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28.11.1986

Projektmanagementsysteme in der Praxis (Teil 3)

DV-gestützte Projektmanagementsysteme sind besser als ihr Ruf - vorausgesetzt, die Auswahl der PMS-Software und die Einführung erfolgt aufgabengerecht, systematisch und praxisorientiert. So der Tenor einer PMS-Analyse, die anhand von Beispielen aus der Praxis durchgeführt und im Juli 1985 fertiggestellt wurde. Die darin aufgezeigten Methoden, Hilfsmittel, Verfahren und Ergebnisse können dem Projektleiter, dem Projekt- oder Bereichskoordinator und dem Netzplanverantwortlichen als Leitfaden für eine aufgabengerechte Abwicklung dienen. Der dritte Teil beschäftigt sich mit der Vorauswahl der Standardsysteme des PMS-Softwaremarktes.

Entsprechend den aufgezeigten Zielen an die PMS-Software und dem anhand von Beispielen aus der Praxis beschriebenen Anforderungsprofil ergeben sich für die Vorauswahl der PMS-Softwareprodukte die folgenden Mindestanforderungen (K.o.-Kriterien):

Netzplantechnik als Planungsinstrument

Basis des Programmsystems zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten sind die Verfahren der Netzplantechnik - CPM und/oder MPM. Die vorgangsorientierte Darstellung als Netzplan ermöglicht das Erfassen der Abhängigkeiten und Anordnungsbeziehungen der einzelnen Projektaktivitäten und Abschnitte auf einen Blick.

Das Netzplanmodul umfaßt Programme zur Berechnung und Optimierung von Terminen, Kapazitäten und Kosten wie auch zur Berichtsausgabe und zur grafischen Darstellung. Es ist verknüpfbar mit anderen Modulen und den entsprechenden Kalendern und Ressourcen. Es können Zeit-Reihen-Analysen, Ressourcenplanung und -abgleich durchgeführt werden.

Dialogverarbeitung als Standard

Der System-Benutzer-Dialog vereinigt einfache Handhabung und hohe Leistungsfähigkeit. Bereits, bei der Eingabe wird eine vollständige Plausibilitätskontrolle durchgeführt. Der Dialog erlaubt die Eingabe und Veränderung der Strukturen, die Durchführung der gewünschten Berechnungen sowie die Anzeige und Ausgabe der Ergebnisse in Form von Listen und Grafiken. Besonders für die Änderung und Berechnung von Netzplänen ist die Dialogverarbeitung notwendig, da deren Einsatz nur dann sinnvoll ist, wenn sie laufend und einfach dem Projektverlauf angepaßt werden können.

Benutzerfreundlichkeit

Dem Benutzer ist ein effizientes, aber unkompliziertes Planungsinstrument zur Verfügung zu stellen; das heißt das Programmsystem ist so konzipiert, daß sowohl Eingabe wie Ausgabe auch für den Nichtfachmann ohne DV-Vorkenntnisse leicht verständlich und einfach handhabbar sind. Die Anwendung der Menütechnik gestaltete eine aktive Bedienerführung durch das Programm mit der Anzeige der möglichen Dialogschritte und erlaubt dem Benutzer den sofortigen Einstieg in die gewünschte Funktionsebene. Mittels "Hilfsfunktionen" können umfangreiche Eingabeprüfungen, ausführliche Erläuterungen und auch der Handbuchinhalt auf dem Bildschirm dargestellt werden.

Für ein interaktives Planen ist es notwendig, daß die Ergebnisse der Planungsabläufe von Netz-, Balken- und Strukturplänen sowie Grafiken in Form von Kapazitätsdiagrammen und Volumenkurven auch am Bildschirm verfügbar sind. Weiterhin sollten dem Benutzer deutschsprachige Handbücher, Bildschirmmasken und Auswertungsmuster zur Verfügung stehen. Außerdem sollte der Benutzer durch eine aufgabengerechte Schulung von Anfang an mit der Arbeitsweise des Systems vertraut gemacht werden.

Diese Limitierungskriterien müssen die auszuwählenden PMS-Softwareprodukte aus Gründen der Effektivität, Wirtschaftlichkeit und Benutzerfreundlichkeit, mindestens erfüllen.

