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03.06.1977

Projektmanagement institutionalisieren

Zweifellos gibt es Zielkonflikte bei der Planung und Realisierung von DV-Projekten:

Vereinfacht dargestellt: Die Unternehmensleitung wünscht möglichst geringe Kosten, die Fachabteilungen wünschen schnelle Problemlösungen, die Revision wünscht Transparenz, die EDV-Abteilung wünscht eine Berücksichtigung der Gesamtkonzeption integrierter Datenverarbeitung. Die Hersteller möchten möglichst viel verkaufen.

Alle Beteiligten am Entscheidungsprozeß haben ihre spezifischen Interessen. Wenn sie in EDV-Lenkungsausschüssen und Koordinationsgremien zusammensitzen, besteht die Gefahr, daß es zu Machtkämpfen kommt, weil die Entscheidungsfindung nicht objektiviert ist. In der Regel sind solche Sitzungen schlecht vorbereitet, weil formalisierte Projektmanagement-Verfahren fehlen. Diese ständigen Konferenzen brauchen ein ständiges Sekretariat Je nach Unternehmensgröße Einzelkämpfer oder eine ganze Abteilung.

Checklisten und Fahrpläne verwalten

Projektmanagement umfaßt viel mehr als nur Termin- und Kostenkontrolle. Wichtiger noch ist die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit und der Qualität von Problemlösungen.

Dazu ist erforderlich:

1. Ermittlung des Ist-Zustandes der bestehenden EDV-Verfahren.

2. Erarbeitung von Mittel- und Langfristplänen für Hardware, Software, Personal und die Budget-Entwicklung in Abstimmung zwischen Unternehmensleitung, Fachabteilungen und EDV-Abteilung.

3. Kostenerfassung und Kostenverrechnung.

Wer sollte zweckmäßigerweise diese Aufgabe lösen?

Hinzu kommt sicherzustellen, daß die Anwender an der Entwicklung von neuen Systemen in Mitverantwortung beteiligt werden, damit ihr Detailwissen garantiert, daß die Anforderungen der Fachabteilung gewährleistet werden. Dazu bedarf es etwa Formblätter für die Definition der Anforderungen an das neue System und für Bestätigungen über den Systemnutzen. Haben die Fachabteilungen rechtzeitig Testfälle erarbeitet? Wie weit ist das Training der Mitarbeiter in den Anwenderbereichen?

Das alles muß koordiniert und kontrolliert werden. Ist die entsprechende Manpower vorhanden?

Die einzelnen Projektgruppen überwachen meist selber ihre vorgegebenen Termine. Sollte das nicht besser an unabhängiger Stelle geschehen? Checklisten sind zu führen, "Fahrpläne" sind zu beachten. Ausnahmesituationen sind zu berichten.

Entmachtung der EDV-Abteilung?

Des weiteren sollte zu jedem abgeschlossenen Projekt eine Nachkalkulation erfolgen, damit sichergestellt wird, daß Standards eingehalten wurden und die Wirtschaftlichkeit der Anwendung auch erwiesen ist. Alljährlich sind ferner Budgets aufzustellen, neue Projektanträge müssen entscheidungsreif aufbereitet werden.

Wie sollen Lenkungsausschüsse und Koordinationsgremien Übersicht über Arbeitsvorhaben, Maschinen-Einsatz und Personal gewinnen, wenn Details dieser Aufgabenstellung nicht an ein ständiges Sekretariat delegiert werden kann, das von den Interessen der einzelnen Konferenz-Mitglieder unabhängig ist.

Die EDV-Chefs könnten eine solche Organisationsform als "Entmachtung" empfinden. Sie müßten jedoch eigentlich daran interessiert sein, von diesen leidigen betriebswirtschaftlichen und betriebsorganisatorischen Problemen entbunden zu sein, damit sie sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.