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25.06.1993

PC-SCHULUNG Die Masskonfektion ersetzt Schulungen von der Stange

DV-Schulungen muessen sich in Zukunft mehr am Arbeitsplatz und den betriebsinternen Ablaeufen des Mitarbeiters orientieren. Nur so lassen sich bereits im Vorfeld der Seminare spezifische Fragen und Beduerfnisse der Zielgruppe untersuchen und die Betreuung nach den Seminaren gewaehrleisten. Die reine Lehrveranstaltung wandelt sich somit zum kompletten Beratungszyklus. Dirk Braune* erinnert an die wesentlichen Veraenderungen der PC-Schulung in den letzten Jahren und nennt die verschiedenen Formen der Qualitaetskontrolle, die bei der Durchfuehrung von PC-Schulungen unerlaesslich sind.

*Dirk Braune ist Mitarbeiter der HMT Informations-Systeme GmbH in Grasbrunn.

Sachbearbeiter Peter Mueller arbeitet mit einem neuen Programm. Nach drei Wochen Einsatz kann er endlich ein dazugehoeriges PC- Seminar besuchen; und er hofft natuerlich, Antworten auf die vielen Probleme zu erhalten, die ihn oft haben verzweifeln lassen.

Bei Seminarbeginn stellt er fest, dass zwoelf Teilnehmer aus sieben verschiedenen Unternehmen aehnliche Erwartungen, aber ganz andere Schwierigkeiten haben wie er. Dies liegt nicht daran, dass er den falschen Seminaranbieter ausgewaehlt hat oder einen schlechten Dozenten. Die Quelle des Problems ist bereits im Vorfeld zu suchen: in der Planung und Vorbereitung des Seminars.

Denn im Rahmen von Standardseminaren, die einen einheitlichen Wissensstand voraussetzen und auf genau vorbestimmte Inhalte festgelegt sind, kann der Trainer nicht auf spezifische Probleme eingehen. Mueller verwendet wahrscheinlich andere Hard- und Software als der Teilnehmer neben ihm, ebenso wie seine Vorkenntnisse mit Sicherheit sich von denen der anderen Teilnehmer unterscheiden. Auch wird das Programm in seinem Betrieb bestimmt anders genutzt, als dies bei anderen Teilnehmern der Fall ist.

Folglich sind Kurse gefragt, die auf die jeweilige Zielgruppe des zu schulenden Unternehmens ausgelegt sind. Dies kann der Seminaranbieter nur erreichen, wenn der erste Kontakt nicht erst mit der Buchung eines Seminars aus einem Katalog stattfindet oder beim Betreten des Seminarraumes. Die Zusammenarbeit sollte vielmehr schon bei der Planung der Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter einsetzen.

Darauf stellen sich die Trainingsinstitute mehr und mehr ein. Die reine Durchfuehrung der Seminare wird zu einem Bestandteil eines umfassenderen Beratungskonzeptes in mehreren Abschnitten.

Bereits waehrend der Bedarfsanalyse der Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter koennen Seminaranbieter Hilfestellungen fuer Unternehmen geben und ein individuelles Angebot erstellen. Folgende Fragen sind dazu zu klaeren:

- Welche Personengruppen brauchen welches DV-Wissen fuer ihre Taetigkeiten (Analyse des Soll-Zustandes)?

- Welche Erfahrungen sind bereits vorhanden (Analyse des Ist- Zustandes)?

- Zu welchem Zeitpunkt werden diese neuen Kenntnisse fuer die konkreten Aufgaben am Arbeitsplatz benoetigt?

Ebenfalls muss der Kursanbieter die Spezifika des jeweiligen Unternehmens beachten. Die wichtigsten Anwendungsgebiete der Hard- und Software sollten als Schwerpunkte und Uebungsbeispiele des Seminars einen wesentlichen zeitlichen und inhaltlichen Anteil der geplanten Bildungsmassnahme ausmachen.

Seminare sollten auch auf die zunehmende Vernetzung von PCs eingehen. Dazu ist neben Hinweisen, wie und insbesondere wo sich Daten speichern lassen, auch die Vermittlung eines Konzeptes zur Nutzung eines gemeinsamen Datenbestandes erforderlich.

