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07.02.1986

Produktauswahl durch Anforderungsanalysen absichern, denn:Systembhängigkeit wächst mit Automatisierung

Knappe DV-Kapazitäten und steigende Kosten bei der Entwicklung betriebseigener Software lassen viele Unternehmen auf Standardpakete umschwenken. Doch gerade bei PPS-Systemen wird die Abhängigkeit von der gewählten Installation besonders deutlich: Das Programm automatisiert nämlich die wichtigsten Unternehmensfunktionen.

Nur ein System, das sich flexibel in den Organisationsablauf einpassen läßt und dessen Funktionen die strategischen Ziele der Unternehmung durch leistungsfähige optimale Teilsysteme unterstützen, hat eine ausreichende Chance, die Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität des Betriebes zu sichern.

Daraus folgt, daß die Automation der Produktion durch sorgfältige Anforderungsanalysen und Vergleiche von Standardsoftware vorzubereiten ist. Dabei müssen nicht nur die einzelnen Funktionen bezüglich ihrer Leistungsfähigkeit verglichen werden. Es ist vielmehr genauso wichtig, die Softwarepakete daraufhin zu untersuchen, wie sie die langfristig gesteckten strategischen Ziele zu erreichen helfen und ob sie Schnittstellen zu den anderen Unternehmensfunktionen, wie Verwaltung, Einkauf und Vertrieb besitzen.

Hinzu kommt die Frage, ob die Softwarepakete mit den informationstechnischen Strukturen übereinstimmen, die ein Unternehmen besitzt beziehungsweise mittelfristig plant und ob sie alle programmtechnischen Voraussetzungen mit sich bringen, um wechselnden Anforderungen mit möglichst geringem Aufwand begegnen zu können. Wesentlich ist schließlich, daß die Softwarepakete für den Benutzer anwendungsfreundlich sind, und auch ohne DV-Kenntnisse bedient werden können. Die meisten am Markt angebotenen Übersichten von PPS-Standardsoftware vergleichen den Abdeckungsgrad von Funktionen unter Berücksichtigung der direkt zuzuordnenden Kosten.

Strategische Ziele stehen an erster Stelle

Naturgemäß fällt ein Vergleich der mehr qualitativ einzuordnenden Auswirkungen und Möglichkeiten in den veröffentlichten Studien nur unzureichend aus, da direkt prognostizierbare Ergebnisse sich stets nur auf spezielle Unternehmenssituationen beziehen lassen.

An erster Stelle steht normalerweise die Analyse der strategischen Unternehmensziele. Die Frage etwa, ob ein Unternehmen in einen neuen Markt mit neuen Produkten einsteigen möchte, hat direkte Auswirkungen auf die Art der Fertigung. Es werden nicht nur vorhandene Produktionskapazitäten besser ausgelastet oder erweitert, sondern es entsteht häufig die Notwendigkeit, die gesamte Produktionsorganisation neuen Größenordnungen, veränderten Absatzstrategien und regional unterschiedlichen Märkten anzupassen.

Dieser Quantensprung in der Entwicklung ist meistens aus den groben Vorgaben der langfristig orientierten strategischen Unternehmensplanung nicht erziehbar. Hat sich in einer derartigen Situation ein Unternehmen auf ein starres, weder quantitativ noch funktional erweiterbares PPS-System gestützt, so ergeben sich überproportionale Aufwendungen für die Anpassung an die neue Produktstruktur.

Der national wie international sich verschärfende Wettbewerb führt zusätzlich zu verstärkter Flexibilität und der Reaktion auf Marktveränderungen, selbst wenn die Produktpalette als Ganzes unverändert bleibt. Steigende Anforderungen an die Qualität von Produkten und immer kürzere Lieferzeiten in Verbindung mit größerer Typenvielfalt zwingen die Unternehmen zu leistungsfähigeren Produktionswegen.

Theoretisch wird deshalb auch in der Serienfertigung die Losgroße 1 angestrebt, ohne aber die Folgen, die bei traditioneller Fertigung hauptsächlich in der Durchlaufzeit und der Lagerhaltung liegen würden, zuzulassen. Im Gegenteil, Ziel der Rationalisierungsanstrengungen sind die Verkürzung von Durchlaufzeiten und der rigorose Abbau von Lagerbeständen.

Die momentan diskutierten Lösungswege, die Orientierung der Losgröße am tatsächlichen Bedarf und die Steuerung des Materialflusses situationsbezogen durch Fertigungseinheiten, stellen hohe Anforderungen an ein einzusetzendes PPS-System. Nur sehr wenig Standardsoftwarepakete sind zur Zeit in der Lage, in beliebiger Differenzierung Kundenaufträge zu Fertigungsaufträgen zu zerlegen und dabei sowohl Materialbedarf, Kapazitätsengpässe und Fehlteilsituationen soweit zu berücksichtigen, daß geplante Aufträge beliebig gesplittet und umgehängt werden können.

