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21.04.1989 - 

Trotz Informationsflut mangelt es oft an gezielten Informationen.:

Papierprozessing schafft Ordnung im Büro

Gesucht wird eine Lösung für die Bearbeitung und Verwaltung der ständig steigenden Informationsflut auf Papier und sonstigen Datenträgern. Hilfe scheint in Sicht: Papierprozessing, ein auf den jeweiligen Anwender zugeschnittenes Verarbeitungs- und Informationssystem.

Abhilfe aus dem "Info-Dilemma" schaffen keinesfalls inkompatible Hard- und Software-Insel- sondern nur übergreifende Lösungen. Dabei kommt es in erster Linie auf die Organisation und die Berücksichtigung zentraler Datenverwaltung und dezentraler, aufgabenbezogener Erfassung, Nutzung und Verarbeitung von Informationen an.

Grundbedingung für die Realisierung solcher Projekte ist, daß bei der Systemplanung die jeweiligen "unternehmensweiten" Informationsstrukturen berücksichtigt werden. Das heißt, es müssen alle Anforderungen und Voraussetzungen transparent sein, die am Arbeitsplatz (intern und extern) des Informationserstellers und des Informationsempfängers vorhanden sind, beziehungsweise von den Anwendern gefordert werden.

Scanner beschleunigen Informationsverarbeitung

Außerdem wird eine funktionale Integration in unternehmensübergreifende Notwendigkeiten angestrebt. Am Beispiel eines Papierprozessing-Systems (FileNet SchriftgutManagement-System) sind Lösungsansätze zur Eindämmung der Papierfluten und eine Steigerung der Bearbeitungseffizienz erkennbar:

- Erfassung der auf Papier und Microfilm eingehenden Informationen unmittelbar vor Ort(Poststelle oder Sachbearbeiterplatz) mit Hilfe von Scanner-Einheiten (vorlagenorientierte unterschiedliche Documenten und Microfilmscanner.)

- Indexierung mittels entsprechender Software- und Serverunterstützung unter Einbeziehung vorhandener Host-/Rechnerprogramme. Dadurch wird vermieden, daß Mikrofilm und Papier erst einmal - eventuell noch vervielfältigt - an die Sachbearbeiterplätze verteilt werden müssen.

- Speicherung und Verwaltung des gescannten Materials auf optische Speicherplatten (Worm-Technologie) in entsprechenden Einzel-Laufwerke oder Juke-Boxen (Osar-Bibliotehek)

- Be- und Verarbeitung der Informationen mittels WorkFlo- und Forms-Software und Server, einschließlich aller Kommunikationsmöglichkeiten mit Host- und anderen Rechnern. Hiermit wird die gleichzeitige Verarbeitung von Image-, Datenverarbeitungs- und Textverarbeitungsinformationen zur aktiven Vorgangsbearbeitung direkt am Arbeitsplatz, ohne Papier und Mikrofilm, ermöglicht.

- Wiedergabe und Verteilung der "gemanagten" Informationen erfolgt auf einem hochauflösenden Bildschirm, über Glasfasernetze oder als Druckausgabe über einen hochauflösenden (400 dpi) Laserdrucker auf altbewährtem Papier.

Die folgenden zwei Beispiele aus der Versicherungsbranche und dem wissenschaftlichen Bereich zeigen Möglichkeiten für den Einsatz und die Leistungsfähigkeit von Papierprozessing.

In der Abteilung "Vertragsverwaltung Leben" der Nürnberger Lebensversicherung AG sind zirka 230 Mitarbeiter mit der Auftragsannahme, Policierung, Bestandsverwaltung (einschließlich rechtlicher und technischer Vertragsänderungen) und der Regulierung von Todes- und Berufsunfähigkeitsfällen befaßt. Der tägliche Posteingang beläuft sich auf zirka 600 Neuanträge und weitere 1000 vertragsbezogene Dokumente.

Hauptarbeitsmittel an den Sachbearbeitungsplätzen ist ein EDV-Bildschirm, der an einen IBM 3090-200 E-Zentralrechner angeschlossen ist. Ebenso sind 13 Filial- und 130 Bezirksdirektionen über Datenfernübertragung mit dem Zentralrechner verbunden.

