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09.09.1983

Planungssystematik macht Investitionen überschaubarer

Neue Technologien machen den Arbeitsplatz wirtschaftlicher. Darüber sind sich Informations- und Kommunikationsspezialisten einig. Schwierig ist es jedoch nach wie vor, die Effizienz der Systeme auf Heller und Pfennig auszurechnen, da bisher vor allem eine Bewertungssystematik fehlte. Martin Bergmann und Hans-Dieter Litke, beide wissenschaftliche Mitarbeiter am Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart, stellen hier eine Planungssystematik vor, die den Planungsprozeß bei der Einführung neuer Bürotechniken transparenter macht.

Die Kommission der Bundesregierung zum Ausbau der technischen Kommunikation stellte kürzlich in einem Bericht fest, daß der künftige Wettbewerb ein Kommunikations- und Informationswettbewerb sein wird. Dies sei vornehmlich eine Frage schneller Beschaffung besserer Informationen und deren schnellerer Verwertung.

Bis heute gibt es leider noch keine Bewertungssystematik für Informationsbeschaffungskosten. Der Benutzer kann nur a posteriori feststellen, welche Verluste er erlitten hat, weil eine Information nicht oder zu spät zur Verfügung stand. Dies gilt für die meisten Funktionen des Bürobereichs. Der Wert von Durchlaufbeschleunigung oder Transparenz ist nur schwer feststellbar. Lediglich dort, wo quantifiziert werden kann, kann nach heutigen Bewertungsmaßstäben die Wirtschaftlichkeit und Effektivität in Mark und Pfennigen nachgewiesen werden.

Die alleinige Anwendung des "Rationalprinzips" im Zusammenhang mit dem Einsatz einer höheren Technik am einzelnen Arbeitsplatz ist nicht unproblematisch, da der Versuch gemacht wird, die neuen Technologien ausschließlich an "quantifizierbaren" Kriterien zu messen. Die "nichtquantifizierbaren" und manchmal ausschließlich pragmatisch oder ideologisch bestimmten Begründungen fließen in solche Bewertungen nicht ein.

Mit diesem Beitrag wird eine den Planungssystematik vorgestellt, die den Planungsprozeß der Einführung neuer Bürotechnologien transparent macht und sicherstellen soll, daß allen wichtigen technischen, wirtschaftlichen und sozialen Faktoren Rechnung getragen wird.

Office-Know-how erforderlich

Bild 1 gibt einen Überblick über den Aufbau der Planungssystematik. Im weiteren werden diese Planungsstufen in überschaubare Planungsschritte gegliedert und erläutert.

Stufe 1 beinhaltet die Vorgehensweise bei der Formulierung der Arbeitsplatz-Aufgabe (siehe Bild 2).

In der ersten Planungsphase müssen auf der Grundlage der Arbeitsplatz-Aufgabe die Einflußgrößen und die Randbedingungen ermittelt werden.

Für weitere Planungen sind ferner hinreichende Kenntnisse über die Bürokommunikation sowie über mögliche Verbesserungen erforderlich.

Aufschluß über Einflußgrößen, Randbedingungen und die Bürokommunikation kann eine Erhebung im zu untersuchenden Bereich (der über den einzelnen Arbeitsplatz hinausgeht) geben, die den IST-Zustand quantifiziert etwa nach:

- Art und Menge des aus- und eingehenden Schriftgutes

- den heute schon genutzten Möglichkeiten der Telekommunikation per Telex und Telefax

- der Dringlichkeit der Weitergabe von Informationen

- dem Verbreitungsgrad der Informationen

- der Unterscheidung nach externen und innerbetrieblichen Adressaten sowie Kopie-Empfängern.

Eine daraus entwickelte Kommunikationsanalyse ermöglicht Aussagen über den Technologie-Einsatz, der zur Bewältigung sowie Verbesserung der bestehenden Situation notwendig ist. Gegebenenfalls wird durch Erkenntnisse aus einer solchen Analyse auch eine Neu-Formulierung der Arbeitsplatz-Aufgabe notwendig sein.

Bei der Durchführung von Projekten im Bereich der Büroorganisation ist es vorteilhaft, quantifizierbare und nichtquantifizierbare Bewertungskriterien bereits in der Planungsstufe zu formulieren. Dadurch wird man frühzeitig gezwungen, sich über die erweiterte Zielsetzung der Planungsaufgabe im klaren zu sein und kann dann zielorientierte alternative Systemlösungen entwickeln.

Mit Hilfe von sachbezogenen Kriterien können technische und organisatorische Möglichkeiten eines Systemlösung beurteilt werden. Hierbei können Kriterien des Informationsangebots, der Flexibilitätserhöhung und der Qualitätssteigerung eine ebensogroße Rolle spielen wie technologische Ziele (zum Beispiel zentrale/dezentrale Text-/Daten/Sprachverarbeitung), Terminziele und Kostenziele (obere Grenze für Investitionskosten und laufende Kosten).

