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03.10.1997

Projekt- und Auftrags-Controlling sollten für Ordnung sorgen

Zunächst wurde in einer Analysephase die Projektabwicklung der technischen Abteilungen untersucht. Dabei zeigten sich unter anderem folgende Schwachstellen:

- zu hoher manueller Aufwand bei der Projektadministration,

- mangelnde Aktualität der Informationen zum jeweiligen Projektstand sowie

- partiell nicht ausreichende Informationen aufgrund der Bearbeitung der Projektdaten auf unterschiedlichen DV-Systemen.

In der Folgephase lag dann der Schwerpunkt auf dem Thema Projekt- und Auftrags-Controlling.

Ziel: Effizienz in der

ProjektabwicklungPlanung, Projektierung, Ausführung und Abrechnung von technischen Projekten in den Sparten Strom, Gas, Wasser und Fernwärme ist für die Stadtwerke ein zentraler Geschäftsbereich. Es wurde schnell deutlich, daß ein Projekt- und Auftrags-Controlling nicht nur die Ausweisung der Kosten nach Projekten beziehungsweise Aufträgen sein darf, sondern vielmehr eine Effizienzsteigerung in der unmittelbaren Projektabwicklung Ziel sein muß. Dies bedeutet konkret: Controlling ist so auszulegen, daß es Kosteneinsparungen im Fremdleistungs- und Materialeinsatz, Vereinfachung und Beschleunigung der administrativen Arbeiten im Umfeld eines Projekts sowie Qualitätssteigerung in der Projektvorkalkulation und -verfolgung ermöglicht. Unabdingbare Voraussetzung hierfür ist die Transparenz in den Kostenverläufen, angefangen bei der Planung über die Kalkulation und Bauausführung bis hin zum Abschluß eines Projekts.

Die IT-mäßige Umsetzung des Projekt- und Auftrags-Controlling (PAC) erfolgte auf Wunsch der Anwender mit einer grafischen Benutzeroberfläche als Client-Server-Anwendung.

Eine besondere Herausforderung war hier die Integration der operativen Daten vom Großrechner. Diese Daten werden auf einem IBM-Host (ES9000) auf dem Betriebssystem MVS unter IMS DB vorgehalten und durch SAP R/2 zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus konnten Anwender im technischen Bereich auf eine historisch Batch-orientierte Bauabrechnungssoftware zugreifen. Hier findet die gesamte kaufmännische Abwicklung der Baumaßnahmen statt. Die Bauabrechnung sollte ebenfalls bis zu ihrer Ablösung mit dem PAC-System korrespondieren.

Die Implementierung erfolgte in einer dreistufigen Client-Server-Hierarchie, wobei die Datenhaltung für die operativen Daten im SAP-System auf dem Host und in einer Oracle-Datenbank auf einem IBM-PS/2 unter OS/2 WARP liegt. Den Anwendern steht ebenfalls ein IBM-PS/2 unter OS/2 WARP als Client bereit. "Die PAC-Anwendungen laufen in der Windows-Box unter OS/2 völlig problemlos", erklärt Jürgen Bonin von der DV-Abteilung. Die Kommunikation zwischen Client und Oracle-Server läuft im Token-Ring über Netbios.

Bei der Suche nach einer geeigneten Software kamen 1994 sieben Produkte in die Endauswahl, um vor Ort getestet zu werden. Letztendlich setzte sich Artemis Prestige, Vorläufer von Artemis Project View, durch. Die Anwendung war den konzeptionellen Anforderungen des Projekt- und Auftrags-Controllings anzupassen, und die notwendigen Schnittstellen zu SAP und der Bauabrechnung (Ist-Datenerfassung nach Aufmaß-Verfahren) wurden eingerichtet. Vor der Einführung der neuen Anwendung fanden Schulungen für Ingenieure und Baubeauftragte (Meister und Techniker) auf der Basis echter Stadtwerke-Projekte statt. "Die Akzeptanz des neuen Arbeitsmittels PC und des PAC-Systems ist schon aufgrund der effizienten Oberfläche durchweg positiv", so Bonin.

In einer Testphase wurden aus der Praxis kommende Verbesserungsvorschläge aufgenommen und umgesetzt. Zur Zeit läuft der Systemeinsatz in allen Projektabteilungen. Im Anschluß daran fiel der Startschuß für die Konzeption einer Aufmaßerfassung im Online-Verfahren. Kurzfristiges Ziel ist es, für das gesamte Projekt eine durchgängige DV-Unterstützung bereitzustellen. Laut Aussage leitender Mitarbeiter aus den Fachabteilungen leistete das neue System bereits in der Pilotphase eine deutlich schnellere Bearbeitung der Projekte.

ANGEKLICKT

Selbst Stadtwerke müssen sich wettbewerbsorientiert zeigen. In Bochum bedeutete dies: das bisherige Projekt-Management unter die Lupe zu nehmen und "auf Vordermann zu bringen." Das Hauptaugenmerk wurde zunächst auf das Thema "Projekt- und Auftrags-Controlling" gelegt. Als besondere Herausforderung stellte sich die Integration der operativen Daten vom Großrechner dar.

Das Unternehmen

Die Stadtwerke Bochum gehören mit zirka 640 Millionen Mark Umsatz und 950 Mitarbeitern zu den großen kommunalen Querverbundbetreibern in Deutschland. Das Unternehmen beliefert mehr als 400 000 Einwohner sowie zahlreiche Gewerbe- und Industriebetriebe im Stadtgebiet mit Gas, Strom, Wasser und Fernwärme. Wie für viele Energieversorger zeichnet sich auch für die Stadtwerke Bochum ein härterer Wettbewerb ab. Harmonisierungsbestrebungen in der EU, die Finanzsituation des öffentlichen Eigentümers, kostenintensive Umweltschutzmaßnahmen sowie Marktsättigung in einigen Geschäftsfeldern machen es notwendig, Projekte schneller und kostengünstiger umzusetzen.

*Ingo Adam ist Abteilungsleiter bei den Stadtwerken Bochum.