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14.06.1985 - 

Nur konsequente Projektorganisation sichert Erfolg bei der Systemeinführung:

PPS berührt den Lebensnerv des Unternehmens

Wunsch und Wirklichkeit bei der Installation eines Produktions-Planungs- und -Steuerungssystems (PPS) klaffen häufig noch weit auseinander. Auch die beste PPS-Software ist kein Garant für die erhoffte Wirtschaftlichkeit, wenn sie nicht systematisch eingeführt wird.

Vor Einführung eines DV-Systems muß von allen Beteiligten klar erkannt werden, daß dies mit einschneidenden organisatorischen Eingriffen in die Unternehmensstruktur verbunden ist. Ein derartiges System wirkt übergreifend in viele Unternehmensbereiche. Deshalb sind eine sorgfältige Planung und eine systematische Abwicklung der einzelnen Arbeitsschritte unumgänglich. Die erfolgreiche Einführung eines PPS-Systems setzt mithin eine konsequente Projektorganisation voraus.

Die Einführung eines PPS-Systems sollte schon deshalb als eigenständiges Projekt durchgeführt werden, da es sich im Allgemeinen um ein Vorhaben handelt, das erstmalig durchgeführt wird und dabei sehr komplex sowie zeit- und kostenaufwendig ist. Zudem ist das eigene Know-how kritisch zu bewerten. Dementsprechend sollte die Inanspruchnahme eines erfahrenen Beraters für das Projekt geprüft werden.

Netzplan kritisch prüfen

Basis einer erfolgreichen PPS-Einführung ist die Einbettung in die übergeordnete Unternehmensstrategie. Nur wenn Entscheidungen etwa über den Zeitrahmen, das Zusammenwirken mit Zweigwerken oder die Bereitstellung von Personal auf höchster Ebene abgestimmt und unterstützt werden, kann ein solches Projekt, das den Lebensnerv eines produzierenden Unternehmens berührt, zum Erfolg geführt werden.

Insbesondere die Netzplantechnik hat sich für diese Fragestellungen sehr bewährt und soll auch hier zugrunde gelegt werden. Die Netzplantechnik dient zur Beantwortung unter anderem der folgenden wesentlichen Fragen:

- Welche grundsätzlichen Arbeitsschritte sind notwendig?

- Wie groß ist der zeitliche Aufwand für die einzelnen Arbeitsschritte und für das Gesamtprojekt?

- Welche zeitlichen beziehungsweise logischen Zusammenhänge müssen beachtet werden?

Das Vorhandensein eines Netzplanes (Abb. 1) sollte jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, daß es sich hierbei um ein Planungsergebnis handelt, das ständig der kritischen Überprüfung und vor allem der Durchsetzung bedarf. So sollte der Netzplan stets vom Groben ins Detail, und dabei nur so genau wie nötig, entwickelt werden. Abweichungen von den Planvorgaben sind sofort auf ihre Konsequenzen für die folgenden Vorgänge hin zu untersuchen. Bezüglich der Termine lehrt die Erfahrung, daß die Zeitschätzungen meist zu niedrig ausfallen. Dementsprechend sind ausreichende Pufferzeiten vorzusehen, da unrealistische Einzeltermine die Durchsetzung des gesamten Projektes gefährden können.

Der Erfolg bei Einführung eines PPS-Systems hängt wesentlich von den dafür verantwortlichen Personen ab. Die Bildung eines geeigneten Projektteams ist deshalb entscheidend für das Projekt. In der Praxis haben sich Teams mit folgender Zusammensetzung bewährt:

- Ein Kernteam, bestehend aus dem Projektleiter und ein bis zwei weiteren Mitarbeitern; eventuell ein externer Berater.

- Ein erweitertes Team von erfahrenen Sachbearbeitern beziehungsweise Abteilungsleitern, die bei Bedarf als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Mit der Person des Projektleiters steht und fällt das ganze Projekt. Er sollte über Organisationskenntnisse und DV-Erfahrung verfügen, Mitarbeiter motivieren und überzeugen können und darüber hinaus Durchsetzungsvermögen und Einsatzbereitschaft besitzen. Der Projektleiter sollte direkt der Geschäftsleitung unterstellt sein und - zumindest in den wichtigen Phasen - "full-time" zur Verfügung stehen.

