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27.02.1987

Projekt-Kosten-verfolgung für Investitionsvorhaben (Teil1)

Die Qualität eines Projektmanagementsystems steht und fällt mit einer

permanenten Verfolgung der Projektkosten. Diese zentrale Komponente

muß im Bereich der Eigen- und Fremdprojektkosten ein systematische Kostenerfassung, eine zeitnahe Überwachung sowie eine zeitnahe Überwachung sowie eine vorgabegerechte Steurung des Projektes ermöglichen. Nur unter dieser Voraussetzung läßt sich das System in der praktischen Anwendung effizient nutzen. Ein solches Konzept ist sowohl für die planenden und ausführenden technischen Abteilungen als auch für die planenden und ausführend technischen Abteilungen als auch für die mit der Projektkostenverfolgung (PKV) betrauten kaufmännischen Fachabteilungen ein unbedingtes Muß. So das Fazit einer Analyse, die auf der Basis eines konkreten Einsatzbeispiel erstellt wurde. Eine Zusammenfassung dieser Studie druckt die COMPUTER-WOCHE in drei Folgen ab.

Eine ordnungsgemäße Projektkostenverfolgung, bezogen auf die kleinsten Einheiten eines Verantwortungsbereiches, ist mit manuellen Mitteln in Form von Datenerfassung und -auswertung auf entsprechend gestalteten Formularen wegen des umfangreichen Datenerfassungs- und Verarbeitungsaufwandes aktualisiert nicht möglich. Daher wurde für ein Unternehmen des Anlagenbaus ein DV-gestütztes Projektkostenverfolgungssystem (PKV) von Investitionsvorhaben bis zum August 1986 konzipiert; die Layout-Listen und Grafiken für das Projektmanagement werden zur Zeit mit Einsatz von PC-orientierten PMS-Softwareprodukten realisiert.

Die Aufgaben des externen Projektcontrolling bei der Abwicklung von Projekten können wie folgt zusammengefaßt werden:

- Erarbeitung und Führung eines Projektkataloges in Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem Planer unter Festlegung einzelner Planungseinheiten und der hierfür geplanten Kosten, der Gliederung und Zuordnung aller Kosten- und Leistungsinformationen sowie der Abstimmung mit dem Terminüberwachungssystem;

- laufende Bewertung des Projektfortschritts durch Anwendung entsprechender Bewertungsverfahren, Durchführung von Soll/Ist/Wird-Vergleichen, Analyse und Dokumentation festgestellter kostenmäßiger Abweichungen, Unterbreitung und Begrüdung gegensteuernder Maßnahmen;

- Aufstellung, Konstrollieren und Fortschreiben von Zahlungsplänen;

- Überwachung der Terminplanung;

- laufende Information über Projektabwicklung und Kosten;

- Beurteilung von Planungsänderungen in kostenmäßiger und terminlicher Hinsicht, gegebenenfalls Ausarbeiten gegensteuernder Vorschläge;

-Übersicht über die Gesamtkosten zu jedem Zeitpunkt der Projektdurchführung hinsichtlich Einhaltung des vorgeschriebenen Kostenrahmens;

- Gegenüberstellung und Vergleich der Daten des Projectcontroller mit den Aussagen des Vermögensplanungsüberwachungssystems des Auftraggebers;

- Abwicklung von staatlichen Subventionen.

Bezogen auf diesen Aufgabenumfang berät der Projektcontroller den Auftraggeber bei der Vertragsgestaltung der zu beauftragenden Firmen Dazu gehören die Überwachung der Vertragserfüllung und die Unterstützung bei der Gestaltung der Ausschreibung sowie bei den erforderlichen Vergaben.

Bei den Abweichungen weist der Projektcontroller auf die sich daraus ergebenden Auswirkungen für den gesamten Projektablauf hin und zeigt die daraus resultierenden Folgen für die Verträge auf, die der Auftraggeber mit weiteren Auftragnehmern geschlossen hat.

