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12.11.1999 - 

IT im Handel/Breites Logistik- und IT-Spektrum optimiert Printmedien-Vertrieb

Presse-Grossist Esser organisiert den Durchblick im Blätterwald

12.11.1999
Mit groSSer Zuverlässigkeit und Präzision gelangt eine Vielzahl von Presseerzeugnissen an allen Werktagen des Jahres zu den zahlreichen Verkaufsstellen in Deutschland. Presse-Grossisten wie das Unternehmen Jean Esser aus Hürth bei Köln übernehmen die neutrale Vertriebsfunktion. Seine ausgefeilte Logistik und Informationstechnologie vom Dokumenten-Management-System bis zur Scannerkasse schildert Eugen Keldenich*.

Presse-Grossist Esser aus Hürth bei Köln organisiert einen bedarfsgerechten und effektiven Vertrieb, der bei ständig steigendem Angebot an Titeln pünktlich und zuverlässig abläuft. Am Standort Hürth übernehmen die Auslieferer allnächtlich 250000 Zeitungen und Zeitschriften. Sie legen bis zum Morgengrauen 1200 Kilometer zurück, bis die Ware an 1100 Geschäfte im Westen und Süden Kölns sowie im Erftkreis ausgeliefert ist. Flächendeckend gelangen so die Zeitungen und Zeitschriften zum Einzelhandel und letztlich zum Leser.

Um eine umfassende Versorgung mit Presseerzeugnissen als Grundrecht aller Bürger zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber Rechte und Pflichten für Presse-Grossisten festgelegt: Zum einen besitzen sie ein Alleinauslieferungsrecht für ein bestimmtes Vertriebsgebiet. Zum anderen müssen sie Titel und Mengen unter Wahrung der Neutralität genau nach den Vorgaben der Verlage an den Einzelhandel disponieren. Außerdem wickeln sie die Rückgabe unverkaufter Exemplare an die Verlage ab (weitere Infos siehe Kasten).

Den Presse-Grossisten haben die Verlage nach dem Zweiten Weltkrieg in den fünfziger Jahren mit Zustimmung der zuständigen Kartellbehörden ein Alleinauslieferungsrecht erteilt. Dafür müssen sie ausnahmslos alle Presseerzeugnisse in ihr Sortiment aufnehmen und jede auch noch so umsatzschwache Verkaufsstelle beliefern (sogenannter Kontrahierungszwang).

Insgesamt 92 Presse-Großhändler arbeiten in Deutschland. Sie sind Garanten für die Realisierung der im Artikel 5 des Grundgesetzes verankerten Informations- und Pressefreiheit. Jeder Händler kann von ihnen jederzeit Printmedien zu einem fixen Preis beziehen.

Die Grossisten stellen jedem einzelnen Händler ein individuelles, von den Verlagen vorgegebenes Sortiment verschiedenster Publikationen wie Zeitungen, Zeitschriften, Romane, Comics und Rätsel sowie Auslandspresse bereit.

Als Bindeglied zwischen den Einzelhändlern und den Verlagen haben sie die Hand am Puls des Marktes. Die vom Händler verkauften Mengen werden an die Verlage weitergemeldet. Sie steuern die Auflagenhöhe der Titel über die nachgefragte Menge. Einzel- und Großhandel tragen durch das eingeräumte Remissionsrecht kein Absatzrisiko, da sie unverkaufte Exemplare gegen Erstattung des Einkaufspreises wieder zurückgeben.

Die Informationen für ein auf die Bedürfnisse des Händlers zugeschnittenes Angebot, also wie viele und welche Titel, gewinnt der Presse-Grossist mit ausgefeilter Informationstechnik: Scanner-Kassen erfassen die Presseverkaufsdaten und sie gelangen direkt an den Rechner des Grossisten. Verkaufsrenner werden täglich am "Point of Sale" registriert und vom Grossisten gegebenenfalls nachgeliefert.

Auf Remittenden bleibt der Handel nicht sitzen, denn Einzelhändler und Grossisten haben das Recht, überzählige Artikel an die Verlage zurückzugeben. Ein Remissionserfassungssystem registriert die Rückläufe vollautomatisch und meldet sie in einem geschlossenen Warenflußsystem an die Verlage. Eine computergestützte Strukturanalyse des Einzelhandels (EHASTRA) optimiert die Distribution. Das Programm ermittelt unter anderem den Zusammenhang zwischen Sortiment, Größe und Lage der Geschäfte, Zahl und Strukur der Käufer, der Regalfläche und dem Umsatz. So verringert sich das Remissionsrisiko der Verlage. Kommt eine neue Zeitschrift auf den Markt, so läßt sie sich über diese Daten bedarfsgerecht an die Händler verteilen.