Standard-Software zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten wird Computerherstellern, Rechenzentren, Software-Produzenten, Software-Maklern und branchenspezifischen Anwendergruppen angeboten. Während von den Computerfirmen Modularprogramme entwickelt wurden, handelt es sich bei den anderen PMS-Software-Anbietern um spezielle Programmpakete für spezielle Anwendungsbereiche, teilweise beschränkt auf bestimmte Datenverarbeitungssysteme und auf abgegrenzte Branchenprobleme.

Als Informationsquelle für die Vorauswahl der PMS-Software diente hauptsächlich der ISIS Software Report 1/1985 der Nomina Gesellschaft für Wirtschafts- und Verwaltungsregister mbH, München, in dem unter den Rubriken "Projektplanung, Projektüberwachung und Netzplantechnik" und "Software-Entwicklungssysteme, Programmgeneratoren und Programmierhilfen" die PMS-Software-Anbieter eine Kurzbeschreibung ihrer Produkte geben, sowie PMS-Softwarepakete, vorgestellt auf Seminaren und Industriemessen.

Die darin enthaltenen Informationen liefern jedoch nur eine grobe Orientierung über die wichtigsten Kenndaten, wobei man sich bewußt sein muß, daß dies für die Beurteilung der einzelnen PMS-Softwarepakete nicht ausreicht und die genaue Analyse nicht ersetzt. Dies gilt besonders für die Inhalte der einzelnen Planungsfunktionen, die nur sehr grobe Anhaltspunkte liefern können. Auch muß darauf hingewiesen werden, daß viele Hersteller etwas "geliftete" Batch-Versionen als Dialog-Versionen anpreisen, indem sie zwar die Eingabe mittels Bildschirm und Masken, die dem Lochkartenniveau ähneln, ermöglichen, aber eben nicht ein interaktives Eingreifen in die Planung und die Ausgabe der Planungsergebnisse am Bildschirm erlauben.

Auswahlentscheidung und Angebotseinholung

Die Vorauswahl für die PMS-Software wurde - ausgehend von den aufgezeigten Zielen an das DV-gestützte Projektmanagementsystem - entsprechend dem Anforderungsprofil aus der Praxis und den Mindestanforderungen Netzplantechnik, Dialogverarbeitung und Benutzerfreundlichkeit getroffen.

Es wurden die folgenden PMS-Softwarepakete ausgewählt:

- Artemis von Metier Management Systems, Düsseldorf

- Ciprec von IBM, Stuttgart

- PAC III von Roland Berger & Partner, München

- Plus.Eins von Acos GmbH, Hannover

- PM-System von PS Systemtechnik GmbH, Bremen

- PPS Diamant von Dornier System GmbH, Friedrichshafen

- Practiplan von Sysware GmbH, Hamburg

- Prados von SCS Techn. Automation und Systeme, Hamburg

- Promas von Nixdorf Computer AG, Paderborn

- Sinet von Siemens AG, München

- Tellaplan von Issco Deutschland GmbH, Düsseldorf

- Termikon von RRP Reul, Reinking Programmsysteme GmbH, Berlin

Als Unterlagen für die Erstellung des Angebots wurden den PMS-Software-Anbietern aus dem praxisorientierten Anforderungsprofil (siehe Teil 1, CW Nr. 46 vom 14. November 1986, Seite 12) die Datenerfassungsträger, Schlüsselsysteme, Ergebnisausgaben wie Netzpläne, Balkenpläne, Vorgangslisten, Terminlisten, Kapazitätsdiagramme, Volumenkurven und Fortschrittsübersichten, sowie die Checkliste (siehe Teil 2, CW Nr. 47 vom 21. November 1986, Seite 10) zur Beurteilung des Leistungsumfangs der PMS-Software übersandt.

Die Vorauswahl der aufgezeigten PMS-Softwareprodukte wurde - ausgehend von den Mindestanforderungen - Netzplantechnik, Dialogfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und dem aufgabengerechten Anforderungsprofil mit Beispielen aus der Praxis - aufgrund der dargestellten Leistungsfähigkeit in den zur Verfügung stehenden Informationsquellen - ISIS-Katalog, PC-Seminarunterlagen, Besuch von Fachmessen - mit dem Ziel durchgeführt, daß der Anwender bei der Projektabwicklung die Aufgaben der Termin-, Kapazitäts- und Kostenverfolgung sowie die Fortschrittsermittlung und die Berichterstattung mit dem Einsatz des geeigneten PMS-Softwarepakets und eventuell frankierender Arbeitsplatz-Software selbständig, einfach, schnell und wirtschaftlich vertretbar erfüllen kann.

