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05.12.1986

Projektmanagementsysteme in der Praxis (Teil 4)

DV-gestützte Projektmanagementsysteme sind besser als ihr Ruf - vorausgesetzt, die Auswahl der PMS-Software und die Einführung erfolgt aufgabengerecht, systematisch und praxisorientiert. So der Tenor einer PMS-Analyse, die anhand von Beispielen aus der Praxis durchgeführt und im Juli 1985 fertiggestellt wurde. Die darin aufgezeigten Methoden, Hilfsmittel, Verfahren und Ergebnisse können dem Projektleiter, dem Projekt- oder Bereichskoordinator und dem Netzplanverantwortlichen als Leitfaden für eine aufgabengerechte Abwicklung dienen. Eine komprimierte Fassung dieser Studie druckt die COMPUTERWOCHE in mehreren Folgen ab. Im vierten Teil wird die Feinauswahl der PMS-Software behandelt. Hauptkriterien sind dabei Kriterien, Zielsysteme und eine Fallstudie anhand von Anwendungsbeispielen aus der Praxis.

Die Feinauswahl der PMS-Software kann durch folgende Verfahrensschritte beschrieben werden: Bestimmung der Alternativen, Optimumbestimmung und Vergleich mit der Entwicklung von Individual-Software. Der größte Vorteil des Einsatzes von Standard-Software-Programmen liegt in der Einsparung von Programmier- und Testaufwand. Gerade die schwierigen Verarbeitungsprogramme, wie die PMS-Softwaremodule der Termin- und Kapazitätsplanung einschließlich der Ergebnisausgaben, fallen überwiegend weg. Wenn die Anforderungen an die Anwender-Software der Funktionsbereiche - Projektleiter, Projektkoordinator, Bereichskoordinator, Netzplanverantwortlicher - durch die Leistungsmerkmale angebotener PMS-Software erfüllt werden können, läßt sich der Programmieraufwand erheblich reduzieren.

Feinauswahl-Kriterien

Durch die Beantwortung der den Hauptbeurteilungskriterien in der Checkliste zugeordneten Fragen klassifiziert der PMS-Software-Anbieter sein Produkt selbst und durch die Anwendung einer Fallstudie mit Anwendungsbeispielen aus seiner Praxis kann der Anwender die Angaben der Software-Anbieter und das PMS-Softwarepaket "on the job" prüfen.

In der in Abbildung 3 und 4 für die feinausgewählten PMS-Softwareprodukte dargestellten Zielertragsmatrix werden die wesentlichen Beurteilungskriterien für die praxisorientierte und aufgabengerechte Projektabwicklung aufgezeigt. Daher sollen dem Anwender im folgenden lediglich "Headlines" gegeben werden, aus denen er die Leistungsfähigkeit des PMS-Softwarepakets ableiten kann.

Funktioneller Erfüllungsgrad

Der funktionelle Erfüllungsgrad des PMS-Softwarepakets wird durch die Leistungsfähigkeit des Netzplanmoduls, den Leistungsumfang, die funktionelle Erweiterbarkeit und die Eigenständigkeit der Planungsfunktionen und die Qualität der Ergebnisausgaben bestimmt. Das Netzplanmodul beinhaltet das Mengengerüst mit dem Umfang der Projekte, der Anordnungen, der Zeitgrößen, der Kapazitäten, der Kostengrößen und der Kalender, sowie die möglichen Netzplanmethoden und die Angaben über die Bearbeitung von Netzplanstrukturen (Teilnetze, Meilensteine).

Der Leistungsumfang ist primär ausgerichtet auf die Terminalplanung, Kapazitätsplanung, Kostenplanung und Fortschrittskontrolle; Fragen zur Leistungsfähigkeit der Struktur-, Ablaufplanung und Projektdokumentation werden mit der Checkliste beantwortet. Die Leistungsfähigkeit des Berichtswesens wird durch den Einsatz eines flexiblen Berichtsgenerators und die Ausgabe von Grafiken als Standardfunktion dokumentiert.

Neben dem funktionellen Konzept ist die Anpaßbarkeit des PMS-Softwarepakets an das funktionelle Konzept des Anwenders und an die bestehende Hard- und Software und damit verbunden der Anpassungsaufwand einschließlich Anpassungsrisiko festzulegen.

DV-Lösung

Für die Beurteilung des PMS-Softwarepakets kommen der Leistungsfähigkeit des DV-Konzepts und dem Bedienungskomfort für den Benutzer eine zentrale Bedeutung zu. Das DV-Konzept gibt Auskunft über die PMS-Softwarepaket-kompatible Hard- und Software; die Leistungsfähigkeit des Softwareprodukts erkennt der DV-Profi an dem Rechenzeitbedarf, dem Zeichenzeitbedarf und der Qualität des eingesetzten Datenmanagements - relationale Datenbank, anwenderdefinierte Bildschirmmaskenerstellung, ständige Plausibilitätsprüfungen. Der Bedienungskomfort des PMS-Softwarepakets ergibt sich aus der Benutzerführung - Menütechnik, interaktive Planung, Hilfsfunktionen - und der Übersichtlichkeit, Vollständigkeit und Lernfähigkeit der Dokumentation für den Benutzer - Handbücher in deutscher Sprache, Teachware-Pakete.