Der Projektcontroller berichtet der Werkleitung und der Projektleitung unmitellbar schriftlich in jedem Monat; bei wichtigen Anlässen jeweils sofort, insbesondere -bei wesentlichen Soll/Ist-Abweichungen der Kosten und Terminplanung. Der Projektcontroller unterbreitet Vorschläge zu Gegenstand, formaler Gestaltung und Umfang der Berichte und beachtet die hierzu mit dem Auftraggeber vereinbarten Kriterien.

Das System der Projektplanung und -verfolgung muß dem Projektmanagement eine geeignete Unterstützung bei der Ermittlung und Erfassung der Gesamtkosten per Projekt bieten. Hier ist es erforderlich, daß Soll-Kosten, Ist-Kosten und voraussichtliche Gesamtkosten per Projektende im Einzelnachweis zu strukturierten Einheiten des Lieferungs- und Leistungsgerüstes zugeordnet werden können.

Es hat die direkte Konturen von Projekteinzelkosten je definierter Bezugsebene des Projektstrukturplanes zu erfolgen. Die Summe der bewerteten Projektstruktureinheiten ergibt - aufgeteilt auf die Zeitachse der Projektablaufplanung - die Soll-Kosten pro Zeitbedarf (Einzugsbudget). Auch wird eine lieferungs- und leistungsbezogene Verrechnung der projektabhängigen Gemeinkosten durchgeführt, wie zum Beispiel Kosten der Bau-/Montage-/Inbetriebnahmeleistung, Versicherungen, Gebühren, Gutachten und Baustelleneinrichtungen.

Dazu kommt die Umlagevorrechnung der Fixkosten, die sich dem Projekt zuordnen lassen, wie zum Beispiel die allgemeinen Funktionen der technischen, terminlichen und kaufmännischen Projektbetreuung. Bei der Durchführung des Soll/Ist-Vergleichs werden den Projekteinzelkosten der Kalkulation die effektiven aufgelaufenen Kosten gegenübergestellt. Die Verrechnung der lieferungs- beziehungsweise leistungsbezogenen effektiven Gemeinkosten per Kontierung auf die zu belastenden Lieferungs-/Leistungseinheiten ist ein weiterer Punkt. Die Fixkostenverrechnung unterliegt einem im Rahmen der Kalkulation festgeschriebenen Umlageverfahren.

Voraussichtliche Endwerte (noch zu erwartende Kosten) werden auf der Grundlage des geleisteten Arbeitsfortschritts jeweils neu geschätzt. Damit soll sichergestellt werden, daß die Kostenansätze der Istkosten und der revidierten Sollkosten bei Durchführung des Soll/Wird-Vergleiches auf dem gleichen Lieferungs-/Leistungseinheitswert basieren.

Das ermöglicht bei Änderungen im Zuge des Lieferumfangs und der Leistungserstellung eine entsprechende Anpassung der Vorgaben. Und auf der Basis von späteren Auswertungen der dokumentierten Vorgabeänderungen lassen sich Erfahrungswerte zu Planungszwecken bilden.

Das System der Projektplanung und -verfolgung ist ein DV-gestütztes Instrumentarium zur Erfassung, Überwachung und Steuerung des projektbezogenen Lieferungs-, Leistungs- und Wertgerüsts (siehe Abbildung 1). Es umfaßt alle für die Projektführung notwendigen kostenmäßigen Informationen aus den Kostenermittlungen und Kostenänderungen (Sollkosten) sowie aus der Bestell- und Baustellenabwicklung, der Rechnungs- und Zahlenregulierung (Ist-Kosten). Dazu kommen die noch zu erwartenden Kosten auf der Grundlage von zeitpunktbezogenen Kosten-/Leistungsvergleichen (Vor aussichtliche Ist-Kosten).

