlichen Vorteil.

Mitte der siebziger Jahre konnten die Kreditinstitute durch die Einfuehrung neuer DV-Technologien den Kunden den beleglosen Zahlungsverkehr anbieten. Damals bedeutete dies lediglich den Austausch von Datentraegern - in erster Linie mit Grossanwendern, denn nur dort waren die DV-technischen Voraussetzungen gegeben. Heute nehmen die Banken auch von kleineren Kunden Ueberweisungsauftraege per Datentraeger entgegen. Die Kostensituation sieht hier im grundsaetzlich guenstiger aus, doch fuer Kleinanwender und deren Kreditinstitute bringt die Diskettenflut auch Probleme mit sich. Teilweise ist die Zahlungsverkehr-Abwicklung via Diskette aufwendiger als die Belegverarbeitung. Zusaetzliche muss die Diskette - aus Datenschutzgruenden - zum Kunden zuruecktransportiert werden. Und je weniger Datensaetze eine Diskette enthaelt, desto teurer wird das Verfahren.

Um vom Datentraegertransfer wegzukommen, bieten viele Kreditinstitute inzwischen Zahlungsverkehr ueber Datenleitungen an. Hier wird den Kunden die Moeglichkeit eroeffnet, nicht nur Daten an das Kreditinstitut abzusetzen, sondern von dort auch fuer seinen eigenen Bedarf Informationen zu erhalten. Solche "Cash-Management- Systeme" sind jedoch zur Zeit fast ausschliesslich in groesseren Unternehmen zu finden.

Belegmenge nimmt nicht ab

Ein gutes Drittel aller Kontobewegungen erfolgt bei den Kreditinstituten heute noch mittels Beleg. Dazu gehoeren die Ueberweisung, der Zahlschein, die Lastschrift und der Scheck. Diese Formularmenge verringert sich nur sehr langsam (1992 stieg sie sogar an!), allen Bemuehungen in Richtung elektronischer Zahlungsverkehr zum Trotz. Das heisst, dass der Kunde - vor allem auch im privaten Bereich - den Papierbeleg fuer seine Zahlungsauftraege weiterhin einsetzen wird.

Die Frage muss daher lauten: Wie kann man den Beleg, den der Kunde bei der Bank abgibt, papierlos werden lassen? Das Formular sollte also nur noch fuer die Datenaufnahme, nicht mehr fuer die Abwicklung des Zahlungsverkehrs genutzt werden.

Diese Vorstellung schwebte schon vor Jahren in den Koepfen der Anwender, aber die Technik, die Ende der siebziger Jahre angeboten und sehr zurueckhaltend von Kreditinstituten eingesetzt wurde, war von der betriebswirtschaftlichen Kostenseite selbst fuer grosse Institute kaum vertretbar. Die Kosten-Leistungs-Analyse fuer den Einsatz dieser Technologien liess den Kauf solcher Systeme, die noch in den Kinderschuhen steckten, fuer den Massen-Zahlungsverkehr nicht zu.

Der Durchbruch kam Ende der achtziger Jahre, als AEG Electrocom ihren Formularleser auf den Markt brachte. Die Zuverlaessigkeit der Lese-Elektronik - die Basis hierfuer stammt aus den Briefsortier- und -verteilanlagen fuer die Post - versprach, die hohen Erwartungen im sensiblen Bereich der Bankgeschaefte zu erfuellen.

Rund 1400 Belege liest der AEG-Bankenleser in der Stunde. Es ist kein Problem, auch unterschiedlich grosse Vorlagen, wie Vorlauf- oder Konstantenbelege zu lesen. Die Beschriftung der Ueberweisungsbelege ist nicht entscheidend: Handblockschrift, Schreibmaschinen- und Druckschriften auch in Draft quality etc. werden gelesen. Aufgrund der hohen Aufloesung koennen selbst kleinste Schreibmaschinenschriften muehelos erfasst werden - der Durchsatz, also die Lesegeschwindigkeit, bleibt davon unberuehrt.

Das Formular wird von einer Fotodiodenzeile abgetastet, die in Pixelform vorliegenden Informationen werden danach der Lese- Elektronik zugefuehrt. Diese ist verantwortlich fuer die Erkennung, das Lesen. Sie analysiert die in Pixelform angebotenen Daten und gibt sie als ASCII-Zeichen aus. Nur die Inhalte derjenigen Felder werden gelesen, die per Software vorbestimmt wurden.

Programm prueft die Daten mehrfach auf Stimmigkeit

Sollte die Lese-Elektronik ein Zeichen nicht oder zumindest nicht mit der gewuenschten Sicherheit erkennen, wird das Formular zurueckgewiesen und in ein separates Fach abgelegt. Bei Maschinenschriften ist das Ergebnis der Interpretation sehr gut. Auch bei handgeschriebenen Belegen ist die betriebswirtschaftliche Abwicklung gegenueber den bisherigen mehrstufigen Arbeitsverfahren im Zahlungsverkehr kostenguenstiger.

