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25.11.1977 - 

Gruner + Jahr integrieren EDV und Mikrofilm:

Pressedaten im automatischen Retrievalsystem

25.11.1977

Im Verlagshaus Gruner + Jahr AG & Co in Hamburg befindet sich eine Datenbank im Einsatz, die auf einer Kombination von Verfahren der elektronischen Datenverarbeitung und der Mikrofilmspeicherung beruht. Nach dem Konzept dieser Datenbank übernimmt die Elektronik die Prüfung, Aufbereitung, Speicherung und das Wiederauffinden der Suchdaten zu den Dokumenten der Datenbank, während die Bereitstellung und Anzeige der Dokumente im Volltext automatisch über Mikrofiche erfolgt. Die Datenbank ist auf den Bedarf von über dreihundert Redakteuren des Verlagshauses zugeschnitten; von Anfang an haben die Redakteure das Konzept miterarbeitet.

Entsprechend der sehr unterschiedlichen Thematik, der sich die zahlreichen G+J-Publikationen einschließlich der ZEIT, die dem System angeschlossen ist, widmen, ist auch die Spannweite des erfaßten Datenbankmaterials außerordentlich breit. Um dennoch eine Lösung innerhalb vertretbarer Größenordnungen zu finden, erwies es sich als erforderlich, Bestandsauswahl und Bestandspflege möglichst direkt von den Anforderungen der Nutzer, also über die Inanspruchnahme der Dokumentationsabteilung, steuern zu lassen.

Deshalb wechseln die in den einzelnen, fachlich organisierten Referaten arbeitenden Dokumentare im 14-Tage-Rhythmus von der Nutzerbedienung (Recherche) zur Stoffauswahl (Lektorat) und von dort weiter zur Indexierung der Texte (Erschließung), wie dies in Abbildung 1 dargestellt ist.

Durch diese Organisation ist sichergestellt, daß unerläßliche Rückkopplungseffekte in bezug auf Auswahl und Erschließung erzeugt werden und die Arbeit der insgesamt 36 Dokumentare stets interessant und vielseitig bleibt.

Für den Bestand bedeutet dies: Das ausgewählte Material bleibt weitgehend redundanzfrei und deckt hinsichtlich Faktenmaterial und Kommentierung in zureichendem Maße alle für die Nutzer normalerweise relevanten Dokumente ab.

In den vier Referaten der Textdokumentation des Verlagshauses in Hamburg werden insgesamt rund 140 regelmäßig erscheinende Publikationen des In- und Auslandes systematisch und vergleichend gelesen. Das entspricht einem arbeitstäglichen Artikelaufkommen zwischen 6000 und 8000, aus denen jeweils 1200 bis 1400 Artikel ausgewählt werden. Davon gehen rund 600 Artikel arbeitstäglich in die Datenbank ein. Voraussetzung für die Verflechtung ist ein einheitliches A4-Format, das durch Schneiden und Umkleben der Artikel gewährleistet wird. Analog zur Erschließung durch die Dokumentare werden die Dokumentenseiten entsprechend NMA-Norm mit einer Schrittschaltkamera auf Mikrofiche verfilmt. Der Verkleinerungsfaktor beträgt 24:1, ein Mikrofiche enthält 98 DIN-A4-Seiten.

Die Filme werden sodann je nach Datenpool in Mikrofichespeicher vom Typ Image-Systems eingestellt, wo jede einzelne von insgesamt je 76 000 Seiten in durchschnittlich 2 Sekunden aufgerufen und rückvergrößert werden kann. Bei jedem dieser Geräte besteht außerdem die Möglichkeit zur Herstellung einer Papierkopie.

Zunächst sind je zwei Geräte für jedes der vier Referate vorgesehen, insgesamt also eine Bereitstellung von bis zu 600 000 Blatt, was etwa einem Material-Input von drei Jahren entspricht. Dieses Textvolumen auf Mikrofiche wird etwa 1978 erreicht sein. Von da an ist vorgesehen, ältere und deshalb weniger gebrauchte Bestände kassettenweise auszulagern und diese nach Bedarf bei der Anfrage jeweils in einen bereitstehenden weiteren Mikrofilmspeicher einzuführen.

