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25.06.1999 - 

Unternehmenssteuerung/Blick in die Zukunft ist auch im Mittelstand ein Muß

Planung und Steuerung ist Chefsache

In vielen kleinen Unternehmen gibt es weder eine eigenständige DV-Abteilung noch einen Stab von Controllern. Die Unternehmensplanung und -steuerung ist hier Chefsache. Daß es auch in kleineren Organisationen mit intelligentem Software-Einsatz funktioniert, stellt die Hiller Objektmöbel unter Beweis.

"Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, ins Blaue zu wirtschaften", konstatiert Michael Hübschle, Geschäftsführer beim Möbelhersteller Hiller Objektmöbel GmbH & Co. KG in Kippenheim. Die Unternehmensplanung und -steuerung ist hier Chefsache. Die Situation steht stellvertretend für viele mittelständische Betriebe.

Wie viele Industriezweige hat auch die Möbelindustrie in den letzten Jahren eine drastische Bereinigung erfahren müssen. Eine falsche Produktpolitik, nicht erkannte Markttendenzen sowie gestiegene Kosten bei Personal und Material haben für so manchen Mitbewerber von Hiller zum Konkurs geführt. So heißt es heute, sich mit neuen Produkt- und Marktstrategien im verstärktem Maß von der Konkurrenz abzusetzen. Dazu gehört auch die Erschließung internationaler Geschäftsbeziehungen. Um sich heute erfolgreich behaupten zu können, so Hübschle, ist eine konsequente Unternehmensplanung und -steuerung zwingend erforderlich. Die Aufgabe ist ihm so wichtig, so daß er sie zur Chefsache erklärte und selbst in die Hand nahm.

Dazu zählt auch der monatliche Abgleich des Budgets mit den Ist-Daten aus der Finanzbuchführung. Anhand des Ergebnisses ist er in der Lage, dort, wo die Zahlen aus dem Ruder laufen, sofort gezielte Maßnahmen zur Gegensteuerung zu ergreifen. Das erforderliche Zahlenmaterial und die speziellen Auswertungen stellt ihm seit Anfang 1998 das Planungs- und Analyseprogramm "Varial Corporate Planner" der CP Corporate Planning GmbH zur Verfügung. Geplant und budgetiert wird bei Hiller Objektmöbel nach dem Bottom-up-Verfahren für jeweils ein Geschäftsjahr. Als Basis dienen die monatlichen Kosten und Umsätze vom Vorjahr, wobei auch saisonale Schwankungen einfließen. Die Ausgaben müssen dabei einer neuerlichen Prüfung unterzogen werden, um sie den sich ändernden Unternehmenszielen und -strategien anzupassen. Zunehmender Wettbewerb, Expansion in internationale Märkte, aber auch neue Produktstrategien, um weitere Marktsegmente zu erschließen, erforderten jährlich deutlich steigende Werbebudgets, so Hübschle.

Unterstützt wird die Planungsarbeit zusätzlich durch das Instrument des "Goal Seeking". So läßt sich für einzelne Bereiche ein Planwert eingeben und das Programm ermittelt mittels der eingerichteten Struktur und der Vergangenheitswerte entsprechende Resultate. Der Vorschlag kann ohne und mit Änderungen übernommen werden. Zusätzlich zum normalen Budget werden die Werkzeuge für Forecast und Best- und Worst-case-Prognosen genutzt.

Auf der Basis von Planung und Budget fährt Hübschle den monatlichen Soll-Ist-Abgleich. Die spezielle Abweichungsanalyse im Corporate Planner ermöglicht es ihm, Ausreißer per Mausklick aufzuspüren. Ohne aufwendige Suche sieht er sofort, in welchen Kostenblöcken Abweichungen aufgrund welcher Ursachen entstanden sind. So kann er schnell und mit gezielten Maßnahmen gegensteuern. Genutzt wird weiterhin die im Programm vorgesehene Simulation beziehungsweise die Was-Wäre-Wenn-Analyse. Klassische Anwendung hierfür sind geplante Lohnerhöhungen. Mit dem Werkzeug der Simulation läßt sich schnell überschauen, wie eventuelle Anhebungen zu Buche schlagen oder wie sich zeitliche Verschiebungen auf das Budget auswirken.

Für Entscheidungen in puncto Make or buy werden die Zahlen aus der PPS-Software herangezogen. Generell, so Hübschle, seien nicht nur monetäre Aspekte ausschlaggebend. Lieferbereitschaft, Qualität und Zuverlässigkeit spielten bei der Beurteilung eine ebenso wichtige Rolle.

Für weitergehende Analysen bietet das eingesetzte Programm standardmäßig alle Formen betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Von Hiller Objektmöbel werden die Kennziffern für Umsatzrentabilität, Material- und Personalaufwandsquote, Umsatz je Mitarbeiter, Cash-flow sowie Eigen- und Gesamtkapitalrendite für unternehmerische Entscheidungen herangezogen.

Ein wichtiger Punkt ist für Geschäftsführer Hübschle die im Leistungsumfang enthaltene Liquiditätsplanung, die unter anderem als Instrument dient, die Kapitalbindung so gering wie möglich zu halten. Längerfristige Lieferantenlieferzeiten und parallel kurzfristige Kundenlieferzeiten bedingen für bestimmte Komponenten eine Lagerhaltung und damit Kapitalbindung. Eine Logistikkette nach dem Just-in-Time-Prinzip ist deswegen nur schwerlich aufzubauen. Um so wichtiger ist es Lagerbestände zu optimieren.

Insgesamt sind in dem Unternehmen 30 PCs unter Windows NT installiert. Neben MS-Office und dem System "Sivas" für die Produktionsplanung und -steuerung (auf Oracle-Basis) werden die Varial-Produkte für Finanzbuchführung, Kostenrechnung sowie Lohn und Gehalt eingesetzt. Die Einführung der Varial-Kostenrechnung ist für das kommende Halbjahr geplant. Zielsetzung wird sein, Kostenblöcke noch detaillierter aufzuschlüsseln. Theoretisch kann Hübschle dann auch die Schnittstelle der Varial-Kostenrechnung zum Corporate Planner nutzen. Vorrangige Priorität hatte für ihn allerdings zunächst, mit dem Corporate Planner Erfahrungen zu sammeln - was möglich war, da bereits auf der Basis von Gewinn-und-Verlust-Konten (GuV) entscheidendes Zahlenmaterial zur Verfügung steht. Die GuV-Konten werden monatlich automatisch aus der Varial-Finanzbuchführung übernommen.

Hübschle schätzt vor allem die vereinfachte Planung und Budgetierung mit Hilfe von Standardfunktionen. Zudem möchte er die Einrichtung von Planzahlen und -Budgets basierend auf Vorjahreszahlen bis hin zu Forecast sowie Best- und Worst-case-Darstellungen heute nicht mehr missen.

Bis alles so richtig rund lief, war allerdings bei der Einrichtung der Strukturen im Corporate Planner Fleißarbeit angesagt. "Der einmalige Aufwand hat sich aber gelohnt," sagt Hübschle zufrieden.

Angeklickt

Stellvertretend für viele mittelständische Unternehmen steht der Objektmöbelhersteller Hiller aus Kippenheim. Hier ist die Planung und Steuerung des Betriebes Chefsache. Der monatliche Abgleich der Budgets und die Planung nach dem Bottom-up-Verfahren werden vom Geschäftsführer höchstpersönlich erledigt. Aber auch die Ermittlung von Kennziffern wie Umsatzrentabilität und Cash-Flow gehören zum Repertoire der One-man-Show.