"Die wirtschaftlichen Vorteile liegen nicht so sehr im Wegfall manueller Arbeit, sondern vielmehr in einer straffen, zukunftsorientierten und vor allem aktuellen Kostenübersicht"

Mit diesem System soll ein verlässliches Instrument geschaffen werden, um

- die Angemessenheit von ermittelten Soll-Kosten-Positionen durch Vergleich mit Kennzahlen und Richtwerten ständig zu überprüfen;

- insbesondere Folgekosten von Änderungen umfassend in den jeweiligen Projektstatus einzubeziehen;

- anhand des erwarteten Bestellendwertes und des Arbeitsfortschritts im Vergleich zur Kalkulation die Entwicklung eines Projektes frühzeitig genug zu überblicken und zu beeinflussen;

- eine weitestgehende realistische Gesamtergebnisvorschau per Projekt aufzubereiten;

- aus Restkosten und Risikoanalysen eine aussagefähige Erfahrungsdatei für Planungszwecke ableiten zu können.

Wichtige Hilfsmittel sind bei der Projektplanung die Soll-Kosten/ Kennzahlenvergleiche, beim Projektstatus die Soll/Ist-Vergleiche sowie die Soll/Wird-Vergleiche bei der Kostentrendbeurteilung. Das System der Projektkostenverfolgung ermöglicht im Bereich der Eigen- und Fremdprojektkosten eine systematische Projektkostenerfassung, zeitnahe Projektüberwachung sowie eine vorgabegerechte Projektsteuerung. Dabei ist der Projektleitung insbesondere die lückenlose Erfassung und somit eine jederzeit rekonstruierbare, transparente Darstellung der im Projektverlauf angefallenen Kostenänderungen möglich.

Das System ist ein interaktives Projektkostenerfassungs-, Prüf- und Auskunftssystem im Bildschirm-Dialogverkehr. Es erlaubt - um als effizientes System in der praktischen Anwendung genutzt werden zu können - ständigen Zugriff (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) sowohl von den Projektplanern als auch den Kostenverantwortlichen und Kostenbearbeitern sowie eine eindeutige Zuordnung von Kosten- und Ergebnisverantwortlichkeiten der planenden, abwickelnden, überwachenden und steuernden Ingenieurgruppen.

Verknüpfen Terminsteuerung mit Kostenverfolgung

Eine DV-gestützte Verkettung von Kalkulation, Terminsteuerung und Kostensteuerung sichert mit Hilfe des Projektstrukturplans als gemeinsames Ordnungs- und Abgrenzungsmittel die einheitliche Systemlogik und die Übereinstimmung von Informationseinheiten innerhalb des Systemzusammenhanges; zum Beispiel über entsprechenden Einsatz oder Anpassungen/Erweiterungen von PMS-Softwareprodukten (siehe hierzu die Serie "Projektmanagement-System (PMS) in der Praxis" in CW Nr. 46 vom 5.11.1986 bis CW Nr. 51 vom 10.12.1986).

Die Projektleitung ist mittels dieser Systemunterstützung in der Lage, klar abgegrenzte Teilaufgaben im Rahmen des Projektes mit eindeutigem Terminziel und genau beziffertem Kostenziel festzulegen, deren Ausführung zu veranlassen und deren vergabegerechte Ausführung zu überwachen und zu steuern.

Dabei stehen der Projektleitung folgende Kosteninformationen zur Verfügung:

- Nachweis der bereits aufgelaufenen Kosten in Gegenüberstellung zu den entsprechenden Soll-Kosten der Vorkalkulation in der Gliederung des Projektstrukturplans;

- Ausweis revidierter Soll-Werte bei kostenerheblichen Änderungen, für welche die ursprünglichen Soll-Werte keine sinnvolle Kontrollgröße mehr darstellen;

- Übersicht über Mehr-/Minderkostendispositionen im Vergleich zu den jeweils gültigen Soll-Kosten;

- Ergänzung der Projektstatusberichte um Angaben über den jeweiligen Fertigstellungsgrad im Vergleich zu den bis dahin verbrauchten Soll-Kosten (Kosten/Leistungs-Verhältnis)

- Vorschau über die per Projektende noch zu erwartenden Kosten.

