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14.11.1986

Projektmanagementsysteme

DV-gestützte Projektmanagementsysteme sind besser als Ihr Ruf - vorausgesetzt, die Auswahl der PMS-Software und die Einführung erfolgt aufgabengerecht, systematisch und praxisorientiert. So der Tenor einer PMS-Analyse, die anhand von Beispielen aus der Praxis durchgeführt und im Juli 1985 fertiggestellt wurde. Die darin aufgezeigten Methoden, Hilfsmittel, Verfahren und Ergebnisse können dem Projektleiter, dem Projekt- oder Bereichskoordinator und dem Netzplanverantwortlichen als Leitfaden für eine aufgabengerechte Abwicklung dienen. Eine komprimierte Fassung dieser Studie druckt die COMPUTERWOCHE in mehreren Folgen ab. Im ersten Teil werden die Ziele beim Einsatz von PMS-Software abgesteckt und das Anforderungsprofil an die Produkte aufgezeigt.

Als Projektmanagement bezeichnet man die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts. Projektmanagement bedeutet, Pläne zu entwerfen und Ressourcen einzusetzen, um ein Projekt mit dem geringsten Zeit- und Kostenaufwand erfolgreich fertigzustellen. Dabei kann es sich bei einem Projekt sowohl um die Durchführung und Realisierung von Investitionsvorhaben von Unternehmen und Institutionen als auch um die termin- und kostenkongruente Abwicklung kundenbezogener Aufträge von Unternehmen handeln.

Ein DV-gestütztes PMS kann als ein Informationssystem verstanden werden, das Eingaben eines Projektplaners zu Ausgaben verarbeitet, die es diesem erlauben, die für die Projektabwicklung notwendigen Vorkehrungen in der Planungsphase oder aber Steuerungsmaßnahmen in der Realisierungsphase zu ergreifen.

Die DV-gestützte und praxisgerechte Planung, Organisation und Einführung von PMS hat die folgenden Aufgaben zu erfüllen:

- Projektstruktur- und -ablaufplanung,

- Terminplanung und -kontrolle,

- Kapazitätsplanung und -kontrolle,

- Kostenplanung und -kontrolle,

- Fortschrittsberichterstattung,

- Projektdokumentation und Ergebnisverwaltung.

Abbildung 1 zeigt, daß die Vorteile des Einsatzes von PMS-Software besonders bei der Termin- und Kapazitätsplanung zum Tragen kommen. Dies gilt vor allem für die Zeitrechnung (Vor- und Rückwärtsrechnung) und die Erzeugung von Belastungsübersichten für Einsatzmittel.

Weiterhin kann der Einsatz des auf die jeweiligen Bedürfnisse der Anwender zugeschnittenen DV-gestützten PMS die folgenden Vorteile bringen:

Für die Projektplanung generell

- schnellere Angebotserstellung,

- bessere Strukturierung der Projektvorhaben in Teilaufgaben mit wohl definiertem Ziel,

- klare Vorgaben an die Projektbeteiligten, Abgrenzung der Aufgaben und Verantwortung der Projektbeteiligten,

- Bildung von Erfahrungswerten und damit realistischen Planwerten,

- höhere Planungsgenauigkeit,

- Erfassung der wichtigsten Projekteinflußgrößen,

- schnelle Verfügbarkeit der Projektdaten,

- Verbesserung der Kommunikation der Projektteilnehmer,

- rechtzeitige und angemessene Informationen aller Projektbeteiligten,

- Erhöhung der Transparenz, Überblick über den Projektstand,

- straffe Projektverfolgung und damit Leistungsverfolgung,

- Reduzierung des Planungs- und Steuerungsaufwandes (zum Beispiel weniger Zeitaufwand für Besprechungen),

- Möglichkeit zur Multiprojektplanung;

Für die Terminplanung

- Ermittlung realistischer Projekttermine,

- hohe Termintreue,

- Verkürzung der Projektdurchlaufzeit,

- bessere Terminabsprachen zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten;