Für Rückfragen, die Verkaufsstellen zu den computergespeicherten Lieferdaten haben, unterstützt ein Dokumenten-Management-System (DMS) beim Presse-Grosso Esser ein zehnköpfiges Team im Kundenservice.

Greifen Zeitschriftenhändler zum Hörer, weil sie zu einer bestimmten Lieferung etwas wissen möchten, werden sie in Sekunden informiert. Das DMS bietet direkten Zugriff auf die Rechnungen. Die Daten sind nach verschiedenen Sortierschlüsseln wie zum Beispiel Kundennummer oder -name organisiert. Beim Recherchieren arbeitet sich das System durch 1,5 Gigabyte Daten, die sich in den vergangenen Jahren in dem zentralen Server angesammelt haben. Jede Woche kommen bei 1100 Kunden 10000 Rechnungsseiten hinzu, die elektronisch archiviert werden.

Grünes Licht dafür, ein DMS als Auskunftssystem einzusetzen, gab es von Anfang an. Alles, was den Service verbessert und die Dienstleistung für den Kunden unterstützt und ihn entlastet, wird genutzt.

Bevor Angebote eingeholt wurden, stellte die DV-Abteilung einen Anforderungskatalog auf:

Das DMS sollte die Daten von der eingesetzten AS/400-Maschine aufbereiten können, sich problemlos in die bestehende Netzwerklandschaft einfügen, zu einem späteren Zeitpunkt auch erweiterbar und offen für die Integration neuer technischer Entwicklungen sein.

Zusätzlich sollte das DMS auf Wunsch des Vertriebs den Service für den Kunden verbessern, indem es Daten auch auf CD-ROM bereitstellt: Zeitschriftenhändler fordern in der Vertriebsabteilung des Presse-Grossisten für ihre eigene Buchhaltung oft einzelne oder gar ganze Sätze von Rechnungen an.

Das Unternehmen prüfte sechs DMS-Programme, von denen drei sofort ausschieden - weil beispielsweise die Anbieter nicht für den Service in der Nähe des Anwenders garantieren konnten oder ganz einfach zu teuer waren.

Die DV-Abteilung verglich den zuvor aufgestellten Anforderungskatalog und die Angebote und entschied sich schließlich für die Software WK-Archiv der Kohlhammer Compunication aus Köln.

In zwei Wochen wurde das DMS für den Presse-Grosso geplant und installiert. Im ersten Schritt sicherte die DV die Rechnungen von der eingesetzten AS/400 auf einem Band. Im zweiten Schritt paßte das beauftragte Systemhaus die Software innerhalb einer Woche mit den bereitgestellten Rohdaten an die Bedürfnisse des Hürther Unternehmens an.

Danach fiel der Startschuß für eine einwöchige Testphase. Das System mußte sich unter Live-Bedingungen bewähren. Weil sich das Programm intuitiv bedienen läßt, reichte ein halber Tag Schulung für die Mitarbeiter aus. DV und Vertrieb tauschten sich über die Erfahrungen mit dem System aus und beauftragten den Anbieter, die Software auf weitere konkrete Erfordernisse des Tagesgeschäfts zuzuschneiden.

Hier bewährte sich der Wunsch des Anwenders nach räumlicher Nähe zum Software-Anbieter. So forderte beispielsweise ein neuer Release-Stand der Rechnungssoftware einen schnellen Eingriff ins System und den Wechsel des Ausgabeformats der Daten. Nicht nur die direkte Nachbarschaft von Lieferant und Kunden, sondern auch die grundsätzliche Bereitschaft zum schnellen Support ließen aus dieser Aufgabe kein Problem erwachsen.

Vertrieb und DV beurteilen das eingeführte Dokumenten-Management-System positiv: "Die Kundenzufriedenheit steigt merklich; täglich erfahren wir eine gute Resonanz", lautet die Aussage dazu.

Presse-Grossist Esser aus Hürth bei Köln organisiert einen bedarfsgerechten und effektiven Vertrieb, der bei ständig steigendem Angebot an Titeln pünktlich und zuverlässig abläuft. Am Standort Hürth übernehmen die Auslieferer allnächtlich 250000 Zeitungen und Zeitschriften. Sie legen bis zum Morgengrauen 1200 Kilometer zurück, bis die Ware an 1100 Geschäfte im Westen und Süden Kölns sowie im Erftkreis ausgeliefert ist. Flächendeckend gelangen so die Zeitungen und Zeitschriften zum Einzelhandel und letztlich zum Leser.

