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13.03.1987

Projektkostenverfolgung für Investitionsvorhaben (Teil 3)

Die Qualität eines Projektmanagementsystems steht und fällt mit einer permanenten Verfolgung der Projektkosten. Diese zentrale Komponente muß im Bereich der Eigen- und Fremdprojektkosten eine systematische Kostenerfassung, eine zeitnahe Überwachung sowie eine vorgabegerechte Steuerung des Projekts ermöglichen. Nur unter dieser Voraussetzung läßt sich das System in der praktischen Anwendung effizient nutzen. Ein solches Konzept ist sowohl für die planenden und ausführenden technischen Abteilungen als auch für die mit der Projektkostenverfolgung (PKV) betrauten kaufmännischen Fachabteilungen ein unbedingtes Muß. So das Fazit einer Analyse, die auf der Basis eines konkreten Einsatzbeispiels erstellt wurde. Eine Zusammenfassung dieser Studie druckt die COMPUTERWOCHE in drei Folgen ab.

Für die Realisierung des PKV-Systems wird die Design- und Dokumentationstechnik HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) angewandt. HIPO ist eine grafische Darstellungsmethode, um die Funktionen, ihre Zusammenhänge und die zugehörigen Ein-/Ausgabedaten eines Systems zu dokumentieren. Ein mit HIPO dokumentiertes System beantwortet mehr die Frage, was das System tun soll (Design) beziehungsweise tut (Dokumentation), als wie es das tut.

Die Hauptvorteile von HIPO für die Projektsteuerung sind:

- Das Vorgehen beim Erfassen der Benutzeranforderungen, beim Analysieren der Aufgabe und beim Entwerfen der DV-Anwendung wird systematisiert .

- Die Dokumentation entsteht durch den Designvorgang und wird im Laufe des Projekts ständig ergänzt, korrigiert, erweitert und bildet einen integralen Bestandteil der Programmierung. So braucht die Dokumentation nicht später an Hand der vorliegenden Codes widerwillig und oberflächlich nachgeführt zu werden.

- HIPO ist für DV-Fachleute und Nichtfachleute gleichermaßen verständlich.

Bei der Erstellung des Anforderungskatalogs an das PKV-System und beim Systementwurf hilft HIPO, daß die nötigen Systemfunktionen vom PKV-Team und den Anwendern klar verstanden werden. Die hierarchische Darstellung von über- und untergeordneten Funktionen entspricht den im Geschäftsleben üblichen Organigrammen, wodurch sie auch für Nichtfachleute verständlich wird. Deshalb ist es dem PKV-Team möglich, ein vollständiges Anforderungsprofil zu erhalten und dieses in dem PKV-System zu berücksichtigen.

Durch wiederholte Überprüfung der Dokumentation bei jeder weiteren Entwicklungsstufe werden konzeptionelle Fehler rechtzeitig entdeckt und beseitigt. Bedingt durch die Methode vereinfacht die frühzeitige, detaillierte Datenanalyse die spätere Codierung. Testfälle können direkt aus den HIPO-Diagrammen zusammengestellt werden; somit lassen sich funktionale Tests leichter durchführen.

Für ein Unternehmen ist HIPO mit der Einführung von Dokumentationsstandards gleichzusetzen. Es verbessert nicht nur die Managementkontrolle, sondern hilft auch, neben der Steigerung der Programmierproduktivität bei Test und Wartung von Programmen, manche gravierenden Kosten durch die Früherkennung von Fehlentwicklungen einzusparen.

Die HIPO-Dokumentation des PKV-Systems besteht aus der visuellen Inhaltsübersicht, den Überblickdiagrammen und den Detaildiagrammen.

Die visuelle Inhaltsübersicht gibt in kurzer, überschaubarer und allgemeinverständlicher Form Auskunft über die Gesamtstruktur des PKV-Systems. Darüber hinaus verschafft die visuelle Inhaltsübersicht PKV die Möglichkeit, ein bestimmtes Überblick- beziehungsweise Detaildiagramm schnell zu lokalisieren und ohne Umwege die entsprechende Stelle in der Dokumentation aufzuschlagen. Da HIPO eine redundante Dokumentation von Funktionen ausschließt und höchstens übergeordnete Beschreibungen zuläßt, können das aufgeschlagene PKV-Diagramm und darin enthaltene Informationen an keiner anderen Stelle der Dokumentation mit eventuell widersprüchlichem Inhalt vorkommen.

