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17.03.2009

Prince2 – Erfolgsfaktor für die Krones-IT

Gregor Gold
Die Projekt-Management-Methode dirigiert den Aufbau einer prozessorientierten IT-Organisation.

Mit dem Strategieprojekt "Musik" will der international tätige Anlagenbauer Krones AG mit Sitz in Neutraubling sein Informations-Management umkrempeln. Er stützt sich dabei auf die Projekt-Management-Methode Prince2. So kann er sich auf das komplexe Vorhaben und die ambitionierten Ziele konzentrieren, ohne sich allzu viele Sorgen um das Projekt-Management machen zu müssen.

Nach aktuellen Studien scheitert jedes vierte Projekt

Die Projektrealität in den Unternehmen sieht mitunter recht düster aus. Mindestens jedes vierte IT-Vorhaben, so haben aktuelle Studien ermittelt, endet mit einem Flop. Als eine der Hauptursachen wird meist das Projekt-Management angesehen. Die Unternehmen setzen keine angemessenen Methoden ein, die Übersicht geht verloren, das Controlling steht nur auf dem Papier – in der Konsequenz verteuern sich die Projekte, und der Unternehmensnutzen bleibt unterhalb der Zielmarke.

Dieses Risiko wollte Michael Kranz nicht eingehen. Als der Leiter des Informations-Managements bei der Krones AG im Frühjahr 2007 ein Vorhaben zur kundenorientierten Ausrichtung der IT-Prozesse plante, ging er in die Offensive. "IT-Projekte brauchen ein klares Regel- und Steuerungssystem", sagt er.

Hilfestellung für die Projekt-Governance fand Kranz bei Prince2. Die Vorteile der prozessorientierten Projekt-Management-Methode beschreibt er folgendermaßen: "Mit Prince2 sind durchgängig klare Qualitätsstandards umsetzbar, und man kann sowohl für das Gesamtprojekt als auch für die einzelnen Phasen und Teilprojekte anhand transparenter Zieldefinitionen arbeiten." Zudem schließe Prince2 ein wirkungsvolles Risiko-Management in die Projektplanung ein, so dass das Team im Problemfall schnell und gezielt reagieren könne. Auch das breite Angebot an Best Practices spricht in den Augen des Krones-CIO für Prince2: "Das gewährleistet eine deutlich straffere Projektrealisierung mit potenziell weniger Fehlerquellen als bei anderen Methoden."

Projektsteckbrief

Projektname: Mitarbeiterentwicklung und Serviceorientierung für das Informations-Management von Krones (Musik).

Branche: Maschinen- und Anlagenbau.

Projektkategorie: Neugestaltung der IT-Prozesse, IT-Service-Management.

Kernprodukt: Projekt-Management-Methode Prince2.

Herausforderungen: hohe Komplexität.

Stand des Projekts: Erste Prozesse sind plangemäß umgesetzt, Abschluss für 2010 geplant.

Involvierter Dienstleister: Serview, Bad Homburg.

Ansprechpartner: Birgit Struwe, Leiterin Service-Management bei Krones.

Der Nutzer steht im Mittelpunkt aller IT-Prozesse

Die Notwendigkeit, sich einer möglichst erfolgssicheren Projektmethode zuzuwenden, resultierte nicht zuletzt aus dem hohen strategischen Anspruch des IT-Projekts Musik. Der Name steht für Mitarbeiterentwicklung und Serviceorientierung für das Informations-Management von Krones. Dahinter verbirgt sich das Ziel, in allen IT-Prozessen konsequent die Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen.

Krones in Kürze

  • Der Krones-Konzern plant, entwickelt und fertigt Maschinen und Anlagen für die Bereiche Prozess-, Abfüll- und Verpackungstechnik sowie Intralogistik.

  • Hauptabnehmer sind Getränke- und Lebensmittelhersteller sowie chemische, Pharma- und Kosmetikindustrie.

  • Der Umsatz lag 2007 bei 2,156 Milliarden Euro, das Ergebnis vor Steuern bei 154 Millionen.

  • Seit seiner Gründung im Jahr 1951 hat sich Krones vom klassischen Maschinenbauer zum Anlagen- und Systemlieferanten für Komplettlösungen entwickelt.

  • Inzwischen plant das Unternehmen weltweit – vor allem für die Getränkeindustrie – ganze Fabriken und stattet sie mit Anlagen- und Automatisierungstechnik aus.

  • Weltweit beschäftigt Krones mehr als 10.000 Mitarbeiter.

Die IT habe ihr Selbstverständnis zu ändern, gibt Kranz die Richtung vor: "Anstatt sich klassischerweise auf technische Parameter zu reduzieren, muss die IT ihr Denken und Handeln kontinuierlich darauf ausrichten, ihre Kunden durch überdurchschnittliche Servicequalität und innovative Technologien zu begeistern."

