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14.03.1980

Problemlose DV-Anwendungen - gibt's die ?

Bei der Realisierung neuer Anwendungen sehen sich DV-Chefs permanentem Druck ausgesetzt. Schwierigkeiten erwachsen einmal aus knappen DV-Budgets, die eine großzügige Hardwareplanung verhindern. So müssen viele Anwendungsprojekte nur deshalb auf die lange Bank geschoben werden, weil die installierte Anlage bereits ausgelastet ist. Desweiteren hapert's bei der Projektplanung. In dieser Phase werden Fehler gemacht, die sich erst in der Realisierungsphase auswirken, was eine Terminverschleppung zur Folge hat. Beide Hindernisse, Konfigurations-Limits und Entwurfs-Schlampereien, könnten von der DV-Abteilung ohne fremde Hilfe beseitigt werden. Der Unterstützung Dritter bedarf der DV-Mann indessen, um den Widerstand der Endbenutzer gegen die reglementierend erscheinende Computertechnik zu brechen. Heiko Buss, DV-Leiter bei der NVA-Waren-Handels GA, Wilhelmshaven, formuliert drastisch, wo seiner Meinung nach der Hebel anzusetzen ist: "Diese Leute der Praxis werden... zu reinen Befehlsempfängern einer Maschine degradiert..." Hier müsse man, so Buss, "sehr behutsam und mit viel Fingerspitzengefühl vorgehen." Vier DV-Chefs berichten, welche Anwendungen von der Realisierung her die größten Schwierigkeiten machen. de

Klaus Anzinger

Bereichsleitung Elektronik, Deutsche Krankenversicherungs AG, Köln

(2xIBM 3032, OS/VSAM)

Im Rahmen der Fragestellung will ich hier nicht auf solche Probleme eingehen, die komplizierte, branchenspezifische Anwendungsstrukturen und Anwendungsabläufe möglicherweise mit sich bringen. Jede Anwendungsplanung durchläuft bis zur Realisierung mehrere Entwicklungsphasen, wie zum Beispiel Problemanalyse, Sollkonzeption oder Detailentwicklung. Abschließend erfolgt die Inbetriebnahme. Verallgemeinert kann festgestellt werden, daß grundsätzlich jede Anwendungsrealisierung dann zum Problem werden kann, wenn die Arbeitsergebnisse der zeitlich vor der Realisierung liegenden Phasen mit Mängeln behaftet sind. Wenn Theorie zur Praxis werden soll, zeigt sich die Qualität einer Anwendungsplanung. Fehler können sich in der sachlichen Darstellung, in der Logik der Funktionen oder auch durch bisher unberücksichtigte Randprobleme offenbaren. Die Maßnahmen zur Korrektur von solchen Sachfehlern hat zur Folge, daß der Realisierungstermin in weite Ferne rückt.

Viele dieser Planungsfehler entstehen aufgrund stets vorhandener Kommunikationschwierigkeiten, weil Menschen untereinander ja nie ein völlig gleiches Sprachverständnis haben. Eine Verbesserung dieses Dilemmas kann formal durch die Mittel und Methoden des Projekt-Managements erreicht werden. Dies wurde auch schon zweieinhalbtausend Jahre vor unserer Zeitrechnung erkannt, wovon die sogenannten Hammurabischen Gesetze zeugen. Nachstehend ein Auszug über die Anwendung eines Phasenplanes:

1. Man schaue zuerst nach, was der Benutzer haben will.

2. Man macht ihm Vorschlage, was man ihm bieten kann.

3. Man sagt ihm, was er selbst dazu beitragen muß.

4. Zuletzt macht man es dann, sein Einverständnis vorausgesetzt.

Der letzte Punkt war und ist auch heute noch der allerwichtigste. Hier geht es um die Akzeptanz des Systems durch den Anwender.

