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14.11.1986 - 

Sechs "W"-Fragen zur Textintegration: Warum, Wozu, Was, Wie, Wer, Wann?

Personal Computer für die Textverarbeitung der große Glücksfall

Einigkeit besteht darüber, die Textverarbeitung in bestehende und zukünftige Informationsverfahren zu integrieren. Zwischen Realität und Praxis besteht jedoch eine große Kluft, die unter anderem auf das Primitiv-Image der TV zurückzuführen ist. So bereiten selbst die "einfachsten Dinge", wie zum Beispiel die Übermittlung von ein paar Fettdruck-Codes und Sonderzeichen von einem Rechner auf den anderen, noch Schwierigkeiten.

These

Die "künstliche", da gerätebedingte Trennung der Informationsverarbeitung. Textverarbeitung und Nachrichtentechnik kann mit den modernen Geräten aufgehoben werden.

Textbe- und -verarbeitung stellte von Beginn an höhere Anforderungen an Hardware als die klassische Datenverarbeitung und hat den daraus resultierenden Zeitverzug bis heute noch nicht aufgeholt (Übergang auf Online-Verfahren, zentrale Archivierung, Transaktions-Denken, Integrationsbestrebungen). Textverarbeitung bedeutet den Verzicht auf feste Feldlängen; Abkehr von "Ja/Nein"-lnformationen; Abschied von Transaktionen, die nur wenige Zeichen aus einer Bildschirmmaske zum Host senden. Dafür aber Zeichensatzprobleme, ein Vielfaches an Speicherplatzbedarf, heftige l/O-Aktivitäten.

Nicht zuletzt durch den PC, der den Textautomaten den Garaus gemacht hat, wird die Integration zur "Re-Integration" und ermöglicht computerunterstütztes Arbeiten im Büro, das frei ist von Medienbrüchen, Doppelerfassung, Papierbelegmengen und langen Durchlaufzeiten. Damit erst kann die im Produktionsbereich geplante Produktivitätssteigerung von der Verwaltung auch bewältigt werden.

Jede Produktivitätssteigerung in der Fertigung findet ein jähes Ende, wenn sie von der Verwaltung nicht bewältigt wird. Neben dem passiven Aspekt "Mithalten" bringt aber die Steigerung der Produktivität im Büro neue und zusätzliche Geschäftschancen für jedes Unternehmen. Wenn es stimmt, daß sich 80 Prozent der Unternehmenskommunikation intern abspielt, dann kann die interne Produktivitätssteigerung im Büro Kapazitäten freilegen, die dazu benutzt werden können, sich tatsächlich auch mit dem Kunden zu beschäftigen. Der Aspekt "Neue Märkte" findet sich in Überlegungen wie persönlicher Kundenansprache, schneller schriftlicher Reaktion, regelmäßiger Kundeninformation - in einem Wort "Kundenzentriertheit". Da es über einen Kunden nicht nur Daten und an anderer Stelle auch noch ein paar Texte gibt, bringt Integration Kundennähe.

Es reicht nicht, Textverarbeitung zu integrieren; dies ist nur Etappe, kein Ziel. Selbst "Bürokommunikation" ist nur Zwischenschritt. Konsequent gedacht handelt es sich um die Abschaffung von Textendgeräten, Textprogrammen, Textdokumenten, Textspeichern. Multifunktionsgerät, so etwas wie ein Multifunktionsprogramm, neue Datentypen und Codes können Stichworte sein für die Zukunft.

These

Erst mit der Re-Integration aller separaten Verfahren kann die im Bürobereich vermißte Produktivitätssteigerung durch Computereinsatz tatsächlich erzielt werden. Dies ist dringend erforderlich.

Das Multifunktionsterminal ist auf die Produktion, Verarbeitung und den Versand/Empfang von Daten jedwelcher Art ausgerichtet, was sich auf Adapter, Bildschirme, Drucker und besonders Tastaturen auswirkt.

