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05.03.1982 - 

Integrierte Lösung in einer Maschinenfabrik:

Produktivität im Einkauf verbessern

RÖSRATH/KÖLN (hö) - Auf die Realisierung von integrierten Daten- und Textverarbeitungslösungen für Großunternehmen hat sich das Rösrather Softwarehaus Infoplan GmbH spezialisiert. Zusammen mit dem Hardwarelieferanten Wang wurde in einem Großunternehmen der Maschinenbaubranche eine solche Lösung installiert. Zielsetzung hierbei war, die Produktivität des zentralen Schreibbüros in der Einkaufsabteilung zu steigern.

Die Werkzeugmaschinenfertigung erfolgt teilweise im eigenen Haus, teilweise jedoch auch in anderen Unternehmen. Im letzteren Fall tritt das besagte Unternehmen entweder als Händler auf, das auf eigene Rechnung fremdgefertigte Maschinen vertreibt, oder es übt eine Maklerfunktion aus, indem es lediglich Anfragen und Aufträge an Fertigungsfirmen vermittelt.

Der Bereich Werkzeugmaschinen gliedert sich nochmals in zehn Fachabteilungen, die jeweils für unterschiedliche Maschinentypen zuständig sind.

Der Einsatz eines neuen Hard- und Softwaresystems war ausschließlich für den Werkzeugmaschinenbereich geplant.

Der Ablauf im Schreibbüro bisher

Das Schreibbüro erhält von den Einkaufssachbearbeitern Schreibaufträge auf vorgedruckten Formularen mit folgendem Inhalt:

- Lieferantenadressen mit Zusatzinformationen,

- Textbaustein-Nummern für Artikeltexte und Beschreibung,

- Mengen, Preise und Rabatte für Artikel nebst Ausrechnung der Summen,

- Textbaustein-Nummern für kaufmännische Texte (Lieferklauseln, Höflichkeitsfloskeln etc.).

Die Schreibkräfte mußten anhand der Textbaustein-Nummern die dazugehörigen Texte aus Texthandbüchern abschreiben.

Der Umfang der Schreibaufträge der Einkaufssachbearbeiter zur Bestellschreibung war so gewachsen, daß die Bestellschreibung nicht mehr zügig abgewickelt werden konnte. Für die Schreiben von Anfragen an Lieferanten war ohnehin keine Zeit mehr.

Der Einsatz eines reinen Textsystems kam als Rationalisierungsmaßnahme nicht in Frage, da die Anzahl der Textbausteine zu groß ist. Über 100 000 Textbausteine müssen in unmittelbarem Zugriff stehen. Hier konnte nur der Einsatz einer DV-gestützten Textverarbeitung helfen. Die Problemlösung wurde von Infoplan auf dem Wang VS/WP-System realisiert:

- DV-Dateien ermöglichen den schnellen Zugriff auf Lieferantendaten und Textbausteine auch bei der extrem hohen Anzahl der Textbausteine;

- automatische Berechnungen mit unterschiedlichen Rabattschlüsseln und Plausibilitätsprüfungen führt das System durch;

- nachträgliche Textkorrekturen erfolgen mit dem vollen Komfort der Textverarbeitung;

- die wichtigsten Daten, wie Liefertermine und Bestellwerte, werden per DFÜ oder per Band an die Zentral-EDV zur Terminüberwachung und Finanzplanung übergeben.

Neben der Beschleunigung des Arbeitsablaufes im Schreibbüro wird der Einkaufssachbearbeiter von den Berechnungen der Bestellwerte befreit und eine manuelle Auswertung der Liefertermine und Bestellwerte entfällt ebenfalls.

Tests ergaben, daß alleine die Aufgabenerfüllung im Schreibbüro einen Produktivitätsgewinn von etwa 300 Prozent verzeichnete.

Jede der zehn Fachabteilungen im Werkzeugmaschinenbereich besaß ihre eigene Auftragsabwicklung. Anfragen von Kunden wurden auf entsprechenden Formularen erfaßt. Die Angebotsschreibung erfolgte mit Textautomaten, bei denen Standardtexte und Textbausteine auf Magnetband-Kassetten gespeichert waren. Da bei Magnetband-Kassetten die Texte nur sequentiell gespeichert sein können, dauerte es einige Zeit, bis der gewünschte Baustein auf der Kassette gefunden war.

Die Abteilungen werteten ihre Anfragen und Angebote manuell aus, damit zumindest die für die Lenkungs- und Kontrollaufgaben wichtigsten statistischen Informationen in periodischen Zeitabständen verfügbar waren.

Die für die Rechnungsschreibung zuständige zentrale Abteilung führte die Rechnungsschreibung mit Hilfe von Spezialschreibmaschinen durch, an die ein kleiner Rechenautomat gekoppelt war.

Die Rechnungsdaten mußten für die Debitorenbuchhaltung auf dem zentralen EDV-System neu erfaßt werden.

Die zehn Fachabteilungen verfügen durchschnittlich über zwei Bildschirme, mit denen die Sachbearbeiter hereinkommende Kundenanfragen unmittelbar erfassen können. Korrespondenz- und Angebotsschreibung, Auftrags- und Bestellabwicklung, Lieferscheinschreibung sowie Datenpflege und Information erfolgt über die Bildschirme unmittelbar in den Fachabteilungen. Jeweils zwei Fachabteilungen verfügen gemeinsam über einen Typenraddrucker, der den gesamten Schriftverkehr in erstklassiger Schriftbildqualität ausdruckt.