Wer hat nicht schon erlebt, daß die Realisierung von Projekten plötzlich längere Zeit hinausgezögert wurde oder gar ganz eingestellt werden mußte. Sogenannte große Lösungen bergen immer Akzeptanzprobleme in sich. Die Methode der kleinen Schritte hat sicherlich mehr Aussicht auf Erfolg. Gerade wenn die Arbeit des einzelnen Mitarbeiters von einem neuen Anwendungssystem direkt berührt wird, bauen sich die größten Gegenkräfte auf, die selbst einen Betriebsrat ratlos machen können. Ausreichend sachliche Mitarbeiterinformationen sind hier eine unabdingbare Voraussetzung.

Durch Planung einer praktischen Anwendungserprobung, wo der einzelne Mitarbeiter dann den für ihn relevanten Mehrnutzen selbst erfahren kann, lassen sich solche Widerstände von vornherein fast gänzlich vermeiden.

In den letzten Jahren haben sich für den Datenverarbeiter durch den Trend zu Bildschirmanwendungen zusätzliche Probleme ergeben - hier muß man sagen: zusätzliche Realisierungsprobleme. Durch die direkte Abhängigkeit der Benutzer vom Online-System und die gleichzeitige Vervielfältigung von Systemkomponenten und Systemschnittstellen wird diesem Problem immer die absolute Priorität eingeräumt werden müssen. Da die Online-Prozesse dynamisch ablaufen, ist eine sichere Vorausplanung der Systemkapazitäten fast unmöglich geworden. Beim Batch-Betrieb kann man zusätzliche Schichten einlegen, beim Online-Betrieb muß man sich über die Konsequenzen aller möglichen Systemausfälle Klarheit verschaffen und entsprechende Vorsorge, beziehungsweise Notmaßnahmen mit dem Benutzer abstimmen.

In der Regel wird der Benutzer immer mehr Online-Anwendungen realisieren wollen. Viele Datenverarbeiter tun sich schwer, wenn sie ihre Datenbank um die dafür notwendigen Informationen erweitern müssen. Bei der Realisierung kann sich dann herausstellen, daß der Rechner oder das DFÜ-Netz nebst anderen Komponenten dem Ansturm der Transaktionen nicht mehr ganz gewachsen sind. Schuld hat wenn's schief geht seit jeher immer die EDV. Die Servicequalität der Datenverarbeitung wird durch die Online-Anwendung aber für das ganze Unternehmen transparent und somit auch direkt meßbar. Spätestens zu diesem Zeitpunkt mußte jedem klarwerden, daß der langfristige Realisierungserfolg nicht durch ein Nebeneinander sondern nur durch ein Miteinander der Planungsstellen herbeigeführt werden kann.

Heiko Buss

DV-Leiter, NVA-Waren-Handels-AG, Wilhelmshaven (Honeywell 64/20, NCR 150-CICOS, B3)

Anwendungen wie Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt, sind seit Beginn der elektronischen Datenverarbeitung als Arbeitsgebiete bekannt, die bei Einführung der EDV in einem Unternehmen fast immer als erstes übernommen wurden. Die für diese Arbeitsgebiete bestehenden gesetzlichen Regelungen lassen nicht sehr viel Spielraum für

Individuallösungen zu, so daß sich der Kauf eines der zahlreich angebotenen Standardpakete empfiehlt. Eben diese gesetzlichen Regelungen erleichtern auch die Einführung der EDV in den entsprechenden Fachabteilungen und machen von der Realisierung her die geringsten Schwierigkeiten. Denn für den Sachbearbeiter ändern sich nur Hilfsmittel und Vorgehensweise, der Vorgang selbst ändert sich nicht. So ist es uns ohne große Vorbereitungen im Frühjahr 1979 gelungen, eine Dialog-Finanzbuchhaltung innerhalb von drei Wochen in der Fachabteilung einzuführen und voll zum Laufen zu bringen, ohne auf Verständnisprobleme bei den Sachbearbeitern zu stoßen. Fortsetzung auf Seite 43