Die HIPO-visuelle Übersicht PKV besteht aus den Bereichen Stammdatenverwaltung und Projektdatenverwaltung. Die Projektdatenverwaltung aus den Teilbereichen Projekt eröffnen Projektsteuerung und Analyse.

Die PKV-Stammdatenverwaltung gliedert sich in die Module Tabellen-, Programmverwaltung und Auswertungen. Das Hauptmodul "Projekt eröffnen" enthält die Module "Datenbankverwaltung", "Verarbeiten Projektdaten", "Verarbeiten Projektstrukturdaten" sowie das Modul "Batch-Programme. Das Hauptmodul "Projektsteuerung" setzt sich aus den Modulen "Verarbeiten Istwerte", "Erzeugen Summendaten Plankosten" und "Erstellen Projektdatei" zusammen. Das Hauptmodul "Analyse" besteht aus den ausgabeorientierten Modulen "Bildschirm", "Auswertungen" und "Grafik".

Nähere Informationen, die über das Maß der visuellen Inhaltsübersicht hinausgehen, werden in den PKV-Überblickdiagrammen dokumentiert. So ist jedem Kästchen der PKV-Funktionsstruktur, die eine übergeordnete Funktion repräsentiert, ein Übersichtsdiagramm zugeordnet. Die PKV-Überblickdiagramme haben einen ganz speziellen Rahmenaufbau, durch den sich eine HIPO-Dokumentation von anderen Dokumentationsformen auch optisch klar unterscheidet. Eine schematische Darstellung der Zusammenhänge innerhalb des PKV-Systems zeigt Abbildung 3.

Das PKV-Überblickdiagramm gibt Auskunft darüber, was in einer übergeordneten Funktion geschieht: das heißt, mit welchen Daten, Datengruppen oder Dateien was gemacht wird und welche Daten, Datengruppen oder Dateien dabei herauskommen. Da die Überblickdiagramme lediglich einen Überblick über die im Verarbeitungsteil angegebenen Funktionen geben, sind diese noch ausführlich zu beschreiben. Das geschieht in den PKV-Detaildiagrammen.

In den PKV-Detaildiagrammen werden die PKV-Datenelemente für die Ein- und Ausgabe genau fixiert, da dieses Hilfsmittel als Vorgabe für die Codierung sonst nicht ausreichen würde.

Bewährt hat sich, daß alle Dateien aus dem PKV-System in einem gesonderten Ordner gesammelt werden und Kopien der benötigten Dateien zu den jeweiligen Detail-Diagrammen geheftet werden. Das gleiche gilt für die Auswertungen und Bildschirme, die zentral verwaltet werden. Damit entsteht pro Hauptfunktion der visuellen Übersicht PKV -Stammdatenverwaltung, Projekt eröffnen, Projektsteuerung, Analyse - ein "logisches Paket", das sowohl die genaue Beschreibung der Anwendung als auch die dazugehörigen Daten beinhaltet. Die Datenfelder auf den Auswertungen und Bildschirmen sollten numeriert sein. Damit entfällt viel Schreibarbeit bei den Ein- und Ausgabesäulen in den Detaildiagrammen.

Der Vorteil dieser Arbeitsweise liegt vor allem bei anfallenden Änderungen: In den Datenordnern ist über ein Verzeichnis festgehalten, wo welche Daten, Bildschirmmasken Auswertungen und Grafiken verwendet werden. Jede Änderung wird zentral geführt, die Informationsträger werden in benötigter Anzahl kopiert und an die logischen Pakete geheftet, nachdem die alten Kopien entfernt wurden. Dadurch vermeidet man den Verlust von Informationen.

Der Datenkatalog PKV setzt sich aus den Projektdaten, Projektstrukturdaten und der Projektdatei für die Hauptfunktionen Analyse zusammen. Für jedes Datenfeld wird eine Datenbeschreibungsmatrix mit den formalen und inhaltlichen Eigenschaften der verwendeten Informationen erstellt.