Fachabteilungen integrieren

Bei der Besetzung des Projektteams muß darauf geachtet werden, daß die Fachabteilungen das Projekt mittragen und von Anfang an mitgestalten, weil sie später mit dem System arbeiten müssen. Die Realisierung eines PPS-Systems darf nicht allein der DV- oder Organisations-Abteilung überlassen werden. Sie hat hierbei lediglich eine - wenn auch wichtige - Dienstleistungsfunktion.

Die Einführung muß aus zwei Gründen bereits vor dem Vertragsabschluß ansetzen. Zum einen gilt es, die Projektdauer zu beschränken, zum anderen müssen nach der grundsätzlichen Entscheidung für ein bestimmtes System noch wichtige Details festgelegt werden. Aufbauend auf einer Ist-Analyse des Unternehmens müssen vor Vertragsabschluß insbesondere die Leistungen des Anbieters spezifiziert und ein Realisierungsplan mit dem Anbieter ausgearbeitet werden.

Im Unternehmen selbst müssen jedoch einige Voraussetzungen geschaffen werden, die unabhängig davon, welches System ausgewählt wird, erfüllt sein müssen (siehe Kasten). Die dazu notwendigen Aktivitäten können somit zum Teil schon vor dem Vertragsabschluß durchgeführt werden.

Für diese Vorgehensweise sprechen zwei Gründe:

- Der erforderliche Zeitaufwand ist groß und wird meist erheblich unterschätzt.

- Je besser der Organisationsstand eines Unternehmens ist, desto exakter lassen sich diese Anforderungen an ein DV-System formulieren. Diese Anforderungen sollten sinnvollerweise vor Vertragsabschluß aufgestellt werden.

Unabhängig vom Organisationsstand eines Unternehmens verlangt jedes PPS-Systems zusätzliche, spezifische organisatorische und datenbezogene Anpassungen sowie Vorbereitungen zur Hardwareinstallation. Insbesondere in dieser Phase sind die unterschiedlichen Interessenlagen von Anwender und Anbieter zu beachten:

- Der DV-Anwender erwartet vom Anbieter die maßgeschneiderte Lösung für seine Probleme. Die Organisation soll möglichst unverändert bleiben.

- Der DV-Anbieter will sein Standardpaket möglichst ohne Aufwand und Änderungen einführen.

Ein Standardsoftware-Paket der PPS wird nur in den seltensten Fällen ohne zusätzliche Programmierarbeit installiert werden können. Da mit einer solchen Software Standardanforderungen erfüllt werden sollen, muß sie naturgemäß an die speziellen Erfordernisse des Unternehmens angepaßt oder um kleinere Programme ergänzt werden.

Wenn ein vorhandenes DV-System abgelöst werden soll, wird man gegebenenfalls versuchen, die Daten von dem alten auf das neue System zu übernehmen. Auch die dazu notwendige Software muß individuell programmiert werden.

Die aufwendigste zusätzliche Programmierung ist meist dann notwendig, wenn ein Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen realisiert werden muß, das heißt, wenn Rechner gekoppelt werden. Dies ist in der Praxis häufig selbst dann noch problematisch, wenn die physikalische und betriebssystemseitige Kopplung leicht zu realisieren ist.

Wenn nicht selbst programmiert wird, sollten Umfang, Art und Kosten der zusätzlichen Programmierung möglichst detailliert vor Vertragsabschluß gemeinsam mit dem Anbieter abgestimmt und vertraglich fixiert werden. Dabei empfiehlt sich häufig die Vereinbarung eines Festpreises für eine bestimmte Aufgabenstellung. Die meisten Anbieter von PPS-Standardsoftware verlangen von ihren Kunden bei Anpassung beziehungsweise Neuprogrammierung exakte Programmiervorgaben auf Bildschirmmasken- und Feldebene. Die notwendige Beratung wird üblicherweise zu Tagessätzen abgerechnet.