Nur so laesst sich der laestige Transport von Daten ueber Disketten durch die modernen Moeglichkeiten der Datenuebertragung oder auch der elektronischen Kommunikation ersetzen.

Diese Praemissen, die das Seminarunternehmen in Gespraechen und Workshops mit allen Beteiligten sowie durch Arbeitsanalysen gewinnt, fasst es in einer zweiten Phase zu einem stringenten Konzept zusammen, anhand dessen es den kompletten Qualifizierungsprozess bestimmt. Je nach Situation kommen unterschiedliche Massnahmen zum Tragen, seien es klassische Seminare, Workshops oder ein Coaching vor Ort. Die Auswahl der Trainer und des Trainingsortes (Inhouse oder in den Raeumen des Trainingsinstitutes) sollte sich gleichfalls wie die Erstellung spezieller Schulungsunterlagen und Uebungsaufgaben nach den ermittelten Vorgaben richten.

Der nun folgende dritte Schritt der Beratung, die Durchfuehrung des Ausbildungsprogramms, umfasst den Kernbereich der Taetigkeiten eines Schulungsunternehmens. Der Seminarverlauf, der seit Jahren gepraegt war durch Frontalunterricht und die Vermittlung programmspezifischer Funktionen, aendert sich in letzter Zeit.

Mit der wachsenden Erfahrung, dass Lernprozesse bei Erwachsenen sehr komplex sind und vielfaeltig stimuliert werden muessen, treten aufgaben- und problemorientierte Seminare in den Vordergrund. Durch sie wird viel eher der Transfer des Gelernten in die Praxis ermoeglicht, da der Teilnehmer in ihnen seine Arbeitsrealitaet mit allen Schwierigkeiten widergespiegelt findet. Der neue Ansatz beruecksichtigt Erkenntnisse der Arbeitswissenschaften und - psychologie:

- Wissen, das der Mitarbeiter in der Arbeitspraxis taeglich benoetigt, kann er besser behalten und eher anwenden.

- Da Fehler immer wieder auftreten, muessen Seminare Methoden zum Fehler-Management vermitteln.

- Laufende Veraenderungen der beruflichen Aufgaben und der dazu verwendeten Programme erfordern selbstaendiges Weiterlernen. Den Grundstein dazu legen nur Seminare, die keine Tastenkombination, sondern Handlungsstrategien und Methoden in den Mittelpunkt stellen.

Diese Grundsaetze fuehren automatisch weg von der Aufteilung in Einfuehrungs- und Aufbauseminare. Gefragt sind Workshops und Kurse, die nach Absprache einen bestimmten Themenkreis einer spezifischen Zielgruppe bearbeiten. So kann auf individuelle Probleme wesentlich intensiver eingegangen werden.

Nach den Seminaren stehen viele Teilnehmer mit ihren Problemen allein da. Im Kurs war die Funktion noch einleuchtend und einfach einzusetzen, auf die eigene Arbeit bezogen fehlt nun die Idee, wie das Problem mit der Software zu loesen ist.

Dieser Praxisschock ist nicht ganz zu vermeiden, aber durch eine Unterstuetzung gerade nach dem Seminar laesst er sich minimieren. Zudem kann das Unternehmen den Lernprozess, der mit dem Ende des Seminars erst beginnt, mit den ersten Anwendungen am Arbeitsplatz weiter foerdern.

Dazu aber muessen Hilfen zur Verfuegung stehen. Die bewaehrten Hotline-Angebote reichen nicht aus. Coaching in Form von eintaegiger Zusammenarbeit zwischen Trainer und Teilnehmer direkt am Arbeitsplatz kann ergaenzt werden durch Workshops, die konkret aufgetretene Schwierigkeiten behandeln. Waehrend aller geschilderten Phasen wird das zuerst aufgestellte Qualifikationskonzept laufend auf Verbesserungen hin ueberprueft und angepasst. Das Resultat ist eine durchgaengige Betreuung.

