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24.10.1997 - 

Betriebswirtschaftliche Standardsoftware/R3-Einführung bei der Elbekies GmbH

Produktivstart nach vier Monaten bei mittelständischem Kiesunternehmen

Die bisherige DV-Landschaft von Elbekies basierte auf einem IBM-Server, auf dem ein Novell-Netz installiert war. Als Software wurde die KHK-Classic-Line mit zahlreichen Sonderprogrammierungen eingesetzt. Zirka 400 Laster verschiedenster Auftraggeber passieren täglich die insgesamt zwei Waagen der drei Kiesabbaustandorte in Mühlberg und Prettin, so daß ein nachträglicher hoher Aufwand für die manuelle Eingabe der Waagedaten notwendig war. Das System war an die Grenzen seiner Prozeß- und Systemintegration gestoßen. Besonders für die Endanwender wurde der Aufwand immer größer. Verständlich daher deren Wunsch, ein neues System einzuführen.

Nach Sondierungsgesprächen mit mehreren Anbietern entschied sich Elbekies Mitte 1995 für das Client-Server-System R/3 von SAP. Ausschlaggebend dafür waren der hohe Integrationsgrad dieser Standardsoftware und die Möglichkeit, Lkw-Waagen einzubinden.

Als Partner für die Systemeinführung wurde das SAP-Tochterunternehmen SRS Software- und Systemhaus Dresden GmbH ausgewählt. Der Produktivstart von R/3 mit den Modulen Anlagenwirtschaft, Basis, Controlling, Finanzwesen, Materialwirtschaft, Personalwirtschaft und Vertrieb erfolgte am 1. Januar 1996, was eine Einführungszeit von nur vier Monaten bedeutete. Hinsichtlich der Hardware fiel die Wahl auf Compaq. Als Betriebssystem fungiert Windows NT.

Einführungstests ersetzten Anwenderschulungen

Nachdem die grundlegende Analyse und Planung des Projekts vorbereitet war, stieg SRS zum 1. September 1995 in das Projekt ein. Gemeinsam erfolgten dann die Planung der Einführung, die Formulierung der Anforderungen, die Anpassungen im R/3 und der Produktivstart.

Der Elbekies-Projektleitung war es wichtig, daß die Mitarbeiter, die später das System nutzen sollten, von vornherein in die Projektarbeit einbezogen wurden - durchschnittlich zwei Verantwortliche je R/3-Modul aus den Fachbereichen Einkauf, Vertrieb, Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Personalwesen/Controlling. Es wurden Projektteams gebildet, die in mehreren Bereichen parallel arbeiteten. Das hat sich gut bewährt.

In der Zwischenzeit wurde geprüft, ob die vorgenommenen Einstellungen zusammenpaßten. Diese Arbeitsweise bedeutete Test und Schulung zugleich. Etwa 20 Personen arbeiteten insgesamt an der Einführung. Im Dezember 1995 waren alle Module integriert, so daß planmäßig zum 1. Januar 1996 der Produktivstart erfolgen konnte.

Die ausgesprochen kurze Einführungszeit erforderte natürlich höchste Einsatzbereitschaft, nicht nur von den Beratern, sondern auch von allen einbezogenen Elbekies-Mitarbeitern. Am Tag wurde die reguläre Arbeit verrichtet, abends erfolgte der Test der Module. Bewährt hat sich dabei eine straffe Projektleitung. Natürlich blieben kleinere Diskrepanzen zwischen Beratern und Elbekies-Mitarbeitern nicht aus. Die anfänglichen Mißverständnisse - im wesentlichen durch den unterschiedlichen technischen Sprachgebrauch hervorgerufen - konnten aber bald behoben werden.

Herausforderung Waage-Schnittstelle

Die Elbekies GmbH arbeitet nicht auftrags-, sondern kundenbezogen. Auftraggeber sind die private und öffentliche Bauwirtschaft. Als Ausgangsbasis für die Preisberechnung dienen Listenpreise, jedoch wird häufig mit Sonderpreisen gearbeitet. Die Entscheidung ist von der Region und der Transportentfernung abhängig. Für jeden Kunden gibt es außerdem bestimmte festgeschriebene Preise. Darin enthalten sind die spezifischen Material- und Transportpreise.