Der Zeitbedarf für die Erstellung von Programmiervorgaben kann sich von wenigen Tagen bis auf einige Monate erstrecken. Ausschlaggebend ist in erster Linie der Umfang der zusätzlichen Programmierung, aber auch das Fachwissen des Projektteams. Für die eigentliche Programmierarbeit sollten mit dem Anbieter feste Termine für Programme - und Dokumentation - abgestimmt werden.

Gerade bei Anpassung und Neuprogrammierung ist ein Testen der Programme von sehr hoher Bedeutung, da zumeist keine Erfahrungen mit diesen Programmen vorliegen. Vor allem im Bereich der Materialwirtschaft wird mit einer großen Anzahl von Kennzeichen gearbeitet, deren vielfältige Kombinationsmöglichkeiten das Aufdecken von Abweichungen von der Vorgabe oder von Fehlern sehr erschweren. Soweit möglich, sollten die Tests mit Daten des Anwenders durchgeführt werden.

Generell ist zu beachten, daß für angepaßte und neu erstellte Programme andere Pflege- und Wartungsbedingungen gelten. So kann es Schwierigkeiten bei späteren Versionen der Standardsoftware geben. Diese Probleme können entschärft werden, wenn man den Anbieter davon überzeugen kann, daß die gewünschten Funktionen in den Standardumfang aufgenommen werden müßten - der Versuch lohnt sich.

Die heute angebotene Standardsoftware ist bis zu einem gewissen Grad ohne Umprogrammierung an individuelle Benutzeranforderungen anpaßbar. Diese Anpassung ist auf verschiedenen Ebenen möglich.

Bei den angebotenen Standardpaketen handelt es sich meist um sogenannte Modularprogramme. Darunter ist zu verstehen, daß die Software aus Einzelbausteinen (Modulen) mit definierten Schnittstellen besteht. Die Anpassungsmöglichkeit für den Benutzer besteht auf dieser Ebene lediglich darin, die Modulen einzeln oder kombiniert einzusetzen.

Wesentlich individuellere Anpassung ist durch sogenannte Programm-, Masken- oder Listengeneratoren beziehungsweise durch Parametrierung möglich. Darunter ist ein Auswahlmechanismus zu verstehen, der das individuelle Programm, die Bildschirmmaske oder Liste quasi aus einem Katalog zusammenstellt. Die Abläufe in dieser Phase sind sehr stark von dem jeweiligen System und den verfügbaren Serviceprogrammen abhängig.

Entsprechend den oben erläuterten organisatorischen Voraussetzungen muß meist die Account-Struktur bestimmt werden. Durch das Festlegen der Account-Struktur werden Benutzer oder Benutzergruppen quasi als Kostenstellen definiert und im System installiert. Dies ist zu Abrechnungszwecken notwendig und dient zugleich dem Daten- und Programmschutz. Ein Account wird durch ein Password abgesichert, das heißt, die Accounts müssen auf die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens abgestimmt werden.

Partiell können Programmabläufe oder Dateigrößen sehr komfortabel durch Checklisten oder Tabellen vom Anwender beeinflußt werden. Durch diese Festlegungen werden teilweise Funktionsumfang, Arbeitsweise und Laufzeit des Systems entscheidend verändert. Deshalb ist besondere Sorgfalt bei diesem Schritt angezeigt. Die Umsetzung dieser Checklisten und Tabellen in das benutzerindividuelle Programm erfolgt meist durch den Anbieter.

Im Gegensatz zu den obengenannten Punkten, bei denen das System neu generiert werden muß, ist die Gestaltung und auch Änderung von Bildschirmmasken, Listbildern und Matchcodes (Suchbegriffen) schon vielfach im Dialog durch den Anwender selbst möglich. Die entsprechenden Festlegungen sollten jedoch frühzeitig mit dem Anbieter abgestimmt werden.