Um eine umfassende Versorgung mit Presseerzeugnissen als Grundrecht aller Bürger zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber Rechte und Pflichten für Presse-Grossisten festgelegt: Zum einen besitzen sie ein Alleinauslieferungsrecht für ein bestimmtes Vertriebsgebiet. Zum anderen müssen sie Titel und Mengen unter Wahrung der Neutralität genau nach den Vorgaben der Verlage an den Einzelhandel disponieren. Außerdem wickeln sie die Rückgabe unverkaufter Exemplare an die Verlage ab (weitere Infos siehe Kasten).

Den Presse-Grossisten haben die Verlage nach dem Zweiten Weltkrieg in den fünfziger Jahren mit Zustimmung der zuständigen Kartellbehörden ein Alleinauslieferungsrecht erteilt. Dafür müssen sie ausnahmslos alle Presseerzeugnisse in ihr Sortiment aufnehmen und jede auch noch so umsatzschwache Verkaufsstelle beliefern (sogenannter Kontrahierungszwang).

Insgesamt 92 Presse-Großhändler arbeiten in Deutschland. Sie sind Garanten für die Realisierung der im Artikel 5 des Grundgesetzes verankerten Informations- und Pressefreiheit. Jeder Händler kann von ihnen jederzeit Printmedien zu einem fixen Preis beziehen.

Die Grossisten stellen jedem einzelnen Händler ein individuelles, von den Verlagen vorgegebenes Sortiment verschiedenster Publikationen wie Zeitungen, Zeitschriften, Romane, Comics und Rätsel sowie Auslandspresse bereit.

Als Bindeglied zwischen den Einzelhändlern und den Verlagen haben sie die Hand am Puls des Marktes. Die vom Händler verkauften Mengen werden an die Verlage weitergemeldet. Sie steuern die Auflagenhöhe der Titel über die nachgefragte Menge. Einzel- und Großhandel tragen durch das eingeräumte Remissionsrecht kein Absatzrisiko, da sie unverkaufte Exemplare gegen Erstattung des Einkaufspreises wieder zurückgeben.

Die Informationen für ein auf die Bedürfnisse des Händlers zugeschnittenes Angebot, also wie viele und welche Titel, gewinnt der Presse-Grossist mit ausgefeilter Informationstechnik: Scanner-Kassen erfassen die Presseverkaufsdaten und sie gelangen direkt an den Rechner des Grossisten. Verkaufsrenner werden täglich am "Point of Sale" registriert und vom Grossisten gegebenenfalls nachgeliefert.

Auf Remittenden bleibt der Handel nicht sitzen, denn Einzelhändler und Grossisten haben das Recht, überzählige Artikel an die Verlage zurückzugeben. Ein Remissionserfassungssystem registriert die Rückläufe vollautomatisch und meldet sie in einem geschlossenen Warenflußsystem an die Verlage. Eine computergestützte Strukturanalyse des Einzelhandels (EHASTRA) optimiert die Distribution. Das Programm ermittelt unter anderem den Zusammenhang zwischen Sortiment, Größe und Lage der Geschäfte, Zahl und Strukur der Käufer, der Regalfläche und dem Umsatz. So verringert sich das Remissionsrisiko der Verlage. Kommt eine neue Zeitschrift auf den Markt, so läßt sie sich über diese Daten bedarfsgerecht an die Händler verteilen.

Für Rückfragen, die Verkaufsstellen zu den computergespeicherten Lieferdaten haben, unterstützt ein Dokumenten-Management-System (DMS) beim Presse-Grosso Esser ein zehnköpfiges Team im Kundenservice.

Greifen Zeitschriftenhändler zum Hörer, weil sie zu einer bestimmten Lieferung etwas wissen möchten, werden sie in Sekunden informiert. Das DMS bietet direkten Zugriff auf die Rechnungen. Die Daten sind nach verschiedenen Sortierschlüsseln wie zum Beispiel Kundennummer oder -name organisiert. Beim Recherchieren arbeitet sich das System durch 1,5 Gigabyte Daten, die sich in den vergangenen Jahren in dem zentralen Server angesammelt haben. Jede Woche kommen bei 1100 Kunden 10000 Rechnungsseiten hinzu, die elektronisch archiviert werden.