Ungleich mehr Schwierigkeiten ergeben sich bei dem Versuch, eine Lagerverwaltung auf EDV-Betrieb umzustellen. Hiermit ist nicht die reine Bestandsführung gemeint (sie erfolgt fast immer schon im Rahmen irgendeiner Fakturierung), sondern die physische Verwaltung der Lagerplatze, etwa nach dem "chaotischen Lagersystem". Ein solches Projekt von A bis Z zu realisieren kann nie Aufgabe der EDV- oder Organisationsabteilung allein sein. Fällt eine solche Aufgabe auch noch mit dem Neubau einer Lagerhalle zusammen, kann nur ein umfangreiches Team dieses Problem lösen.

Der Grundriß, der dem ausgewählten Lagerplatzverwaltungs- und Auslieferungsverfahren entsprechen muß, wie Wünsche und Auflagen der Bauaufsicht, TÜV und Gewerbeaufsicht, oder die Art und Ausführung von Regalen, Gabelstaplern, Förderbändern und sonstigem technischen Gerät sowie Beschaffenheit von Decken, Wänden und Fußböden stellen eine gewisse Problematik dar. Von all dieser "Lagerphysik" muß die EDV zusätzlich zu den sonstigen organisatorischen und abwicklungstechnischen Dingen wissen und mitwirken, damit eine Lösung aus einem Guß angeboten werden kann.

Eine weitere Schwierigkeit bei der Realisierung und Einführung eines Lagerprojekt sind die Akzeptanzprobleme des Lagerpersonals. Während die Abteilungen der allgemeinen Verwaltung (wie etwa die Buchhaltung) an ein schematisches Arbeiten mit Formularen, Belegen nach festgelegten Abläufen gewohnt sind, ist das Lager in vielen Fällen davon weitgehend "verschont" geblieben. So mancher Lagermeister war bisher mehr ein "freischaffender Künstler", der - ausgestattet mit einem phänomenalen Gedächtnis - sein Lager "im Kopf" hatte. Er hat der überall vorhandenen Lagerplatznot stets ein Schnippchen zu schlagen versucht, indem er die Vergabe von Reservestellplätzen "aus dem Hut" holte. Diese Leute der Praxis werden bei Einführung der Lagerplatzverwaltung per EDV zu reinen Befehlsempfängern einer Maschine degradiert, die ihnen sagt, wo sie Ware hinzubringen oder abzuholen haben. Hier wird man sicherlich sehr behutsam und mit viel Fingerspitzengefühl vorgehen müssen.

Rolf Eisele

EDV-Leiter, Argus GmbH, Ettlingen

(IBM 370-115, DOS/VS)

Die größten Probleme machen uns derzeit Anwendungen, die von der Maschine und der Konfiguration her nicht realisierbar sind. Unsere Anlage, eine IBM 370-115, ist momentan dermaßen ausgelastet, daß wir den Wünschen der Fachabteilungen begrenzt entgegenkommen können. Komplikationen treten also vor allem dann auf, wenn die Fachbereiche mit massiven Forderungen an uns herantreten und wir uns lediglich aufs Vertrösten beschränken müssen.

Ein weiteres Problem liegt darin, daß alles was die EDV in irgendeiner Form macht, grundsätzlich erst einmal angegangen wird. Wir stoßen permanent auf Widerstand, obwohl wir uns auch in der Vergangenheit selten gegen Aufgaben, die an uns herangetragen wurden, gesträubt haben.

