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28.11.1980

Personal-Informationssystem zu Abrechnungsverfahren geschrumpft: Der gläserne Mensch läßt auf sich warten

MÜNCHEN- Die großen Hoffnungen, die Anfang der siebziger Jahre an Management-lnformations-Systeme (MIS) geknüpft waren, sind an der Software-Realität gescheitert. Personal-Informationssysteme als Untergruppe erlitten das gleiche Schicksal. Auch bei IVIP, dem immer noch hausintern genutzten "Integrierten Verarbeitungs- und Informationssystem der Personaldaten" der Siemens AG, Berlin/München, wurde der Abrechnungsteil für Lohn- und Gehaltsempfänger zuerst realisiert. Die Vermarktung läßt immer noch auf sich warten.

Anfang der siebziger Jahre, als die betriebswirtschaftliche Fachwelt noch in der MlS-Euphorie schwelgte, hoffte das Management, mit einem Personal-lnformationssystem den Informations- und Planungsbereich besser in den Griff zu bekommen. Die Hoffnungen auf Informationsseite haben sich weitgehend erfüllt. Durch die beliebige Verknüpfbarkeit der gespeicherten persönlichen Daten aller Beschäftigter läßt sich beispielsweise ausrechnen, wie teuer eine Erhöhung der tariflichen Löhne und Gehälter für das Unternehmen kommt. Die Gewerkschaften, die ohne ein solches Instrument im Hintergrund an den Verhandlungstisch gehen, haben bei den Prognosen um die Folgen von Vorschlägen die schlechteren Karten.

Der Planungsaspekt im Personal-Informationssystem scheiterte an mehreren Problemen. Dazu gehört die Schwierigkeit, qualitative Daten in Quantitäten zu überführen und zu aktualisieren, wie die Kosten, mit denen eine systemgerechte Arbeitsplatzanalyse verbunden ist. Bei Siemens, so erklärte Konrad Schuster, Leiter der Hauptabteilung DV-Verfahren im Hauptbereich Personalpolitik und somit zuständig für die IVIP-Konzeption, planen die einzelnen Teilbereiche zu unterschiedlich, um sie unter einen Systemhut zu bringen. Die Verwaltungsaufgaben im Personalwesen seien dagegen weitgehend einheitlich. Irgendwie setzt auch der Datenschutz, der die Speicherung von Persönlichkeitsprofilen auf Dateien, die zur automatisierten Verarbeitung bestimmt sind, einschränkt, dem Planungssystem Grenzen. "Der Teil der Grunddaten, die qualitativ gepflegt werden müssen, wird erfahrungsgemäß am schlechtesten betreut", meint der Siemens-Praktiker resigniert.

1970 offiziell gestartet

Seit rund zehn Jahren wird am IVIP gearbeitet. Mannjahre oder Kosten wollte Schuster lieber nicht nennen. Allein die Entwicklung des bereits damals als notwendig erachteten Online-Teils machte das System schon teurer als die damaligen Batch-Verfahren." 1974 einigten sich Vertreter der Arbeitgeberseite und des Gesamtbetriebsrates, wie MP konzipiert wird.

Anfang 1976 begann die Einführung des Abrechnungs- und Verwaltungsteils für Angestellte. Heute sind laut Schuster rund 90 Prozent der Gehaltsempfänger der Siemens AG IVIP-"betreut". Als Pilotprojekt fing man in diesem Jahr im Nürnberger Zählerwerk und im Werk München-Martinstraße an, das System auch für Lohnempfänger einzuführen. Auf die Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Verfahren weist Schuster mit Stolz hin. Die Antwortzeiten an den in dezentral organisierten Personalabteilungen installierten Terminals, die mit Rechnern der Serie 7.5XX und 7.7XX in Verbindung stehen, lägen bei normaler Belastung des Systems zwischen drei und fünf Sekunden. "Bei extremen Plausibilitätsprüfungen werden sie entsprechend lang", meint Schuster gelassen.

Modularer Aufbau

Die einschlägigen Sozialgesetze und Tarifvereinbarungen werden häufig geändert. Zur Vor-IVIP-Zeit mußten bei Änderungen des Tarifvertrages im Hause Siemens 26 Abrechnungsverfahren modifiziert werden. Beim neuen System versuchten sich die Verfahrensentwickler Änderungen so leicht wie möglich zu machen. "Die Programme wurden stark modular aufgebaut , erläutert Schuster. Erkenntnisse aus dem Software-Engineering flossen ein: Fachlich wie programmtechnisch gingen die IVIP-Entwickler streng strukturiert vor. Im Vordergrund standen Gebote wie Anpassungsfähigkeit, Wartungsfreundlichkeit , Zuverlässigkeit und die Sicherung der Daten gegen Mißbrauch. In einem Datenkatalog wurden die Formate der Merkmale abgespeichert.

Eine Grund- oder Stammdatei enthält die Angaben zur Person. Die Abrechnungsdatei mit den Berechnungsergebnissen wird physisch getrennt geführt. Ursprünglich war IVIP betriebssystemunabhängig konzipiert. "Weil aber die Großunternehmen der Metallindustrie - der einzige Bereich, der als Anwender in Frage käme als Kunden ausbleiben, schlichen sich Siemens-Spezifika in die Programme ein", gab Schuster zu. Trotz sorgfältiger interner Dokumentation, einem dreizehnbändigen Benutzerhandbuch und der strukturellen Voraussetzung, typische Siemens- und BS 2000- Module auszubauen und durch neutrale Elemente zu ersetzen, dürfte die Vermarktung noch auf sich warten lassen.