Zwei Beispiele für strategische Unternehmensziele, die ein PPS-System verkraften muß: Ein Anlagenbauer, der bislang eine Einzelfertigung betrieben hat, entschließt sich, besonders günstig im Markt zu plazierende Komponenten, etwa einen Ofen, in Kleinserie zu bauen. Oder ein Unternehmen des Apparatebaus, das bislang auftragsbezogen Kleinserien von der Konstruktion bis zur Montage gefertigt hat, entschließt sich, seine Produkte in größerer Serie aufzulegen und ein eigenes Vertriebsnetz zu installieren.

In beiden Szenarien ist die Überlegung anzustellen, ob die Anforderungen an Produktionsplanung und -steuerung von der bisherigen Produktpalette identisch oder ergänzbar auf diejenige der neuen Produktpalette zu übertragen sind. In der Praxis werden PPS-Systeme immer dann die gewünschte Kompatibilität besitzen, wenn sie sowohl für auftragsbezogene als auch anonyme Fertigung geeignet sind. Ein Softwarepaket, das lediglich einen anonym fertigenden Großserienhersteller mit lagerbezogener Fertigung unterstützt, kann die in den Szenarien beschriebenen Aufgaben nicht abdecken.

Sodann werden die Schnittstellen zu anderen Unternehmensfunktionen zu betrachten sein. Systeme, die ihre Stücklisten aus der Entwicklungsabteilung (Konstruktion) direkt beziehen und vielleicht noch Schnittstellen zur Lieferantendatei des Einkaufs und der Kundendatei des Vertriebs besitzen, bieten alle Gewähr dafür, unternehmenswichtige Qualitätsziele wie sachgerechte und rechtzeitige Information, Termintreue der Aufträge und Kostentransparenz erst erreichbar zu machen. Nur dann, wenn leistungsfähige Teilsysteme zu einer sinnvollen gemeinsamen Struktur verbunden werden können, lassen sich schlagkräftige Reaktionen des Unternehmens auf Wettbewerbs- oder Umweltänderungen sicherstellen.

Um diese Integration zu erreichen, müssen drittens die informationstechnischen Voraussetzungen überprüft werden. PPS-Systeme lassen sich nur dann mit den wichtigsten Unternehmensfunktionen integrieren, wenn ein einheitliches Informationskonzept vorliegt. Dazu gehören organisatorische Bedingungen, wie eindeutige Berichts- und Informationsstrukturen sowie eine globale Datenstruktur. Hierzu muß festgelegt werden, wer bei welchem Anlaß bestimmte Informationen an wen abgibt, welche Form diese Informationen besitzen und wer für die Aktualität und Qualität verantwortlich ist.

Häufig ist zwischen Plandaten und Basisdaten zu unterscheiden. In der Produktionsplanung werden die eingelasteten Aufträge als Plandaten geführt und durch Basisdaten ergänzt. Basisdaten entstehen an unterschiedlichen Stellen im Fertigungsprozeß, sind meistens nur kurze Zeit relevant und müssen für bestimmte Anforderungen der Planung verdichtet werden. Ein aktueller Lagerbestand oder eine Fertigmeldung sind typische Basisdaten.

In modernen Fertigungsorganisationen entstehen immer größere Anforderungen an Aktualität und Qualität der Basisdaten, die dann ebenfalls nur noch durch Rechnerunterstützung zu gewährleisten sind. Die Delegation der Verantwortung für diese Basisdaten stellt heute ein wichtiges Organisationsmittel in der Produktionssteuerung dar.

Dieses Informationsgerüst muß dann den PPS-Systemen gegenübergestellt werden. Systeme, die keine einheitliche Datenbank erfordern, sind in der Regel dann leistungsschwach, wenn in größeren Unternehmen ein einheitliches Informationskonzept zur Bedingung geworden ist. In diesem Fall würden erhebliche Anforderungen an das Datenmanagement und die entsprechende Software gestellt.

Als vierte Überlegung sollten dann die programmtechnischen Voraussetzungen eruiert werden. Standardsoftware, die auf exotische Betriebssysteme oder Datenbanksysteme gründet, stellt in der Praxis erhebliche Risiken für eine sachgerechte Unterstützung bei der Implementierung und Wartung dar, da oftmals Personal mit entsprechendem Know-how fehlt.

Mit Datenbankrechner auf der sicheren Seite

Aber auch wenn Betriebssysteme und Basissoftware marktgängig sind, gibt es Produkte, die etwa mit assemblerähnlichen Programmiersprachen entweder eine spezielle Qualifikation bei der Anpassung erfordern, oder nicht abhängig genug von der Basissoftware konzipiert sind.

