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25.11.1988 - 

General Data installiert Bürokommunikationssystem in Regierungspräsidien:

Pilotprojekt strebt interdisziplinären Behördenverkehr an

BAR ist die schlichte Kurzformel für "Büroautomation bei Regierungspräsidien". Unter dieser Bezeichnung läuft in Baden-Württemberg ein Pilotprojekt, das einen Netzverbund überwiegend mit Hard- und Software von Data General zwischen vier Regierungsbehörden vorsieht.

Der Anspruch, den Ministerpräsident Lothar Späth gegenüber den baden-württembergischen Behörden formuliert, nimmt sich auf den ersten Blick schwäbisch-bescheiden aus: "Eine rationelle, moderne und bürgernahe Verwaltung ist erklärtes Ziel unserer Politik. Dieses Ziel erreichen wir nicht ohne Automatisierung und sachgerechten Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung", sagte Späth.

Im Nachsatz freilich vermag der Landesvater den Stolz über die Rolle Baden-Württembergs doch nicht ganz zu verbergen: "Es ist ganz in meinem Sinne, daß in diesem Bundesland ein System entwickelt wird, dem bundesweit eine Pilotfunktion zukommt."

Das System, von dem Lothar Späth spricht, heißt "Landessystemkonzept" (LSK). Es versucht, für ein weitgehend einheitliches Kommunikationssystem, das alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung einbinden soll, die Voraussetzungen zu schaffen. Im Klartext: Es geht darum, die gesamte DV, die bisher ressortgebunden bei den jeweiligen Regierungspräsidien als Insellösung existierte, zusammenzulegen und in ein komplexes Informationsnetz einzubinden.

Das Ziel der Reform stellt sich so dar: In der öffentlichen Verwaltung soll nicht mehr nur reine Datenverarbeitung betrieben, sondern der Servicegedanke durch die flächendeckende Einführung neuer Techniken in den Vordergrund gestellt werden. Es versteht sich, daß solche einschneidenden Veränderungen von allen Mitarbeitern der Verwaltung Akzeptanz gegenüber der neuen Technik im Arbeitsprozeß erfordert. Dies bedeutet für viele, von gewohnten Routinen und liebgewordenen Abläufen Abschied zu nehmen.

BAR-Projekt strebt hohe Ziele an

Die Arbeitsgemeinschaft Diebold-Dornier-IKOSS, die im Auftrag der Landesregierung das grundlegende Gutachten zur Reform erstellte, definierte in ihrem Endbericht vom Dezember 1984 das LSK quasi als "Schubladenschrank (...), in den die Einzel- und Gruppenszenarien als Schubladen eingepaßt werden".

Zehn solcher Einzelszenarien, deren Realisierung nach dem Gutachten zwischen zwei und über 15 Jahre dauern soll, füllen die LSK-Schubläden aus (siehe Kasten).

Nachdem diese Einzelszenarien auf die im Landessystemkonzept vorgegebenen Ziele

* Rationalisierung

* Leistungsverbesserung

* Führungsinstrument

* Technologieförderung

geprüft wurden, entschied sich der Ministerrat im Juli 1985 unter anderem für die Verwirklichung der Büroautomation bei den Regierungspräsidien (BAR).

Vier Präsidien gehen ans Netz

Die vier Regierungspräsidien in Baden-Württemberg (Stuttgart - Freiburg - Tübingen - Karlsruhe) umfassen als allgemeine Verwaltungsbehörden unter anderem die Abteilungen Wirtschaft und Verkehr, Ernährung und Veterinärwesen, Straßenbau, Wasserwirtschaft, Soziales und Gesundheitswesen. Diesen Bereichen sind wiederum Behörden wie Landwirtschafts-, Straßenbau- oder Wasserwirtschaftsämter nachgeordnet, deren notwendige Kommunikation und Datenaustausch automatisiert bislang kaum erfolgte. Dazu Regierungsdirektor Werner Förste, im Innenministerium für BAR verantwortlich: "Bislang existierten in den Regierungspräsidien nur einige wenige EDV-Anlagen im Straßenbau, so daß wir bei BAR fast beim Nullpunkt und ohne Anpassungsprobleme beginnen konnten."

Bis Ende 1992 sollen in den vier Regierungspräsidien 1730 Bildschirmterminals und Personal Computer, 339 Peripheriegeräte (Drucker, Plotter, Scanner), sowie ein flächendeckendes Kommunikations- und Übertragungsnetz (LAN) installiert und ferner rund 2250 Mitarbeiter in ein Büroinformationssystem eingewiesen werden. Dietmar Schlee, baden-württembergischer Innenminister zum Projekt: "In der öffentlichen Verwaltung weiten sich Aufgabenbereiche aus und entstehen neue. Durch den Einsatz modernster Technik schaffen wir die Voraussetzungen dafür, diesen Aufgabenzuwachs möglichst ohne Personalvermehrung zu bewältigen."