Sind die Belege gut lesbar ausgefuellt, gibt es wenig nachzuarbeiten. Dafuer sorgt waehrend des Lesens ein Abgleich der erfassten Daten der Ueberweisungen mit den Informationen zweier in das System eingebundener Datenbanken. Das eine ist die Auftraggeber-Datenbank, in der alle Kunden der Bank mit Namen, Adresse und Kontonummer gespeichert sind. Monatlich werden die Daten aktualisiert. Die zweite Datenbank enthaelt Informationen ueber die Empfaenger der Ueberweisungen mit Namen, Kontonummer und Bankverbindung. Die richtige Eingabe von Kontonummer und Bankleitzahl ist durch ein Pruefziffernverfahren abgesichert. Hierdurch werden Rueckgaben von Ueberweisungen wegen falscher Eingaben auf einen Bruchteil minimiert. Erkennt das Programm einen ihm unbekannten Empfaenger, speichert es ihn in die Datenbank und "merkt" sich so dessen Daten.

Leser als Herzstueck des Zahlungsverkehrs

Das elektronische Lesen darf jedoch nicht isoliert gesehen werden. Vielmehr ist es die Voraussetzung dafuer, dass anschliessend der gesamte Zahlungsverkehr mit allen angeschlossenen Funktionsbereichen, einschliesslich Archivieren und Bearbeiten von Reklamationen, beleglos erfolgen kann. Der Formularleser wird somit zum Herzstueck eines integrierenden Zahlungsverkehrs-Systems. Der Leser erfasst naemlich saemtliche Informationen aus den Papiervorlagen, erzeugt also eine Abbildung des Originalbelegs, und stellt diese der weiteren Bearbeitung zur Verfuegung.

Originalbeleg wird nur zur Erfassung genutzt

Die Zahlungsverkehr-Belege selbst werden nicht mehr gebraucht, denn die Bilddaten koennen auf Datentraegern gespeichert werden. Damit entfaellt die aufwendige Mikroverfilmung. Dieses "Bild vom Beleg" ist bereits von den Finanzbehoerden anerkannt. Durch die elektronische Speicherung kann auch das Bearbeiten von Reklamationen - bisher ein sehr aufwendiger Arbeitsgang - rationeller gestaltet werden. Jederzeit laesst sich ein beliebiger Beleg durch Eingabe der Referenznummer am Bildschirm schnell finden und - wenn erforderlich - ueber Laserdrucker sofort zu Papier bringen.

"Als vor einigen Jahren zu einem akzeptablen Preis der Formularleser von AEG Electrocom auf den Markt kam, waren es betriebswirtschaftliche Gruende, die uns zur Investition veranlassten", erzaehlt Bernd Kehrig, der bei der Volksbank Mayen- Mendig eG damals die Kaufentscheidung forcierte. "Inzwischen bietet uns der Leser eine ganze Reihe zusaetzlicher Moeglichkeiten, die wir damals nur andenken konnten."

Es gab nur wenige Volksbanken, die diese Technologie bereits im Einsatz hatten, als 1990 auf die elektronische Belegerfassung umgestellt wurde. So suchten die Mayener zunaechst vergebens nach geeigneten Vordrucken und aenderten schliesslich den Formularsatz ab. "Da man nur noch einen Beleg fuer die Gut- und die Lastschrift benoetigte, wurde die Ueberweisung auf Teile reduziert (Ueberweisungsauftrag und Durchschrift fuer den Kunden). Die Vordrucke konnten somit bedeutend kostenguenstiger als frueher bezogen werden", berichtet Kehrig. Ausserdem erhielten etwa 80 Prozent der Kunden Formulare, auf denen ihre Kontonummer und ihr Name vorgedruckt waren, die somit auf jeden Fall problemlos gelesen werden konnten.

Neue Loesungen fuer den (zunaechst noch nicht) beleglosen Zahlungsverkehr werden entwickelt. Bereits in der Praxis einsetzbar: In den Filialen der Kreditinstitute werden saemtliche Zahlungsverkehr-Belege gescannt und die Bilder per Datenleitung zu einem zentralen Rechner uebertragen.

Privatkundne nutzen auch in Zukunft Papier

AEG-Leselogiken interpretieren das Bild und stellen es am Arbeitsplatz des Mitarbeiters zur Verfuegung. Transportkosten koennen so eingespart werden. Der grosse Vorteil: Die Belege werden schneller verarbeitet, laengere Abgabezeiten des Zahlungsverkehrs bei den Filialen koennen sichergestellt werden.

In vielen Kreditinstituten, wie bei der Voksbank Mayen-Mendig eG, stellt sich niemand mehr die Frage, ob der Formularleser eine sinnvolle Investition war. Ein betraechtlicher Teil des Zahlungsverkehrs wird zwar inzwischen via Datentraeger oder Online- Verbindungen abgewickelt. Bernd Kehrig dazu: "Solange aber immer noch so viele Geldbewegungen per Ueberweisungsbeleg oder Scheck angewiesen werden, brauchen wir den Leser. Zur manuellen Erfassung der Belege stellt er die einzige effiziente Alternative dar."

*Veit Mathauer ist Geschaeftsfuehrer der sympra Gesellschaft fuer systematische und marktorientierte PR-Arbeit mbH in Leinfelden- Echterdingen.