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30.03.1984 - 

Die PCs als Wegbereiter der Büroautomatisierung, Teil 4 und Schluß

Personal Computing statt Personal Computer

Personal Computer - vor zwei bis drei Jahren noch als bessere Taschenrechner belächelt - überfluten mehr und mehr den Markt. Was ist an diesen kleinen Computern anders als an den großen? Wie und wo lassen sie sich im Büro bedarfsgerecht einsetzen? Warum verunsichern sie die Organisations- und Datenverarbeitungsabteilungen der Großanwender? Welche Perspektiven eröffnen diese mächtigen Zwerge für das "Büro der Zukunft?" Auf diese Fragen versucht Achim Musiol eine schlüssige Antwort zu geben.

Jede Automatisierung der Büroarbeit - und damit auch der Einsatz des Werkzeuges PC - muß von der "Aufgabe" ausgehen. Um personelle Aufgaben zu automatisieren, kennt der Organisator/Softwareentwickler zwei Ansätze (siehe Bild 10):

Beim funktionalen (prozessualen) Ansatz werden betriebliche Funktionen (Aufgaben) solange zergliedert, bis für sie Arbeitsprozesse (Aufgaben) erkennbar werden, die durch Algorithmen beschreibbar sind und über diese erfüllt werden können. Die durch Algorithmen ausdrückbaren Arbeitsprozesse werden isoliert betrachtet und gegebenenfalls über Dateien mit weiteren Algorithmen verknüpft und programmiert. Prozeß- und Programmschnittstellen sind die Dateien.

Beim datenorientierten Ansatz werden die in einer Organisationseinheit (Stelle, Abteilung, Bereich) hineinfließenden, aus ihr herausfließenden und in ihr entstehenden Daten, Text- oder Festbild-Bausteine in über- und untergeordneten Daten oder Bausteinen zergliedert und in ihren Abhängigkeiten dargestellt (Datenbäume, Bausteinbäume). Es entsteht eine (Datenbasis" - bei Text ein "Texthandbuch" -, mit deren Hilfe erkennbar ist, welche Daten oder Bausteine in der Organisationseinheit aus welchen anderen Daten oder Bausteinen entstehen.

Bei den Daten wird dann geprüft, ob die Datenentstehung durch einzelne oder verknüpfbare Algorithmen beschrieben werden kann; Die Algorithmen werden programmiert und programmgesteuert aus der "Datenbasis" mit Daten versorgt; sie geben die von ihnen erzeugten Daten auch wieder an die "Datenbasis" zurück. Einheitliche Prozeß- und Programmschnittstelle ist die "Datenbasis", die zentral verwaltet wird (Data Management).

Die Vorteile des datenorientierten Ansatzes liegen auf der Hand. Zunächst einmal erhält man programmtechnisch eine einheitliche statt vieler verschiedener Programmschnittstellen. Man kann so beliebig viele Programme verknüpfen, jederzeit mühelos welche hinzufügen oder wegnehmen ohne Programmänderungen vornehmen zu müssen. Algorithmen können sich mit der Organisation ändern, Daten oder Aussagen dagegen - zum Beispiel - "Kosten", "Umsatz ", "Kopfzahl", "Angebot ", "Auftrag", "Rechnung" etc. - ändern sich in ihrer qualitativ begrifflichen Dimension über Jahre oder Jahrzehnte hinweg kaum. Diese Tatsache führt zum umgekehrten Lösungsansatz beim Programmieren, zum Ausgehen von einer "Datenbasis", in der jedes qualitativ bestimmte Datum oder jeder qualitativ bestimmte Baustein nur eine Schlüsselkennzeichnung erhält und in seinen Abhängigkeiten zu anderen qualitativ bestimmten Daten festgelegt wird (Beispiel: siehe Bild 11). Man erhält so ein "logisches Datenmodell", das sich gut, aber nicht leicht in einem physikalischen Speicher als "relationale" Datenbank archivieren läßt.

Eine Datenbank - insbesondere eine relationale Datenbank - ist eine günstige, in aller Regel sogar notwendige Voraussetzung für ein Programm in einer nicht-prozeduralen oder sogar zweidimensionalen Programmiersprache. Zur anwenderfreundlichen Datenverwaltung eines Gerätes oder Systems bietet eine Datenbank - ab einer zu errechnenden Nutzenschwelle - erhebliche Vorteile gegenüber den sonst üblichen Dateien besonders dann, wenn dieselben Daten in mehreren unterschiedlichen Dateien geführt und in unterschiedlichen Programmen verarbeitet werden oder werden sollen.

Programme und zu verarbeitende Daten werden durch die Datenbank konsequent voneinander getrennt. Dadurch brauchen Daten für viele unterschiedliche Programme nur einmal erfaßt zu werden. Außerdem braucht sich der Anwender um Dateizugriffe und weitgehend auch um Datenformate nicht mehr zu kümmern. Das Programmieren in nichtprozeduralen Programmiersprachen ist ohne relationale Datenbank praktisch nicht möglich. Nur diese moderne Datenbankstruktur erlaubt ein weitgehend automatisches Navigieren durch die relationale Datenbasis (siehe Bild 11) in der Datenbank.

Bezogen auf das "logische Datenmodell" soll jedoch nicht verschwiegen werden, daß die gegenwärtigen physikalischen Speicher - etwa Plattenspeicher - der Verwirklichung von relatioalen Datenbanken noch Grenzen setzen. Bei umfangreichen Datenbasen, wie sie in großen Organisationseinheiten vorliegen, stößt das Umsetzen des logischen Datenmodells in eine relationale Datenbank auf Grenzen im Speicherplatz, bei den Zugriffszeiten und bei der programmgesteuerten Datenbankverwaltung. Für Personal Computer, deren Leistungsmerkmale nur für einen Arbeitsplatz ausgelegt sind, läßt sich ein arbeitsplatzbezogenes Datenmodell auch mit heutiger Technologie leicht in einer relationalen Datenbank unterbringen. PCs wurden und sind deshalb heute die Promotoren für derartige Datenbanken, die sich auch bei Großrechnern durchzusetzen beginnen.

