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"Gekauft wie besichtigt" erweist sich im PC-Bereich als gefährlich:


20.02.1987 - 

Probeinstallation ist beim Mikro ein Muß

Die Einführung von Personal Computern kann unter Umständen mehr Schaden als Nutzen anrichten. Denn die Hoffnung, daß der Computer Organisationsprobleme quasi von selbst löst, ist nach wie vor ein verbreiteter Irrtum. Franz Schweiggert* rät zur Vorsicht bei der Investitionsentscheidung.

Der PC als Microcomputer tritt im wesentlichen in drei Formen auf: als "persönlicher" Computer, als intelligentes Terminal und als kleiner Universalcomputer.

Als "persönlicher" Computer wird der PC von den einzelnen Mitarbeitern benutzt wie bisher Schreibmaschine, Rechenmaschine oder Telefon.

Die Rolle einer "Workstation" übernimmt der PC als "intelligentes" Terminal im Verbund mit einem Großcomputer. In einem Netzwerk kann er über alle Möglichkeiten moderner elektronischer Datenverarbeitung verfügen.

Bei vielen Klein- und Mittelbetrieben wird der PC als kleiner Universalcomputer betrieben. In diesem Fall gelten für den Einsatz weitgehend dieselben Regeln wie für den Einsatz größerer DV-Systeme. Dies gilt um so mehr, wenn es sich um Mehrplatz-Systeme handelt oder wenn der DV-Einsatz möglichst personenunabhängig gestaltet werden soll.

Elektronische Datenverwaltung bedeutet eine gravierende Arbeitserleichterung, wenn mehrere der folgenden Aussagen auf das Unternehmen zutreffen: Informationen werden mehrmals pro Woche aus einer oder mehreren Karteien gesucht; eine Kartei wird nach Kriterien durchsucht, nach denen sie nicht geordnet ist; Informationen aus einer Kartei werden mit Informationen aus einer anderen Kartei verknüpft; es sind aktuelle Listen in Form von Karteiauszügen zu erstellen; aus den Karteien muß schnell und flexibel eine bestimmte Information gesucht werden können; der Karteiinhalt wird ständig verändert; die Kartei schrumpft oder wächst schnell.

Die adäquate Lösung heißt in diesem Fall: PC mit einer Datenbank. Allerdings dürfen davon keine Wunder erwartet werden; außerdem wird durch den PC-Einsatz eine Mitarbeiterschulung unumgänglich.

Ein Tabellenkalkulations-Programm ist eine lohnende Investition wenn kleinere Aufgaben häufig nach einem bestimmten, weitgehend gleichbleibenden Auswertungsschema zu berechnen sind, aber auch dann, wenn verschiedene Rechnungsalternativen miteinander verglichen werden müssen (Investitionsentscheidungen). Die für den PC-Einsatz allein gültigen Einschränkungen treffen selbstverständlich auch hier zu.

Darüber hinaus gibt es sicher noch eine ganze Reihe anderer, subjektiv wichtiger Einsatzbereiche (zum Beispiel Grafik), die die Anschaffung eines PCs rechtfertigen. Bei vielen der heute angebotenen Programme ist allerdings noch Vorsicht anzuraten. Vom Prinzip her ist sehr viel möglich, doch ob die angebotene Lösung wirklich ausgereift ist und für das eigene Unternehmen paßt, muß sehr, sehr sorgfältig geprüft werden.

Bei der Planung von großen DV-Anlagen beginnt die Vorbereitung und die Einführung mit einer präzisen und detaillierten System- und Problemanalyse (so sollte es zumindest sein). Obwohl der Aufwand hierfür im Vergleich zum Anschaffungspreis des PC sehr hoch erscheinen mag, sollte dennoch erst das "Was will ich erreichen" festgelegt werden. Die Folgekosten durch Zusatzbeschaffungen, fehlerhaften Einsatz oder frustrierte Mitarbeiter können nämlich ein Vielfaches des Kaufpreises ausmachen.

Zwölf "Gebote" oder Regeln sollten bei der Einführung eines Mikrocomputers beachtet werden:

Regel 1: Schrittweise vorgehen.

