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12.10.1990 - 

Plädoyer für eine systematische SW-Auswahl

PC-Software: Die "schnelle Lösung" ist häufig die falsche

Eine unsystematische Vorgehensweise bei der Auswahl von PC-Software führt zu Fehlinvestitionen und zum "Frust" der Anwender, die mit diesen Systemen arbeiten müssen. Gisela Bolbrügge* plädiert für eine methodische Vorgehensweise bei der Software-Anschaffung.

"Man kann auch mit einem Hammer eine Schraube in die Wand drehen" - dieses Zitat eines Anwenders skizziert treffend ein Problem, das in vielen Unternehmen besonders im PC-Bereich bekannt ist: Handwerkszeug und Problemstellung passen nicht zueinander. Unter Werkzeug wird hier nicht nur die Hardware, sondern auch alle Arten von Software, wie Anwendungssysteme, Tools oder Textsysteme, verstanden.

Dutzende von PCs werden euphorisch angeschafft, und eines Tages stehen sie mehr oder weniger unbenutzt in einer Ecke herum. Wo liegen die Versäumnisse?

Besonders im PC-Bereich, wo Standardprodukte eher die Regel sind, erscheint dem Anwender eine schnelle Lösung verlockend. Da man sich ein fertiges Produkt kaufen will, werden häufig weder die fachlichen Anforderungen definiert, noch wird der Informationsbedarf analysiert.

Die Rahmenbedingungen werden nicht festgelegt, die technologischen Voraussetzungen nicht untersucht und das organisatorische Umfeld wird sträflich vernachlässigt.

Alternativprodukte vergleicht der Anwender selten miteinander. Sich Markttransparenz zu verschaffen, ist oft ein schwieriges, wenn nicht gar unmögliches Unterfangen. Jeder Hersteller hat - aus seiner individuellen Sicht heraus - das ideale Produkt. Sind jedoch diese Gesichtspunkte auch die des zukünftigen Anwenders? Tests finden normalerweise gar nicht statt.

Was beim Kauf eines Autos selbstverständlich ist, scheint bei der Beschaffung von Software nicht zu gelten. Oder kaufen Sie als Familienvater mit zwei Kleinkindern einen Sportwagen, in dessen Kofferraum nicht einmal eine Bierkiste paßt? Und das noch ohne Probefahrt?

Der Software-Einkauf, und das scheint an der Immaterialität des Produktes zu liegen, richtet sich oft nach dem äußeren Schein. Den Hochglanzprospekten und den Herstellerversprechungen wird viel Vertrauen geschenkt. Dabei vergessen potentielle Anwender häufig die richtigen, die wesentlichen Fragen zu stellen. Beeindruckende Präsentationen vermitteln dem Interessenten die Illusion einer problemlosen Anwendung der Software. Wie schwer ist es, bei einem Produkt, das man nicht anfassen und von allen

Seiten genau betrachten kann, die Schwachstellen zu erkennen. Falsche Erwartungen werden erzeugt und nicht korrigiert.

PC-Kauf ohne DV-Fachleute

Gerade im PC-Bereich wird die Kaufentscheidung üblicherweise von den Fachabteilungen ohne Einbeziehung der DV-Fachleute getroffen. Mitunter ist die Anschaffung einer bestimmten Software eine Folge des Me-too-Denkens. Was für XY gut ist, kann für

mich nicht schlecht sein. Und damit beginnt der Teufelskreis!

Diese unsystematische Vorgehensweise führt mit großer Sicherheit zu Fehlinvestitionen mit enormen Folgekosten. Das gekaufte Produkt kann beispielsweise nicht sachgerecht benutzt werden, weil die englischsprachigen Handbücher nicht ausreichend verstanden werden und notwendige Schulungen unterbleiben Fehlende Funktionen werden durch Zukauf neuer Software gelöst. Der Grundstein zum Wildwuchs ist gelegt.

Über die Einrichtung eines Benutzer-Services wird versucht, die Situation wieder in den Griff zu bekommen. Doch dies gleicht nicht selten dem Aufspringen auf einen bereits fahrenden Schnellzug. Selbst im PC-Bereich ist der Einsatz der Software mit größeren organisatorischen Änderungen verbunden, um einen optimalen Nutzen zu erzielen. Organisatorische Änderungen stoßen jedoch oft auf Widerstand bei den Betroffenen und beim Betriebsrat.

Mitarbeiter müssen neue Kompetenzen erhalten, die oft nur mit Bedenken erteilt werden. Der Frust steigt auf allen Seiten. Das Vertrauen zum Hersteller ist erschüttert. Ein unzufriedener Kunde ist für einen Hersteller ein langwieriges Problem, denn enttäuschte Kunden machen die Wirkung von hervorragenden Marketing Konzepten kaputt. Daran sollte ein Verkaufsberater in erster Linie denken und nicht an die kurzfristig realisierte Provision.

Mit einer entsprechend methodischen Vorgehensweise lassen sich die oben geschilderten Probleme minimieren. Der Beschaffungsprozeß von Standard-Software sollte stets mit einem Anforderungskatalog erfolgen, der dem Entscheider als Checkliste und Entscheidungshilfe dient.

Aufwendiges Verfahren spart Ärger und Kosten

Genau wie bei der Entwicklung eigener Software muß am Anfang eine Analysephase stehen.

Gemeinsam mit den zukünftigen Anwendern und der DV- Abteilung sind die Anforderungen zu ermitteln. Die zu lösenden Aufgaben werden analysiert, der Informationsbedarf erhoben und geprüft.

Das technische Umfeld und die organisatorischen Rahmenbedingungen müssen feststehen. Aus diesen Punkten wird ein Kriterienkatalog erstellt, der den unterschiedlichen Herstellern zur Beantwortung vorgelegt wird. So ausgerüstet steht dem Softwareverkäufer ein kompetenter und kritischer Partner gegenüber.

Nun erfolgt die sorgfältige Auswahl der Produkte. Bevor die Software dem Anwender zur Verfügung gestellt wird, muß sie vom Benutzerservice oder einem Betreuer durchgetestet werden. Nur ein solches - zugegebenermaßen aufwendiges - Vorgehen erspart Ärger und Kosten und läßt langfristig auf zufriedene Anwender und Hersteller hoffen.