Wie jedoch laesst sich ueberpruefen, ob die Seminarfirma alle Anforderungen umsetzt? Wie laesst sich die Qualitaet von Seminaren eruieren? Diese Kontrolle wird bislang in der Regel allein anhand einer Bewertung durchgefuehrt, die die Teilnehmer nach dem Seminar abgeben. Fragen, ob und welche Verbesserungen vorgenommen werden koennen, wie der Teilnehmer die Kenntnisse spaeter nutzt und welche Probleme nach dem Seminar auftraten, werden auf diese Art nicht beantwortet. Einen Misserfolg nach dem Seminar festzustellen, ist ausserdem sehr spaet.

Der Ausweg aus dieser Sackgasse liegt darin, dass eine Qualitaetskontrolle zu jedem Zeitpunkt der Beratung stattfindet und als Feedback-Schleife direkt zu Konsequenzen fuehrt.

Aus diesem Grund sollte das Unternehmen, das seine Mitarbeiter schulen will, folgende sechs Fragen an den Seminarveranstalter richten:

- Besitzt der Trainer die richtigen Faehigkeiten fuer das spezifische Seminar?

Massgebend fuer eine Auswahl sind dabei weniger hervorragende Zeugnisse als Erfahrungen und Erfolge in konkreten Projekten. Ein Probeseminar zu Beginn der Zusammenarbeit zwischen Referent und Trainingsinstitut kann zudem Aufschluss ueber die praktischen Fertigkeiten geben.

Die laufende Beobachtung der Ergebnisse von Trainer und Seminar kann Anlass und Motivation sein, durch Fortbildung, zum Beispiel in Form von Train-the-trainer-Seminaren, die Qualitaet der Arbeit kontinuierlich zu verbessern.

Fuer das geplante Seminar ist zudem ausschlaggebend, inwieweit der Trainer bereits fuer die Zielgruppe taetig war oder mit deren Aufgaben vertraut ist. Nur dann ist er in der Lage, sein Wissen praxisgerecht zu vermitteln.

- Welche Methoden sind geeignet fuer das Seminar?

Damit die Analyse des Bildungsbedarfs und die Entwicklung von Qualifizierungsprogrammen auch fuer die Dozenten transparent sind, muessen diese im Vorfeld ueber alle wichtigen Details informiert werden. Die Trainer sollten ausserdem mit dem Vorgehen ihres Unternehmens so vertraut sein, dass selbst bei freien Referenten eine einheitliche Linie im Seminar vorhanden ist.

- Sind die Inhalte des Seminars fuer die Teilnehmer relevant?

Qualitaet macht sich hier bemerkbar, wenn je nach Zielgruppe unterschiedliche Lernziele und -inhalte zu finden sind. Diese sollten jeweils an die Beduerfnisse der Interessenten angepasst werden. Dazu muss der Kursveranstalter die Teilnehmer nach ihren Wuenschen befragen.

- Wie koennen die Interessen der Teilnehmer beruecksichtigt werden?

Teilnehmer unterscheiden sich nach ihren Vorkenntnissen (Erfahrungen mit dem zu schulenden, aber auch anderen Programmen) und ihren Interessen. In Vorabgespraechen laesst sich klaeren, wie das Seminar darauf eingehen soll.

Die Teilnehmer sollten zudem einzeln nach ihren Kenntnissen und Wuenschen befragt werden. Damit koennen die Mitarbeiter in einem Seminar zusammengefasst werden, die mit einer aehnlichen Ausgangsbasis und einem aehnlichen Ziel in die Schulung gehen.

- Worauf kommt es bei Seminarunterlagen an?

Unterlagen besitzen zwei wesentliche Funktionen. Kurzfristig dienen sie kursbegleitend, langfristig als Nachschlagewerk bei Problemen. Fuer beide Zwecke sind Standardunterlagen ungeeignet, weil sowohl Seminar

als auch Arbeitspraxis je nach Unternehmen divergieren. Unterlagen und dazugehoerige Uebungsbeispiele sind guenstigenfalls fuer das entsprechende Seminar entworfen worden oder zumindest daraufhin angepasst.

- Wie sieht die Seminarorganisation aus?

Auch auf eine problemlose Abwicklung sollte geachtet werden. Erfahrungen anderer Unternehmen koennen wichtige Informationen fuer diesen Bereich geben.