Erfolg oder Mißerfolg hängen sehr stark von einer systematischen und sorgfältigen Vorgehensweise bei der Planung und Einführung ab. In der Softwareentwicklung hat sich ein phasenweise Vorgehen bewährt. Dieses Phasenkonzept kann vereinfacht auf die PC-Problematik angewandt werden: Ziel der ersten Phase ist es, die Anforderungen an die angestrebte Computerlösung unter Berücksichtigung aller Umgebungsbedingungen präzise zu beschreiben. Welche "Fähigkeiten" soll der PC samt Software haben, welche nicht? Dazu ist zunächst eine Ist-Analyse in Form einer Systemabgrenzung (was soll in die Analyse einbezogen werden, was nicht? Wo liegt das Problem überhaupt?), einer Systemerhebung (Aufgabenbereich, Informationsfluß, aber auch Schwachstellen des derzeitigen Systems) und einer zusammenfassenden Systembeschreibung vorzunehmen.

Wesentlich dabei ist, daß das System (nicht das zu beschaffende Computersystem) von außen nach innen beschrieben wird, also zuerst die Systemabgrenzung und die Wirkung des Systems nach außen und dann erst die einzelnen Funktionen und ihr Zusammenwirken.

Danach folgt die Bedarfsanalyse, in der die genaue Zielsetzung, die mit der Computerlösung erreicht werden soll, herausgearbeitet werden muß.

Die zweite Phase dient der Erstellung eine Pflichtenhefts (Grobkonzeption), gefolgt von einer Hardware-/Software-Ausschreibung. Darin sind insbesondere die Ausgangssituation und die Zielsetzung, der Systemeinsatz und die Systemumgebung, funktionale wie nicht funktionale Anforderungen, Mengengerüste, Benutzerschnittstellen, Fehlerverhalten und andere qualitative Anforderungen (DIN V 66285), schließlich die Dokumentationsanforderungen sowie die Abnahmekriterien festzuhalten.

Auswertung und Beurteilung von Hard- und Software erfolgen in der dritten Phase. Eine Probeinstallation kann hier bereits von Nutzen sein. Außerdem sollten jetzt Wirtschaftlichkeitsüberlegungen angestellt werden. Die Präzisierung des Pflichtenhefts (Feinkonzeption) ist das Thema der vierten Phase. Gegebenenfalls ist die Phase I noch einmal zu überdenken und zu ergänzen. Insbesondere sind alle Abläufe und Benutzerschnittstellen exakt festzulegen. Beim Kauf von Standardsoftware ist eine genaue Soll-Ist-Untersuchung durchzufahren. Jetzt spätestens empfiehlt sich ein Probebetrieb von mindestens 14 Tagen. Einführung und Konsolidierung schließen als fünfte Phase den Prozeß ab. Eine Einführung hat um so mehr Erfolg, je frühzeitiger die betroffenen Personen am gesamten Prozeß beteiligt waren. Denn die Mitarbeiter kennen ihre eigenen Aufgaben und ihr Unternehmen hoffentlich besser als der Hard-/Software-Verkäufer, und sie müssen motiviert, nicht frustriert werden.

Regel 2: Offenlegen der momentanen Organisation

Es ist ein leider immer noch weit verbreiteter Irrtum, zu hoffen, daß ein Computer bestehende Organisationsprobleme quasi von selbst löst. Eine qualtitativ hochwertige Organisation kann durch eine gute Computerlösung verbessert werden, eine schlechte kaum.

Das geschieht am besten dadurch, daß die in Regel 1 genannte Problemanalyse extrem sorgfältig durchgeführt wird. Zwar kostet das Mühe, Zeit und damit Geld, aber es lohnt sich auf jeden Fall. Im Zweifelsfall sollte ein neutraler Berater hinzugezogen werden, einer der nichts als sein Know-how zu verkaufen hat. Gerade in dieser Branche muß man sehr mißtrauisch sein.