Nach Schreibmaschine, Speicherschreibmaschine und Textautomat war das Terminal am Großrechner das erste Gerät, auf dem Daten und Texte mehr schlecht als recht verarbeitet wurden. Der PC als zweites Gerät in der Linie "Hardware-Integration" bietet dem Textverarbeiter um so mehr, je stärker er ausgerüstet ist (entgegen so mancher Ansicht, der Sekretärin würde ein alter Disketten-PC vollauf genügen). 32-Bit-Prozessoren erlauben 2-Byte-Zeichendarstellung das heißt 512 Zeichen je Zeichensatz; mehr als 20-MB-Festplatten ermöglichen die Archivierung von Texten; viel Hauptspeicher hält große Textblöcke zur schnellen Manipulation bereit; Adapter mit V.24-, X.25-, ISDN-Schnittstellen, 3270-, 5250-Emulation sind für die Textarbeit erreichbar geworden.

Der PC ist für die Textverarbeiter der große Glücksfall, mit dem sie im Kreise der Datenverarbeiter akzeptiert werden und die gleiche Chance zur Anbindung an Abteilungs- und zentrale Rechner bekommen. Statt zunehmender Isolation also die Möglichkeit, professionell integriert zu arbeiten.

These

Informationsproduktion, -verwaltung und -übertragung sind dann integriert, wenn unabhängig vom Typ der Information - Daten, Text, Sprache, Bild - gleiche Prozeduren, Endgeräte und Kabel benutzt werden.

Nachdem das Multifunktionsterminal bereits zum Allgemeingut zählt, tut man die ersten Schritte auf dem Weg zum Multifunktionsprogramm: das rechnende Textprogramm mit eingebauter Strichgrafik, die integrierten PC-Pakete, das Desktop Publishing, der Ruf nach Mischen von Text und Grafik, all das sind Wegweiser.

Neue Datentypen und -codes sind nicht ganz so nah. Betrachtet man aber die mit dem Scanning Vorbereitung findende Unterscheidung in "codierte Information" und "nichtcodierte Information", ist der Ansatz zu erkennen.

Was Schwierigkeiten bereiten dürfte, ist die Tatsache, daß Verwaltungsarbeiten generell Prozesse sind, keine in sich abgeschlossenen Verfahren mit einem Anfang und einem Ende. Der Ansatz, solche Verfahren und die anfallenden Daten zu identifizieren, zu katalogisieren und ihren Fluß durch das Unternehmen abzubilden, um sie dann zu automatisieren, muß als nahezu gescheitert gelten. Wie überschaubar einfach dagegen ein Data Dictionary anmutet, ist faszinierend.

Prozesse modellieren, bedeutet aber bereits Simulation und kybernetische Systemtheorie, was zum Primitiv-Image der Textverarbeitung nicht paßt. Das ist einer der Gründe, weshalb man die Sache nicht in den Griff bekommt, weshalb die Integration noch nicht weiter fortgeschritten ist. Nicht-linear zu denken, erfordert Fachleute, bringt aber weiter. Integrierte prozeßhafte Verarbeitung von Texten und Daten ist eine lohnende Sache, die aber gehörige Anstrengungen von Anwendern und Planern verlangt. Furcht vor Umstellungsaufwand ist dabei unnötig, weil in der Regel bisher nur Arbeitsplätze mit Textverarbeitung ausgerüstet und dann die alte Arbeit mit neuer Technik weitergetan wurde. Produktivitätspotential liegt brach.

Neben den Anwendungen gilt es, die heute installierte Technik zu bereinigen. Schreibmaschine, Textautomat, Telefon, Telex, Drucker und Kopierer an jedem Arbeitsplatz muß man zu einem Gerät verbinden, isolierte Komponenten schrittweise eliminieren. Neue Geräte sollen nur noch im Hinblick auf ihren multifunktionalen Nutzen beschafft werden dürfen.