Der PKV-Datenkatalog enthält für die Projektdaten und Projektstrukturdaten je Datenelement die folgenden Informationen: Anzahl, Stellen, Faktor, Datenherkunft, Schlüsselgrößen, Bearbeitungsregeln Schlüsselgrößen für die Projektdaten sind der Mandant und das Projekt; für die Projektstruktur die Kostengruppe, Phase, Funktion, Komponente und der Arbeitspaketschlüssel. Weitere wichtige Informationen können über die Identnummer systemfrei klassifiziert werden.

Durch den Einsatz von Datenmatrizen ist gewährleistet, daß beispielsweise bei Änderung eines Parameters diese Änderung nicht in Folgeprogrammen vergessen wird und zu Fehlern führt. Wichtig ist jedoch, daß diese Matrizen nicht für das gesamte Projekt erstellt werden, sondern maximal pro Hauptfunktion, da sonst die Wartung des Systems unmöglich wird.

Planungshorizont beträgt über zwei Jahrzehnte

In der Projektdatei für die PKV-Hauptfunktion Analyse werden die Projektdaten und Projektstrukturdaten auswertungsorientiert in die Übersichtsdaten, Rechengrößen laufendes Jahr und Rechengrößen Vorjahre/Folgejahre gegliedert. Als Rechengrößen werden die Grund-Projektkosten, Änderungskosten, Auftragswert, Nachtragswert, Bestellobligo, aktuelle Leistungswerte Fremdkosten, Rechnungswerte, Zahlungen, bewertete Ingenieurstunden und aktuelle Leistungswerte Eigenkosten maschinell geführt. Der Planungshorizont beträgt für Vorjahre/Folgejahre im PKV-System 24 Jahre.

Die Datenmatrix für die logische Datenorganisation des PKV-Systems wird in Abbildung 4 aufgezeigt. Sie gibt für jedes Datenelement das Mengengerüst, die Abhängkeiten und die Zugriffe - primärer Pfad, Änderungspfade Projekt- und Projektstrukturdaten - an.

Durch den Einsatz eines PMS-Softwarepakets mit einer relationalen Datenbank mit frei definierbaren Datenbeständen für die Lieferanten-, Material- und Kostenplanung sowie -verfolgung hat der PKV-Anwender einfach und schnell Zugang zu den vollständigen Informationen des PKV-Systems.

Der Anwender muß aber bei der Einrichtung der PKV-Datenbank für die Festlegung der Arbeitsschritte, die einerseits im Design, andererseits bei der Datenaufbereitung erforderlich sind, unterscheiden, ob die Datenbank noch zu erstellen oder schon physisch vorhanden ist. Durch die Nutzung von Tabellen im PKV-System ist eine hohe Flexibilität gegeben, weil durch einfaches Ändern der Tabellen notwendige Systemmodifikationen möglich werden.

Die Datenerfassung im PKV-System erfolgt in der Hauptfunktion "Projekt eröffnen", die Anzeige der Projekte beziehungsweise Projektstrukturen in der Hauptfunktion "Analyse", jeweils über Bildschirm. Um geringe Antwortzeiten zu erhalten, wird die Menü-Technik angewandt. Nach Eingabe eines Transaktionscodes plus Schlüssel erscheint ein Bild, aus dem der Anwender verschiedene Alternativen - Dialog-Steuerung, Daten-Auswahl, Programm-Auswahl - auswählen kann.

Das Modul "Verarbeiten Projektdaten" besteht für die Dialogschritte Auswahl, Zugang, Ändern und Anzeigen Projekte, Projekt-Änderungen aus acht Bildmasken. Das Modul "Verarbeiten Projektstruktur-Daten" enthält aufgrund der erforderlichen vollständigen Projektinformation für Auswahl, Zugang, Ändern (mit und ohne zu speichern) und Anzeige der Projektstrukturen sowie der Projektstruktur-Änderungen 13 Bildmasken. Für das Modul "Batch-Programme" sind für Auswahl und Ändern der Programm-Parameter zwei Bildmasken festgelegt.