Für die Kapazitätsplanung

- realistische Kapazitätsplanung und damit verbunden bessere Kapazitätsauslastung,

- rationellerer Einsatzmittel-Einsatz (weniger Überstunden, Fremdvergabe),

- Erkennung von Engpässen;

Für die Kostenplanung

- verursachungsgerechte Kostenzuteilung,

- realistischere Vorkalkulation - Budgeterstellung,

- Einhaltung des Projektbudgets,

- Ermittlung der je Projekt angefallenen Kosten,

- Vermeidung von Konventionalstrafen,

- Senkung der Kapitalbindung;

Für die Projektüberwachung und -steuerung

- zeitnahe Projektüberwachung,

- schnellere Reaktion auf Veränderungen im Projektablauf,

- vorgabegerechte Projektsteuerung,

- verbesserter Überblick über Projektfortschritt,

- Erkennen der ablaufzeitbestimmenden Vorgänge,

- erhöhte Transparenz des Projektablaufs,

- weniger Hektik bei der Projektabwicklung;

Für die Projektkostenverfolgung

- Abgrenzung, Kontrolle und Steuerung aller geplanten und ausgeführten Eigen-, Fremdleistungen und -lieferungen,

- lückenlose Projektkostenerfassung mit jeder Zeit rekonstruierbarer, transparenter Darstellung der im Projektverlauf angefallenen Kostenänderungen,

- Feststellung des Abwicklungsstandes nach technisch-wissenschaftlichen Kriterien entsprechend dem Leistungsfortschritt,

- eindeutige Zuordnung von Kosten- und Ergebnisverantwortlichkeit der planenden, abwickelnden, überwachenden und steuernden Ingenieurgruppen.

Dies sind Maximalforderungen an ein DV-gestütztes PMS, deren stufenweise Realisierung entscheidend von den Projektgegebenheiten wie Projektgegenstand, Projektgröße, Zielvorgaben und aufwandsbestimmende Größen beeinflußt wird.

An den Einsatz der aufgabengerechten und praxisorientierten PMS-Software werden vom Anwender zur Unterstützung und Erleichterung seiner Arbeiten die folgenden Anforderungen gestellt:

- leicht verständliche Arbeitweise,

- kurze Einarbeitungsdauer,

- selbständiges Arbeiten bei der Planung und auf der Baustelle,

- einfache und schnelle Abwicklung der Aufgaben der Termin-, Kapazitäts- und Kostenverfolgung, der Fortschrittsermittlung und der Berichterstattung in grafisch einwandfreier Form.

Daraus ergeben sich für das Management die folgenden Vorteile:

- schnelle Aktualisierung der Planung,

- dadurch schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Veränderungen,

- Erkennen der ablaufzeitbestimmenden Vorgänge,

- verbesserter Überblick über den Projektfortschritt,

- relativ niedrige Investitionskosten,

- Senkung der Kapitalbindung.

Stillstandsplanung einer Raffinerie

Für die DV-gestützte Stillstandsplanung einer Raffinerie in Belgien wurde 1981 das dialogorientierte PMS-Softwarepaket "Apecs", ADP Projekt Evaluation ad+ Control System, von ADP Network Services International Inc., London, eingesetzt.

Für die Vorauswahl galten die folgenden KO-Kriterien (Mindestanforderungen):

Funktionsumfang: Anwendung der CPM-Methode zum Zweck der übergeordneten Kontrolle und Steuerung der Tätigkeiten mit Einsatz der Meilensteintechnik zum Zweck der Detailplanung und Terminüberwachung für die Aufgabengebiete Zeitanalyse, Kapazitätsanalyse und Kostenanalyse.

Hardware-Konfiguration: Verträglichkeit mit IBM-Zentralrechner 3031 mit einer Speicherkapazität von 3 MB und Betriebssystem OS/MVS mit umfangreicher Peripherie, aber ohne Plotter.

