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11.11.1983 - 

IBM 34 bereitet Unternehmensdaten auf:

Planungssystem erhöht Kreativitätsspielraum

Ein Management-lnformations- und Planungssystem installierte die Abbott Diagnostic Products GmbH auf einem IBM-System /34. Damit lassen sich vier Tage nach jedem Monatsabschluß die Unternehmensergebnisse darstellen, die dann als Grundlage für die weitere Planung dienen. Unternehmensberater Frank Riemann beschreibt die Situation vor und nach Installation der Managementhilfe.

Am 28. eines jeden Monats schließt die "Abbott Diagnostic Products GmbH", Hersteller von Diagnostika-Produkten, ihre Bücher. Vier Tage später führt Erik Hornnaess, Geschäftsführer der europäischen Zentrale des amerikanischen Unternehmens, mit seinen engeren Mitarbeitern im großen Sitzungsraum eine Analyse der Unternehmensergebnisse durch. Nicht nur, daß seit dem Monatsabschluß erst vier Tage vergangen sind, ist überraschend, bemerkenswert ist vielmehr auch, daß die Unternehmensergebnisse im Konferenzraum auf einen 140 x 160 Zentimeter großen Bildschirm direkt aus dem Planungscomputer des Unternehmens projiziert werden.

Wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Stückzahlen, Durchschnittsverkaufspreis, Kosten, Währungsvarianzen und Bruttonutzen werden für jede Stufe der Produkthierarchie transparent angezeigt. Neben den Ist-Werten sind Vergleiche mit den Plan-und Plan-Update-Werten über den Video-Bildschirm ebenso zum Tagesgeschäft geworden wie Online-Plananpassungen über das an den Planungscomputer angeschlossene Terminal im Sitzungszimmer.

Der Planungscomputer ist nicht etwa ein Großrechner, sondern das IBM-Basisdatenverarbeitungssystem /34. In das in der europäischen Zentrale in Wiesbaden von einer Beratungsgesellschaft entwickelte und installierte "Management-Informations- und Planungssystem" fließen Ist- und Plandaten aus 15 europäischen Abbott-Niederlassungen ein. Alle Daten werden in der Zentrale per Computer für die europäische Gesamtoperation konsolidiert und per Satellit nach Chicago überspielt. Identische Systeme mit entsprechender Planungssoftware wurden seit Mitte 1982 in bisher fünf europäischen Niederlassungen eingeführt.

Der Datenaustausch zwischen Zentrale und Tochtergesellschaft erfolgt monatlich per Diskettenaustausch. Austausch über BSC-Leitungen erfolgt bereits mit den USA und über eine 5280 mit Spanien. Der Weg dorthin war nicht einfach. Ende 1981 wurde die absolute Notwendigkeit eines computergestützten Informations- und Planungssystems zur Kontrolle der Verkaufs- und Marketingaktivitäten des schnellwachsenden Unternehmens von einigen jungen Mitarbeitern des Unternehmens erkannt.

Daniel Esbert, verantwortlich in Paris: ,.Wir waren teilweise sehr enttäuscht über die nicht von uns verschuldete Unfähigkeit, Informationen als Grundlage von Entscheidungen aus unseren Computersystemen zu erhalten. Tatsache war vielmehr, daß die EDV-Abteilungen viel Zeit und Geld aufwenden mußten, um Unternehmensinformationen in den Computer hineinzubekommen und administrative Aufgaben zu bewältigen.

Ausgehend von den Mikroplanulgen wurden mit Hilfe der erarbeiteten Kennzahlen parallel Mikroanalysen bis hin zur Plan-, Gewinn- und Verlustrechnung durchgeführt. D e europäische Zentrale konsolidiere alle eingehenden Daten und schickte Korrekturanforderungen zurück an die Länder.

Der gesamte Planungszyklus wiederholte sich mehrmals bis sich dann endlich bei einem gemeinsamen wöchentlichen europäischen Planungsmeeting zwölf europäische Vekaufsmanager auf den endgültigen Plan für die folgenden drei Monate einigten .

Die Hilfe der EDV-Abteilung des Unternehmens konnte nur in den seltensten Fällen in Anspruch genommen werden. Aufgrund der ständigen Überlastung dieser Abteilung mußten die Anwender manuell > Analysen vornehmen.

Ohne auf die Kosten eingehen zu wollen, die ein solcher manueller Planungszyklus verursacht, können die Gesamtaktivitäten wie folgt spezifiziert werden: acht Wochen Planungsarbeiten, davon 90 Prozent manuelle Arbeiten (Rechnen/Konsolidieren/Schreiben) und zehn Prozent kreatives Planen.

Das Unternehmen führte Mitte 1982 zunächst nur in der europäischen Zentrale ein Management-Informations- und Planungssystem (MIP) auf einem Rechner IBM /34 ein. Der Planungsprozeß läuft nunmehr wie folgt ab: Ausgehend von den Plan- oder Ist-Zahlen werden in jedem Land über Trendanalysen in einer ersten Anpassung Planzahler für eine kommende Planungsperiode vom MIP-System computergestützt generiert. In Einzelanalysen werden kritische Produkte oder Produkt gruppen untersucht und Korrekturen im Dialog mit dem Bildschirm vorgenommen .

Der Soll-/Ist-Vergleich ist vier Tage nach dem Monatsabschluß ebenfalls am Bildschirm möglich. Die Daten fließen direkt aus der Faktura in das System. Auf diese Weise ist ein wesentlich schnelleres Reagieren auf sich ändernde Verkaufs- und Marktsituationen gewährleistet.

Die europäische Zentrale erhält von dem vierteljährlich stattfindenden Planungsmeeting per Datenträgeraustausch die Planzahlen der einzelnen Länder und konsolidiert die Gesamtoperation ebenfalls auf alle Stufen der Planungshierarchie. Das europäische Planungsmeeting findet nunmehr vor einem 140 x 160 cm großen Video-Bildschirm statt, auf dem alle Informationen (auch Grafiken) direkt aus dem Computer projiziert werden.

Plankorrekturen und Simulationen werden von den Managern online im Dialog mit dem MIP-System durchgeführt. Die Ergebnisse von Simulationen werden sofort angezeigt. Die gesamte Planung der Europa-Organisation der Tochter des amerikanischen Diagnostica-Unternehmens ist in rund drei Tagen beendet. Die Soll/ Ist-Vergleiche sind vier Tage nach Monatsabschluß möglich.

Eine Untersuchung hat ergeben, daß sich Planungsaktivitäten nunmehr wie folgt aufteilen: zwei Wochen Planungsarbeiten, davon 40 Prozent im Dialog am Bildschirm und 60 Prozent kreatives Planen.