Die Hauptverarbeitung der Programme für die Benutzer-Systemdialoge besteht aus den folgenden Funktionen:

- Initialisierung

- Maske empfangen

- Tasten prüfen

- Masken-Fuß prüfen

- Funktionen aufrufen

- Bearbeitung des Datenteils

- Masken-Aufbau

- Maske senden

- ermittelt nächste Transaktion

- KOM-Bereich aufbauen

- Transaktions-Schritt-Ende.

Bei der Gestaltung der Bildfolgen für die vordefinierten Abfragen wird im PKV-System darauf geachtet, daß der Benutzer gezielt zu den ihn interessierenden Fragemöglichkeiten geführt wird. Darüber hinaus wird die Informationsmenge pro Bild der Aufnahmefähigkeit des Benutzers angepaßt. Das PKV-Hauptmodul "Analyse" enthält für die Auswahl und Anzeige der Analyse von Projekten, Projektstrukturen und Verdichtungen sowie für die Anforderung von Batch-Auswertungen und Grafiken neun Bildmasken.

Außer den Kontrollausgaben, die üblicherweise nur am Bildschirm erscheinen, lassen sich im PKV-System die eingegebenen Plan- und Istdaten, die Planungsresultate und der Soll-Ist-Vergleich als Listen ausgeben.

Das Hauptmodul "Projekt eröffnen" enthält die Einzelnachweise der Projektdaten, Projektstruktur-Daten und der Projektstruktur-Verdichtungen. Das Hauptmodul "Analyse" erstellt Übersichten der Projekte, Projektstrukturen sowie Verdichtungen der Projektstrukturen und führt Soll-Ist-Vergleiche für diese Ordnungsbegriffe durch.

Durch den Einsatz eines PMS-Softwarepakets, das einen flexiblen Berichtsgenerator mit frei definierbaren Listen und Berichten sowie die temporäre Veränderungsmöglichkeit von bestehenden Berichtsvereinbarungen enthält, kann das PKV-System schnell auf geänderte Anforderungen reagieren.

Alle grafischen Ausgaben können sich wie die Layout-Listen auf das gesamte Projekt, Teilprojekte oder Verdichtungen der Schlüsselgrößen Kostengruppe, Phase, Funktion, Komponente, Arbeitspaketschlüssel beziehen.

Grafische Darstellung schafft Übersichtlichkeit

Computer-Grafik hat überall dort eine hohe Akzeptanz, wo komplexe Zusammenhänge übersichtlich dargestellt werden müssen, um Ursachen, Abhängigkeiten und Trends zum Zwecke einer gesicherten Entscheidungsfindung bei der Projektsteuerung zu erkennen. Auch die problemlose Datenmanipulation per Computer und die verschiedenen Formen der grafischen Darstellungsweisen machen aus den täglichen Datenmengen benutzerfreundliche hochwertige Informationen.

Im PKV-System sind für die Projekt-Bezugsgrößen Balkendiagramme, Kurven(Linien-)diagramme und Kreisdiagramme vorgesehen. Als Rechengrößen für die Grafiken gelten: aktuelle Projektkosten, aktuelle Leistungswerte, Rechnungswerte, Schätzungen und Soll-Ist-Vergleich. Die vertikale Skala kann in "DM" oder "TDM" angegeben werden. Als Zeitmaßstab gelten Tage, Monate, Quartale, Jahre und "absolut".

Die grafischen Ausgaben PKV werden mit einem PMS-Softwarepaket realisiert, das ein für den Benutzer konzipiertes dialogorientiertes Grafik-System enthält und keine Programmierkenntnisse erfordert. Gerade die schnelle Verfügbarkeit, hohe Aktualität, geringe Fehleranfälligkeit, große Anwendungsvielfalt und einfache Herstellertechnik von Computergrafiken sind für das Management von großem Nutzen.

Diese Ausführungen dienten dazu, den Projektbeteiligten ein interaktives Projektkostenerfassungs-, Prüf- und Auskunftssystem im Bildschirm-Dialogverkehr aus der Praxis vorzustellen. Das PKV-System erlaubt ständigen Zugriff (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe), sowohl von den Projektplanern als auch den Kostenverantwortlichen und Kostenbearbeitern sowie eine eindeutige Zuordnung von Kosten- und Ergebnis-Verantwortlichkeiten der planenden, abwickelnden, überwachenden und steuernden Ingenieurgruppen.