Ein anderer Siemens-Software-Entwickler hielt die IVIP-Konstruktion nicht für die glücklichste. Seines Wissens nach arbeitet das Paket teurer als die Vorlösung. Von der Struktur her sei es "alles andere als moderne Software-Technologie. Man habe das Programm nachstrukturieren müssen. Mit seinen vielen "Rucksäcken" könne man von einem "desolaten Zustand" sprechen.

Bekanntlich ist die Einführungsphase eines solchen Systems gerade für einen Arbeitgeber von Siemens-Dimensionen kapital- und personalintensiv. Ein Abbau der Pesonalabteilung sei nicht festzustellen.

Überblick dauert

Der gläserne Mensch läßt auf sich warten. Die Gewerkschaften sorgen sich vor allem um die Auswertungsmöglichkeiten, die ein solches Computerprogramm bietet. Mit den Personalakten allein würde kein Mensch auf die Idee kommen, bestimmte Auswertungen vorzunehmen. Niemandem fiele ein, nachzusehen, ob Mann und Frau am gleichen Tag fehlen. Zumindest nicht in einem Unternehmen, das allein im Inland um die 229 000 Leute beschäftigt. Mit IVIP ginge es per Knopfdruck. Selbständig druckt das System Alarmberichte zur Terminüberwachung wie Hinweis auf Ende der Probezeit, Änderung der Gehaltsgruppe oder Ablauf der Arbeitserlaubnis aus. Es ersetzt damit die Wiedervorlage - und perfektioniert sie.

Nur vom Arbeitnehmer selbst gelieferte Daten werden nach Angaben von Schuster gespeichert. Eine Ausnahme bilde nur das Einkommen. Nach dem Tarifvertrag der Metaller liegt der Leistungszulage von Lohn- und Gehaltsempfängern eine Beurteilung zugrunde. In der Grunddatei seien nur die eingestellten Bewerber erfaßt, die auch tatsächlich erschienen wären. Ein halbes Jahr nach dem Eintritt erhält der Mitarbeiter einen Stammdatenausdruck zur Kenntnis und Korrektur. Zur Fluktuationsstatistik und wegen der Erfolgsbeteiligung, so Schuster, wird auch der Austrittsgrund eines Arbeitnehmers gespeichert.

Vorgesehen sind Abgangsart und -grund. Aufschlußreich und möglicherweise für den Beschäftigten von Nachteil ist diese Aufteilung dann, wenn unter "Art" beispielsweise der Schlüssel für "selbst gekündigt" steht, unter Grund aber "mangelnde Leistung". Doch hier unterscheidet sich IVIP nur durch die Zugriffsgeschwindigkeit von der Handakte. Laut Schuster kann jedoch diese Kombination in IVIP nicht gespeichert werden. Nicht gespeichert ist seinen Angaben nach das Ergebnis einer Sicherheitsprüfung der Bewerber beim Bundeskriminalamt, wobei er nicht bestätigen konnte, daß das Gerücht über die Sicherheitsprüfung aller Siemens-Bewerber auf Tatsachen beruht.

Gelöscht werden die Daten nach Angaben des MP-Kenners ein halbes Jahr, nachdem der letzte Vorgang durchgeführt wurde.

Die Löschung, Sperrung oder Auslagerung von Daten auf ein "Ruheband" kann allerdings nicht nachgeprüft werden. Der Betriebsrat hat ebensowenig Zugriff auf das System, wie er ohne den betroffenen Mitarbeiter Einsicht in die weitergeführten und bis zum 70. Lebenjahr des Betroffenen aufbewahrten Personalakten hat. Die Black-Box Datenverarbeitungsanlage trägt auch in diesem Beispiel zur Machtverschiebung zugunsten des Arbeitsgebers bei. Er allein hat die Möglichkeit, das Programm zu überschauen.

Das Eingabe- oder Auskunftsterminal funktioniert nur mit Schlüssel, berechtigender Ausweiskarte und Password für bestimmte Masken, bestimmte Personenkreise oder eine Kombination beider Berechtigungsarten.

Unberechtigter Zugriff wird nur dann registriert, wenn überhaupt keine Berechtigung vorliegt, erläutert Schuster. Schnittstellen existieren zur Betriebs- und Finanzbuchhaltung, der Gleitzeit, für die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen ans Arbeitsamt, andere Sozialversicherungsträger sowie für Überweisungen an Banken. In der Kantine werde zwar teilweise über den Firmenausweis bezahlt, doch ließe sich nicht feststellen, ob ein Mitarbeiter sein Geld lieber für Bier oder Schokoladenpudding ausgibt. Zu dem Zeitpunkt , an dem IVIP vollständig funktioniert , soll das Datenzugriffssystem "Dazusy", ein Vorläufer des Informationsteils, verschwinden.

Abrechnungssystem bleibt

Heute steht die Abrechnungsfunktion des IVIP im Vordergrund. Der Verwaltungsteil wurde gegenüber den Vorgängersystemen verbessert, da die notwendigen Statistiken jetzt leichter zu erstellen seien. Gleiches gilt für den Informationsteil des Verfahrens, zu dem Auskunft über Altersstruktur der Beschäftigten oder eine Statistik der Fluktuationen gehören. Nur zögernd läßt Schuster die Ausdrucke als Entscheidungsgrundlage für das Management gelten. Allein mit den Einstell- oder Gehaltslisten ließen sich keine Entscheidungen treffen. Zur besseren Übersicht über den Personalbestand eines Werkes oder der Siemens AG trägt das System jedoch bei. Im freien Dialog können laut Schuster alle Informationen über ein gespeichertes Individuum miteinander kombiniert werden. Nach Angaben von Schuster jedoch macht Siemens nur das, was früher auch manuell geschah.