In § 640 BGB sind für werkvertragliche Leistungen zunächst keine Teilabnahmen vorgesehen. Von der Grundidee erwartet der Gesetzgeber, dass der Werkunternehmer zunächst alle Leistungen erbringt und das komplette Werk erstellt und dann die Beschaffenheit des Gesamtwerkes abgenommen wird. Ein solches Vorgehen ist allerdings bei größeren EDV-Projekten nicht zielführend. Auftraggeber und Auftragnehmer führen daher in der Praxis immer wieder die Diskussion, zu welchen Zeitpunkten Teile des Projektes durch eine Teilabnahme abgenommen werden sollen und können.
Wirkung einer Abnahme
Mit der Abnahme endet das Erfüllungsstadium des Vertrages. Damit verbunden ist eine Veränderung der Rechte des Auftraggebers, die sich nachfolgend auf die Mängelbeseitigung beschränken. Des Weiteren wird nach den Regelungen des BGB die Vergütung fällig, und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt. Auch ändert sich die Beweislast zu Lasten des Auftraggebers. In der Erfüllungsphase muss der Werkunternehmer nachweisen, dass er seine Leistungen entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen erbracht hat. Nach (Teil-)Abnahme muss der Auftraggeber beweisen, dass ein Mangel vorliegt, der die vertraglichen oder gesetzlichen Mängelansprüche (Gewährleistung) nach sich zieht.
Die gesetzlichen Regelungen in § 640 BGB sind nicht sehr umfangreich. Die Abnahme muss nicht ausdrücklich erklärt werden, sondern sie kann stillschweigend oder durch sogenanntes "schlüssiges Verhalten" erfolgen. Schlüssiges Verhalten ist beispielsweise die Inbetriebnahme und Produktivsetzung eines EDV-Systems. Die Abnahme stellt die Anerkennung und Billigung der (Teil-)Leistung dar.
Mit der Abnahme endet auch das freie Kündigungsrecht des Auftraggebers gemäß § 649 S. 1 BGB.
Verpflichtungen des Auftraggebers
Nach den Regelungen des BGB gibt es keine Pflicht des Auftraggebers, Teilabnahmen zu erklären. Eine Abnahme ist vom Auftraggeber nur dann zu erklären, wenn die Leistungen des Werkunternehmers und Auftragnehmers mangelfrei sind. Allerdings legt § 640 BGB fest, dass wegen unwesentlicher Mängel die Abnahme nicht verweigert werden kann. In einem solchen Fall verbleiben dem Auftraggeber die Mängelrechte aus § 634 BGB, insbesondere die Nacherfüllung.
Unwesentlich ist ein Mangel, wenn es dem Auftraggeber zumutbar ist, die Leistung als im Wesentlichen vertragsgemäße Erfüllung anzunehmen. Allerdings stellt die Rechtsprechung immer wieder auf die Art und den Umfang des Mangels sowie seine konkreten Auswirkungen und die Umstände des Einzelfalls ab und nimmt dabei eine Interessenabwägung vor.
Dabei wird insbesondere das Interesse des Bestellers an einem mangelfreien Werk berücksichtigt. Ist die Gebrauchstauglichkeit eines Werkes beeinträchtigt, so ist dies in der Regel ein wesentlicher Mangel und kann zur Abnahmeverweigerung führen. Typische unwesentliche Mängel sind optische Beeinträchtigungen. Zu beachten ist allerdings, dass mehrere unwesentliche Mängel zusammen eine wesentliche Beeinträchtigung ergeben können.
Risiko der Teilabnahme
Bei der Teilabnahme sind die Interessen des Auftraggebers und des Auftragnehmers vertraglich angemessen zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer möchte in der Regel mit einer Teilabnahme bezüglich der Teilleistung Sicherheit, dass diese ordnungsgemäß erbracht wurde. Der Auftraggeber dagegen hat das Risiko, dass im Zusammenspiel der verschiedenen Teilleistungen sich erst nachträglich herausstellt, dass die Teilleistung mangelbehaftet ist.
Aus diesem Grund sind in den Verträgen die rechtlichen Wirkungen einer Teilabnahme genau zu beschreiben. Es sollte beispielsweise darauf hingewiesen werden, dass die Teilabnahme lediglich feststellt, dass die Teilleistung ordnungsgemäß war. Das Zusammenspiel der Teilleistungen, sprich: Die Gesamt-Funktionalität des Gewerkes und damit der Projekterfolg wird erst mit der Endabnahme festgestellt.
Aus Auftraggebersicht empfiehlt sich darüber hinaus der Hinweis, dass eine Erfüllung des Vertrages sich ausschließlich danach richtet, ob das Gesamtsystem mangelfrei ist und, wie vertraglich vereinbart, erstellt wurde. Dazu sollte auf die Endabnahme verwiesen werden.
Bilanzielle Fragen
Für den Auftragnehmer ist gerade bei größeren Projekten von entscheidender Bedeutung, dass Teilabnahmen vereinbart werden. Anderenfalls können in den Bilanzen entsprechende Zahlungen nicht aktiviert werden. Die Zahlungen im Rahmen des Projektes sichern zwar die Liquidität, die entsprechenden Bilanzen sehen allerdings ohne Berücksichtigung der Projektzahlungen zumeist nicht gut aus.
Praxistipp
Teilabnahmen im Verlauf eines EDV-Projektes sind möglich und können den Interessen beider Vertragspartner gerecht werden. Es empfiehlt sich allerdings eine sehr genaue und detaillierte Regelung über die Rechtsfolgen und die Voraussetzungen der Teilabnahme.