Beschaffungsmodalitäten

Die Akzeptanz des PMS-Softwarepakets beim Anwender wird durch die Implementierungsunterstützung und die Qualität der Anbieter mitbestimmt. Die Kosten (Anschaffungskosten, Betriebskosten) des PMS-Softwareprodukts können als Limitierungskriterium herangezogen werden. Die Implementierungsunterstützung beinhaltet die Installationsunterstützung bei der organisatorischen und DV-technischen Einführung des PMS-Softwarepakets (Testkomfort) sowie die gründliche und vollständige Ausbildung der mit dem System arbeitenden Anwender (Schulungsplan).

Die Qualität der Anbieter des PMS-Softwarepakets wird bestimmt durch die Zahl der Implementierungen, durch das Alter und die Ausgereiftheit des Softwarepakets, von der Qualität der Referenzen, von der wirtschaftlichen Stabilität des Herstellers und durch die vertraglichen Bedingungen bezüglich der Programmpflege und -wartung - Produktverbesserungen, Fehlerbereinigungen - sowie den Nutzerbeschränkungen, Abnahmebedingungen, Garantie und Lieferzeit.

Zielsystem der Feinauswahl

Für die Auswahl von Standard-Softwareprodukten wird in der Praxis die Gewichtstufenmethode eingesetzt. Diese Methode führt eine stufenweise Bestimmung der relativen Gewichte der Auswahlkriterien durch. Sie beinhaltet die folgenden Schritte:

Sammeln und Ordnen der Beurteilungskriterien,

Zusammenfassen von Einzelkriterien zu Kriteriengruppen,

Prozentuale Gewichtung innerhalb einer Kriteriengruppe (Knotengewichte: 2. Stufe)

Prozentuale Gewichtung innerhalb einer Kriteriengruppe (Knotengewichte: 3. Stufe)

Ermitteln der Kriterienerfüllungsgrade - 0 nicht erfüllt, 3 durchschnittlich, 5 bestmöglich erfüllt Multiplikation der Kriteriengewichte mit den Erfüllungsgraden (Teilnutzwerte)

Addition der Bewertungszahlen je Produkt zur Gesamtbewertungszahl

Auswahl des Softwarepaketes mit der höchsten Gesamtpunktezahl.

Nach dieser Methode wurde bei der PMS-Softwareauswahl der Firma Northrop 1984 vorgegangen, in der 35 Projektverfolgungssysteme, überwiegend amerikanischer Herkunft, nach elf K.o.-Kriterien und 82 Kriterien zum Leistungsumfang der PMS-Softwareprodukte bewertet und gewichtet wurden. Als K.o.-Kriterien für diese Software-Auswahl galten: "cost processor, schedule processor, resource allocation, relational data base, multiproject, IBM-compatible, California based, market acceptance, fully documented, "What if" capability, real time". Die zehn Systeme, für die alle elf K.o.-Kriterien zutrafen, waren AIC, Artemis, Ciprec, PCS-KPS, PMS IV, Premis Picom, Project 2, QBS, Vision, Easy Trak. Ohne Gewichtung der Kriterien ergab sich bei einem möglichen Maximum von 141 folgende Reihenfolge: Easy Trak 136, Vision 134, Premis Picom 124, Project 2 122, Ciprec 117, Artemis 86. Das Ergebnis der sechs feinausgewählten PMS-Softwareprodukte nach Gewichtung der Bewertung (mögliches Maximum 858) war: Easy Trak 824, Vision 823, Premis Picom 776, Project 2 769, Ciprec 715, Artemis 482.

Auch in der Untersuchung der Firma Douglas-Aircraft, bei der die fünf Projektverfolgungssysteme Artemis, Ciprec, Easy Trak, MSCS, Vision nach 152 Kriterien beurteilt wurden fand die Gewichtsstufenmethode Anwendung. Das Ergebnis der gewichteten Bewertung dieser 1984 erstellten PMS-Softwareauswahl war: (mögliches Maximum 1728) Easy Trak 1409, Artemis 1388, Vision 1283, MSCS 998, Ciprec 547 Punkte.