Für Eingabe und Abfrage wird ganz überwiegend eine gebundene Terminologie benutzt, die in einem Thesaurus - kurz Index genannt - niedergelegt ist. Der Index enthält 5000 Suchbegriffe, die aus dem täglichen Umgang mit dem vom Nutzer gewünschten Material entwickelt wurden, sowie über 70 000 Verweise. Er steht laufenden Veränderungen offen. Parallel dazu befinden sich ein Synonymenwörterbuch und ein Assoziationenregister im Aufbau, die maschinell eingesetzt werden können und die Mensch/Maschine-Kommunikation und damit das Retrievalergebnis weiter verbessern sollen.

Durch die Verwendung des Thesaurus wird eine hohe begriffliche Verdichtung auf die wesentlichen Suchbegriffe erreicht. Der Erschließungsgrad der Materialien wird im Vergleich zu dem vorher benutzten konventionellen System von durchschnittlich 1,7 auf 16 erhöht, das heißt, jeder Suchtext ist über 16 verschiedene Deskriptoren auffindbar. Zugleich wird in bezug auf das Ausgangsmaterial ein günstiges ökonomisches Verhältnis erreicht.

Kurzinformationen zu den Dokumenten mit den entsprechenden Zieladressen werden auf dem Datensichtgerät angezeigt. Das Retrieval bei Texten erfolgt entweder manuell über eine Tastatur am Image-Systems-Gerät oder automatisiert über ein Interface, das Mikrofilmspeicher und Terminals zusammenschließt.

Eingabe und Abfrage erfolgen über ein Tele-Processing (TP)-System, das gegen Maschinen- und Leitungsausfälle doppelt abgesichert ist und während der gesamten Arbeitszeit der Dokumentationsabteilung einschließlich Spät- und Nachtdiensten ständig zur Verfügung steht. Die Datenbankanwendung stützt sich auf zwei Zentraleinheiten IBM 370/158, die als Duplex-System im räumlich benachbarten Rechenzentrum der Iduna-Versicherungsgruppe arbeiten. Für Eingabe und Abfrage werden gegenwärtig 18 Datensichtgeräte SEL 3287 verwendet.

Die strenge Regulierung der Such- und Frageterminologie wird bei der Eingabe zur Prüfung der Deskriptoren benutzt. Die Terminologie kann wahlweise in Kurzform (Chiffre) oder auch langwörtlich benutzt werden, und zwar sowohl bei der Eingabe als auch bei der Abfrage.

Das Dokumentationssystem wird durch ein leicht und flexibel zu handhabendes Computersystem gesteuert, das von der Betriebsberatungsgesellschaft mbH (BBG), Dornbirn (Österreich), angeboten wird und von dem jetzigen Geschäftsführer dieser Gesellschaft, Herrn Dr. Alexander Wilhelmy, und Mitarbeitern in enger Anlehnung an die praktischen Anforderungen der G + J-Dokumentation entwickelt worden ist. In diesen Anforderungen wurden zugleich auch die Aspekte einer Freiwortindexierung von Bildinhalten, wie sie in der G+J-Bilddokumentation wichtig sind, eingehend berücksichtigt. Dieses Programm ermöglicht die Recherche mit freien wie auch gebundenen Deskriptoren in beliebiger Reihenfolge. Dem Benutzer außer Haus werden die mikroverfilmten Textbestände täglich als Mikrofiche-Diazo-Kopien zugestellt. Dezentraler und multipler Zugriff auf die Dokumentenadressen ist entweder über Telefon oder Fernschreiben oder direkt im Tele-Processing über Wähl- oder Standleitungen möglich. Extern erschlossene Textbestände können automatisch eingelesen werden.

Die Hamburger Pressedatenbank ist entsprechend der dezentralen Arbeitsweise der verschiedenen Verlagsobjekte mit Dokumentationsstellen in Köln (hier wird "Capital" gemacht) und München ("Gong", "Elternö ) arbeitsteilig verbunden. Diese Stellen tragen zur Erschließung von Textbeständen bei und sind an das Abfragesystem angeschlossen.

Für die beschriebene Datenbankanwendung ist es charakteristisch, daß qualifizierte, in der journalistischen Praxis erfahrene Dokumentare eine Mittlerrolle zwischen dem Nutzer auf der einen Seite und fachkundig erschlossenen Beständen auf der anderen Seite übernehmen.