Dabei wurde berücksichtigt, daß die PMS-Software-Anbieter in den ausgewiesenen Informationsquellen nur eine grobe Orientierung über die DV-technischen Daten, den Leistungsumfang der einzelnen Planungsfunktionen und die Beschaffungsmodalitäten ihrer Produkte geben können. Das umfangreiche Angebot von DV-gestützten PMS-Softwarepaketen bedingt diese Vorgehensweise für die Beurteilung der Einsatzmöglichkeiten der einzelnen PMS-Softwarepakete reicht diese Kurzbeschreibung mit den wichtigsten Kenndaten aber nicht aus und ersetzt die Feinanalyse mit einer Fallstudie anhand von Anwendungsbeispielen aus der Praxis nicht.

Sollten weitere PMS-Softwarepakete die vorgegebenen Anforderungen erfüllen, und nicht ausgewählt worden sein, kann es daran liegen, daß diese Software-Anbieter die Leistungsfähigkeit ihrer Produkte in den aufgezeigten Informationsquellen oder in der Fachpresse nicht überzeugend genug für den interessierten Anwender herausgestellt haben.

Für die Vorauswahl können die angebotenen PMS-Softwareprodukte nach DV-technischen Daten, Funktionsumfang, Beschaffungsmodalitäten und Kosten aus den zur Verfügung stehenden Informationsquellen systematisiert werden.

PMS muß Routinearbeit spürbar erleichtern

Entscheidend für den Einsatz von PMS-Softwarepaketen in der Praxis ist, daß der Anwender - Projektleiter, Projektkoordinator, Netzplanverantwortlicher - zunächst durch das PMS-Softwarepaket von den täglichen Routinearbeiten der Massen-Datenverarbeitung bei der Abwicklung der Aufgaben der Termin-, Kapazitäts- und Kostenverfolgung wirkungsvoll entlastet wird. Das heißt daß er durch die lückenlose Erfassung der Projektdaten - Termine, Kapazitäten, Kosten - mit jederzeit rekonstruierbarer, transparenter Darstellung der im Projektverlauf angefallenen Termin-, Kapazitäts- und Kostenänderungen und durch die übersichtliche und vollständige Berichterstattung in grafisch einwandfreier Form eine aktuelle Projektüberwachung und eine vorgabegerechte Projektsteuerung bei der Planung und auf der Baustelle beziehungsweise im Produktionsbetrieb durchführen kann.

Die Abwicklung der Aufgaben der Termin-, Kapazitäts- und Kostenverfolgung, der Fortschrittsermittlung und der Berichterstattung sind - abhängig von der Projektgröße, den Zielvorgaben und den aufwandsbestimmenden Größen - manuell sehr aufwendig und können DV-gestützt durch den Einsatz eines geeigneten PMS-Softwarepakets einfach und schnell erfüllt werden. Dabei kommt es darauf an, daß das Anforderungsprofil an die Auswahl des PMS-Softwarepakets systematisch, aufgabengerecht und praxisorientiert mit dem Anwender erarbeitet wurde und die Prioritäten der schrittweisen Realisierung des DV-gestützten PMS zusammen mit dem Anwender festgelegt wurden.

Nicht das ausgewählte PMS-Softwarepaket ist unter umfangreichen Anpassungen technischer und organisatorischer Art entsprechend dem Anforderungsprofil des Anwenders praxisgerecht aufzubereiten - das ist wirtschaftlich nicht vertretbar -; sondern die Auswahl des geeigneten PMS-Softwareprodukts hat entsprechend dem aufgabengerechten und praxisorientierten Anforderungsprofil zusammen mit dem Anwender sorgfältig und systematisch derart zu erfolgen, daß der Anwender die Aufgaben der Termin-, Kapazitäts- und Kostenverfolgung bei der Projektabwicklung mit dem Einsatz eines PMS-Softwarepakets und eventuell flankierender Arbeitsplatz-Software selbständig, einfach, schnell und wirtschaftlich vertretbar abwickeln kann.