Wesentliches Hemmnis auf diesem Wege sind die kurzen Lebenszyklen der Arbeitsplatzgeräte, was verhindert, daß tatsächlich ganze Abteilungen schrittweise mit gleicher Hardware ausgerüstet werden können. Besonders problematisch sind in diesem Zusammenhang die Tastaturen. Nicht nur, daß ältere DV-Terminals weder deutsche Sonderzeichen noch Groß-/Kleinschreibung ermöglichen, vor allem die ständig wechselnden PC-Tastaturen mit immer neuen Tastenbezeichnungen machen das integrierte Arbeiten in der Praxis sehr schwer.

Der Wunsch, integriert zu arbeiten, steht vor einem weiteren Hindernis, wenn die Texteditoren, Textprogramme auf PCs, auf Abteilungsrechnern und zentralen Systemen bereinigt werden sollen. Niemand möchte, um eine durchgehende Linie vom Arbeitsplatz zum Host zu schaffen, diverse Trägersoftware neu anschaffen, spezielle Betriebssysteme installieren und warten. Kein Laie holt sich kürzere Texte aus der Host-Bibliothek, wenn er sich einer dreistufigen Anmeldeprozedur unterziehen, selbständig Terminalemulationen durchführen und Codeumwandlungen vornehmen muß. Kein Benutzer möchte dauernd mit wechselnden Benutzeroberflächen konfrontiert werden, so daß er ständig umdenken muß, statt seine Arbeit zu tun.

These

Durch die Textverarbeitung sind mehr als bei jeder anderen Anwendung Mitarbeiter Computerbenutzern geworden, die keine (richtige) DV-Ausbildung erhalten haben. Ähnliches gilt für Projektleiter. Das ist ein wesentlicher Hemmschuh für Professionalität.

Nicht viel besser steht es um die Codes, die die jeweiligen Editoren und Programme produzieren. Selbst wenn das eine Programm die Ausflüsse des anderen lesen kann - wer sorgt dafür, daß die Sonderzeichen, Formatbestimmungen, Ränder, Tabstops, Fußnoten, Seitenzahlen richtig "rüberkommen"? Zu Hoffnung Anlaß gibt die DCA/DIA-Architektur von IBM, auf die sich so mancher langsam einstimmt. Schön wär's.

Ähnliches Durcheinander könnte bevorstehen, wenn die Textkommunikation mehr Anwender findet. Der eine versendet seine Dokumente als Teletex, der andere schickt sie über Datex-P, der dritte bevorzugt die Btx-Mailboxen. Die IBM selbst hatte zuerst mehrere Kommunikationssysteme für ihre Mitarbeiter, und man wußte oft nicht, welches der Adressat benutzt (Dissos, Profs, VNET). Also kommunizierte man über das Telefon.

Das größte Hindernis in allen Integrationsbemühungen scheint, daß das Primitiv-Image der Textverarbeitung dazu geführt hat, daß auf diesem Sektor unverhältnismäßig viele nicht oder schlecht ausgebildete Anwender mit genau so vielen nicht oder schlecht ausgebildeten Projektleitern zusammenkommen. "Echte Datenverarbeiter" lassen die Finger von der Textverarbeitung, um sich ihr Image nicht zu zerstören. Bürokommunikation (BK) ist da bereits besser dran, aber wer weiß? Stürzen sich auf die BK nicht auch die "Pseudos"? CIM-Anstrengungen verlaufen erfolgreicher, weil die Beteiligten wissen, wovon sie sprechen.

Wo immer aber (und das vornehmlich in Großunternehmen) ausgebildete DV-Profis sich mit Textverarbeitung befassen, ist die Integration weit fortgeschritten. Dort sind einheitliche Benutzeroberflächen, einheitliches Textformat, klare Wege in der Dokumentübermittlung und weitgehend gelöste Codeprobleme bereits Realität.

These

Je eher man mit der Integration beginnt, desto besser wird man damit fertig.

Textintegration ist relativ mühsam, wenn bereits viel Textverarbeitung im Unternehmen vorhanden ist. Leichter - wie immer - wäre es, auf der grünen Wiese zu planen. Die Hardware-Umstellungen sind innerhalb eines Fünfjahresplanes gut zu bewältigen. Besonderes Augenmerk möge dabei den Druckern gelten.