Regel 3: Erst das Was, dann die Hardware

Weder billige noch teure Hardware sind Garanten für einen zufriedenstellenden, wirtschaftlichen Computereinsatz. Zwar werden die Leistungsfähigkeit, die Zuverlässigkeit und die Lebensdauer eines Computers durch die Hardware beeinflußt. Das betrifft aber nur Faktoren wie Bildschirmergonomie, Antwortzeitverhalten oder Speicherkapazität sowie Ausfallwahrscheinlichkeiten und Verschleißzeiten. Nicht einmal diesbezüglich ist die Hardware alles. Und die funktionale Leistungsfähigkeit ist schließlich genauso wichtig.

Ein Computer lebt von der Software, vom Betriebssystem, besonders aber von der Anwendungssoftware. Die Frage nach der Hardware kann erst gestellt werden, wenn klar ist, was das Computersystem leisten soll und ob Standardsoftware oder Individualprogrammierung sinnvoll ist.

Ansonsten sollte man sich bei der Beschaffung der Hardware an den Autokauf erinnern: Wo sitzt der Service? Wie lange wird. es Ersatzteile geben? Gibt es auf dem Markt ein Angebot an Zubehör? Nicht alles, was sich kompatibel nennt, ist wirklich kompatibel.

Regel 4: Erst das Was, dann das Wie

Wer Regel 1 beachtet hat, erfüllt Regel 4 von selbst. Sie soll nur noch einmal betonen, daß nicht jede Software, die einen Namen wie "Profi-Lagerverwaltung" hat (der Name ist frei erfunden und steht in keinem Zusammenhang mit einem existierenden Produkt dieses Namens), die Lagerverwaltung in einem Betrieb zufriedenstellend und wirtschaftlich unterstützt.

Wer nicht in der Lage ist, selbst ein Konzept für den Einsatz des Mikrocomputers zu erarbeiten, sollte auch hier, die Einschaltung eines neutralen Beraters nicht scheuen. '

Regel 5: Pflichtenheft erstellen

Das Pflichtenheft stellt die entscheidende Grundlage für die Angebote der Herstellerfirma oder des Händlers dar. Es muß potentielle Anbieter so weit informieren, daß sie in der Lage sind, ein qualifziertes Angebot zu machen. Selbst wenn kein Anbieter alles erfüllen kann, so ist zumindest bekannt, wie groß der Unterschied zwischen Wunsch und Wirklichkeit ist.

Basis für ein brauchbares Pflichtenheft ist eine sorgfältig durchgeführte Problem- und Bedarfsanalyse. Auch wenn das für die Ausschreibung verwendete Pflichtenheft als "Grob"-Konzeption bezeichnet ist, so sollte "grob" nicht als ungenau oder oberflächlich interpretiert werden. Das Pflichtenheft muß präzise in den .Aussagen sein, alle wesentlichen Kenndaten exakt beschreiben, kann jedoch einzelne Details für eine weitere Präzisierung offenlassen.

Regel 6: Software als Abbild eines Teils des Unternehmens

Die Computerlösung, vor allem die Software, hat im wesentlichen die Aufgabe, eine übersichtliche Abbildung der Gegebenheiten in einem Unternehmen zu gewährleisten. Standardsoftware ist meist wesentlich billiger als Individualsoftware insgesamt jedoch nur, wenn die zu lösende Aufgabe wirklich eine Standardaufgabe ist. Ob das so ist, muß sehr sorgfältig geprüft werden.

Regel 7: Erstellen einer Kosten/Nutzen-Abschätzung

Die Einführung eines Mikrocomputers bedeutet zunächst einmal eine Investition wie jede andere. Die besondere Schwierigkeit dabei ist, daß sich die Kostenseite relativ genau abschätzen läßt (die Folgekosten aufgrund mangelhafter Software können nur schwer ins Kalkül gezogen werden), die Nutzenseite aber kaum bewertbar ist.

Ein Mikrocomputer-Einsatz kann viele Vorteile mit sich bringen.