Es ist äußerst bedenklich, wenn in verschiedenen veröffentlichten Studien aufgrund eines theoretisch aufgestellten Kriterienkatalogs mit den allgemein gehaltenen Erfüllungsgraden - nicht erfüllt, teilweise erfüllt und erfüllt - und ohne Anwendung einer Fallstudie mit Beispielen aus der Praxis das Resultat erbracht wird, daß von den angebotenen PMS-Softwarepaketen bereits in einem Pre-Check-Verfahren mehr als 80 Prozent aller Programme an den simpelsten Anforderungen scheitern, obgleich die meisten der angebotenen PMS-Softwarepakete mehr als 20 Mann-Jahre Entwicklungsaufwand haben und in der Praxis weitgehend erprobt wurden.

Was nutzt es dem Anwender für die Projektabwicklung bei der Planung und auf der Baustelle beziehungsweise im Produktionsbetrieb, wenn das ausgewählte PMS-Softwarepaket "Abweichungs- und Termin-Trend-Analysen" sowie "Kapazitäts-Trendberechnungen" durchführen kann, aber nur 2000 Vorgänge und maximal fünf Einsatzmittelarten in Abhängigkeit von den Vorgängen verarbeiten kann, das durchzuführende Projekt aber 5000 Aktivitäten, 10 Subkontraktoren und 20 Gewerke beinhaltet? Oder - wie wird der Anwender von seinen Routinearbeiten entlastet, wenn das ausgewählte PMS-Softwarepaket die Möglichkeit von Simulationen zuläßt, die "Dokumentationsverwaltung eine eindeutige Ablageordnung und Änderungsverwaltung" besitzt und ein "Textverarbeitungssystem mit einheitlichem Editor" zur Verfügung steht, aber anstelle einer relationalen Datenbank eine netzplanbezogene Dateiorganisation ohne umfangreiche Sortier- und Selektionsmöglichkeiten oder anstatt eines leistungsfähigen Berichtsgenerators keine freie Formatwahl möglich ist?

Rechenzeitbedarf bei PMS kann entscheidend sein

Das gleiche gilt für ausgewählte PMS-Softwareprodukte, die nur eine Ein-Projektplanung und Ein-Kalenderverarbeitung zulassen, das abzuwickelnde Projekt aber die Bildung von Teilnetzen und Meilensteinen sowie Mehr-Kalender-Berechnungen für die Aufgaben der Termin-, Kapazitäts- und Kostenverfolgung erfordert. Auch kann der Rechenzeitbedarf des ausgewählten PMS-Softwarepakets für den Anwender in der Praxis eine entscheidende Größe sein, wenn das PMS-Softwarepaket mit "Trend-Analysen", "Dokumentationsverwaltung" und "Textverarbeitungssystem" bei 1 MB Hauptspeicherbedarf für die Terminrechnung von 1700 Vorgängen zirka 30 Minuten benötigt, während ein anderes Softwarepaket ohne diese "Leistungsmerkmale" bei 1 MB Hauptspeicherbedarf für die Terminrechnung von 2000 Vorgängen, abhängig vom Netzplan selbst, lediglich zirka 2 bis 40 Sekunden braucht.

Es ist für den langjährig erfahrenen Praktiker unverantwortlich, mit einem theoretisch aufgebauten Kriterienkatalog für die PMS-Softwareauswahl zu arbeiten, der keine Fallbeispiele aus der Praxis enthält. Ähnliches gilt, für den Fall, daß ein externer Berater hinzugezogen wird. Dieser beklagt sich oft beim Management über "mehr oder weniger schlechte Erfahrungen mit der DV des Kunden", beispielsweise Zeitprobleme und keine Variationsmöglichkeiten bei der Realisierung von DV-gestützten Systemen, obwohl "beste Vorgaben vorgelegen haben". Es werden kernige Schlagworte wie "DV-Risikomanagement" und "Break-even-point-Analyse" gebraucht, obgleich die Mitarbeiter oft keine Kenntnisse von dem Aufbau des einzuführenden Softwareprodukts haben und ihnen die Grundbegriffe sowie die Zusammenhänge der DV aus eigener praktischer Erfahrung meistens fehlen. Sachlich geführte Diskussionen - wenn diese überhaupt zustande kommen - erzeugen dann häufig Ratlosigkeit und aufgabengerechten und praxisorientierten Argumenten zum Einsatz der Softwareprodukte wird wiederum mit Sprüchen wie "das sind für uns böhmische Dörfer" oder "größtenteils Fachchinesisch" begegnet.