In einem anderen Zusammenhang werden heute Anwendungen problematisch, die zwar schon auf EDV laufen, aber inzwischen historisch bedingt stark veraltet sind. Hier ein Beispiel: Unsere Finanzbuchhaltung (sprich Debitoren-/Kreditorenbereich) ist vom Organisationsablauf gesehen bereits 15 Jahre alt. Wir arbeiten mit einer OP-Buchhaltung, die noch nicht auf Bildschirmarbeit umgestellt wurde. Dabei tun wir uns besonders schwer, die Fachabteilung in das "neue Denken" einzubeziehen. Die Mitarbeiter wissen zwar durch Fachpresse und Seminare bereits wie schön eine Online-Anwendung sein könnte. Aber wenn es um die Realisierung geht, ziehen sie doch nicht so mit, wie wir uns das von der Organisation und der EDV her vorstellen.

Die grundsätzliche Problematik unserer Tage ist jedoch durch ein in der Regel schmales DV-Budget begründet. Wir sind ein mittelständischer Betrieb mit etwa tausend Mitarbeitern und einem sehr guten Controller-System. Da das EDV-Budget bei uns rund ein Prozent vom Gesamtumsatz ausmacht, unterliegen wir hier einer strengen Überwachung. Und da sind einem schließlich die Hände gebunden für neue Anwendungen, die von den Fachbereichen an uns herangetragen werden. Die Realisierung neuer Projekte wird nicht selten auf die lange Bank geschoben.

J. Hagedorn

Ressortleiter EDV, bei The Burmah Oil (Deutschland) GmbH, Hamburg

(IBM 370-125)

Es handelt sich hierbei um Anwendungen, die außerhalb der typischen EDV-Verarbeitungen liegen. Die gängigen Anwendungen, wie Buchhaltung, Fakturierung und Bestandsführung verursachen in der Regel, wenn sie erneuert oder verändert werden, nicht so große Probleme. Das liegt daran, daß die Mitarbeiter der Fachabteilung und der EDV bei diesen Verarbeitungen eine über viele Jahre gewachsene Erfahrung besitzen. Das

bedeutet, die Vorstellungen der Fachabteilung bewegen sich im EDV-Rahmen. Schwierigkeiten, die hier auftauchen, sind zum Beispiel bei Teillösungen Schnittstellenprobleme oder Probleme bei der Umstellung auf Dialogverarbeitung etc.

Zu nennen als bei der Realisierung problemreiche Anwendungen sind bei uns: Planungsrechnung, Bestandsbedarfsrechnungen, Produktionsplanung und bestimmte Anforderungen von Vertriebsinformationen, wobei zu betonen ist, daß die Schwierigkeiten ganz unterschiedlicher Natur sind. Auf der einen Seite kommt zum Tragen, daß die betroffene Fachabteilung zum ersten Male mit der EDV konfrontiert wird, auf der anderen Seite, daß die EDV-Organisatoren hier sachlich Neuland betreten und mangels Erfahrung auf das Wissen der Fachabteilung angewiesen sind. Die Neigung der Fachabteilung besteht darin, ihre bisher manuell durchgeführte Tätigkeit in gleicher Form von der EDV zu erwarten. Daraus können Lösungen entstehen: Hier muß in ausführlichen Diskussionen zwischen der EDV und der Fachabteilung die Arbeit neu organisiert und auf die EDV abgestellt werden.

Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich dadurch, daß mit der Umstellung der Arbeit sich die Tätigkeit in der Fachabteilung ändert, was zu einer abwehrenden Einstellung bei den Betroffenen führt. Dies äußert sich darin, daß die Mitarbeit am Projekt leidet, weil die darauf abgestellt ist, den Beweis zu erbringen, daß die Verarbeitung über EDV nicht funktioniert. Aber auch die EDV-Abteilung sollte den Mut haben zu bekennen, wenn eine Anwendung aufgrund der Voraussetzungen für eine EDV-Übernahme nicht geeignet ist. Ein Grund hierfür kann die bestehende Hardware-Ausstattung sein.

Auf jeden Fall sollte man Anwendungen nicht deshalb auf die lange Bank schieben, weil man große Probleme bei der Realisierung erwartet, sondern anfangen, aber größte Sorgfalt in die Vorbereitungen legen.