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14.08.2008

Powerpoint-Folien: Weniger ist mehr

Michael Schweizer ist freier Autor in München.
Microsofts Präsentations-Tool hat schon viele Vorträge ruiniert. Erfahrene Praktiker sagen, wie man es besser machen kann.

Hartmut Mehdorn war Goliath. Anhand vieler Powerpoint-Folien erklärte der Bahnchef der zuständigen Behörden-Jury, warum der ICE zwischen Frankfurt am Main und Stuttgart nicht halten solle. Dann ergriff David das Wort, der junge Nahverkehrs-Direktor des Regionalverbands. Er legte keine einzige Folie auf, sondern erzählte Geschichte: Der Rhein-Neckar-Raum sei seit den alten Römern eine wirtschaftliche Drehscheibe. Fast 100 000 Unternehmen seien dort zu Hause, an denen könne man nicht vorbeifahren. Mannheim bekam seinen ICE-Bahnhof. David hatte gewonnen.

Diese Episode gibt der Rhetorik- und Präsentationstrainer Matthias Pöhm in einem Lehrbuch wieder (siehe "Lesetipp: Es geht auch ohne"). In ihr konkretisieren sich die gängigsten Beschwerden über Powerpoint: Es nervt. Mächtige wollen damit manipulieren. Präsentatoren versuchen damit ihre Inkompetenz zu überspielen. Das stimmt alles. Aber es kann nicht die ganze Wahrheit sein, sonst würde das Tool nicht jeden Tag 30 Millionen Mal benutzt.

Zu viele Folien - zu viel Text

"Wenn man jemanden davon überzeugt, dass er sich auf das Wesentliche konzentriert und nicht 50 Folien verwendet, sondern zehn, ist schon viel gewonnen", sagt der Stuttgarter Trainer und Coach Axel Rittershaus. In seinen eigenen Produktvorträgen - sein zweites Unternehmen Leopard International vermittelt zwischen ausländischen Softwareherstellern und deutschen Anwendern und Partnern - beschränkt er sich allerdings auf drei bis vier Bilderfolien und zeichnet seine Kernaussagen ("mehr als drei kann sich eh kein Mensch merken") auf Flipcharts. "Pointiert und sparsam" solle man mit Powerpoint umgehen, rät auch Christa Nehls, die nach über 25 Jahren bei Digital Equipment, Compaq und Hewlett-Packard nun in Römerberg Coaching und individualpsychologische Beratung anbietet.

So dankbar das Publikum sein wird, wenn der Vortragende es vom Folien-Trommelfeuer verschont, gewonnen ist es damit noch nicht. Viele Vortragende stellen ihr Wissen umfassend dar, statt den kleinen Teil davon auszuwählen, den die Zuhörer brauchen. Techniker überfordern Nichttechniker mit fachlichen Einzelheiten, Vorstände belästigen gestandene Informatiker mit Marketing-Phrasen über das eigene Haus. Weil es ihm helfe, genau diese fehlende Orientierung an der Zielgruppe zu vermeiden, ist Powerpoint für Axel Daldorf "das Werkzeug schlechthin". Vor Endanwendern, Managern und Messegästen könne er damit jeweils so präsentieren, wie es inhaltlich, aber auch in "Stil und Farbe", zu ihnen passe. Ohne Powerpoint wäre das viel aufwändiger. Daldorf arbeitet im Vertrieb des SAP-nahen Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens Realtime. Auf die Umfrage "Hassen Sie Powerpoint?" in computerwoche online antwortete er als Einziger klar negativ: "Ich liebe Powerpoint."

So einfach wie möglich

Powerpoint ist kein Wortmedium. Mit Text sollten Präsentatoren auf der Folie so sparsam wie irgend möglich umgehen. Sie drängen den Zuschauer sonst zum Lesen, lenken ihn vom Vortrag ab und zerstören den Kontakt zu ihm. Die zwei Hauptstärken der Software fangen mit dem gleichen Buchstaben an. Erstens Vereinfachung: Powerpoint eignet sich für einprägsame Gegenüberstellungen aus wenigen Elementen in der Art von "Männer wollen.../Frauen wollen..." (Nehls). Mit zwei Balken kann man zeigen, dass ein Service, der bisher 100 Minuten dauert, mit neuer Technik nur 50 Minuten brauchen wird (Rittershaus). Komplexere Zusammenhänge überfüllen die Folien. Zweitens Visualisierung: Ein Bild sagt ohne Worte, was der Redner mit Worten sagt. So strömt die Botschaft noch durch einen anderen Kanal.

Alles hängt davon ab, ob der Präsentator zum Publikum eine Verbindung aufbauen kann. Auf ihn kommt es an - seine Mitteilung als solche könnte er ja auch per Mail verschicken. Er muss "präsentieren statt aufzählen", sagt Jörg Hochwald, der zusammen mit einem Partner den Dienstleister Unidocs übernommen hat. "Ich versuche, wieder zu lernen, Texte vorzutragen", schreibt Christian Podiwinsky, Business Process Expert bei SAP Österreich in Wien. Das letzte Wort setzt er in Großbuchstaben. Vieles, was man mit Powerpoint schlecht mache, könne man damit auch besser machen, argumentiert Roland Dreyer aus Stuttgart, der als Betreiber des Medienbüros Art & Science auch Unternehmen und Museen in Archivfragen berät: "Das Problem liegt nicht im Programm, sondern beim Anwender."