Dokumente schon beim Posteingang erfassen

Seit Einsatz des FileNet-Systems ist der Arbeitsablauf folgendermaßen organisiert: Eingehende Dokumente werden unzittelbar beim Posteingang erfaßt. Dabei werden die Dokumente um ein vorgefertigtes Vorlaufblatt mit Postnummer im OCR-BCode ergänzt, nach vorgegebenen Kriterien zur "Postlauf- und Bearbeitungskontrolle" indexiert.

Anschließend erfolgt die Weiterleitung an den entsprechenden Arbeitsplatz zur Sachbearbeitung. Sobald dieser Vorgang mit entsprechenden Bearbeitungs- und Erledigungsvermerken innerhalb der Posteingangsdatei des Sachbearbeiters abgeschlossen ist, erfolgt die Weiterleitung an die Archivierungsstelle. Dort wird über entsprechende Dokumentenscanner und die vorgenannte Software eine vollautomatische Archivierung auf optische Speicherplatten vorgenommen.

Falls auf die abgeschlossenen Vorgänge zurückgegriffen werden muß, erfolgt über die am Arbeitsplatz vorhandenen Bildschirme eine Meldung an das Archiv. Die gewünschten Dokumente werden von dort über Rohrpost direkt an den Arbeitsplatz zugeleitet.

FileNet-Station unterstützt integrierte Bearbeitung

Mitarbeiter des Unternehmens geben an, daß eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit sich in einem quantifizierbaren und einem nicht quantifizierbaren Nutzen darstellt. Hochrechnungen stellen einen Ausgleich des Kaufpreises durch Einsparung von Personal- und Raumkosten innerhalb von fünf Jahren dar.

Die weiteren Planungen sehen vor, daß die Arbeitsplätze sukzessive mit FileNet-Workstations ausgestattet werden sollen. Damit wird angestrebt, daß unsittelbar durch den Sachbearbeiter eine integrierte Bearbeitung von codierter (Host) und nicht codierter Information (Bildplatte) möglich ist und das Scannen der Eingangspost unmittelbar bei Posteingang erfolgt. Somit wäre das Ziel erreicht, Vervielfältigung, Verteilung, Bearbeitung und Archivierung der gesamten Kundenvorgänge vollständig elektronisch abzuwickeln.

Ein Zuwachs an Bedeutung solcher Systeme sieht der Anwender im Einsatz als Informationsbanken, die Anweisungen, Vorschriften der Aufsichtsbehörde, Rundschreiben von Verbänden, Rechtsquellen, Urteilssammlungen und vieles mehr enthalten. Insbesondere wird hierbei an bundesweite Zugriffs- und Transfermöglichkeiten über Datenleitungen gedacht.

Das Beilstein-lnstitut für Literatur der Organischen Chemie befaßt sich mit der Auswertung wissenschaftlicher Publikationen aus dem Bereich der organischen Chemie. Die Auswertungen unterliegen der Sortierung, kritischen Sichtung und Bewertung der gewonnenen Daten und ihrer Überführung in gesicherte, normierte "Feindeten". Diese Feindaten werden in gedruckter Form und über Online-Dienst vertrieben.

Gefördert wird das Projekt durch den Bundesminister für Forschung und Technologie. Ein weiterer Ausbau in Richtung Volltexterkennung, vollautomatische

Auswertung ist vorgesehen.

Der Einsatz des FileNet-Systems dient der Unterstützung des derzeitigen internen Literatur-Versorgungssystems durch ein auf Faksimile-Erfassung und Printing-on-demand beruhendes automatisiertes Verfahren.

Das Verfahren stellt sich folgendermaßen dar:

- Digitale Erfassung (400 dpi) von zirka 4 Millionen Druckseiten aus dem Zeitschriften-Bestand des Beilstein-lnstituts innerhalb eines Zeitraums von maximal vier Jahren;

- Indexierung der Fachartikel mit verkürzten bibliographischen Daten;

- Speicherung auf einmal beschreibbare optische Platten;

- automatische Erstellung von Ausdrucken (400 dpi) in der für die redaktionelle Bearbeitung erforderlichen Reihenfolge (Steuerung durch den Großrechner des Beilstein-lnstituts). Das jährliche Druckvolumen wird bei zirka 1 bis 1,5 Millionen Druckseiten liegen.

- Die Inhalte der optischen Platten werden mittels einer ausreichend großen Juke-Box im online-Zugriff gehalten.