Das zu bearbeitende Mengengerüst des durchzuführenden Stillstandes bestand aus 4 Blöcken, 285 Equipments, 63 Netzplänen, 106 Werklisten (das entsprach 13 500 Aktivitäten), 40 Subkontraktoren (Firmen) und 40 Gewerken (Arbeitskräfte und Betriebsmittel). Die maximale Anzahl der Arbeitskräfte und Betriebsmittel je Tätigkeit war 5, die Anzahl der Einheiten in Abhängigkeit 32. Es wurde mit zwei Kalendern gearbeitet; die absolute Laufzeit des Stillstandes wurde mit 1680 Stunden angesetzt.

Diese Anforderungen erfüllten in der Feinauswahl die dazu noch Batch-orientierten Software-Produkte "Mandas", "Optima", "PC/70" und "PPS" nicht.

Auch das beim Anwender installierte Software-Paket "Props" - Vorgänger von "Projacs" der IBM - konnte nicht eingesetzt werden, da neben der Batch-Version die Verarbeitungsgrenzen bei maximal 4000 Aktivitäten, 20 Subkontraktoren, 20 Gewerken und 600 Zeiteinheiten lagen. "Apecs" hingegen konnte bis zu 64 000 Aktivitäten aufnehmen; die Anzahl der Subkontraktoren, Gewerke und Zeiteinheiten war nicht begrenzt.

Die im Rahmen der DV-gestützten Stillstandsplanung 1981 eingesetzten Datenerfassungsträger, Schlüsselsysteme und erstellten Auswertungen für die Termin- und Kapazitätsverfolgung wie Terminlisten, Balkenpläne, Kapazitätsdiagramme und Fortschrittsübersichten - insgesamt 19 unterschiedliche Berichtsformen - sind praxisorientierter Bestandteil des Anforderungsprofils an die PMS-Software.

Projektsteuerung für die Chemieanlagen-Errichtung

Für die Errichtung einer Harnstoff-Anlage (Düngemittel) - 1750 tato - und einer Methanol-Anlage - 1000 tato - in Libyen wurden für die Aufgaben der Terminplanung, -verfolgung und -steuerung der Projektphasen Technische Planung, Beschaffung von Ausrüstungen, Bauarbeiten, Montage und Inbetriebnahme in der Zeit von 1981 bis 1984 als Hilfsmittel manuell erstellte Netzpläne, Balkenpläne, Vorgangslisten, Equipment- und Zeichnungslisten sowie Volumenkurven in einem Unternehmen des Anlagenbaus eingesetzt (Abbildung 2). An Berichten wurde periodisch für die Geschäftsführung ein Ampelbericht für terminliche "Critical Items" erstellt; monatlich wurde für den Auftraggeber als Terminsituationsbericht der "Projektbericht" ausgegeben.

Entsprechend den vertraglichen Anforderungen wurde für das Gesamtprojekt ein Rahmenterminplan in der Form als Balkenplan erstellt. Daraus wurden die Bereichsterminpläne entwickelt, die die zeitlichen Abhängigkeiten von Technischer Planung mit der Beschaffung von Ausrüstungen, Bauplanung mit Bauausführung, Bauarbeiten mit Montage und Beschaffung von Ausrüstungen und Montage in der Form von Balkenplänen darstellen.

Während für die Terminverfolgung der Bereiche der Technischen Planung, Verfahrenstechnik, Konstruktion, Rohrleitungsplanung, Elektrotechnik, Meß- und Regeltechnik und Modellbau als Hilfsmittel Netzpläne, Vorgangslisten und Volumenkurven eingesetzt wurden, erfolgte die Terminkontrolle für die Bau-, Untergrund- und Montageplanung mit Balkenplänen und Volumenkurven. Zusätzlich wurden Einzelverfolgungslisten für die terminkritischen Arbeiten der Fließbilder, R&I-Schemata, technische Spezifikationen, Isometrien (650 Isos je Anlage mit den Arbeitsgängen skizzieren, codieren, prüfen) und Bauzeichnungen (200 je Anlage) geführt.