Das Konglomerat von Texteditoren zu bereinigen, kann nur Bestandteil einer Gesamt-Software-Strategie ein. Der Aufwand zur Umstellung ist groß, mit Widerständen muß gerechnet werden. Jede Zielgruppe möchte ihr eigenes Programm, der Programmierer hat andere Anforderungen als die Chefsekretärin oder der Sachbearbeiter. Man kann außerdem nicht davon ausgehen, daß eine einheitliche Linie vom PC zum Großrechner machbar ist, wo "a" immer "Text erstellen" bedeutet und "d" gleich "Text drucken" ist.

So muß man in Kauf nehmen daß die betroffenen Mitarbeiter an ihrer gewohnten Technik hängen und sich dem Neuen nicht sehr freudig zuwenden. In der Schulung wird sich das zuerst bemerkbar machen.

Wer heute mit seinen Integrationsbemühungen beginnt, wird zumindest auf dem Sektor Textkommunikation noch die meisten Chancen haben, eine unverdorbene Benutzerschaft mit Electronic Mail beglücken zu können. Da der Nutzen hier jedem einleuchtet und die meisten Anwender sich begeistert dieser Kommunikationsformen zuwenden, ist es schlau, an diesem Hebel anzusetzen und so die eingefahrenen Anwender von ihren alten Geräten und Programmen auf neue Technik zu locken.

Gelingt es dann doch, die bestehenden Dokumentenbestände in die neuen Formate umzuwandeln, dann ist von seiten der Textverarbeiter alles getan, um Integration zu realisieren. Selbst die Kombinierung mit dem CIM-Büro ist dann nur noch ein weiterer Schritt.

Wer an dieser Stelle spätestens die anderen BK-Features (Terminkalender, Wiedervorlage, Archivierung) vermißt: Danach rufen heute in erster Linie diejenigen, die selbst keine Büroarbeit leisten. Sicher, nötig ist das alles - aber - Ich habe in der klassischen Datenverarbeitung gelernt, daß ein Verfahren erst dann erfolgreich auf Computereinsatz umgestellt werden kann, wenn die Organisation entsprechend vorbereitet ist. Daraus folgt, daß die Büroarbeiter erst einmal die Problematik des Archivierens erfahren haben müssen bevor sie die angebotene Hilfe tatsächlich und richtig einsetzen, das heißt zu würdigen wissen. Warum den zweiten Schritt vor dem ersten tun?

These

Ohne daß der Unternehmenschef eine Ahnung von Textverarbeitung hat, kann die Integration nicht stattfinden.

Die Benutzer in der Technologiediskussion einzubeziehen, trägt in höchstem Maße zur Akzeptanz und Produktivität der Integrationsbemühungen bei. Bescheidenheit auf seiten der Kommunikationsfachleute und die Fähigkeit, den Benutzer in der Fachabteilung als Spezialisten auf seinem Gebiet anzusehen, ist hilfreich. Ich habe gelernt, daß Projekte, in denen Anwender frühzeitig in die Entscheidungsvorbereitung einbezogen waren, erfolgreicher waren.

Nun muß der Konzernchef ja nicht selber tippen; der PC auf seinem Schreibtisch allerdings hat Signalwirkung. Textverarbeitung ist das eine Tool, das an fast jedem Arbeitsplatz benötigt wird. Ohne die ernstgenommene Zusammenarbeit zwischen Datenverarbeitung, Bürotechnik, Nachrichtentechnik und Geschäftsleitung kann eine mit der Unternehmensstrategie zusammenpassende (das heißt dieser nicht entgegenwirkende) Kommunikationsinfrastruktur nicht realisiert werden. Textintegration ist mehr als nur ein Schritt dorthin.

*Susanne Müller-Zantop ist geschäftsführende Gesellschafterin der Project Communication Unternehmensberatung GmbH, München.