Zieldefinition PKV-System

Das PKV-System beinhaltet die Verflechtung ingenieurmäßiger Projektbearbeitung mit Kostenermittlung, -überwachung und -steuerung im Rahmen der Planungsvorhaben sowie der Bestellabwicklung.

Ein aktueller Projektsteuerungseffekt wird durch die Einbindung eines systematischen Änderungsverfahrens erreicht. Insbesondere die Kostenänderungen sollen zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt erfaßt, verarbeitet und im Ergebnis sichtbar gemacht werden. Die Daten der einzelnen Projekte werden in einer sogenannten Projektdatei gesammelt und dienen damit als Basis-Erfahrungswerte für spätere DV-gestützte Planwertermittlung.

Dieses System ist sowohl für die planenden und ausführenden technischen Abteilungen, als auch für die kaufmännischen, die Projekte kostenmäßig verfolgenden Fachabteilungen eine unbedingte Erfordernis. Eine ordnungsgemäße Projektkostenverfolgung, bezogen auf die kleinste Einheit eines Verantwortungsbereiches, ist - wie Probeläufe gezeigt haben - mit manuellen Mitteln in Form von Datenerfassung und -auswertung auf entsprechend gestalteten Formularen wegen des umfangreichen Datenerfassungs -und Verarbeitungsaufwandes aktualisiert nicht möglich.

Bearbeiter und Verantwortliche

Grundsätzlich ist der Projektleiter für sach-, zeit- und kostengerechte Bearbeitung des Projektes verantwortlich. Er hat Richtlinienkompetenz im Hinblick auf den Detaillierungsgrad der Planungen und Kontierungen, die Ermittlung der Kalkulationswerte und die Anpassung der zu erwartenden Bestellendwerte.

Der Projektcontroller übernimmt in Assistenz des Projektleiters die kostenmäßige Detailbearbeitung. Er ist schwerpunktmäßig zuständig für die Verdeutlichung von Kostenzielen der Projektkalkulation, für die Untermauerung der Sollkosten durch Überprüfung der Kalkulationsdaten hinsichtlich der Angemessenheit von Kostenpositionen im Kennzahlen-/Richtwertbereich und schließlich auch für die Schaffung der Voraussetzungen einer wirtschaftlichen Projektführung. Die Klärung rein fachlicher Fragen erfolgt grundsätzlich seitens der projektzuständigen Ingenieure und Techniker.

Wirtschaftliche Effekte

Das PKV-System hilt Termine einzuhalten, Kosten überschaubar zu machen und die Kosten des Gesamtprojektes zu transponieren. In diesem Zusammenhang hilft das System dem Projektverantwortlichen bei der - Überschaubarkeit der Kosten durch Zuordnung auf die entsprechenden Gliederungspositionen der einzelnen Projektphasen;

- Einbeziehung von Änderungen in den jeweiligen Kostenstatus;

- Ableitung einer weitestgehend realistischen Ergebnisvorschau per Projekt und über die Gesamtheit der Projekte;

- Ableitung einer aussagefähigen Erfahrungsdatei für Planungszwecke aus den Zwischen- und Endabrechnungen der Projekte.

Die wirtschaftlichen Vorteile des PKV-Systems liegen nach der Einführung nicht so sehr in der Reduzierung beziehungsweise im Wegfall bestehender manueller Arbeit, als vielmehr in einer straffen, zukunftsorientierten und vor allem aktuellen Projektkostenübersicht. Die hieraus resultierenden Einsparungen in den Projektkosten durch zum Beispiel Einschränkungen von Fehlentscheidungen, durch Erhöhung des Komforts in der Projektsteuerung, sind der entscheidende wirtschaftliche Vorteil dieses Systems.

Die hieraus resultierenden Möglichkeiten, Fehlentscheidungen zu reduzieren und den Komfort in der Projektsteuerung zu erhöhen, führen zu Vorteilen, die insgesamt zu den Kostenreduzierungen bei Projektabwicklungen führen können.