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22.06.2005

PMS ist mehr als nur Netzplantechnik

Frederik Ahlemann
Wer Projekt-Management-Software (PMS) im Unternehmen einsetzt, sollte sich nicht allein von den vielen Funktionen einiger Produkte beeindrucken lassen.

Projekt-Management-Software ist eine vergleichsweise alte Softwaregattung. Seit mehr als 30 Jahren sind kommerzielle Systeme zur Unterstützung der Netzplantechnik und der Terminplanung verfügbar. Diese haben sich von den Anfängen bis heute erstaunlich gewandelt. Im Zentrum steht nicht mehr nur allein der Projektleiter, sondern alle beteiligten Mitarbeiter, Führungskräfte, Kunden und Lieferanten. Immer mehr Softwarehersteller bieten ihre Produkte mit dem Anspruch der vollständigen Unterstützung aller Aspekte des Projekt-Managements an.

Von der Netzplantechnik zum unternehmensweiten Einsatz

Die ersten Projekt-Management-Softwaresysteme entstanden in den 70er Jahren und waren Großrechneranwendungen. Ausgangspunkt für ihre Entwicklung war die zunehmende Verbreitung der Netzplantechnik als zentrales Planungs- und Steuerungsinstrument. Dementsprechend waren die ersten Systeme darauf ausgelegt, für einzelne Projekte auf Basis von Vorgangsnetzen die frühest- und spätestmöglichen Termine, den kritischen Pfad sowie Pufferzeiten zu berechnen und die Ergebnisse zu visualisieren. Oft konnte bei der Terminplanung die Ressourcensituation einbezogen werden. In den 80er Jahren des letzten Jahrhunderts wurden solche Systeme auch für den PC entwickelt. Auch heute noch kann ein Teil (etwa zehn Prozent) der am Markt angebotenen Produkte der Klasse dieser so genannten Einzel-Projekt-Management-Systeme zugeordnet werden.

Mit der Verbreitung von Client-Server-Datenbanken und PC-Netzwerken Ende der 80er Jahre entwickelte sich ein neuer Typus von Software für das Multi-Projekt-Management. Diese Systeme nutzen eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Daten nicht nur eines, sondern vieler Projekte. Damit war es erstmals möglich, in einer Multiprojektumgebung und im Multiuser-Betrieb mit vertretbarem Aufwand eine projektübergreifende Ressourcenplanung zu realisieren. Durch die zentrale Datenhaltung lassen sich zudem erweiterte Funktionen wie ein standardisiertes Management-Reporting anbieten. Einige Hersteller setzen den Schwerpunkt ihrer Produkte nicht mehr auf das Termin-Management, sondern auf eine einheitliche Projektabwicklung anhand von Phasen- und Vorgehensmodellen sowie dem Qualitäts-Management. Die Klasse der Multiprojekt-Management-Systeme macht heute rund 75 Prozent des Marktes aus.

Seit Mitte der 90er Jahre entwickelt sich außerdem die Klasse der Enterprise-Projekt-Management-Systeme (EPM-Systeme), die darauf ausgelegt sind, alle Vorhaben eines Unternehmens über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg unter Einbeziehung des Projektportfolio-Managements planen und steuern zu können. Durch die Nutzung von TCP/IP wird ein unternehmensübergreifender Einsatz zur Einbindung von Kunden, Lieferanten und Projektpartnern erstmals möglich. EPM-Systeme machen rund 15 Prozent des Marktes aus, wobei ihr Marktanteil kontinuierlich steigt.

Der überwiegende Teil der Anbieter von EPM-Systemen setzt auf Web-basierende Produkte, auf die über einen Browser zugegriffen werden kann. Durch die Verwendung von Active-X-Plugins oder Java-Applets versuchen die Hersteller, die begrenzten Möglichkeiten von HTML und Javascript zu überwinden.

Projekt-Management-Software wird strategischer

Mit den Enterprise-Projekt-Management-Systemen liegt eine Produktklasse vor, die insbesondere für IT-Abteilungs- und Bereichsleitungen interessante Funktionen bietet. Auch wenn die meisten EPM-Systeme die klassische Netzplantechnik immer noch unterstützen, so haben die Anbieter erkannt, dass Projekt-Management-Software noch weiteren Nutzen bringen kann. Hier ist vor allem das Projekt-Portfolio-Management zu nennen, das der Abteilungs-, Bereichs- oder Unternehmensleitung erlaubt, sich umfassend über alle laufenden Vorhaben zu informieren und zeitnah auf wichtige Informationen zuzugreifen.

Große Fortschritte mit konfigurierbaren Workflows

In den letzten drei Jahren ist darüber hinaus ein starker Trend zu einer zunehmenden Konfigurierbarkeit der Systeme zu beobachten. Nicht selten ist immerhin mit einem Aufwand von einem bis sechs Monaten zu rechnen. Während bei den wenig komplexen Einzelprojekt-Management-Systemen nach der oft nur Minuten dauernden Installation ein sofortiges Arbeiten möglich ist, müssen bei den EPM-Systemen viele Einstellungen vorgenommen werden, um die unternehmensspezifischen Prozesse unterstützen zu können. Hierzu gehören typischerweise:

- die Entwicklung von spezifischen Formularen und Berichten,

- die Anlage von ergänzenden Feldern und Datenstrukturen,

- die Definition von Workflows,

- die Erzeugung beziehungsweise der Import von Stammdaten wie Organisations- und Ressourcenstrukturen.