Diese sechs Kriterien der Seminarqualitaet lassen sich im voraus ueberpruefen. Waehrend der Durchfuehrung hat der Betrieb des weiteren die Moeglichkeit, Einfluss auf den zukuenftigen Verlauf zu nehmen. Deshalb sollte er vereinbaren, auch waehrend dieser Phase den Erfolg der Seminare zu evaluieren, etwa durch Teilnehmerbefragungen. Es muss aber auch moeglich sein, erfahrene Anwender oder eigene Dozenten in ein Seminar zu schicken, um dessen Verlauf von anderer Warte aus zu beurteilen.

Einige Zeit nach dem Seminar koennen die Teilnehmer nochmals befragt werden. Nun laesst sich die Praxisnaehe der Schulung eher einschaetzen. Der Benutzerservice, sofern vorhanden, kann als Massstab des Erfolges die Haeufigkeit von Problemfaellen zu diesem Zeitpunkt zurueckmelden und so zu einer weiteren Evaluation beitragen.

Keine der geschilderten Kontrollmassnahmen darf aber ohne Konsequenzen bleiben. Positive wie negative Kritik muss sofort in die naechsten Seminare oder Projekte integriert werden.

Firmenspezifische Kurse anstatt

Standardtrainings

1. Beratung im voraus bezueglich:

- Personengruppen,

- Vorgehensweise (Seminar, Workshop,

Coaching etc.),

- Wahl spezieller Unterlagen (Begleitlektuere, CBT etc.),

- Auswahl der Trainer sowie

- Seminarzeitpunkt.

2. Beachtung der Unternehmensspezifika:

- Beruecksichtigung der Anwendungen,

- Eingehen auf individuelle Wissensluecken der Teilnehmer,

- Eingehen auf spezifischen Datenaustausch sowie

- Beruecksichtigung von Vorkenntnissen.

3. Allgemeine Seminarstrategie:

- Trend weg von Standard zu aufgaben- und problemorientierten Kursen: Handlungsstrategien und Fehler-Management im Vordergrund statt starrer Bedienung, da sich die Technik laufend veraendert sowie

- weniger Einfuehrungsseminare, mehr Workshops, Coaching, Nachtrainings-Massnahmen, da Kenntnisse besser werden.

4. Rueckmeldung an Kundenunternehmen ueber:

- Probleme der Teilnehmer im Seminar,

- Probleme der Teilnehmer in der Praxis,

- Anpassung der Seminare an Veraenderungen sowie

- noetige Betreuung durch Hotline, Coaching, Fortsetzungseminare etc.

Vorzuege insgesamt:

- durchgaengige Betreuung,

- Planung der Qualifikation,

- Erstellung der Materialien,

- Durchfuehrung sowie

- praktische Umsetzung vor Ort und laufende Anpassung.

Massstaebe der Qualitaetskontrolle

1. Faehigkeiten des Trainers:

- Einstellung (Probeseminar),

- Fortbildung (bestimmte Anzahl an Seminaren),

- laufende Leistungen (Bewertungsboegen, Kundenkommentar) sowie

- Seminarbeobachtung.

2. Verwendete Trainingsmethoden:

- einheitliche Strukturen (Trainerleitfaden),

- Trainertreffen,

- Fortbildung der Verantwortlichen sowie

- gute Ausstattung der Seminarraeume (Medien).

3. Aufbau und Inhalte des Trainings:

- laufende Ueberarbeitung je nach Zielgruppe sowie

- Zusammenarbeit mit Softwareherstellern (fruehzeitige Informationen ueber aktuelle Versionen, Probleme etc.)

4. Beachtung der Zielgruppe:

1. Vorabgespraeche mit Kunden (Teilnehmern, Benutzerservice etc.) sowie

- Teilnehmervorabboegen

5. Seminarunterlagen:

- spezifische Unterlagen sowie

- Zusammenarbeit mit Software-Unternehmen

6. Seminarorganisation:

- problemlose Abwicklung sowie

- Kontrolle ueber

a) Seminarbewertung des Teilnehmers,

b) Seminarbeobachtung und

c) Kundengespraeche.