Grünes Licht dafür, ein DMS als Auskunftssystem einzusetzen, gab es von Anfang an. Alles, was den Service verbessert und die Dienstleistung für den Kunden unterstützt und ihn entlastet, wird genutzt.

Bevor Angebote eingeholt wurden, stellte die DV-Abteilung einen Anforderungskatalog auf:

Das DMS sollte die Daten von der eingesetzten AS/400-Maschine aufbereiten können, sich problemlos in die bestehende Netzwerklandschaft einfügen, zu einem späteren Zeitpunkt auch erweiterbar und offen für die Integration neuer technischer Entwicklungen sein.

Zusätzlich sollte das DMS auf Wunsch des Vertriebs den Service für den Kunden verbessern, indem es Daten auch auf CD-ROM bereitstellt: Zeitschriftenhändler fordern in der Vertriebsabteilung des Presse-Grossisten für ihre eigene Buchhaltung oft einzelne oder gar ganze Sätze von Rechnungen an.

Das Unternehmen prüfte sechs DMS-Programme, von denen drei sofort ausschieden - weil beispielsweise die Anbieter nicht für den Service in der Nähe des Anwenders garantieren konnten oder ganz einfach zu teuer waren.

Die DV-Abteilung verglich den zuvor aufgestellten Anforderungskatalog und die Angebote und entschied sich schließlich für die Software WK-Archiv der Kohlhammer Compunication aus Köln.

In zwei Wochen wurde das DMS für den Presse-Grosso geplant und installiert. Im ersten Schritt sicherte die DV die Rechnungen von der eingesetzten AS/400 auf einem Band. Im zweiten Schritt paßte das beauftragte Systemhaus die Software innerhalb einer Woche mit den bereitgestellten Rohdaten an die Bedürfnisse des Hürther Unternehmens an.

Danach fiel der Startschuß für eine einwöchige Testphase. Das System mußte sich unter Live-Bedingungen bewähren. Weil sich das Programm intuitiv bedienen läßt, reichte ein halber Tag Schulung für die Mitarbeiter aus. DV und Vertrieb tauschten sich über die Erfahrungen mit dem System aus und beauftragten den Anbieter, die Software auf weitere konkrete Erfordernisse des Tagesgeschäfts zuzuschneiden.

Hier bewährte sich der Wunsch des Anwenders nach räumlicher Nähe zum Software-Anbieter. So forderte beispielsweise ein neuer Release-Stand der Rechnungssoftware einen schnellen Eingriff ins System und den Wechsel des Ausgabeformats der Daten. Nicht nur die direkte Nachbarschaft von Lieferant und Kunden, sondern auch die grundsätzliche Bereitschaft zum schnellen Support ließen aus dieser Aufgabe kein Problem erwachsen.

Vertrieb und DV beurteilen das eingeführte Dokumenten-Management-System positiv: "Die Kundenzufriedenheit steigt merklich; täglich erfahren wir eine gute Resonanz", lautet die Aussage dazu.

ANGEKLICKT

Der reibungslose Ablauf der täglichen Geschäftsprozesse beim Presse-Grosso Jean Esser ist nur mit aktueller Informationstechnologie zu meistern. Dazu gehören beispielsweise Scannerkassen und eine scannergestützte Remissionsverarbeitung. Mit einer speziell dafür entwickelten Software beobachtet man laufend den Markt und plant das Liefersortiment. Der Außendienst nutzt Handheld-Computer. Stolz ist das Hürther Unternehmen auf sein breites Spektrum an vertriebsunterstützenden Maßnahmen, die neben dem Dokumenten-Management auch Merchandising, Facheinzelhandelskonzept, Telefon-Marketing, Remissionsservice, Display-gestützte Einzelplatz-Kommissionierung und vieles mehr umfassen.

Grossist

Der Presse-Grosso Jean Esser GmbH & Co. aus Hürth bei Köln kann auf eine lange Tradition zurückblicken: Das Unternehmen wurde 1914 vom Sechs-Tage-Rennfahrer Jean Esser gegründet. Alles begann mit dem Import von Radsportzeitungen aus Paris. Im Jahr 1947 schloß sich Jean Esser mit seinem Konkurrenten Karl Heinz Sonder zusammen. Dessen Sohn Hans und Geschäftsführer Eugen Keldenich führen heute das Unternehmen.

*Eugen Keldenich ist Geschäftsführer der Jean Esser GmbH und Co. In Köln-Hürth.