Gewichtung in Teamarbeit

Die personenbezogenen Kriterien berücksichtigen die individuellen Entfaltungsmöglichkeiten, den Belastungswechsel, die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten und den persönlichen Handlungsspielraum des Mitarbeiters.

Im abschließenden Schritt der Stufe 1 erfolgt die normierte Gewichtung der einzelnen Kriterien hinsichtlich der Bedeutung in der organisatorisch/technologischen Veränderung im Büro.

Das Formulieren und Gewichten der Bewertungskriterien ist ein Vorgang, bei dem die Interessen und die Betrachtungsweise der Entscheidungsträger, also subjektive Faktoren, eine wesentliche Rolle spielen. Deshalb ist es ratsam, sowohl die Formulierung der Bewertungskriterien als auch deren Gewichtung in Teamarbeit durchzuführen.

Beschäftigt man sich in der Stufe 2 mit der Strukturierung der Büroaufgabe hinsichtlich der Festlegung der Arbeitsschritte (Ablauforganisation) und der Regelung der Aufgabenabgrenzung zwischen den Beteiligten (Aufbauorganisation), so ist es notwendig, diese Strukturierung auf der Basis des möglichen Technologie-Einsatzes zu untersuchen. Die eindeutige Ermittlung und Festlegung der Aufgabenstruktur erfordert einerseits umfangreiche Kenntnisse des technologisch Machbaren und organisatorisch Realisierbaren, andererseits auch eine mehrmalige Ermittlung der Aufgabenstruktur unter jeweils verschiedenen technologischen und organisatorischen Voraussetzungen.

Wenn in der Stufe 3 alternative Systemlösungen entwickelt werden, dann muß man anstreben, sich einen Überblick über "alle möglichen" Lösungen zu verschaffen (siehe Bild 3). Ausschlaggebend für die zu vergleichenden Systemlösungen ist vor allem die Organisationsebene die bei der Einführung eines neuen Büro-Systems für den einzelnen Arbeitsplatz berücksichtigt werden muß. So ist das Spektrum der technologischen Möglichkeiten bei einer isolierten Systemlösung (zum Beispiel Einsatz eines Mikrocomputersystems) ein total verschiedenes zu einer gesamtorganisatorischen Systemlösung (lokales Netzwerk).

sicherlich ist es dabei richtig, zu behaupten, daß der Planungsaufwand bei Einführung eines neuen Büro-Systems für den einzelnen Arbeitsplatz mit zunehmender Organisationsebene exponentiell wächst.

Zur Bewertung der alternativen Systemlösungen in Stufe 4 wird neben der klassischen Wirtschaftlichkeitsrechnung (mit Hilfe quantifizierbarer Faktoren) nun die analytische Systemwertermittlung (mit Hilfe nicht quantifizierbarer Faktoren) durchgeführt.

Ausgangspunkt der analytischen Systemwertermittlung (siehe Bild 4) sind einerseits die geldlich nicht quantifizierbaren Kriterien: Informationsangebot, Flexibilitätserhöhung, Qualitätssteigerung oder Humankriterien oder andererseits die in Stufe 3 entwickelten alternativen Systemlösungen.

Im nächsten Schritt wird nun untersucht, wie gut die alternativen Systemlösungen die einzelnen Kriterien erfüllen (Zielerreichungsgrad).

Die unterschiedliche Gewichtung der Kriterien hat bei der Ermittlung der Erfüllungsfaktoren keinen Einfluß und wird erst im folgenden Schritt, der analytischen Systemwertermittlung, berücksichtigt. Der über Teilwerte ermittelte analytische Systemwert ist eine Vergleichszahl, die angibt, wie gut eine alternative Systemlösung die geldmäßig nicht quantifizierbaren Kriterien erfüllt.

In der Stufe 5 werden zur Ermittlung des optimalen Gesamtsystems die Ergebnisse sowohl der Wirtschaftlichkeitsrechnung als auch der analytischen Systemwertermittlung grafisch dargestellt.

Oft wird sich bei der Gegenüberstellung von Kosten- und Leistungsgrößen in der klassischen Wirtschaftlichkeitsrechnung ergeben, daß der quantifizierbare Nutzen geringer ist als die entstehenden Kosten. Es ist nun unternehmerische Aufgabe zu entscheiden, ob diese Differenz durch nicht mengenmäßig erfaßbare Vorteile, die mit der analytischen Systemwertermittlung ermittelt wurden, abgedeckt ist und somit die beabsichtigten organisatorischen und technologischen Veränderungen im Büro sinnvoll erscheinen.

Die so dargestellte und in der Praxis überprüfte und verbesserte Vorgehensweise hat den Vorteil, daß einerseits eine klare Trennung zwischen objektiven, rechnerisch erfaßbaren und den nicht quantifizierbaren - oftmals subjektiven - Kriterien möglich ist und andererseits der Entscheidungsvorgang jederzeit und für jedermann auch nachvollziehbar bleibt.