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26.03.1982 - 

Personalinformationssysteme aus der Sicht der Arbeitgeber

PIS contra PDS

"Personalinformationssysteme sind im Bereich der Wirtschaft noch nicht implementiert", konstatiert Bernd Hentschel, Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Ford-Werke AG, Köln, in seiner sechsteiligen Serie "PIS contra PDS". Der Autor ist Vorsitzender der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) in Bonn.

Die kraft gesetzlicher Auflage verordneten Datenerhebungen, -speicherungen, nachweisungen und -übermittlungen sind von der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung e. V., Bonn, in den Broschüren ¹)

- Dokumentation vorrangiger Rechtsvorschriften im Personalwesen mit Muster-Personalstammsatz (GDD-Dokumentation No. 11)

- GDD-Handsammlung '81 Auskunfts- und Meldevorschriften im Personalwesen veröffentlicht worden als Arbeits-, Organisations- und Prüf unterlagen für das Personalwesen. Aus diesen beiden Veröffentlichungen wird offenkundig , daß die heute in den Personaldatensystemen gespeicherten Personaldaten zu über 90 Prozent aufgrund einer auferlegten Verpflichtung gehalten werden.

Informationserfordernisse und -pflichten ergeben die Informationsrechte der Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmern, die wiederum Schutzrechte genießen und den Arbeitgebern von Gesetzes wegen als Schutzpflichten auferlegt sind.

Eingeschränkt sind die Informationsrechte durch das Betriebsverfassungsgesetz (° 94 Personalfragebogen), das Bundesdatenschutzgesetz (° 3i .V .m. ° 45 BDSG) und andere Schutzvorschriften (z. B. ° 39b EStG).

An dieser Stelle seien die Gebote aus dem materiell rechtlichen Begriff der Personalaktenführung angezeigt und zwar auf

- Vollständigkeit (Gegenrede)

- Richtigkeit und

- Vertraulichkeit

die in ihrer organisatorisch/ technischen Ausführung bestimmte Sachzwänge postulieren, denen sich das Systemdesign unterwerfen muß. Die Informationsqualität und damit die Entscheidungsqualität der Daten steht in Abhängigkeit zu der Kennzeichnung, ob es sich um gesicherte oder ungesicherte Daten handelt (vergleiche Ausführungen Kontextbezug: Erhebungsmerkmal). Gefahren und Schaden drohen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber beidseitig dort, wo Daten zweckgerichtet für zum Beispiel bestimmte administrative Zwecke erhoben und gespeichert werden, aber auch für andere Zwecke genutzt werden können.

Hier ist auch die Achillesferse in der Konstruktion im Einsatz befindlicher Personaldatensysteme, die allerdings dann nicht zum Tragen kommt, wenn diese Systeme

nur administrativen Zwecken dienen.

Konzeptionelle Überlegungen

Aus Sicht des Personalwesens sind bei Entwicklung und Einsatz von Personaldatensystemen einige grundsätzliche Überlegungen anzustellen, die von der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung e. V., Bonn, mitvertreten werden, im Datenschutz-Berater veröffentlicht wurden und nachstehend auszugsweise wiedergegeben sind ²).

1. Festlegung der Zuständigkeiten und Zugriffsrechte für Daten und deren Nutzung Bereits zum Zeitpunkt der Systemerstellung (zum Beispiel bei der Implementierung einer Personaldatenbank) müssen die innerbetrieblichen/innerbehördlichen Zuständigkeiten für diejenigen Verfahren und Daten beschrieben werden, die die Personaldatenbank und ihre Nutzung betreffen.

Folgende Gesichtspunkte sind zu berücksichtigen:

- Nennung der Anweisungsberechtigten

- innerhalb der eigenen Funktionseinheit

- in anderen Funktionseinheiten des Unternehmens (andere Abteilungen)

- extren (bei Konzernen unter Berücksichtigung anderer juristisch selbständiger Konzernteile)

- Beschreibung der Zugriffsrechte auf Daten für die benannten Berechtigten unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Nutzungsformen (Eingabe und Veränderung, Abrufberechtigung und Empfangsberechtigung von Ausgaben, Veranlassen von Kopiervorgängen, Veranlassung von Löschungen und Sperrungen).

- Beschreibung der Rechte der Benannten hinsichtlich der Gestaltung und Veränderung von Programmen, Tabellen und Jobabläufen (Veranlassungsfunktion der Fachabteilung gegenüber der Systemorganisation).

2. Abbildung der Zuständigkeiten und Zugriffsrechte im System.

Sind Zuständigkeiten klar definiert, so können die Programme, denen die Datenbank genutzt werden soll, auf diese Zugriffsrechte hin konzipiert werden. Als Verfahren bietet sich die in der Praxis als "Transaktionsprogrammierung" eingeführte Methode an. Sie bietet die Chance der Abbildung der Zuständigkeiten und Zugriffsrechte innerhalb des Systems. Wird fortgesetzt