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06.07.2016 - 

Entwicklung eines passenden Tools

Projektmanagement im Systemhaus

Günther Hektor verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Branche. In unterschiedlichen Management- und Stabspositionen hat er zahlreiche nationale und internationale Projekte gesteuert und durchgeführt. Als Executive Consultant bei der Bechtle AG begleitet er heute strategische Infrastruktur-, Dienstleistungs- und Beratungsprojekte und ist für die Projektmanagementstandards innerhalb der Unternehmensgruppe mitverantwortlich.

Das Projektportfolio von IT-Systemhäusern unterliegt einem beständigen Wandel. Für Bechtle stand dabei insbesondere die Anpassung des Projektmanagements an die Größe eines Projekts im Fokus.

In vielen Systemhäusern war über Jahre hinweg eine individuell entwickelte Projektmethode erfolgreich im Einsatz, die im Wesentlichen auf Rollouts ausgerichtet war. In den vergangenen Jahren hat sich das Projektportfolio durch deutliches Wachstum spürbar verändert und ist damit auch anspruchsvoller geworden. Es werden immer mehr Dienstleistungsprojekte im Rahmen von IT-Integrationslösungen und Managed-Service-Lösungen durchgeführt. Deshalb wurde ein Vorgehensmodell gesucht, das

  • sich auf das aktuelle und zukünftige Projektportfolio effizient und einfach anwenden lässt.

  • eine generische Projektmanagementmethode darstellt, die für alle Projektgrößen anwendbar ist.

  • gut zur Integration in unserem Hause geeignet ist, um problemlos die bisherige Vorgehensweise zu integrieren.

  • auf die Bedürfnisse und Begriffswelt von Bechtle zugeschnitten werden kann.

  • eine umfassende Projektmanagementmethode darstellt, die auf den Erfahrungen professioneller Projektmanager aufbaut.

  • zusätzlich zum Prozessmodell umfassende Komponenten und Techniken zur Verfügung stellt.

Das passende Projektmanagement-Tool setzt sich aus vielen verschiedenen Segmenten zusammen.
Das passende Projektmanagement-Tool setzt sich aus vielen verschiedenen Segmenten zusammen.
Foto: docstockmedia-shutterstock.com

Nach Prüfung der wichtigsten Vorgehensmodelle haben wir uns für PRINCE2 als Basis entschieden, da die Methode unsere Anforderungskriterien erfüllt, international etabliert ist sowie ständig gepflegt und weiterentwickelt wird.

Weltstandard nach Maß

Der zuerst erstellte Bebauungsplan umfasste die drei Ebenen leiten, managen und liefern. Dabei wurde zwischen den grundsätzlichen Prozessen der Angebotserstellung, der Projekte/Transition und des Services unterschieden, um die Übersicht und Ordnung zu erhalten. Um ein hohes Maß an integrierter Qualität zu erreichen, sieht das Modell in allen Phasen eines Projekts sogenannte Quality-Gates vor, die durchlaufen und freigegeben werden müssen. Die PRINCE2-Methode ist so anpasst worden, dass sie exakt zum Unternehmen passt.

Somit ist Klarheit und Nähe zu unserer Welt trotz Weltstandard geschaffen worden. Mit einem PRINCE2-Integrationsdokument wurde die Integration transparent und nachvollziehbar beschrieben. Bewährte Vorgehensweisen aus der früheren Methodik sowie aus zahlreichen Projekten sind entweder übernommen worden oder als Best Practice extrahiert für den konkreten Anwendungsfall erhalten geblieben.

One size may not fit all

Eine der größten Herausforderungen jedes Projekts besteht darin, den Umfang und den Detaillierungsgrad beim Einsatz der Projektmanagement-Methode zu bestimmen. Dieser Vorgang wird als Anpassung an die Projektumgebung oder Tayloring bezeichnet. Und ist elementarer Bestandteil des neu entwickelten Vorgehensmodells Bechtle Fair Project.

Nach Eingabe bestimmter Standardabfragen gibt die Software die Projektgröße und die daraus resultierenden Handlungsabläufe vor.
Nach Eingabe bestimmter Standardabfragen gibt die Software die Projektgröße und die daraus resultierenden Handlungsabläufe vor.
Foto: CatMicroStock - shutterstock.com


Wir stellen uns heute nicht mehr die Frage, ab welcher Größe wir von einem Projekt sprechen, sondern lassen die Dimensionierung eines Projekts und damit dessen relative Größe einfach durch einen Konfektionierer bestimmen. Das eigens dafür entwickelte und neuartige "T-Shirt-Sizing-Tool" bestimmt anhand weniger Fragen, welche sogenannte Projektpraxis geeignet ist. Eine Projektpraxis steht für die Projektgröße XS, S, M, L oder XL. Sie beschreibt die Vorgehensweise, die für die jeweilige Aufgabenstellung angemessen ist. Außerdem werden alle notwendigen Dokumentenvorlagen sowie zum Projekttyp passende Best-Practice-Tipps automatisiert in einer Projektakte bereitgestellt. Perfekt passend, ohne organisatorischen Ballast mitzuschleppen.

Ein Modell nützt allen

Die auf diese Weise gesparte Zeit bei der Ausrichtung eines Projekts ermöglicht den Projektmanagern, sich auf die effiziente Erbringung der Projektleistung zu konzentrieren. Die Software hilft so, schnell die richtigen Schritte vorzunehmen und die beauftragte Leistung dem Kunden innerhalb des vereinbarten Zeit- und Budgetrahmens sowie in der gewünschten Qualität bereitzustellen.
Die breite Anwendung innerhalb der Unternehmensgruppe fördert darüber hinaus die permanente Weiterentwicklung des Methodenapparats. Die einfache Übernahme neuer Best Practices und eine aktive Projektmanagement-Community sorgen dafür, dass das Modell praxisgesättigt ist und gleichzeitig offen bleibt für künftige Anforderungen.

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