An ihm liegt es auch, wenn er mit den Spezialeffekten übertreibt. "Einflug von rechts, Schweben von links, Blitz von oben, Motorengeheul und Eisenbahn-Schnaufen" (Nehls) erinnern an die Urzeit von Powerpoint, als es noch nicht so hieß, nicht vermarktet wurde und das - wenn auch beruflich genutzte - Spielzeug eines obrigkeitskritischen Individualisten war (siehe "Der Hippie, der das Geschäft nicht machte"). Als Mittel, etwas zu verkaufen, wirken solche anarchistischen Ton- und Bildscherze dagegen, wenn man sie nicht sehr zurückhaltend für "gebildete und erwachsene Menschen" (Daldorf) dosiert, peinlich und aufdringlich. Das wird noch manchem Graswurzel-Tool und manchem schönen Internet-Auftritt so gehen: Sobald man sie kommerzialisiert, ist der Witz weg.

Auf Powerpoint verzichten?

Powerpoint ist kein hoffnungsloser Fall. Gute Präsentationen sind damit möglich. Manche Vortragsprofis verzichten aber darauf oder würden das gerne tun. Dafür gibt es mindestens drei Gründe. Zum Beispiel kann man Vereinfachung als Manipulation verstehen: "Die Schere im Kopf versucht immer mal wieder, Informationen Powerpoint-gerecht zu verbiegen", klagt Thomas Kupfer, selbständiger Dokumentar und Archivar aus Berlin. Der freie PR-Fachmann Dirk Podbielski aus Hamburg hält Powerpoint für ein "komplexes Programm", das "wenig Nutzen bietet, der mit anderen Mitteln nicht effizienter und oft effektiver erzeugt werden könnte". Und Matthias Pöhm warnt, dass Folien den Energiestrom zwischen Redner und Publikum unterbrechen. Deshalb werde man von Powerpoint so müde.

Doch nicht jeder, der ohne Powerpoint auskommen will, wird das durchhalten können. Präsentationstrainer, Coaches und PR-Experten werden von Kunden gebeten, ihre Folien zu überarbeiten, selbst welche für sie herzustellen oder ihnen beizubringen, wie das geht. Vertriebsleute in Unternehmen müssen damit leben, dass ihr Arbeitgeber den öffentlichen Auftritt standardisieren möchte: Bestimmte Mitteilungen über die Firma sollen in jedem Vortrag vorkommen und werden daher auf Standardfolien gebannt. Viele Präsentatoren glauben, dass ihre Zuschauer Powerpoint auch dann erwarten, wenn sie es nicht mögen. "Es braucht verdammt viel Mut, es anders zu machen", kommentiert Rittershaus.

Manchmal hilft der Zufall. Christa Nehls erinnert sich: "Vor Jahren wollte ich einen Vortrag halten über SAP CRM Sizing. Leider verweigerte mein Notebook die Zusammenarbeit. Also bin ich an die Tafel und habe den Vortrag mit Whiteboard und Stiften gehalten. Das Feedback war: Vielen Dank, wir haben endlich einmal etwas mitbekommen."

So gelingt Ihre Powerpoint-Präsentation

  1. Powerpoint ist ein Vereinfachungs-Tool. Es eignet sich für Gedanken, die sich zum Beispiel in zwei wenig beschrifteten Balken oder in drei Zahlen darstellen lassen. Für komplizierte Einzelheiten nicht.

  2. Je weniger Folien Sie bringen, desto mehr Aufmerksamkeit gewinnt jede einzelne, und desto eher wirkt sie als Verstärker. Sparen Sie sich Powerpoint für die Schlüsselstellen und Kerngedanken Ihrer Präsentation auf.

  3. Jede Folie darf nur für eine Botschaft stehen - "Wir sind um 60 Prozent gewachsen". "Und jetzt unsere sieben Geschäftsbereiche im Einzelnen": Wenn das tatsächlich jemand liest, wird er Ihnen in dieser Zeit nicht zuhören. Was Sie sagen, ist dann überflüssig.

  4. Nur ein Bruchteil dessen, was Sie über Ihr Thema wissen, ist für Ihr Publikum interessant. Denken Sie immer daran, welches Problem Ihre Zuhörer von Ihnen gelöst haben wollen. Nur was damit direkt zusammenhängt, darf auf die Folien.

  5. Bleiben Sie immer der Mittelpunkt der Präsentation. Locken Sie die Zuhörer in einen Dialog und halten Sie Blickkontakt. Verwenden Sie auf den Folien so wenig Text wie möglich - zu viel Geschriebenes lenkt von Ihrem interessanten Vortrag ab. Das wichtigste Arbeitsmittel von Präsentationstrainern ist der Rotstift.