Konzeptionelle Fehler frühzeitig beseitigen

Das PKV-System ermöglicht im Bereich der Eigen- und Fremdkostenverfolgung systematische Projektkostenerfassung, zeitnahe Projektüberwachung und vorgabegerechte Projektsteuerung, wobei der Projektleitung insbesondere die lückenlose Erfassung und somit eine jederzeit rekonstruierbare, transparente Darstellung der im Projektverlauf angefallenen Kostenänderungen möglich ist. Eine ordnungsgemäße Projektkostenverfolgung ist wegen des umfangreichen Datenerfassungs- und Verarbeitungsaufwandes aktualisiert nicht möglich.

Das PKV-System beinhaltet die Verflechtung ingenieurmäßiger Projektbearbeitung mit Kostenermittlung, -überwachung und -steuerung im Rahmen der Planungsvorgaben sowie der Bestellabwicklung. Ein aktueller Projektsteuerungseffekt wird durch die Einbindung eines systematischen Änderungsverfahrens erreicht. Insbesondere die Kostenänderungen werden zu dem frühestmöglichen Zeitpunkt erfaßt, verarbeitet und im Ergebnis sichtbar gemacht.

Durch das systematische Vorgehen bei der Realisierung des PKV-Systems unter Anwendung der Design- und Dokumentationstechnik HIPO können die erforderlichen Systemfunktionen vom PKV-Team und den Benutzern klar verstanden werden. Auch werden konzeptionelle Fehler rechtzeitig entdeckt und beseitigt

Für die programmtechnische Realisierung des PKV-Systems kann PMS-Software eingesetzt werden. Bei systematischer Vorgehensweise - Anforderungsprofil, Checkliste, Fallstudie - kann aus der Vielzahl der angebotenen PMS-Softwareprodukte die geeignete PKV-Software wirtschaftlich vertretbar ausgewählt werden, ohne daß umfangreiche Anpassungen technischer Art notwendig sind (siehe Artikelserie "Projektmanagement-Systeme in der Praxis" in CW Nr. 46 vom 5. 11. 1986 bis 51 vom 10. 12. 1986).

Durch den Einsatz eines PMS-Softwareprodukts mit relationaler Datenbank und flexiblem Berichtsgenerator ist das PKV-System mit wirtschaftlich vertretbarem Anpassungsaufwand in der Lage, die geforderten Bildschirmanzeigen, Projektübersichten, Soll-Ist-Vergleiche und Grafiken ausgeben zu können.

Der Preisvorteil für den Anwender beim Einsatz von PMS-Software zur Realisierung des PKV-Systems wird noch dadurch erhöht, daß die Hardwarekosten für Personal Computer und Mini-Rechner zunehmend sinken, während die Leistungs- und Ausbaufähigkeit dieser Anlagen als dezentrales System oder PC-Host-Kommunikation immer mehr wächst.

So kostet ein PC-Grundsystem IBM AT 03 mit 512 KB Hauptspeicher, 1,2 MB Disk-Laufwerk, 30 MB Festplatte und der Peripherie NEC Pinwriter P5 sowie HP-Plotter 7475 DIN A3 26 965 Mark. Der Kaufpreis für die PC-Maximalkonfiguration mit 3,5 MB Hauptspeicher, 120 MB Festplatte und der aufgezeigten Peripherie beträgt insgesamt 55 245 Mark. Das sind zirka 5 Prozent der Hardwarekosten für einen IBM-Mainframe 4361 mit gleicher Speicherkapazität und umfangreicher Peripherie.

Die wirtschaftlichen Vorteile des PKV-Systems liegen nach der Einführung nicht so sehr in der Reduzierung beziehungsweise im Wegfall bestehender manueller Arbeit als

vielmehr in einer straffen zukunftsorientierten und vor allem aktuellen Projektkostenübersicht. Die hieraus resultierenden Einsparungen in den Projektkosten, wie etwa die Einschränkung von Fehlentscheidungen oder Erhöhung des Komforts in der Projektsteuerung, sind der entscheidende wirtschaftliche Vorteil des PKV-Systems.