Eine Herausforderung bei der R/3-Einführung war die Integration der Lkw-Waagen, da es dafür noch keine Standardschnittstelle von SAP gab. Dabei war die separate Anwählbarkeit der Waagen eine Grundbedingung, denn sie laufen im Dreischichtsystem. Ihre Verfügbarkeit rund um die Uhr darf nicht unterbrochen werden, beispielsweise durch Sicherungsprozesse im R/3. Realisiert wurde diese Forderung durch einen möglichen Offline-Betrieb der Waagen mit nachträglichem Datenaustausch zum R/3-System.

Tiefe Integration und Schnelligkeit

Entscheidender Vorteil war die Integrationstiefe von R/3. Alle Daten liegen jetzt durchgängig vor, vom Einkauf und der Verladung, über die Finanzbuchhaltung bis hin zu statistischen Auswertungen. Außerdem hat sich die Ablaufgeschwindigkeit der Prozesse erhöht. Zusätzlich bietet das System neue Auswertungsmöglichkeiten.

Alles in allem sind jetzt die Prozesse individueller steuer- und überwachbar. Ferner ließen sich Sonderprogrammierungen auf ein Minimum beschränken. Dadurch entfällt der finanzielle und zeitliche Aufwand bei Release-Wechseln, der mit der alten Software einen beträchtlichen Umfang einnahm. Die sofortige Abarbeitung aller Prozesse, angefangen bei der täglichen Rechnungslegung bis hin zur Kontrolle der Forderungen, steigert die Auskunftsfähigkeit und die Reaktionsschnelligkeit bei Kundenanfragen und Problemen, zum Beispiel bei erhöhtem Forderungsvolumen durch Zahlungsschwierigkeiten etc.

Die Einbindung der Lkw-Waagen hat die Fehler, zu denen es durch das manuelle Übertragen der Lieferscheindaten im System kam, behoben. Angenehmer Nebeneffekt: Weniger Reklamationen und Arbeitszeiteinsparungen.

Insgesamt hat sich die Einführung positiv auf die Effizienz aller Verwaltungsprozesse ausgewirkt. Gleichzeitig geht die Elbekies GmbH davon aus, über eine Software zu verfügen, die sich bei Organisations- und Strukturveränderungen entsprechend angepassen läßt.

Angeklickt

Bei der Elbekies GmbH waren Lkw-Waagen in die DV zu integrieren. Außerdem schien die eingeführte KHK-Software die Grenze ihrer Belastbarkeit erreicht zu haben. Zusammen mit dem Software- und Systemhaus SRS, Dresden, führte der Kiesproduzent schließlich R/3 ein - mit den Modulen Anlagenwirtschaft, Basis, Controlling, Finanzwesen, Materialwirtschaft, Personalwirtschaft und Vertrieb. Compaq-Rechner unter Win- dows NT und Datenbanken von Oracle komplettieren die neue Installation. Die Zahl der Endanwender beträgt etwa 50.

Das Unternehmen

Die Elbekies GmbH in Mühlberg an der Elbe ist ein Tochterunternehmen der weltweit agierenden Minorco-Gruppe. Mit etwa 140 Beschäftigen nimmt das mittelständische Unternehmen in Deutschland nach eigenen Angaben Platz eins in der Rangliste der Kiesproduzenten ein. Die Hauptproduktion erfolgt im Zeitraum März bis November, überwiegend im Dreischichtsystem. Dabei fördert das Unternehmen im Jahr zirka acht Millionen Tonnen Rohkies, wovon rund sechs Millionen Tonnen zu absatzfähigen Produkten aufbereitet werden. Nach Förderung und sortimentsgerechter Aufbereitung kommt das Material zum Versand. Als Transportträger dienen Lkw, Schiff oder Bahn.

*Bärbel Jendro ist Prokuristin bei der Elbekies GmbH in Mühlberg an der Elbe.