  6. Lesen Sie auf keinen Fall etwas vor, das Sie auf die Folie geschrieben haben. Wenn die Folie gut ist, haben Ihre Zuhörer sie auf einen Blick verstanden. Tragen Sie die Botschaft dann mit denselben Worten noch einmal vor, fühlt das Publikum sich nicht für voll genommen.

  7. Beschriftete Bilder sind wie erklärte Witze. Verwenden Sie Bilder immer ohne Text und pro Folie nur eines. Entweder gibt das Bild eine Antwort, dann braucht es keinen Kommentar; oder es stellt eine Frage, die beantworten Sie mündlich. So bleibt die Aufmerksamkeit bei Ihnen.

  8. Schummeln Sie nicht. Es ist kinderleicht, mit grafischen Tricks ein und dasselbe Wachstum sehr eindrucksvoll oder sehr bescheiden aussehen zu lassen. Damit schaden Sie sich aber nur. Powerpoint ist so unbeliebt, weil so oft damit gelogen wird. Wenn Sie das auch tun, überträgt sich die Unbeliebtheit auf Sie.

  9. Unternehmen benutzen Powerpoint, weil sie standardisieren müssen: Die eine oder andere Kernbotschaft sollte jeder Vertriebler vortragen. Aber beschränken Sie das, so weit es geht.

  10. Haben Sie den Mut, auf Ihr Firmenlogo zu verzichten. Es ist langweilig.

Der Hippie, der das Geschäft nicht machte

  • 1984: Für Vorträge vor seinen Vorgesetzten bei der amerikanischen Telefongesellschaft Bell Northern schreibt Whitfield Diffie ein kleines Präsentationsprogramm. Damit gilt er später vielen als der eigentliche Erfinder von Powerpoint. Diffie wird als Hippie mit langen Haaren geschildert. 1975 hat er das Verschlüsselungssystem "Public Key" mitentwickelt, das den freien Meinungsaustausch vor unerbetenen Mitlesern schützen soll.

  • Robert Gaskins, Diffies Chef bei Bell Northern, entwickelt die Software "Presenter". Sie ähnelt Diffies Präsentationsprogramm. Gaskins kündigt bei Bell Northern und kauft sich in das Softwareunternehmen Forethought ein, um Presenter vermarkten zu können.

  • April 1987: Presenter heißt jetzt Powerpoint. Die Version 1.0 (schwarzweiß auf einer Diskette) läuft nur mit dem Apple-Betriebssystem und wird sofort ein großer Erfolg.

  • August 1987: Microsoft kauft Forethougt samt Powerpoint für 14 Millionen Dollar.

  • Mai 1990: Die erste Powerpoint-Version für Windows kommt auf den Markt.

  • 1992: Powerpoint wird Teil des Büropakets Office 3.0. Via Office hat sich die Software seither Hunderte Millionen Male verkauft.

  • 1996: Gaskins verlässt Microsoft.

  • Heute, weltweit: Geschätzte 30 Millionen Präsentationen pro Tag enthalten Powerpoint-Elemente.

Lesetipp: Es geht auch ohne

Matthias Pöhm: Präsentieren Sie noch oder faszinieren Sie schon? Der Irrtum Powerpoint. München (mvg Verlag) 2006, 286 Seiten, 19,90 Euro.

Die ersten 60 Seiten widmet Matthias Pöhm Tipps für gute Powerpoint-Präsentationen (Tendenz: wenige Folien mit sehr wenig Text, "Die Botschaft einer Folie muss in maximal zwei Sekunden zu erfassen sein"). Dann erklärt der Schweizer Rhetorik- und Präsentationstrainer das Thema für abgeschlossen: Heute empfiehlt er, auf Powerpoint ganz zu verzichten. Ein besseres Hilfsmittel sei der Flipchart. Damit kann der Redner Spannung erzeugen, indem er ausnutzt, dass das Publikum noch nicht weiß, was kommt: "Sie schreiben die ersten Buchstaben des Wortes schweigend hin und fangen erst in der Sekunde zu reden an, da die Zuschauer gerade noch nicht das Wort erkennen." Pöhms Ratschläge sind immer konkret: "Benutzen Sie nur die größten, dicksten Stifte."

Pöhm glaubt nicht an Fach-sprachen: Redner könnten lernen, alles allgemeinverständlich zu sagen. Er ermutigt zu Hauptsätzen und gefühlsstarken Geschichten. Wer etwas verkaufen wolle, solle jeden Vorteil, den er verspricht, in Euro umrechnen. Wer sich dagegen ein schlafendes Publikum wünscht, dem rät der Trainer zu Worthülsen wie "flexibel", "dynamisch" und "innovativ".

Pöhm beschreibt auch Präsentationen, die von Ideen leben, die man nur einmal verwenden kann. Ein Redner sprach vor Menschen, die für das, was ihnen wichtig war, mehr Zeit haben wollten. Er zählte auf, was die Leute vielleicht jetzt schon taten, und nahm dabei für jede Aktivität ein gefülltes Wasserglas in die Hand. Dann ließ er die meisten Gläser zu Boden fallen.

Hier lesen Sie ...

  • warum viele Powerpoint-Präsentationen so langweilig sind;

  • wie Sie mit Powerpoint überzeugen können;

  • ob man auf das Tool verzichten kann.