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12.07.2007

Phrasendrescher für Schreibmuffel

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.

Im Büroalltag gibt es unzählige Schreibaufgaben, bei denen man immer wieder die gleichen Phrasen und Textelemente verwendet. Word-Anwendern steht über "Textbausteine" eine Möglichkeit der Automatisierung zur Verfügung, bei E-Mail benutzen die meisten Anwender vorgefertigte Signaturen mit Gruß und Adresse. Praktischer wäre es jedoch, solche Textbausteine unabhängig von der jeweiligen Anwendung systemweit bereitzustellen. Phraseexpress (www.phraseexpress.de) ist genau darauf spezialisiert und bietet nun in der aktualisierten Version 4 etliche Neuerungen.

Phraseexpress nistet sich nach der Installation in Form eines kleinen Sprech-blasen-Symbols in der Windows-Taskleiste ein und wird darüber bedient. Bevor der Benutzer loslegt, muss er im Menü "Einstellungen" zunächst seine im Arbeitsalltag benötigten Textschnipsel, die "Phrasen", erstellen. Eine Kurzbeschreibung jeder Phrase erscheint anschließend im Taskleistenmenü. Per Mausklick kann der Textschnipsel in das gerade geöffnete Bearbeitungsfenster eingefügt werden ob Office-Programm, E-Mailer oder Web-Formular.

Zu den neuen Funktionen von Version 4 zählt das Einbinden von Bildern und formatiertem Text in die Textbausteine. Ebenso lassen sich nun mehrere Textbausteine unter einem einzigen Tastenkürzel ablegen.

Für Firmen ist die Netzwerkedition von Phraseexpress interessant. Hier können nun neben öffentlichen, zentral verwalteten Phrasen auch benutzerspezifische, private Bausteine bereitgestellt werden. Die gespeicherten Kurztexte und Einstellungen speichert das Programm in einer XML-Datei. Sie lassen sich so auf andere Systeme übertragen. Ferner unterstützt die Software nun Vista. Phraseexpress 4 ist für private Nutzer in der Standard-Version kostenlos, die Professional-Version für den gewerblichen Einsatz kostet als Einzellizenz 19,95 Euro, die Preise für die Netzwerk-Edition basieren auf einer Rabattstaffel.

CW-Fazit: Wer Autotextfunktionen auch außerhalb von Word systemweit nutzen möchte, findet in Phraseexpress ein universelles Automatisierungs-Tool.