Pflichtenheft als Marschtabelle

Die konkrete Aufgabenstellung, wie sie das Pflichtenheft zur Ausschreibung an mögliche Systemlieferanten formulierte, ist denn auch mehr als umfangreich. Darin heißt es: "Das BIS muß den Zugang zu und das Zusammenwirken mit externen Informations- und Kommunikationsdiensten ermöglichen. Es muß die Komponenten Text, Daten, Grafik, Bild und Sprache einbeziehen, Textbe- und

-verarbeitung, Datenverarbeitungs- und Bürokommunikationsfunktionen integriert anbieten."

Dabei wird schrittweise vorgegangen: die Textbe- und -verarbeitung wird bei allen Regierungspräsidien eingeführt; der gesamte Funktionsumfang soll dann stufenweise und schwerpunktmäßig in den einzelnen Präsidien erprobt und installiert werden.

Den Zuschlag für die BAR-Realisierung, deren Kosten das federführende Innenministerium bis Ende 1992 auf rund 35 Millionen Mark (für Hard- und Software, das flächendeckende Netz, Wartungskosten und Schulung) schätzt, erhielten die Mannesmann Kienzle GmbH und Data General.

Data General liefert im wesentlichen die Hardware und die komplette Software, darunter das Bürokommunikationssystem CEO; Mannesmann Kienzle übernimmt den Support für Hard- und Software.

Ehe diese Entscheidung Ende Juli 1987 getroffen werden konnte, war "freilich ein gutes Stück Arbeit zu leisten", erinnert sich Förste. Wichtige Vorarbeiten, wie die Unterrichtung der Mitarbeiter der Regierungspräsidien, die Beteiligung der Personalvertretungen, die Einbindung des Landes-Datenschutzbeauftragten und die Auswahl eines Beratungsunternehmens waren bis Ende Dezember 1985 relativ schnell erledigt. Schwieriger gestaltete sich allerdings die nötige Personalgewinnung.

Präsidiumspersonal schonend vorbereiten

Zeitaufwendig war auch die Befragung der Mitarbeiter in den Regierungspräsidien im Rahmen einer Bedarfs- und Kommunikationsanalyse, die von Anfang Januar bis Ende März 1986 durchgeführt wurde. Ziel der Untersuchung: Es sollte festgestellt werden, welche Wünsche und Forderungen der einzelne Mitarbeiter an die auszuwählende Hard- und Software stellt. Das Motto der Studie faßt Förste zusammen: "Technik für den Mitarbeiter, nicht Mitarbeiter für die Technik."

Die daran anschließende Phase von der Ausschreibung der Hard- und Software auf der Grundlage einer groben Soll-Konzeption bis zur endgültigen Systementscheidung dauerte aber, so Förste, 16 Monate und war "mit sehr viel Desillusionierung verbunden".

Die Ausschreibung bezog zunächst zehn Unternehmen ein. In dieser Phase waren laut Förste der Preis und die Hardware nicht ausschlaggebend, wichtiger sei die Leistung der Software und die Verfügbarkeit der Tools gewesen.

Nach der Anwendung harter "K.-o.-Kriterien" blieben fünf Firmen übrig, die einer intensiven Befragung durch ein Bewertungsteam unterzogen wurden. Ziel dieser Prüfung war es, die im Angebot abgegebenen Versprechungen auf den tatsächlichen realen Gehalt abzuklopfen.

Dabei kam es für den 54jährigen EDV-Experten, der vor dem BAR-Projekt unter anderem ein umfangreiches Informationssystem für einen öffentlich-rechtlichen Versicherer aufgebaut hatte, zu den bereits erwähnten Desillusionierungen. Förste: "Ich fand es schon sehr erschütternd, daß bei den einzelnen Vertretern der Unternehmen oft jeglicher Gesamtüberblick und jedes komplexe Systemdenken fehlte - stattdessen herrschte da häufig eine isolierte Detailsicht vor."

Ergebnis dieser Bewertungsrunde: Das Quintett schrumpfte zum Trio, dem Data General angehörte.

Eine weitere Erkenntnis war aber auch, daß keine der Firmen ein Angebot unterbreitet hatte, das allen Anforderungen genügte. Die Ausschreibung wurde deshalb aufgehoben. Gleichzeitig wurden die drei verbliebenen Firmen aufgefordert, auf der Basis des Pflichtenheftes über eine Testinstallation in einem RP eine intensive Prüfung der angebotenen Produkte zu ermöglichen.

In dieser Projektphase sollte Data General abgesagt werden, weil der nötige Support für ein Projekt dieser Größenordnung nicht sichergestellt schien.

Data General erhielt den Zuschlag

Das Unternehmen blieb jedoch im Rennen, als durch die Kooperation mit der Mannesmann Kienzle GmbH die erforderliche Personalkapazität für den Support garantiert war. Daraufhin installierte Data General in Stuttgart und Freiburg kostenlos zwei DG-Systeme MV/2000 mit jeweils zwölf Bildschirmterminals sternförmiger Verkabelung und Druckerperipherie zur geforderten Erprobung.

"Diese Testinstallationen ergaben", so der Regierungsdirektor, "bei allen beteiligten Herstellern eine ganze Reihe von Schwachstellen. Besonders die mangelnde Integration verschiedener Funktionen und Möglichkeiten, etwa Mail und Grafik, fielen dabei auf." Viele dieser Mängel konnten gemeinsam mit den Herstellern beseitigt werden, da die ständige kooperative Systemverbesserung ein wichtiges Kriterium auch in der Testphase war.

