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29.08.1975 - 

Formulartechnik hinter dem Schnelldrucker

Papier-Zentrum entlastet Operator

Exklusiv für CW von Herbert F. W. Schramm

Die Endlosbahnen aus den Schnelldruckern sind nur Vorprodukte. Ohne Weiterverarbeitung kann mit ihnen niemand etwas anfangen. Dieser Aufgabe sind zahlreiche Anschlußtechniken gewidmet, mit denen aus Bahnen mit Originaldrucken und Durchschreibsätzen verwendungs- und versandfähige Belege werden. Im Sprachschatz vieler Output-Spezialisten kommt allerdings das Wort "Papier" nicht mehr vor. Es wird durch Übernahme des Begriffs "Datenträger" ersetzt, was die Verständigungsprobleme in der DV sicherlich nicht erleichtert.

Extra-Papier-Zentrum

Besonders kleine Rechenzentren lassen in aller Regel in ihrem Systemraum nicht allein die DV-Anlage, sondern auch die Geräte, Maschinen und Automaten zur Weiterverarbeitung der Endlosbahnen installieren.

Ein Teil von ihnen verzichtet gar auf maschinelle Methoden. Schneidemaschinen und Reißer, Separier- und Sortiereinheiten, Falz- und Kuvertiermaschinen werden hier von den DV-Operatoren und Hilfskräften ebenso zeitraubend wie peripher bedient. Mit den Anschlußtechniken werden jedoch Aufgaben bewältigt, deren Verwandtschaft zur allgemeinen Postbearbeitung enger als zu den Verarbeitungsroutinen der DV-Anlagen ist. Sie binden einen hohen Anteil der Operatorzeit, verursachen Lärm und verbreiten Papierstaub, der die Plattenspeicher gefährden kann. Die Konzentration der Weiterverarbeitung in einem eigenen Systemkreis und -raum könnte in vielen Fällen die Auslastung leistungsfähiger Automaten ermöglichen oder verbessern und das Risiko von Fehlverarbeitungen mindern. Die Schnittstelle zwischen dem DV- und "Papier" - Zentrum liegt sinnvollerweise jenseits der Output-Kontrolle.

Bei den Funktionen, mit denen aus Endlosbahnen brauchbare Einzelbelege entstehen, sind selbst beim Massen-Output noch manuelle Arbeiten üblich. Das ist seltener beim Trennen der Bahnen und beim Separieren der Durchschreibsätze der Fall. Viele Weiterverarbeitungsmaschinen halten hier mit dem Tempo des Outputs Schritt und werden über Funktionsbrücken mit den Druckeinheiten im Online-Betrieb eingesetzt (Simultanbrücken oder Start/Stop-Betrieb). Anders aber bei den problematischen Arbeiten zum Postversand von Belegen, wo es zu einer wesentlich längeren und variantenreicheren Funktionskette kommt: Trennen der Endlosbahnen, Sammeln der zu versendenden Endlos-Durchschreibsatzteile, Aussteuern der Hausoriginale und -kopien, Zusammenführen der Versandbelege mit Briefbeilagen, Falzen, Kuvertieren, Briefhüllen verschließen, Briefsortieren, Frankieren und Stapeln der Post für den rationellen Versand.

Outline-Poststraßen

Durch zahlreiche kombinierte Automaten können Teile dieser Funktionen im gleichen Durchlauf miteinander verkettet werden. Als höchste Entwicklungsstufe müssen die sogenannten Online-Systeme oder "Poststraßen" gelten, mit denen sämtliche Funktionen zusammengefaßt und automatisiert werden können. Die Hauptursachen für die Tatsache, daß trotz dieser Möglichkeiten selbst in großen Unternehmen noch immer viel Handarbeit an den Versandaufgaben für DV-Belege beteiligt ist, sind nicht im allzu geringen Arbeitsvolumen oder wechselhaften Versandaufgaben zu sehen. Vielmehr ist hier eine Systementwicklung vernachlässigt worden und werden ungeeignete Maschinen aus der allgemeinen Postbearbeitung eingesetzt.

Die schwierigsten Leistungs- und Fehlerprobleme treten beim Falzen und Kuvertieren aut. In vielen Branchen und Unternehmen müssen die mit dem Schnelldrucker erzeugten Belege mit anderen Belegen oder mit Briefbeilagen zusammensortiert, gemeinsam gefalzt und kuvertiert werden. Die Art und Anzahl der Beilagen wechselt von Fall zu Fall.

Beim manuellen Falzen und Kuvertieren schaffen gut angelernte Hilfskräfte rund 300 Sendungen pro Stunde. In dieser Methode können die schwerwiegendsten Fehler vorkommen, etwa der Versand nicht zusammengehörender Unterlagen, der zur Einbuße von Geschäftsverbindungen führen kann .

Pro Stunde 3000 Umschläge

Mit Büro-Falz- und Kuvertiermaschinen lassen sich pro Stunde bis 3000 Umschläge füllen und einige Beilagen hinzufügen, sofern die Anlagen zum DV-Beleg pro Stapel gleich bleiben. Diese Maschinen sind jedoch für Büro-Aufgaben entwickelt worden und scheitern nur allzu oft an den Papiereigenschaften der Endlos- und Durchschreibdrucke, die den Schnelldrucker immer wieder wellig verlassen und nicht besonders steif sind. Die Schieber der Falz- und Kuvertiermaschinen drücken solche Blätter zusammen - die Belege müssen neu erstellt werden, in der Regel mit teuerer Schreibmaschinenarbeit.