Während bei der Vorauswahl den PMS-Softwareanbietern im Anforderungsprofil eine Zusammenstellung der in der Praxis der Projektabwicklung eingesetzten - manuell und/oder DV-gestützt - Datenerfassungsträger, Schlüsselsysteme, Terminlisten, Balkenpläne, Vorgangslisten, Netzpläne, Belastungsdiagramme, Volumenkurven und Fortschrittsberichte gegeben wurde (Teil 3, CW Nr. 48 vom 28. November 1986, Seite 12), wurden diese Informationsträger für den Einzel- und Systemtest der vorausgewählten PMS-Softwarepakete in einer Fallstudie entsprechend dem Schwierigkeitsgrad (Aufwand), der manuellen Erstellung und Auswertung, der benötigten Datenträger und der zeitlichen Rangfolge (Häufigkeit) ihres Einsatzes in der Praxis systematisiert.

Als Anwendungsbeispiel für den Einzeltest wurde die Terminverfolgung der Beschaffung von Ausrüstungen für ein Polyester-Projekt in Argentinien genommen. Je Kundenpositionsnummer, Ausrüstungsbezeichnung, Anfrageland und Sachbearbeiter wurden die Zeitgrößen Dauer und spätestes Ende für die Arbeitsgänge, Spezifikationen überarbeiten, Anfrage, Angebote einholen, Preisvergleich, Bestellung, Fertigung, Abnahme, Versand zum Hafen, Seetransport und Transport in Argentinien terminlich vorgegeben. Dieser Einzeltest zielte darauf, die im PMS-Softwarepaket bestehenden Selektions- und Sortiermöglichkeiten und Kombinationen beider für die Schlüsselfelder, Vorgangs- und Termingrößen zur Entlastung des "Tagesgeschäftes" des Terminverfolgers zu prüfen.

Für die Terminverfolgung der Angebotserstellung zur Errichtung eines Polyester-Komplexes in der UdSSR, bestehend aus sechs Hauptproduktionsanlagen, drei Nebenproduktionsanlagen und acht Zentralanlagen, wurden manuell die folgenden Balkenpläne erstellt und mit hohem Aufwand mit CAD geplottet:

Terminplan Angebotserstellung: mit den Meilensteinen Abgabetermin intern, Abgabetermin an Kunden und Vertragsabschluß je Anlage.

Detail-Terminplan: Errichtung Teilanlage mit den Phasen Dokumentation, Lieferung, Bau, Montage und Inbetriebnahme.

Rahmenterminplan Realisierung: Großkomplex mit den Meilensteinen Start Engineering (Vorlauf für Start Bauausführung), Start Baufeldaufschluß, Start Bauausführung (Vorlauf für Start Montage), Start Montage, Montage Ende (Start der Funktionsproben mit Produkt), Start Inbetriebnahme (Ende der Funktionsproben mit Produkt); jeweils je Anlage.

Der Einzeltest der PMS-Software sollte insbesondere die Übersichtlichkeit der DV-gestützt erstellten Balkenpläne und ihre grafisch einwandfreie Form - Balkenplan-Druckerausgabe, -Druckergrafik, -Analogplot und -Layout Dialog - überprüfen.

Für die Terminverfolgung und Fortschrittsermittlung des Engineerings und der Beschaffung in den Bereichen Elektrotechnik und Meß- und Regeltechnik für die Errichtung von zwei Chemieanlagen in Libyen wurden Vorgangslisten eingesetzt. Dies war erforderlich, da der EMR-Bereich des Anlagenbau-Unternehmens mit Standardplänen in Form von vernetzten Balkenplänen arbeitete, die nicht DV-gestützt zu verarbeiten waren.

Die Vorgangslisten enthalten, für jeden Verantwortungsbereich getrennt, sämtliche geplanten Vorgänge aus den Standardplänen des Projekts, sowie die geschätzte Durchführungszeit in Wochen und den frühesten Anfang und das späteste Ende jedes einzelnen Vorgangs.

Für die Terminverfolgung und -steuerung des Engineerings sind diese Vorgangslisten ein wesentliches Hilfsmittel, da sie jederzeit den Stand des Projektes angeben und als Monatsbericht Grundlage für die Fortschrittsermittlung des Projekt-Berichtswesens sind. Es wird je Abfrage-Zeitpunkt der Stand des Teil-Projektbereiches prozentual erfaßt, indem die einzelnen Vorgänge kumuliert und den "Soll-Work-Units" gegenübergestellt werden.

Der Systemtest des PMS-Softwarepakets sollte neben der problemlosen Datenerfassung die Terminrechnung, sowie die DV-gestützte Fortschrittskontrolle und grafische Ausgabe in Form einer Volumenkurve als Soll/Ist-Vergleich prüfen.

Als Anwendungsbeispiele für der Systemtest der DV-gestützten Berichterstattung mit den PMS-Softwarepaketen wurden die für die Projektsteuerung der Errichtung der beiden Chemieanlagen in Libyen mit großem manuellen Aufwand erstellten Projektberichte genommen. Es waren:

Fortschrittsbericht Montagearbeiten mit Montageplanung Maschinen und Apparate, Maschinen und Apparatefortschritt, Rohrleitungsmontage-Fortschritt.