Terminverfolgung mit Hilfe von Einzellisten

Die Terminverfolgung der Beschaffung von Ausrüstungen mit den Arbeitsgängen Anfrage, Angebot einholen, Preisvergleich, Bestellung, Fertigung, Abnahme, Transport zum Hafen, Seetransport und auf der Baustelle wurde für die terminkritischen Ausrüstungsteile mit Einzelterminlisten durchgeführt. Zur terminkritischen Ausrüstung zählten beispielsweise Apparate, Behälter, Tanks, Maschinen, Motoren, Generatoren, Stahlkonstruktionen und Hochdruck-Rohrleitungsmaterial. Für das Normal-Rohrleitungsmaterial, Isolier- und Anstrichmaterial sowie das Elektro- und Meß- und Regeltechnikmaterial und die Ersatzteile kamen Vorgangslisten und Volumenkurven zum Einsatz.

Die Terminverfolgung der Bau- und Montagearbeiten wurde auf der Baustelle mit Balkenplänen, Vorgangslisten und Volumenkurven erstellt. Für terminkritische Bauwerke wie Prillturm, Endproduktlager für die Harnstoffanlage; Prozeßgebäude, Kompressorhaus, Schalthaus und Meßwarten für beide Anlagen wurden Einzel-Aktivitätslisten aufgestellt und täglich kontrolliert.

Die Terminverfolgung der Montagearbeiten erfolgte auf der Baustelle je Unit (Area) mit Netzplänen und Volumenkurven. Außerdem wurde je Unit und je Gewerk (Stahlbau-, Equipment-, Tank- und Maschinenmontage, Rohrleitungs-, Elektro-, Meß- und Regeltechnikmontage, Isolierung und Anstrich) eine Kapazitätsplanung nach Leistungseinheiten durchgeführt. Für die Terminkontrolle je Gewerk wurden Aktivitätslisten in Form von Balkenplänen eingesetzt. Die Rohrleitungs-Montage wurde mit Einzellisten nach Rohrleitungssystemen (130 je Anlage) je Bearbeitungsphase kontrolliert, nämlich nach dem Ablauf: vorfertigen, montieren, abdrücken, vom Kunden abnehmen.

Die Inbetriebnahme der Anlagen beziehungsweise Durchführung und Abschluß der Funktionsprüfungen wurde mit Netzplänen terminlich verfolgt; die Probeläufe mit dem Produkt mittels Balkenplänen überwacht.

Im aktuellen Ampelbericht für das Management sind die einzelnen Positionen der Projektbereiche entsprechend deren terminlichem Zustand farbig gekennzeichnet. Dabei werden für wesentliche Projektarbeiten und für wichtige Ausrüstungsteile wie Reaktor, Stripper und Kondenser bei der Harnstoffanlage und Reformer, Abhitzesystem, Kompressoren und Destillations-Kolonne bei der Methanolanlage der laut Bereichsterminplan zu erwartende Terminverzug und die im Ist eingetretene

Terminverzögerung für die Vorperiode und die Berichtsperiode markiert. Als Basis für den Soll-Ist-Vergleich dienen Volumenkurven.

Der Aufbau des Projektberichts ist im Vertrag mit dem Kunden festgelegt; er zeigt hier den Arbeitsfortschritt je Projektbereich mit weiterer Unterteilung und den Gesamtfortschritt des Projektes auf. Der Stand des Projektes wird mit Volumenkurven dokumentiert.

Die Terminplanung und -kontrolle der Errichtung der beiden Chemieanlagen in Libyen wurde je Anlage von der Technischen Planung bis zur Inbetriebnahme mit 35 Netzplänen, 10 Vorgangslisten und 15 verschiedenen Einzelverfolgungslisten durchgeführt; das entsprach 5000 Aktivitäten, 2 Subkontraktoren, in der Planungsphase 15 Fachbereiche, in der Realisierung 8 Hauptgewerke mit 10 Spezialisten. Es wurde mit 2 Kalendern gearbeitet; die Projektdauer je Anlage war 34 Monate.