Das Informationswesen verfügt ständig über aktuelle Daten und liefert neben den früher manuell durchgeführten statistischen Auswertungen zahlreiche weitere Informationen. Dem Benutzer stehen umfangreiche Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung, nach denen er gezielt die Informationen definieren kann, für die er sich interessiert.

Einer der Fachabteilungen ist eine zentrale technische Anfragenstelle angeschlossen. Alle Anfragen Nachfragen zu Projekten etc., die vom Kunden kommen und nicht unmittelbar einer Fachabteilung oder einem bestimmten Fachbearbeiter zugeordnet werden können, erreichen zunächst die technische Anfragenstelle, in der ein Mitarbeiter mit Hilfe des Informationswesens am Bildschirm mühelos die richtige Sachbearbeiterzuordnung finden kann. Rechnungsschreibung und Gut- und Lastschriftenschreibung erfolgen in der zentralen Rechnungsabteilung. Dort stehen sechs Bildschirme und ein Typenraddrucker zur Verfügung.

Auftrags- und Fakturierdaten werden an das zentrale EDV-System übergeben. Eine weitere Verwertung der Daten geschieht dort vor allem im Rahmen der Finanzbuchhaltung.

Das Prinzip, die Daten nur einmal im Rahmen der gesamten Auftragserfassung zu erfassen und von Stufe zu Stufe per Programm zu übernehmen, wird hundertprozentig durchgehalten. So stehen beispielsweise die Daten, die vielleicht erstmalig bei der Angebotsschreibung erfaßt oder zusammengestellt werden, automatisch für die Bestellabwicklung mit den Lieferwerken, für die Auftragsbestätigung an den Kunden, für die Lieferschein- und spätere Rechnungsschreibung sowie auch für die Debitorenbuchhaltung auf dem zentralen EDV-System zur Verfügung.

Erfahrungen bei der Systemeinführung

Aus Datensicherheits- und Datenschutzüberlegungen heraus sind die Rechte, Programme und Dateien am Bildschirm zu benutzen, genau definiert. Von einem Bildschirmarbeitsplatz in der Rechnungsabteilung aus ist es beispielsweise nicht möglich, das Programm für die Angebotsschreibung aufzurufen. Innerhalb einer Abteilung besitzt jeder Benutzer zusätzlich seine eigene Benutzerkennung. Während der eine Benutzer beispielsweise nur Kundendaten am Bildschirm anschauen darf, erlaubt das Programm einem anderen Benutzer zusätzlich, Daten auch pflegen zu dürfen.

Das technische Hauptproblem der Umstellung des Systems bestand darin, die etwa 7000 DIN-A4-Seiten Text, die auf zirka 150 Magnetbandkassetten gespeichert waren, in Text-Dokumente auf dem Wang-System umzuwandeln. Eine elegante Lösung, etwa in der Form einer direkten Übertragung von der Kassette auf Band, Platte oder Diskette des Wang-Systems konnte zum Zeitpunkt der Textübernahme, Anfang 1980, nicht realisiert werden. Der eingeschlagene Lösungsweg sah vielmehr vor, alle Texte mit Hilfe der alten Schreibautomaten und eines OCR-B-Typenrades auszudrucken und die Ausdrucke über ein spezielles Klarschriftlesegerät in das Wang-System zu übernehmen.

Es schloß eine generelle redaktionelle Überarbeitung aller gespeicherten Texte an, wobei Übertragungsfehler gleichzeitig behoben wurden.

Die Stimmung schlug vollkommen um

Die Mitarbeiter, welche die Textkorrekturen vornahmen, erfuhren vorab eine zweitägige Basisschulung in der Bedienung des reinen Textverarbeitungssystems. Die Phase der redaktionellen Überarbeitung der Texte hatte den Nebeneffekt, daß sie den Mitarbeitern Gelegenheit gab, zunächst die Bedienung eines Textsystems kennzulernen und erst in der nächsten Stufe mit der Unterstützung der Textverarbeitung durch die Datenverarbeitung konfrontiert zu werden.

Die Einführung des Programmsystems erfolgte nicht für alle Abteilungen zugleich, sondern sukzessiv. Zunächst wurden nacheinander einige Fachabteilungen umgestellt, dann die Rechnungsabteilung, dann die restlichen Fachabteilungen.

Vor der Einführung des Systems wurden Aversionen gegen die Bildschirmarbeit laut. Wegen des teilweise erheblichen Widerstandes gegen das neue System einigte man sich vorab darauf, daß jeder Mitarbeiter nur für maximal vier Stunden am Tag zu Arbeit am Bildschirm herangezogen werden dürfe. Zwei Mitarbeiter sollten sich jeweils einen Bildschirmarbeitsplatz teilen. Nach Einführung des Systems schlug die Stimmung vollkommen um. Die Mitarbeiter erkannten, wieviel Arbeit das System ihnen abnahm und drängten alle darauf, einen Bildschirm möglichst zur alleinigen Verfügung zu haben.