Fortschrittsbericht Bauarbeiten mit Gesamtübersicht und Baufortschritt Kompressorhaus und Baufortschritt Kontrollgebäude.

Fortschrittsbericht Gesamtprojekt mit Gesamtübersicht, Stand technische Planung, Stand Beschaffung, Stand Bau- und Montage.

Neben dem Vergleich zur Vorperiode und der Kumulierung der Berichtszeit nach Projektphasen, Gewerken oder Baueinheiten sollte auch ein Soll/Ist-Vergleich durchgeführt werden und in grafisch einwandfreier Form als Volumenkurve, - Gang-/Summenlinie-Druckausgabe, -Druckergrafik, -Analogplott und -Layout Dialog - dargestellt werden.

Für den Systemtest der Verfahren der PMS-Softwarepakete wurden die folgenden für die Projektsteuerung der Errichtung der Chemieanlagen in Libyen manuell eingesetzten CPM-Netzpläne genommen:

Netzplan Montagearbeiten Schalthaus mit 40 Haupt-Aktivitäten;

Netzplan Inbetriebnahme Chemieanlage mit 56 Aktivitäten und sechs Ressourcen - drei Fachkräfte, drei Spezialisten, ein Hilfsmittel.

Es wurden insbesondere die Netzplan-Darstellungsprogramme wie Netzplan-Berechnung, Netzplankontrolle, Netzplan-Lagesteuerung -Layout Dialog, -Druckerausgaben -Druckergrafiken und -Analogplott getestet. Der Zeitschlüssel orientierte sich am europäischen und am arabischen Kalender. Mehrkalender-Terminberechnung.

Die Module der Kapazitätsplanung der PMS-Softwarepakete wurden im Systemtest mit den Ressourcen des Netzplans "Inbetriebnahme Chemie-Anlage" geprüft; insbesondere wurden die kausalen Abhängigkeiten von Terminberechnung und Kapazitätsplanung getestet. Bei möglichen Verschiebungen aus der Terminberechnung kann der Benutzer gegebenenfalls Maßnahmen gegen zeitliche Verzögerungen aus kapazitativen Gründen ergreifen.

Die maximale Kapazität im Monat wurde mit 42 Mitarbeitern, davon 20 Fachkräften, 20 Spezialisten und zwei Kranfahrern mit Gerät angenommen. Es wurde einschichtig gefahren; die Arbeitsdauer betrug acht Stunden pro Schicht.

Funktioneller Erfüllungsgrad

1. Netzplanmodul

Anzahl der Vorgänge pro Netz/Teilnetz

Anzahl der Vorgänger und Nachfolger pro Vorgang

Anzahl der Organisationscodes je Vorgang

Anzahl verschiedener Kalender

Anzahl der Kapazitäts- und Einsatzmittelarten

Anzahl der Etats und Kostengrösen

Arten der Anordnungsbeziehungen

Logikprüfung auf Schleifen/ Zyklen

Vorgangspfeiltechnik (CPM)

Vorgangsknotentechnik (MPM)

Teilnetze

2. Leistungsumfang

Terminplanung

Kapazitätsplanung

Kostenplanung

Fortschrittskontrolle

3. Ausgaben

Grafische Ausgaben

Strukturpläne

Grafische Netzpläne

Balkendiagramme

Histogramme

Kreisdiagramme - X-Y-Grafik

Abb. 3: Konzeptioneller Aufbau für eine Zielertragsmatrix zur Beurteilung eines PMS hinsichtlich seines funktionellen Erfüllungsgrades

Die bisherigen Folgen der Artikelreihe beschäftigten sich mit Zielen und Anforderungsprofil der PMS-Softwareprodukte, einer Checkliste zur Beurteilung des Leistungsprofis sowie der Vorauswahl der Standardsysteme einschließlich einer Analyse. Nächste Woche wird die Thematik der Feinauswahl weiter vertieft. Im Mittelpunkt steht dabei der Systemvergleich mit ausgewählten Softwareprodukte.

DV-Lösung

1. DV-Konzept

Hardware

Software

Rechenzeitbedarf

Zeichenzeitbedarf

Datenmanagement

2. Bedienungskomfort

Benutzerführung

Dokumentation

Beschaffungsmodalitäten

1. Implementierung

Installationsunterstützung

Schule

2 Qualität der Anbieter

Programmpflege/Wartung

Zahl der Implementierungen

3. Preise

Kaufpreis

Miete

Leasing

Abb. 4: Konzeptioneller Aufbau für eine Zielertragsmatrix zur Beurteilung eines PMS nach den Kriterien "DV-Lösung" und "Beschaffungsmodalitäten"