Spätestens in dieser Phase ist das Datensicherungskonzept zu erstellen. Das Konzept beinhaltet im wesentlichen die Sicherungszyklen für die Datenbestände und die Organisation der Datenträgersicherung selbst, das heißt, wo werden dann welche Bänder beziehungsweise

Platten gelagert.

Da es sich hier um benutzerindividuelle Festlegungen handelt, ist es wichtig, sämtliche Festlegungen ausreichend zu dokumentieren, Gerade in dieser Phase zu berücksichtigen, daß die vorherige organisatorische Abstimmung im Unternehmen erheblich mehr Zeitaufwand erfordert als die Umsetzung selbst.

Nachdem die Installationsvorbereitungen abgeschlossen sind, folgt die Installationsphase. Die Installation von Hardware, Systemsoftware und Anwendungssoftware sind Aufgabe des Anbieters und bedürfen keiner Erläuterung.

Obwohl die Dokumentation und das Benutzerhandbuch häufig durch den Anbieter stiefmütterlich behandelt werden, sind sie in der Einführungsphase unentbehrliche Hilfsmittel zum Verständnis der Programme. Die vom Anbieter mitgelieferte Programmdokumentation umfaßt Programm- und Dateibeschreibungen, die als Arbeitsanweisungen für den Sachbearbeiter vielfach ungeeignet sind. Deshalb muß die individuelle Benutzerdokumentation meist selbst erstellt werden. Diese Dokumentation muß dem Benutzer die Arbeit mit seinen Programmen ermöglichen, also seinen Ansprüchen und Voraussetzungen angepaßt sein.

Die Erstellung der Dokumentation fällt nicht als einmaliger Arbeitsschritt an, sondern zieht sich entsprechend der funktionalen Einführungsreihenfolge durch die gesamte Einführungsphase. Zudem muß die Dokumentation laufend den Erweiterungen beziehungsweise Änderungen der Software angepaßt werden.

Die Dateneingabe beziehungsweise -übernahme geschieht ebenfalls entsprechend der funktionalen Einführungsreihenfolge. Insbesondere für das Eingeben von Artikelstammdaten und Stücklisten ist je nach Mengengerüst mit einem erheblichen Zeitaufwand zu rechnen.

Eng verzahnt mit der Dateneingabe beziehungsweise -übernahme sind die Tests der Programme zu sehen. Besteht normalerweise bei Hardware und Systemsoftware kein Bedarf für Tests, sind sie bei der Anwendungssoftware unumgänglich. Dies hat mehrere Gründe:

- Es sollte überprüft werden, ob das PPS-System den gestellten Anforderungen entspricht. Leider kommt es immer wieder vor, daß zwischen Anwender und Anbieter Differenzen bezüglich des erwarteten Funktionsumfangs auftreten. Dies ist häufig auf unpräzise Formulierungen im Pflichtenheft zurückzuführen.

- Gerade bei neuen, noch selten eingesetzten Programmen (Anpassung und Neuprogrammierung) ist es fast unvermeidlich, daß Fehler im Programm auftreten. Diese Fehler müssen vor dem Echtbetrieb erkannt und vom Anbieter behoben werden.

- Bei der Festlegung der benutzerindividuellen Parameter sind unzweckmäßige Entscheidungen, Mißverständnisse aufgrund mangelnder Erfahrung oder auch Übertragungsfehler bei der Generierung nicht auszuschließen.

- Bei der Arbeit mit dem neuen "Werkzeug" treten leicht Fehlinterpretationen und Bedienungsfehler auf. Da im Extremfall ein falscher Tastendruck, zum Beispiel bei der Nettobedarfsermittlung, die komplette Bestandsführung durcheinanderbringen kann, müssen die Benutzer erst Erfahrungen auf einer "Spielwiese" sammeln können.

Nur schrittweise realisieren

Diese "Spielwiese", zumeist ein eigener Test-Account, ist unbedingt notwendig, damit nicht versehentlich echte Daten zerstört werden. Mit den Tests sollten alle relevanten Fragestellungen des späteren Echtbetriebes abgedeckt werden. Als Einstieg können in dieser Phase eventuell die Daten und Parameter des Tests beim Anbieter verwendet werden.