Die für die Projektsteuerung der Errichtung der Chemieanlagen manuell aufgestellten Hilfsmittel wie Netzpläne, Balkenpläne, Vorgangslisten, Einzelterminlisten, Belastungsdiagramme und Volumenkurven sowie die Fortschrittsberichte (sortier- und selektierbar nach unterschiedlichen Ordnungsbegriffen) sollte die DV-gestützte PMS-Software erstellen können.

So wurden für die Fertigstellung der monatlichen Ampel- und Projektberichte sieben Arbeitstage auf der Baustelle benötigt, bei Einsatz von geeigneter DV-gestützter PMS-Software hätten die Berichte schon nach zwei Tagen erstellt werden können; es blieben fünf Tage für die Terminverfolgung "vor Ort".

Das praxisorientierte Anforderungsprofil aus dem Anlagenbau an die DV-gestützte PMS-Software gilt auch für die aufgabengerechte Abwicklung der Projektplanung, Projektsteuerung und -überwachung von Investitionsvorhaben im Hoch-, Tief- und Wasserbau.

Projektkostenverfolgung in der Energiewirtschaft

Für ein Unternehmen der Energiewirtschaft in Deutschland wurde 1985 die Systemorganisation für die Projektkostenverfolgung zur Erfassung, Überwachung und Steuerung des projektbezogenen Lieferungs-, Leistungs- und Wertgerüsts erstellt.

Das dabei verwendete dialogorientierte Projektkostenverfolgungssystem "PKV" beinhaltet alle für die Projektführung notwendigen kostenmäßigen Informationen aus

- Kostenermittlungen und Kostenänderungen (Sollkosten),

- der Bestell- und Baustellenabwicklung, Rechnungs- und Zahlungsregulierung (Istkosten),

- Dispositionen noch zu erwartender Kosten auf der Grundlage von zeitpunktbezogenen Kosten-/Leistungsvergleichen (voraussichtliche Istkosten).

Das System ermöglicht im Bereich der Eigen- und Fremdprojektkosten systematische Projektkostenerfassung, zeitnahe Projektüberwachung und vorgabegerechte Projektsteuerung, wobei der Projektleitung insbesondere die lückenlose Erfassung und somit eine jederzeit rekonstruierbare, transparente Darstellung der im Projektverlauf angefallenen Kostenänderungen möglich ist. Das System erlaubt - um als effizientes System in der praktischen Anwendung genutzt werden zu können - ständigen Zugriff (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) sowohl von den Projektplanern, als auch von den Kostenverantwortlichen und Kostenbearbeitern.

Das System beinhaltet die Verflechtung ingenieurmässiger Projektbearbeitung mit Kostenermittlung, -überwachung und -steuerung im Rahmen der Planungsvorgaben sowie der Bestellabwicklung.

Ein aktueller Projektsteuerungseffekt wird durch die Einbindung eines systematischen Änderungsverfahrens erreicht. Insbesondere die Kostenänderungen werden zu dem frühestmöglichen Zeitpunkt erfaßt, verarbeitet und im Ergebnis sichtbar gemacht.

Die Daten der einzelnen Projekte werden in einer sogenannten Projektdatei gesammelt und dienen damit als Basis-Erfahrungswerte für spätere DV-gestützte Planwertermittlungen.

Die wirtschaftlichen Vorteile dieses Systems liegen nach der Einführung nicht so sehr in der Reduzierung beziehungsweise im Wegfall bestehender manueller Arbeit, als vielmehr in einer straffen, zukunftsorientierten und vor allem aktuellen Projektkostenübersicht. Die hieraus resultierenden Einsparungen in den Projektkosten wie etwa die Einschränkung von Fehlentscheidungen oder Erhöhung des Komforts in der Projektsteuerung, sind der entscheidende wirtschaftliche Vorteil dieses Systems. Die hieraus resultierenden Möglichkeiten, Fehlentscheidungen zu reduzieren und den Komfort in der Projektsteuerung zu erhöhen, führen zu Vorteilen, die insgesamt zu den Kostenreduzierungen bei Projektabwicklungen führen können.