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21.03.1975 - 

Scholz Report

Posteingangssystematik

Es tut uns ja fürchterlich leid, Herr Meier, aber leider sind wir nicht dazu gekommen, Ihren Auftrag bis zum 15. des Monats zu erledigen. Wir mußten noch schnell die ganz eilige Sache für den Vertrieb durchziehen, die gar nicht eingeplant war. Da ist uns Ihre Angelegenheit völlig durchgegangen. So oder ähnlich antworten täglich viele EDV-Leiter ihren Fachabteilungen. Kaum hat der EDV-Leiter dem einen Fachbereich eine derartige Antwort gegeben, so mahnt schon der nächste, weil auch dieser schon wieder gestern eine Arbeit erledigt haben möchte, die er noch gar nicht vorgetragen hat, geschweige, daß diese Arbeit geplant gewesen wäre.

Ein praktikables Überwachungsinstrument muß geschaffen werden

Es ist gar nicht schwer, einen EDV-Bereich überschaubar zu machen. Man muß nur etwas System in die Abwicklung der eigenen Arbeiten bringen. Die ganze Ordnung beginnt bei einem guten Geist der EDV, einer zuverlässigen Sekretärin oder Administrativkraft. Diese Kraft sollte die gesamte Routineverwaltung der EDV wahrnehmen. In vielen Firmen muß der EDV-Leiter einen entsprechenden Kampf um eine Administrativkraft führen und gegen veraltete Vorstellungen - etwa der einer Kaffeehostess oder ähnliches - ankämpfen, so daß er vielfach in diesem Betriebskampf unterliegt und leer ausgeht.

Die Einstellung einer Sekretärin für die EDV läßt sich begründen

Selbstverständlich muß die Einstellung einer fähigen Sekretärin für den EDV-Bereich begründet werden. Dies macht man am besten dadurch, daß man eine Aufgabenbeschreibung dieser Kraft erarbeitet. Die wichtigste Arbeit dieser Kraft soll kurz umrissen werden: Alle im Bereich der EDV eingehenden Schreiben, die zu einer Bearbeitung führen, registriert man täglich, indem man auf das Original einen Eingangsstempel stempelt und es mit einer laufenden Nummer versieht. In einer Referenzkartei (Format DIN A4 quer) trägt man zu jedem Schreiben eine einzige Zeile mit folgenden Angaben ein:

1. Laufende Nummer

2. Datum des Eingangs

3. Absender des Schreibens

4. Kurzbezeichnung des Vorgangs

5. Bearbeiter des Vorgangs

6. Nach Erledigung einen Erledigungsvermerk mit Datum

Das Original des eingehenden Schreibens wird entsprechend den Bearbeitungserfordernissen kopiert und anschließend nach der chronologischen Registriernummer in einem Ordner zentral abgelegt. Es ist wichtig, daß das Original abgelegt wird, damit eine ständige Kontrolle hinsichtlich der Einhaltung des Verfahrens möglich ist. Die Mitarbeiter und vor allem der EDV-Leiter dürfen keine Originalschreiben besitzen. Voraussetzung für die Einführung dieses Verfahrens ist ein zentraler Posteingang des gesamten EDV-Bereichs. Man muß also mit den Fachbereichen sprechen, daß sie es unterlassen, den Organisatoren und Programmierern die Änderungsaufträge direkt auf den Schreibtisch zu legen.

Kosten des Verfahrens

Die Kosten des Verfahrens erstrecken sich im wesentlichen auf die Kopierkosten. Das Gesamtvolumen der Vorgänge, die von einer derartigen Registratur pro Jahr erfaßt werden, liegt etwa bei 500 bis 2000, so daß bei einem Kopienpreis von 0,15 DM etwa 1500 DM bis 6000 DM anfallen, wenn man pro Vorgang etwa 2 Blatt rechnet. Bei Verwendung der dezentralen Kopiertechnik sind die Wegezeiten minimal.

Vorteile des Verfahrens

Die Vorteile des Verfahrens liegen in folgendem:

1. Jeder Wunsch oder Auftrag an die EDV wird lückenlos dokumentiert und laßt sich in seiner Abwicklung überwachen.

2. Sollte einmal eine Kopie verlegt worden sein, kann auf die Zentralregistratur zurückgegriffen werden.

3. Wenn der EDV-Leiter oder ein anderer Mitarbeiter der EDV in Urlaub waren kann auf die Zentralregistratur zurückgegriffen werden, indem man sich über die Vorgänge der letzten drei oder vier Wochen schnell informiert.

4. Sonderauswertungen aus dieser Registratur sind jederzeit möglich. So kann zum Beispiel ermittelt werden, wie oft die Fachabteilung A innerhalb eines bestimmten Zeitraums Programmänderungen beantragt hat.

5. Termine können überwacht werden, indem etwa jede Woche von der Sekretärin eine Liste aller offenen Probleme vorgelegt wird.

6. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen über empfangene Handelsbriefe lassen sich mit dieser Registratur lösen.

Eine Vielzahl von Firmen haben dieses Verfahren inzwischen mit wachsendem Erfolg eingesetzt. Man sollte auf jeden Fall vermeiden, das Verfahren weiter auszufeilen, indem man etwa eine Terminüberwachung integriert oder ähnliche spezielle Wünsche einbaut. Die Wirksamkeit des Verfahrens liegt in seiner simplen Verfahrensweise. Durch Modifikationen gefährdet man die Praktikabilität. Nach vollständiger Einführung - die Wirksamkeit des Verfahrens tritt nach einigen Wochen auf - wird der EDV-Leiter stark entlastet. Allerdings ist Voraussetzung, daß er alle Arbeiten im Zusammenhang mit diesem Verfahren delegiert und schließlich daraus keine Wissenschaft macht.