Auf der sicheren Seite bleibt man, wenn die Daten in einem Datenbankrechner, gespeichert sind, der weitgehend unabhängig vom Betriebssystem des Anwendungsrechners arbeitet. Sonst müssen Unternehmen eventuell siebenstellige Anpassungsaufwendungen bei einem Release-Wechsel des Betriebssystems erneut mit großem Aufwand nachziehen. Entsprechendes gilt auch für die Hardwaresysteme. Ein Unternehmen sollte mindestens mittelfristig die Entwicklung der hauseigenen Hardware festlegen, bevor er die dazu passende PPS-Software anschafft.

Zuletzt muß die Benutzerakzeptanz Aufmerksamkeit finden, da mit dem System fast ausschließlich DV-Laien umzugehen haben.

Selbstverständlich gehören dazu moderne Programmführungstechniken mit Menü, Maske und sinnvollen, sich selbst erklärenden System und Fehlermeldungen. Darüber hin

aus aber sind bei leistungsfähigen Produkten in hochintegrierten Anwendungen Online-Systeme und aktionsorientierte Arbeitsweise selbstverständlich.

Unter Aktionsorientierung versteht man üblicherweise ein Konzept, das Aktionen aus bestimmten Funktionen weitergibt an andere Funktionen, ohne daß der Benutzer einen Programmwechsel vornehmen muß. Führt der Vertrieb eine Lieferterminermittlung mit positivem Ergebnis durch, so wird in transaktionsorientierten PPS-Systemen ein Kundenauftrag eingelastet, bei der Konstruktion ein Arbeitsvorrat für das Erstellen einer entsprechenden Stückliste angelegt und eventuell die Arbeitsvorbereitung angestoßen, um für die zu erwartenden Fertigungsaufträge Arbeitspläne anzulegen.

Die in den letzten Jahren beschriebenen Funktionen von Mailboxsystemen reichen für eine Transaktionsorientierung nicht aus, da bei den "elektronischen Briefkästen" lediglich Nachrichten verteilt werden. Der Empfänger kann den Nachrichteneingang quittieren, ohne die gewünschte Aktion dann weiter zu bearbeiten. Die Kontrolle über den Fortschritt von Kunden- oder Fertigungsaufträgen wäre dadurch nur unvollständig.

Zur Benutzerakzeptanz gehören aber auch Implementierungsstrategien und Schulungsmaßnahmen. Die Komplexität des zu realisierenden Systems stellt oftmals aus zwei unterschiedlichen Richtungen erhöhte Anforderungen an den User. Als künftiger Nutznießer eines Systems muß er nicht nur in der Lage sein, die generellen Ziele, die der Einsatz eines neuen PPS-Pakets für seine Abteilung mit sich bringen soll, eindeutig zu definieren. Er muß vielmehr auch alle relevanten Informationen für die Konzeption und Realisation der Software zur Verfügung stellen.

Moderne Standardpakete bedienen sich zu diesem Zweck der Methoden des Software-Engineering, mit denen etwa Datenstrukturen in her zentralen Dokumentationsdatenbank gesammelt und auf gewisse Plausibilitäten (Namenskonventionen, Benutzt-Relationen) überprüft werden. Dadurch erhält der betroffene Benutzer die Gewißheit, seine Bestände vollständig und eindeutig dem zukünftigen PPS-System übergeben zu haben.

Viele PPS-Systeme bieten zwar ausgefeilte Benutzerhandbücher, beschränken sich aber ansonsten nur auf reine Handhabungsschulungen in der Frühphase des Systemeinsatzes. Je flexibler aber eine PPS-Software auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens eingegangen ist, desto unbrauchbarer werden selbst aufwendig gestaltete Standard-Benutzerhandbücher.

Aufgabenbezogene Abläufe frühzeitig trainieren

Hier hat der Anbieter die Aufgabe, mit hauseigenen Textverarbeitungsmitteln die Handbücher auch der individuellen Kundensystematik anzupassen. Auch muß möglichst frühzeitig und in gut zu stufenden Abfolgen ein Schulungskonzept existieren, das nicht nur in die Systematik der Software einführt, sondern darüber hinaus aufgabenbezogene Abläufe trainiert. Je kürzer ein Parallelbetrieb von Alt- und Neuanwendungen gestaltet werden kann, desto attraktiver wird ein entsprechendes Angebot sein.

Implementierungsstrategie und Schulungsmaßnahmen sind gleichzeitig auch Maßstab für den Ausbau von Systemen. Erst qualifizierte Leistungen eines Herstellers auf diesem Gebiet garantieren eine wirtschaftliche Einführung Schritt für Schritt. Die Zeiträume, in denen PPS-Systeme implementiert werden können, sind entsprechend der Komplexität des Angebots unterschiedlich. Realistischerweise lassen sich Zeitspannen von zwei bis vier Jahren für eine Komplettlösung ansetzen. Wesentlich kürzere Angaben sind meistens ein Indiz für eine sehr starre Software, die nur ungenügend angepaßt werden kann, oder für die Unerfahrenheit des Anbieters.

*Herbert Meißner ist Berater PPS-Systeme bei der GEI in Dortmund.