Der Anwender heute wünscht, sein kommunikatives Verhalten nicht einer Technik anpassen zu müssen, sondern sich beim Kommunizieren normal verhalten und arbeiten zu können. Er erwartet von der Maschine die Unterstützung seiner speziellen, gewohnten Arbeit und verabscheut das Gefühl, ein Maschinensklave zu sein. Er möchte keine Bediener- oder Programmiersprachen lernen und ein halber Programmierer werden müssen, bevor er eine Büromaschine benutzen kann.

Diese Erwartungen und das Vermeiden von unnötigen Kosten wird von Personal Computern besser als von den übrigen Büromaschinen erfüllt. PCs mit einfacher, standardisierter Bedieneroberfläche, mit werkzeugartig ausgelegten Anwenderprogrammen und mit relationalen Datenbanken verwandeln das Arbeiten an Büromaschinen zum Arbeiten mit Büromaschinen. Aus Personal Computern wird "Personal Computing", ohne notwendiges Geheimwissen (DV-Chinesisch) und ohne "Büroschamanen" (Systemanalytiker und Programmierer). Personal Computer sind Geburtshelfer der wirklich angewandten Informatik: der bedarfsgerecht maschinell unterstützten Bürokommunikation für jedermann.

Erwarteter Nutzen abhängig von der Akzeptanz

Der vorab errechnete oder geschätzte Nutzen einer Automatisierung von Arbeitsabläufen steht und fällt mit der Akzeptanz der Büromaschinen. Zu unterscheiden ist die "Investitionsakzeptanz" von der "Anwenderakzeptanz (siehe Bild 12). Die Investitionsakzeptanz bestimmen im wesentlichen die Investitionsentscheider, die - von einem gut geführten Nutzennachweis angeregt oder überzeugt - den Einsatz von angebotenen Büromaschinen (Hard- und/oder Software) für wirtschaftlich oder produktivitätssteigernd halten. Sie interessieren sich bedauerlicher- und unklugerweise selten für die Anwenderakzeptanz.

Die Anwenderakzeptanz entscheidet jedoch letztlich, ob die angeschaffte Büromaschine im angedachten und bei der Investitionsentscheidung argumentierten Umfang ihrer Bestimmung zugeführt wird oder als "Investitionsruine" lediglich das Büro "verziert". Vom Anwender nicht akzeptierte Büromaschinen sind weniger Wert, denn sie binden Kapital, das besser für andere Zwecke ausgegeben worden wäre.

Der Benutzer - vor allem aber der Bediener - akzeptierten in der Regel nur das, was ihm persönlich nützlich erscheint. Der Nutzen für die Firma spielt für die Benutzer und Bediener eine untergeordnete Rolle. Persönlicher Nutzen bedeutet: Arbeitserleichterung durch maschinelle Abwicklung monotoner und wiederholter Abläufe und Arbeitsbereicherung sowie -erweiterung durch Übernahme weiterer Arbeiten, die ohne maschinelle Abwicklung der monotonen und wiederholten Tätigkeiten aus Zeitgründen nicht hätte übernommen werden können.

Die Arbeit soll nach der Anwendererwartung jedoch möglichst ohne grundlegende Verhaltens- und Tätigkeitsänderung erleichtert und bereichert werden. Vorübergehend kann eine Anwenderakzeptanz auch durch Statusanhebung herbeigeführt werden. Diese Manipulation wird aber häufig nach einiger Zeit durchschaut und bewirkt - wenn sie nicht mit einer entsprechenden Entlohnung verbunden ist - häufig das Gegenteil.

Durch den Personal Computer ist in den größeren Unternehmen mit eigenen Organisations- und Datenverarbeitungsabteilungen eine ganz neue Situation entstanden. Der Anwender - oder genauer: Die Anwenderabteilung - kann sich solche Büromaschinen wegen ihres geringen Preises, der im Budget in aller Regel kaum auffällt, ohne Einschaltung sogar ohne Information der DV/Org.-Abteilung anschaffen - falls das hartnäckig angestrebt wird. Mit dieser Situation finden sich viele DV/Org.-Abteilungen noch schwer zurecht. Sie durchlöchert deren Kompetenz und birgt die Gefahr des Wildwuchses beim PC-Einsatz im Unternehmen. Den DV/Org.- Abteilungen bleibt nichts anderes übrig als ihre eigene Arbeit neu zu organisieren und neue Strategien auszuarbeiten, nach denen sie ihre künftige

Arbeit ausrichten und Personal Computer in ihre vorhandene Büromaschinenlösungen einbinden wollen.

Ferner erkennen sie, daß die Personal Computer ihr gegenwärtiges Haupttätigkeitsgebiet - die Softwareerstellung - im Laufe der Zeit weitgehend überflüssig machen wird. Mit der daraus resultierenden Verlagerung vom "Softwaremachen" zur Anwendungs- und Einsatzberatung haben sich viele DV/Org.-Abteilungen noch nicht befreundet. Dies verlangt weitgehend andere Fähigkeiten und Fertigkeiten und damit andere Menschen, als heute in Org.-Abteilungen beschäftigt sind. Verunsicherung, Frust und Machterhaltungskämpfe sind zur Zeit die Folge.