Eine IT-Organisation mit Itil-konformen Abläufen

Ein hehrer Vorsatz, der sich mit überkommenen IT-Prozessen nicht erfüllen lässt. Dazu sind vielmehr Arbeitsweisen notwendig, die sich durch hohe Wirtschaftlichkeit und Flexibilität auszeichnen. "Die permanenten Veränderungen im Wettbewerbsumfeld verlangen eine hohe Wandlungsfähigkeit der Organisation und Abläufe, damit wir auch unter neuen Rahmenbedingungen jederzeit den Qualitätsanforderungen der Kunden gerecht werden und dabei kostenbewusst agieren können", so die Maxime des CIO.

Folglich ist das Musik-Projekt darauf ausgerichtet, eine prozessorientierte IT-Organisation mit Itil-konformen Abläufen zu schaffen und damit ein marktführendes Niveau des Informations-Managements zu erreichen. In diesem Zusammenhang soll auch der Reifegrad der IT-Organisation auf die Stufe 3 des Standards ITSCMM (IT Service Capability Maturity Model) angehoben werden.

Das Projekt zielt auf eine Zertifizierung nach ISO 20000

Was das konkret bedeutet, führt Birgit Struwe aus: "Im Zentrum steht das Ziel, klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten mit eindeutigen Ansprechpartnern zu schaffen, die IT-Risiken zu minimieren, messbare Kriterien zur Prozess- und Servicebewertung zu entwickeln sowie Leistungsfähigkeit und Kosten transparent zu machen." Aber auch die Produktivitätssteigerung gehöre dazu, so die Leiterin des Service-Managements bei der Krones AG. Unterstützt wird sie bei diesen Aufgaben vom Consulting-Unternehmen Serview mit Sitz in Bad Homburg, das sowohl Berater stellt als auch für die Itil- und Prince2-Schulungen der Krones-Mitarbeiter – einschließlich der Zertifizierungen – verantwortlich zeichnete.

Das Projekt ist bis 2010 geplant und soll mit einer ISO-20000-Zertifizierung abschließen. Ein erster Meilenstein wurde Ende letzten Jahres mit dem Abschluss der ersten Phase erreicht, sprich: mit der plangenauen Umsetzung der Prozesse für das Incident-, Change-, Configuration- und Service-Level-Management. "Obwohl die Messlatte sehr hoch lag, wurden sowohl die gewünschten Leistungsergebnisse erreicht als auch die Termin- und Budgetvorgaben präzise erfüllt", freut sich Kranz.

Prince2 trug in den Augen des IT-Verantwortlichen wesentlich zu diesem Erfolg bei: "Ohne das Engagement der eigenen Mitarbeiter oder die fachliche Unterstützung durch Serview schmälern zu wollen – die Projektmethode hat sich als ein komfortabel handhabbares Zielführungssystem bewährt und unseren Vertrauensbonus eindeutig gerechtfertigt." Im Anklang an den Projektnamen Musik zieht Kranz den Schluss: "Es gibt vermutlich kein einziges IT-Vorhaben ohne jegliche Misstöne, aber in diesem Fall waren sie bestenfalls für das gut geschulte Ohr hörbar."

Die Mitarbeiter fanden sich relativ schnell in die Methode ein

Ähnlich angetan von der Projekt-Management-Methode zeigt sich Projektleiterin Struwe. Die Klarheit der Methode und die dadurch mögliche Qualitätssteuerung hätten sich beispielsweise in einer einfachen Ressourcenplanung und relativ genauen Budgetkontrollen niedergeschlagen. Auch die Aufteilung des komplexen Projekts in leicht steuerbare Phasen wäre in ihren Augen ohne Prince2 "nur mit erheblichen Risiken" möglich gewesen.

Schließlich sei die Akzeptanz der Methode durch das Team ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor gewesen, vergisst Struwe keineswegs zu betonen: "Das Projekt wurde wesentlich durch die Mitarbeiter befruchtet, weil sie sich relativ schnell in die Methode einfinden und sie mit Überzeugung leben konnten."(qua)

Die Vorteile und Schwachpunkte von Prince2

(+) Es handelt sich um eine prozessorientierte Projekt-Management-Methode.

(+) Sie bietet transparente Vorgehensweisen in überschaubaren Schritten an.

(+) Ressourcen- und Budgetplanung lassen sich einfach bewerkstelligen.

(+) Zudem gibt es durchgängig wirksame Kontrollfunktionen für alle relevanten Projektparameter.

(+) Darüber hinaus stellt die Methode vielfältige Best Practices bereit.

(+) Last, but not least lässt sie sich flexibel in jeder Umgebung und für jeden Projekttyp nutzen.

(-) Eine Zertifizierung ist nur für Personen, aber nicht für Organisationen möglich.

(-) Wie auch mit anderen Methoden, ist es mit Prince2 leicht möglich, sie als Selbstzweck zu praktizieren.

(-) Prince2 hat eine stark dokumentenorientierte Projektsteuerung zum Inhalt. Damit verführt es dazu, die Dokumentation wichtiger zu nehmen als die Steuerung selbst.

(-) Für kleine Projekte eignet sich Prince2 nur, wenn es durch Tayloring an die jeweiligen Anforderungen angepasst wird.

(-) Die für eine Zertifizierung notwendigen Bücher sind sehr teuer.