Die Dauer der Testphase hängt stark vom Umfang und der Komplexität der Programme ab. Als Mittelwert kann der Zeitraum von einem bis zwei Monate für einen kompletten Arbeitsbereich, zum Beispiel die Materialwirtschaft, angesehen werden.

An die Testphase schließt die Abnahme des Systems und der Echtbetrieb an. Der Übergang zum Echtbetrieb sollte immer schrittweise vorgenommen werden. So kann zum Beispiel die Materialwirtschaft schon im Echtbetrieb arbeiten, während die Arbeitsplanverwaltung gerade erst installiert wird. Ansonsten sind zu große Belastungen für die betrieblichen Abläufe zu erwarten.

Soweit vorhanden, sollte trotz des erhöhten Aufwands das alte PPS-System zu Beginn des Echtbetriebes parallel weiterbenutzt werden. Dies ermöglicht eine Überprüfung des Systems bei vollem Datenbestand und verhindert unliebsame Überraschungen, zum Beispiel beim "Überlaufen" von Dateien bei terminkritischen Vorgängen. Wenn kein echter Parallelbetrieb möglich ist, sollten zumindest zeitweilige Probeläufe mit vollem Datenbestand stattfinden.

Auch im Echtbetrieb sind mit Sicherheit Störungen, aber auch Anregungen und Verbesserungsvorschläge zu erwarten, für die in dieser Phase der Konsolidierung Zuständigkeiten geregelt sein müssen. Durch eine konsequente Projektorganisation ist diese Phase, in der das PPS-System zu einem effizienten Einsatz kommt, mit optimalem Aufwand an Zeit, Finanzen und Personal zu erreichen.

*Hans-Ullrich Förster ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Forschungsinstitut für Rationalisierung an der RWTH, Aachen.

Organisatorische Voraussetzungen

Im organisatorischen Bereich sind zumindest folgende Tätigkeiten notwendig:

- Die Aufbauorganisation ist entsprechend dem PPS-System, der spezifischen Aufgabenstellung und der funktionalen Einführungsreihenfolge anzupassen. So kann es notwendig sein, die bislang getrennte Disposition von Eigenfertigungs- beziehungsweise Kaufteilen in einer zentralen Dispositionsabteilung zusammenfassen.

- Durch den Einsatz eines integrierten PPS-Systems werden alle betroffenen Funktionen stärker voneinander abhängig. Die Abläufe zum Beispiel beim Änderungsdienst für Stücklisten müssen dem Rechnung tragen. Hier liefern die einzelnen PPS-Systeme unterschiedliche Unterstützung.

- Der Bedarf an Listen (zum Beispiel Stück- und Bestellvorschlagslisten) sowie gegebenenfalls an Formularen muß bestimmt werden.

- Klärung von Daten- und Programmzuständigkeiten. Wer hat Zugriffsberechtigung auf welche Programme? Wer darf welche Daten neu anlegen, ändern, stornieren oder nur abfragen?

Datenbezogene Voraussetzungen

Ähnlich wie im organisatorischen Bereich stellt jedes PPS-System zahlreiche individuelle Anforderungen in bezug auf die Daten:

- Bereinigung, Anpassung beziehungsweise Neuentwicklung von

Nummernsystemen

- Anpassung des Betriebskalenders. Vielfach sind PPS-Systeme auf eine bestimmte Planungsperiode, zum Beispiel Kalenderwoche, festgelegt.

- Festlegen der erforderlichen Dateigrößen auf der Basis des Mengengerüstes.

- Aufbau beziehungsweise Änderung auftragsneutraler Stammdaten, abgestimmt auf die Programme, Feldinhalte und Feldlängen der Stammsätze des Systems (zum Beispiel Artikelstammsätze, Stücklisten, Arbeitspläne, Maschinengruppenkapazitäten, Übergangszeiten).