Starre, "vorprogrammierte" Abläufe, Schwerfälligkeit bei Änderungen und Abhängigkeit von DV-Fachleuten (Programmierern wie Beratern) sind jedoch Probleme, die man nicht außer acht lassen sollte.

Regel 8: Hard- wie Software systematisch auswählen!

Das Pflichtenheft ist die Basis für die Einholung von Angeboten. Wer nun davon überzeugt ist, daß sich der Aufwand für seine Erstellung lohnt, muß aber auch darauf bestehen, daß es beachtet wird. Insbesondere sollte jedes in Frage kommende Angebot die Hardware-Konfiguration genauestens beschreiben. Angaben zum Prozessor, Hauptspeicherausbau, zur Größe der Sekundarspeicherplatte, zum Medium für die Datensicherung, zu den Ein-/Ausgabegeräten, insbesondere zur Tastatur, gehören in die Angebotsbeschreibung.

Auch wer einer "Branche" angehört sollte vorsichtig mit "Branchensoftware" sein. Dazu ein aktuelles Beispiel: Ein Innungsmeister im Fleischereigewerbe kauft sich ein Programm, das von Zentralverband empfohlen wird. Es dauert nach seinen eigenen Aussagen volle drei Monate, bis er mit diesem Produkt seine Aufgaben (FiBu) schneller erledigen konnte als vorher "zu Fuß". Das sollte doch zu denken geben.

Regel 9: Über all den Funktionen die Daten nicht vergessen

Diese Forderung ist nur noch einmal ein kleiner Hinweis darauf, was bei der Problemanalyse (Regel 1) auf keinen Fall vergessen werden darf. Die wichtigsten Fragen sind:

- Wer braucht wann welche Daten in welcher Form?

- Woher kommen die Daten?

- Wie lassen sich die Daten am einfachsten erfassen?

- Wie sind die Daten zu speichern?

- Wie sind die Daten strukturiert (zu strukturieren)?

- Welche Datenmengen sind zu erwarten?

Regel 10: Komplexität erfordert Schulung

Der Übergang auf eine DV-Lösung verändert die Arbeitswelt der betroffenen Mitarbeiter. Dies wirkt sich zwangsläufig auf die Arbeitsabläufe aus. Die beste Vorbereitung der Mitarbeiter und späteren Nutzer auf die Computerlösung ist, sie von Anfang an in den Entscheidungsprozeß einzubinden. Dennoch ist eine gezielte Vorbereitung auf den Mikrocomputer und die damit veränderten Arbeitsabläufe notwendig.

Der PC-Nutzer kann die Rolle des Betreuers übernehmen. Dazu muß er Zeit und Gelegenheit haben, sich rechtzeitig die notwendigen Betriebssystemkenntnisse anzueignen. So kann man es sich sparen, für jede Datensicherung und jeden Wiederaufbau den Wartungsdienst zu bezahlen.

Ein "Gekauft wie besichtigt" ist leider in der PC-Branche noch allzu üblich, Jeder, der ein Auto kauft, macht erst eine Probefahrt. So leicht geht es beim Computer leider nicht. Dennoch sollte man auf die "Probefahrt" nicht verzichten.

Regel 11: Installation so wie eine Muß genauso wie eine gezielte Abnahmeprüfung

Zumindest in der Bundesrepublik werden neue Autotypen einer Prüfung unterzogen, bevor sie auf den Markt kommen. Vielleicht wäre das im Computerbereich ebenfalls ganz nützlich.

Regel 12: Keine Wunder erwarten - aber den Anschluß nicht verpassen!

Ein PC kann viel, aber er hat auch seine Grenzen. Diese Limitierungen liegen in der Hardware, aber auch in der Software begründet. Wer eine Artikelkartei mit 5000 Posten verwalten und im Telefondienst nützen will, muß heute mit Antwortzeiten im Minutenbereich (bis zu 10 Minuten) rechnen. Anwender die Textverarbeitung mit einem PC betreiben wollen, sollten wissen, daß die Textverarbeitungssoftware nur "aufgepfropft" ist.

