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SCHOLZ REPORT

Planung von Seminaren und Kursen

02.04.1976

In zunehmendem Maße beschäftigen sich viele EDV-Leiter damit, hausinterne Seminare bzw. Kurse abzuhalten. Sie stehen damit vor dem Problem, diese Seminare auch entsprechend vorbereiten zu müssen. Mit der Vorbereitung ist dabei nicht die Ausarbeitung des Lehrgangs an sich gemeint, sondern die zahlreichen administrativen und technischen Maßnahmen, die zum Gelingen eines jeden Seminars nun einmal dazugehören.

Planungsscheckliste

Als Gedankenstütze möchte ich für jeden interessierten Leser die wesentlichen Punkte, bringen, die bei der Planung von Seminaren zu berücksichtigen sind. Der nächste Scholz-Report wird sich dann mit der Detailvorbereitung beschäftigen.

1. In der Phase der Planung sollte ganz besonders sorgfältig die Themenabgrenzung des Seminars durchgeführt werden. "Was soll erreicht werden?" heißt die entscheidende Frage. Es hat kaum einen Zweck, ein Seminar zu veranstalten, nur um seinen Mitarbeitern mal wieder etwas Gutes zu tun. Die Unzufriedenheit nach einem schlechten Seminar ist um so größer.

2. Die Auswahl des Referenten hängt sehr stark mit dem Thema zusammen. Lohnt es sich, einen externen Referenten zu verpflichten? Hat er die notwendige Erfahrung zu dem entsprechenden Thema? Hat der Schulungserfahrung? Ist die Richtung, welche der Referent vertritt, mit der hausinternen Meinung identisch?

3. Wie hoch sind die Kosten des hausinternen Seminars oder wer trägt die Kosten? Ist noch Luft im Budget?

4. Der Zeitpunkt des Seminars muß festgelegt werden. Hierbei ist genau zu prüfen, ob die ausgewählten Teilnehmer auch können, wenn es sich um ein internes Seminar handelt.

5. Die Zeitdauer des Seminars ist zu bestimmen. Dabei muß man sich an die hausinternen Gegebenheiten halten. Mögliche Einschränkungen aus der Sicht der Arbeitszeiten sind zu berücksichtigen (beispielsweise der Schichtbetrieb des Operatings).

6. Die Raumfrage ist zu klären. Stehen intern geeignete Räume zur Verfügung oder muß das Seminar extern abgehalten werden? Wie kann die Bewirtung mit Getränken während des Seminars sichergestellt werden? Bei externen Räumen ist das Transportproblem der Teilnehmer zu berücksichtigen.

7. Ehe man den Raum endgültig disponiert, sollte man mit dem Referenten die genaue Zeitfrage, abklären.

8. Der Raum muß bei der zuständigen Stelle fest bestellt werden. Man sollte sich nicht darauf verlassen, daß dies immer zuverlässig getan wird. Am besten fragt man einige Tage oder Wochen vor Seminarbeginn noch einmal nach, ob der Raum auch wirklich reserviert ist.

9. Dem Referenten sollte man einen klar umrissenen Auftrag erteilen. Dies sollte auch dann gelten, wenn ein interner Mitarbeiter das Seminar abhält.

10. Der Teilnehmerkreis ist genau festzulegen.

11. Die Teilnehmer sind einzuladen. Dabei sollte man sie gleich auffordern, sich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fest anzumelden bzw. ihre Teilnahme zu bestätiger.

12. Am besten legt man sitz eine Liste mit den eingehenden Anmeldungen bzw. Bestätigungen an.

13. Wenn der Anmeldeschluß fast erreicht ist, sollte man noch einmal nachfassen oder mitteilen, daß das Seminar belegt ist.

14. Zu einem guten Seminar gehört es, daß mit dem Referenten ein grober Zeitplan abgestimmt Dazu gehört auch die Disposition von Pausen. Zeiten für Diskussionen sind dabei ebenfalls einzuplanen.

15. Man sollte sich Gedanken darüber machen, wer einen Einführungsvortrag hält oder ob dieser überhaupt notwendig ist.

16. Sofern man selbst beim Einführungsvortrag betroffen ist, erscheint es sinnvoll, sich einige Stichworte zusammenzustellen, damit der Einführungsvortrag kurz und bündig abgehalten werden kann und in das Thema richtig einführt.

17. Eventuell ist es erforderlich, die Einführungsrede, mit seinem Vorgesetzten abzustimmen.

18. Mit dem Referenten sollte man rechtzeitig über die zu verteilenden Unterlagen sprechen. Dies ist besonders wichtig, weil in der Hausdruckerei oft lange Lieferzeiten vorliegen oder keine Kräfte für das Sortieren der gedruckten Unterlagen zur Verfügung stehen. Das Anfertigen von Folien oder von sonstigem Informationsmaterial gehört auch zu diesen Aktivitäten.

19. Bereits in der Phase der Planung Sollte man, vorbeugende Maßnahmen für eventuell auftretende Probleme vorsehen. So kann es vorkommen, daß der Referent erkrankt. In diesem Falle muß geprüft werden, ob das Seminar mit einem Ersatzreferenten abgehalten werden kann oder nicht. Vielleicht steht auch eine Streiksituation anläßlich von Tarifverhandlungen bevor, so daß hier, Notmaßnahmen vorzusehen sind. Man sollte sich die Mühe machen, diese Probleme zu überdenken.