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Wenn es bei DV-Projekten zu Schwierigkeiten kommt


18.10.1991 - 

Personalchef will Partner und nicht Lückenbüßer sein

Immer wieder beklagen DV-Chefs, daß es bei der Realisierung von DV-Projekten Probleme gibt, weil die benötigten qualifizierten Mitarbeiter nicht oder zu spät eingestellt wurden, die Schulungsmaßnahmen zu früh oder zu spät stattfanden etc. Ruppert Bardens* erläutert, warum es wichtig ist, das Personalwesen in DV-Projekte einzubeziehen, und welchen Beitrag es zum Erfolg eines DV-Projektes leisten kann.

In zahlreichen Büchern und Zeitschriften zeigen Autoren Modelle auf, wie die Datenverarbeitung, die Fachabteilungen und das Personalwesen zusammenarbeiten müssen, um zum Beispiel Projekte zur Einführung oder wesentlichen Änderung einer DV-Umgebung an den Arbeitsplätzen im Unternehmen erfolgreich zu gestalten.

Spreche ich dagegen mit Kollegen aus anderen Unternehmen - unabhängig aus welchen Abteilungen -, so gewinne ich keineswegs den Eindruck, mit diesem Thema einen verstaubten Oldtimer aufs Tapet zu bringen.

DV-Projekte können Auswirkungen auf bestehende Organisationsstrukturen haben. Aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen haben oftmals neue Stellen-, Gruppen- und Abteilungsbildungen zur Folge. Hier sind die Anforderungen der neuen Organisationseinheiten an die Stelleninhaber zu definieren.

Die Personalabteilung kann diesen Definitionsprozeß unterstützen; sie muß in jedem Fall rechtzeitig die erforderlichen personalwirtschaftlichen Maßnahmen - Einstellungen, Versetzungen, Entwicklungsprogramme - vorbereiten und realisieren.

Dieses Muß begründet sich nicht nur aus einer Verpflichtung gegenüber den betroffenen Mitarbeitern, sondern resultiert auch aus den mit DV-Projekten oftmals verbundenen hohen Aufwendungen und Investitionen, die zu einer reibungslosen Einführung verpflichten.

Der Erfolg eines DV-Projektes muß sicherlich auch daran gemessen werden, wie sich die Realisierung auf die Mitarbeiter auswirkt. Die frühzeitige Einbeziehung des Personalwesens kann plötzliche oder "unvorhergesehene" Personalmaßnahmen zu vermeiden helfen. Die Personalplanung ist in der Lage, durch frühzeitiges Erkennen von kritischen Situationen und das Schaffen von Handlungsalternativen dazu beizutragen, Entscheidungen unter Zeitnot und daraus resultierende persönliche Härten sowie hohe Kosten für das Unternehmen zu umgehen.

Rechtzeitig mit der Akquisition beginnen

Ferner darf das Unternehmen die Arbeitsmarktsituation nicht verkennen. Trotz hoher Arbeitslosenzahlen sind berufsgruppenspezifische und regionale Teilarbeitsmärkte leergefegt. Je nach gewünschten Qualifikationen muß also der Personalchef mit dem Akquisitionsprozeß mehrere Monate vor dem angestrebten Besetzungstermin beginnen.

Für eine frühzeitige Integration des Personalwesens in DV-Projekte spricht auch, daß dadurch bereits vor der Realisierung den stetig steigenden Personalkosten Rechnung getragen wird, indem nicht qualifikationsgerechte Personaleinsätze, Leerlaufzeiten, nicht bedarfsgerechte Schulungen, fehlerhafte Bedarfseinschätzungen etc. vermieden werden.

Diese Gründe verdeutlichen, daß das Personalwesen als Partner in DV-Projekten eine große Rolle spielen kann. Diese Zusammenarbeit trägt zum Zeitpunkt der Umsetzung beziehungsweise Realisierung eines DV-Projektes ihre Früchte. Die obigen Ausführungen zeigen, daß das Personalwesen jedoch nicht erst in diesem späten Stadium einbezogen werden darf; vielmehr ist es notwendig, bereits deutlich vor der Realisierung damit zu starten.

Der Wirkungsgrad dieser Zusammenarbeit und somit auch der Grad der Beeinflussung des Erfolgs eines DV-Projektes ist um so größer, je bedeutender die Auswirkungen des DV-Projektes für die Stellen und Anforderungen sind.

Die Formen, mit denen die Personalabteilung zum Erfolg eines DV-Projektes beitragen kann, sind im wesentlichen die Planung des Bedarfs, der Beschaffung und der Entwicklung.

Das Ziel der Planung des Personalbedarfs ist die Ermittlung der Manpower, die für künftige Aufgaben benötigt wird. Quantitative, qualitative, räumliche und zeitliche Dimensionen müssen berücksichtigt werden. Im Zusammenhang mit DV-Projekten ist es besonders wichtig, den quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu betrachten, der sich durch Änderungen in der DV-Umgebung der Arbeitsplätze ergibt.

Die Ermittlung, welche Stellen durch ein DV-Projekt tangiert sind und wie sich dort der Arbeitsumfang und die Anforderungen an die Stelleninhaber gestalten, sollte in einem Team aus Mitgliedern der DV-Abteilung, Fachabteilung (Anwender) und des Personalwesens erfolgen.

Im Rahmen der Bedarfsplanung ergibt die anschließende Gegenüberstellung des Personalbestandes zum Zeitpunkt der geplanten Veränderung die quantitativen und qualitativen Unter- und Überdeckungen. Dementsprechend sind Trainingsmaßnahmen, Versetzungen oder Einstellungen erforderlich.

Ziel der Personalbeschaffungsplanung ist - aufbauend auf die Bedarfsbetrachtung -, die benötigten Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen zum gewünschten Zeitpunkt auf den internen und externen Arbeitsmärkten zu akquirieren.

Die Teilschritte auf dem Weg zum Ziel sind die Suche, Auswahl, Versetzung beziehungsweise Einstellung und Einführung. +