Solche Risiken zeigen am besten, warum sich für die Weiterverarbeitung des Outputs spezifisch für solche Aufgaben entwickelten Maschinen am besten eignen. Hinzu kommen die weit über Bürofunktionen hinausgehenden Verarbeitungsmöglichkeiten, die selbst in wechselhaften Aufgaben eine weitgehende Automatisierung erlauben.

Das Zusammenspiel mehrerer Verarbeitungsstationen, die durch Papiertransportelemente miteinander gekoppelt sind, ist bei diesen Maschinen mit Fehlerkontrollen verbunden. Hierdurch führen Papierstauungen oder Doppelblatt-Verarbeitungen zur Unterbrechung des Ablaufs. Die höchste Nennleistung der DV-Versandsysteme beträgt heute rund 6000 Takte pro Stunde. Diese Leistung ist nicht nach dem Output der Schnelldrucker ausgelegt worden, sondern wird durch die Papiereigenschaften vorgegeben. Das Papier muß sich zwischen zwei Funktionsschritten immer wieder "beruhigen", um sicher weitergeführt werden zu können. Leichte Papiersorten setzen die Leistung herab.

Strichcode zur Steuerung

Das Zusammenführen von Belegen und Beilagen in Abhängigkeit von wechselnden Einzelaufgaben, ebenso die Aussteuerung nicht zu versendender Belege sind den Automaten durch Identifikation von Strichcoden möglich, die der Schnelldrucker in einer Randzone der Belege erzeugt (I-Marken). Diese Automatisierung vereinigt also Funktionen in den DV-Programmen mit solchen in der Beleg-Weiterverarbeitung. Sie erhöht in einer sonst schwierigen Aufgabe nicht nur die Leistung, sondern bietet auch Sicherheit gegen fehlerhafte Sortierungen und Kuvertierungen.

Ungewöhnliche Anforderungen stellt die Beleg-Weiterverarbeitung in vielen Fällen auch an die Falzarbeiten. Die hierfür entwickelten Automaten verarbeiten besonders große Ausgangsformate zum Versandformat. Diese Formatreduktion erzielen sie durch Leporello- und Kreuzfalzung. Eine hohe Genauigkeit und flexible Justierbarkeit wird beim Falzen von Belegen gefordert, die mit Zahlungsträgern kombiniert sind (abreißbar). Die Automaten lassen sich so einstellen, daß an den Perforationen und innerhalb des Zahlungsträgers kein Falz entsteht. Nur dadurch bleibt gewährleistet, daß diese Vordrucke später maschinell gelesen werden können.

Überholte Einzweck-Maschinen

Immer seltener spielen in der Output-Weiterverarbeitung die einst marktführenden Einzweck-Maschinen eine Rolle, wenn die Belege für den Versand aufbereitet werden müssen. Die Spezialisten unterscheiden in der Benutzung ihrer gekoppelten Automaten zwei Betriebsformen. Üblich und möglich ist die Stapelverarbeitung bereits getrennter Belege. Sie wird von Anwendern bevorzugt, die etwa einen Reißer mit dem Schnelldrucker koppeln oder ihn für mehrere Schnelldrucker benutzen. In dieser Betriebsform können jedoch in der Regel keine Markierungen in den Belegen gelesen werden, um das Zusammensortieren der Sendungsinhalte zu automatisieren.

Die Weiterverarbeitung von ungetrennten Endlosbahnen ist die zweite Möglichkeit. In verschiedenen Ausbaustufen ermöglicht sie die Automatisierung praktisch sämtlicher Funktionen, die zwischen dem Druck und dem Versand liegen. Aus diesem Grunde wird sie gern als "Online-Betrieb" bezeichnet. Eine solche Funktionsverknüpfung bietet etwa außer den schon eingangs genannten Grundarbeiten der Weiterverarbeitung die Möglichkeit zum Zusammenfalzen und Kuvertieren verschiedener Mengen und Arten von Belegen je Empfängeranschrift; die Aussteuerung von Belegen, die im Haus verbleiben sollen; die Trennung der Sendungen nach Portogruppen oder Postleitgebieten; Zusammenführung von Belegen aus verschiedenen Schneideautomaten usw.

Reorganisation zweckmäßig

All diese Möglichkeiten zeigen nicht nur das breite Spektrum, außerhalb der DV-Systeme für eine schritthaltende Entwicklung der Anschlußtechniken zu sorgen. Sie untermauern auch die Zweckmäßigkeit von Reorganisationen, mit denen die Output-Weiterverarbeitung in einem eigenständigen Systemkreis zusammengefaßt wird. Solange der Output von schriftlichen Informationen wächst, sind solche Vorhaben wirtschaftlich, zumal die Installationskosten relativ gering bleiben: Eine "Poststraße" für EDV-Belege ist nicht teuerer als ein Computer der mittleren Datentechnik des unteren Preisbereichs.

Herbert F. W. Schramm ist freier Fachjournalist.