Derzeit ist auf dem Markt insbesondere ein Trend im Hinblick auf eine konfigurierbare Prozessunterstützung (Workflow-Management) zu entdecken. Auch wenn die Systeme nicht mit Stand-alone-Workflow-Management-Systemen (WFMS) vergleichbar sind, so werden in diesem Bereich doch große Fortschritte erzielt. Die Produkte der führenden Anbieter erlauben bereits die grafische Modellierung von Projekt-Management-Prozessen und die automatische Überführung in systemgesteuerte Workflows. So lassen sich beispielsweise Projektinitiierungs- oder Änderungs-Management-Prozesse durch die Software teilautomatisch abwickeln.

Die Schwäche aller Systeme: Wissens-Management

So ermutigend die Fortschritte im Bereich des strategischen Projekt-Managements und des Workflow-Managements sind, so ernüchternd sind die Funktionen für das Wissens-Management. Zwar behaupten viele Hersteller, hier aktiv zu sein; tatsächlich beschränken sich die Systeme jedoch in der Mehrzahl auf ein einfaches Dokumenten-Management. Fortgeschrittene Softwaremodule für das Kompetenz-Management, Systemkomponenten zum Aufbau von Erfahrungsdatenbanken oder intelligente assoziative Suchfunktionen finden sich in diesen Systemen nicht. Hier spiegelt die Produktpalette den Stand des Projekt-Managements in der überwiegenden Zahl der anwendenden Unternehmen wider: Dort kämpft man meist noch mit dem Aufbau einer einheitlichen Projekt-Management-Methodik.

Die Grenzen von Projekt-Management-Software

Während Einzel-Projekt-Management-Systeme mit einer runden Funktionalität bereits kostenlos oder für weniger als hundert Euro erhältlich sind, müssen Anwender von Enterprise-Projekt-Management-Systemen tief in die Tasche greifen. Lizenzen mit Zugriff auf den vollen Funktionsumfang kosten hier schnell 3000 Euro und mehr. Hinzu kommen jährliche Wartungs- und Supportkosten von zirka 15 bis 20 Prozent des Lizenzpreises. Wesentlich günstiger sind Lizenzen mit eingeschränktem Funktionsumfang, beispielsweise für Projektteam-Mitglieder, die lediglich ihren Aufwand und Fertigstellungsgrade rückmelden. Hier liegen die Lizenzkosten pro Benutzer typischerweise unter 1000 Euro. Multi-Projekt-Management-Systeme sind oft deutlich günstiger.

Diesen häufig nicht unerheblichen Lizenzkosten für solche Systeme ist der konkrete Nutzen gegenüberzustellen. Er ergibt sich nicht aus der Anwendung der Software allein. Vielmehr sollte die Softwarenutzung nur eine Komponente einer umfassenden Projekt-Management-Initiative sein. Dazu gehören zwingend auch die Entwicklung einer Projekt-Management-Methodik, die Institutionalisierung des Projekt-Managements (etwa in Form eines Projekt-Management-Büros) sowie die Schulung und das Coaching der Projektleiter.

250 Hersteller bieten rund 300 Programme an

Sind diese Vorbedingungen erfüllt, kann ein Multi-Projekt-Management-System oder eine EPM-Software deutliche Effizienzgewinne bei der Abwicklung bewirken. Diese monetär zu quantifizieren fällt naturgemäß schwer. Insbesondere bei großen Organisationen mit einem standardisierten Multiprojekt-Reporting können durch den Einsatz einer solchen Lösung ein bis zwei Stellen entfallen, die andernfalls für die Sammlung, Konsolidierung und Aufbereitung von Berichtsinformationen notwendig sind. Hinzu kommen eine Reihe von eher qualitativen Nutzeffekten wie einer erhöhten Planungstransparenz oder kürzeren Informationswegen.

Es ist davon auszugehen, dass weltweit mindestens 250 Softwareunternehmen rund 300 Projekt-Management-Softwaresysteme anbieten. In der Mehrzahl sind dies Klein- und Kleinstunternehmen, die Nischenprodukte für spezifische, eingeschränkte Einsatzgebiete entwickeln. Demgegenüber existieren nur rund 20 bis 30 Anbieter, die umfassende Lösungen verkaufen und auch über multinationale Vertriebsstrukturen verfügen. Funktional unterscheiden sich die am Markt verfügbaren Systeme erheblich. Die Lösungen der Kleinanbieter, die bisweilen erst seit zwei bis drei Jahren am Markt präsent sind, haben eingeschränkte Funktionen in der Termin- und Ressourcenplanung. Sie konzentrieren sich auf Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, standardisierte Projektabwicklung und Qualitäts-Management. Zur Entwicklung einer umfassenden Lösung für das Termin- und Ressourcen-Management in einer Multi-Projektumgebung bedarf es bis zu zehn Jahren. (hk)