Mängelbeseitigung stand im Vordergrund

Erst im März 1987 wurde die Kostenfrage relevant. Laut Förste habe der Grund dafür nicht in einem mangelnden Kostenbewußtsein auf Unternehmensseite, sondern bei Fragen der Leistung und Flexibilität der Hersteller bei der Mängelbeseitigung gelegen. Dieser Ansatz war gerechtfertigt, denn es gab für ein Projekt wie BAR keinerlei vergleichbare Erfahrungswerte. Vielmehr, so führt Innenminister Dietmar Schlee aus, "ist BAR ein Pilotprojekt im Rahmen des LSK. Daher ist es so angelegt, daß die Erfahrungen in organisatorischer und technischer Hinsicht, aber auch bezüglich des Personalbedarfs, auf andere vergleichbare Behörden übertragen werden können".

Nachdem durch intensiven Testbetrieb Vor- und Nachteile der einzelnen Installationen klar wurden, bekam die Kostenfrage Gewicht. Letztlich erhielten General Data und Mannesmann Kienzle den Zuschlag.

Pilotprojekt setzt Meßlatte hoch an

Seit dem Frühjahr 1988 wird die Pilotinstallation realisiert; in den vier Präsidien sind dabei insgesamt 211 Bildschirmterminals (davon 168 für den Betrieb, 43 für die Betreuung) und 37 PCs (29 für den Betrieb und acht für die Betreuung) installiert.

Ziel der Pilotinstallationen ist es,

* das Schulungskonzept zu überprüfen ,

* die Praktikabilität der eingesetzten Tools zu testen,

* die Verbindung zu den IBM-Großrechnern über das Landesverwaltungsnetz (LVN) zu prüfen,

* den tatsächlichen Personalbedarf zu ermitteln, unter anderem für die Betreuungsfunktionen,

* die Anpassung der Herstellerprodukte an die Bedürfnisse der Anwender vorzubereiten,

* Erkenntnisse für eine sinnvolle Integration neuer Techniken mit der Verwaltungsorganisation zu gewinnen, um dadurch Arbeitsabläufe zu optimieren, und schließlich

* die Übertragbarkeit der Erfahrungen auf andere Behörden des Landes sicherzustellen.

Diese umfangreiche Liste bereitet Förste Kopfzerbrechen. Der Regierungsdirektor: "Egal, wo man ansetzt, wir bewegen uns immer wieder auf Neuland. Da gibt es zum Beispiel völlig neue Tätigkeitsfelder für Mitarbeiter, etwa den Anwendungsbetreuer, für den es bislang keine tarifliche Einstufung gibt. Die Ablauforganisation muß aufgrund neuer Techniken - etwa Electronic Mail oder -Ablage - völlig neu strukturiert werden. Fragen des Datenschutzes und der Datensicherung müssen gelöst werden." Auch für die beiden Unternehmen, räumt Förste ein, sei vieles Neuland; da gäbe es immer wieder unvorhergesehene Probleme und Aufgaben.

Bundesländer schielen auf BAR-Test

Druck wird auf Werner Förste und die das Projekt tragenden Mitarbeiter der Regierungspräsidien dadurch ausgeübt, daß BAR nicht nur innerhalb des LSK eine Pilotfunktion zukommt. Die Bedeutung des Projekts reicht weit über die Landesgrenzen hinaus. Besucher aus anderen Bundesländern, die sich über Erkenntnisse des Projekts informieren wollen sind an der Tagesordnung.

Aber auch die Unternehmen stehen unter Leistungszwang. Schließlich war es mit dem Erfolg, sich gegen neun Mitbewerber durchgesetzt zu haben, nicht getan. Die umfangreiche Zielsetzung für die Pilotinstallation setzt die zwölf Mitarbeiter der BAR-Truppe gehörig unter Druck. Dazu kommt noch, daß der Investitionsrahmen für das gesamte BAR-Projekt durch Förstes Verhandlungsgeschick knapp bemessen wurde.

Bei Mannesmann Kienzle und Data General ist man sich aber darüber im klaren, was das BAR-Projekt für die Zukunft bedeuten könnte: Dank der Pilotfunktion, die BAR im Landessystemkonzept von Baden-Württemberg, aber auch für eventuelle, vergleichbare Projekte in anderen Bundesländern einnimmt, könnte dieser Auftrag den Einstieg in einen Markt von noch nicht abzuschätzenden Dimensionen sein.

Projektziele von BAR

* Netzkonzeption für die Landesverwaltung

* Haushaltsmanagement-System

* Büroautomation in einem Regierungspräsidium

* Büroautomation bei einem Familiengericht

* Dokumentation und Schriftgutverwaltung

* Führungsorientierung des Informationswesens

* Btx-Kommunikation zwischen den Bürgern und der Steuerverwaltung

* Umweltinformationssystem

* Personalverwaltungssystem und

* Regierungsmanagementsystem.