Wer heute nicht beginnt, wird morgen statt von 0 Prozent EDV auf 5 Prozent EDV" von 0 Prozent EDV auf 50 Prozent EDV einsteigen müssen. Kleine Schritte zu machen und Lehrgeld zu bezahlen, ist immer' noch besser als mit Siebenmeilenstiefeln in den Ruin zu gehen.

*Dr. Franz Schweiggert ist Professor für Informatik an der Universtität Ulm.

Dieser Beitrag basiert auf einem Vortrag, der einem Symposium der Vorarlberger Rechenzentrums Gesellschaft mbH in Dornbirn gehalten wurde.

Bevor sich ein Anwender für ein bestimmtes System entscheidet, sollte er sich vom Anbieter folgende Fragen beantworten lassen:

- Können mehrere gram ; Programme gleichzeitig ablaufen?

- Können mehrere Bildschirme angeschlossen werden?

- Können mehrere Benutzer mit demselben Programm gleichzeitig arbeiten?

- Können mehrere Programme gleichzeitig auf demselben Datenbestand arbeiten?

Wie lange dauert die tägliche Datensicherung?

- Welche Plausibilitätsprüfungen werden bei der Dateneingabe durchgeführt?

- Wie verhält sich das Programm bei fehlerhafter Bedienung?

Checkliste für die Erstellung eines Pflichtenhefts

Angesprochen werden sollten unbedingt die Aspekte

- Darstellung des eigenen Unternehmens, also vor allem die Branche, die bisherige und die geplante Unternehmensentwicklung, die Anzahl der Mitarbeiter, der Umsatz und die Wachstumsrate sowie die Unternehmens. Philosophie.

- Bisherige Verfahren und Grundzüge der Organisation, das heißt die wesentlichen Abläufe im Status quo, soweit sie für die Umstellung auf Computer vorgesehen sind, die bisherigen DV-Anwendungen im und außer Haus, das Jetzige Organisationsniveau und die jetzige Ablauforganisation.

- Beschreibung des Bereiches, für den eine Computerlösung angestrebt werde Skizzierung der künftigen Abläufe.

- Generelle Zielsetzung, darunter fallen: Entlastung von Routinearbeit, Personalentlastung, Steigerung des Durchsatzes, Erhöhung der Arbeitsqualität.

- Funktionale und DV-technische Anforderungen, das sind die Beschreibung der funktionalen Leistungen, die vom System erfüllt werden müssen; darüber hinaus Angaben darüber, auf welche Weise und wie oft eine Datensicherung durchgeführt werden soll oder die Aufforderung an den Anbieter, darüber Angaben zu machen; wichtig sind auch Zahl und Art der Schnittstellen.

- Mengengerüste und Zeitanforderungen: Umfang der Stamm-/Bewegungsdaten, Wachstum der Daten, Häufigkeit der Verarbeitung, zukünftige Verhältnisse, maximal zulässige Antwort-/Verarbeitungszeiten. - Qualitative Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Pflegbarkeit, Übertragbarkeit und Erweiterbarkeit, sowie an Sprache und Form der Benutzerschnittstelle, der Dokumentation, der Fehlermeldungen sowie Qualitätsanforderungen an die Ausgabegeräte.

- Angaben zur Installation und Wartung; zum Beispiel eine Beschreibung dessen, was die Wartung umfassen soll.

- Darstellung der zur Verfügung stehenden Hilfsmittel; darunter fallen auch die Zahl und Qualifikation der aktiven Mitarbeiter, also der späteren Benutzer und die Besonderheiten des der Anwender(s).

- Abnahmekriterien und rechtliche Grundlagen, vor allem die Frage: Wie soll die Abnahme erfolgen? Gerade im juristischen Bereich gibt es heute noch einige Unsicherheiten. Am besten Ist es, wenn man hier bereits die wesentlichen Aspekte des späteren Vertrags aufzeichnet. Verlangt werden sollte die Erfüllung der DIN V 66 285

- Spezielle Fragen und Hinweise zum Angebot; unter anderem: Termin der Angebotsabgabe, Kontaktperson zur Klärung von unklaren Punkten des Pflichtenheftes.