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10.03.1995

Prozesse vereinfachen heisst eingefahrene Gleise verlassen Die scheinbar naheliegende Loesung ist oft die aufwendigere

Wenn Deutschlands Konzerne an eine Neugestaltung ihrer IV- Landschaft denken, fallen ihnen heute automatisch drei Buchstaben ein: SAP. Auch bei der Deutsche Babcock AG, Oberhausen, sind die Anwendungen des groessten deutschen Software-Anbieters im Einsatz - dort, wo es um die Konsolidierung von Massendaten geht. Wo jedoch Reaktionsschnelligkeit und Flexibilitaet der Anwendungen im Vordergrund stehen, setzt Peter Friedrich, Leiter Informations- Management und Konzernorganisation, nicht auf die - per se - funktionsorientierte SAP-Software, sondern auf einen prozessorientierten Ansatz, den er konsequent aus der Sicht des Anwenders realisieren laesst - auf der Basis des Lotus-Produkts "Notes". Mit Hilfe dieses Workflow-Konzepts haben sich Effizienz und Produktivitaet bei einigen Geschaeftsprozessen "im Ausmass eines Quantensprungs" steigern lassen, urteilt der Informations-Manager.

Was nicht mit Notes geht, ist zu kompliziert", pflegt Friedrich seine Zuhoerer zu provozieren. Damit will er eigenen Angaben zufolge erreichen, dass "althergebrachte Denkweisen" einmal kritisch beleuchtet werden - auch wenn sich eine solche Forderung noch nicht in den Babcock-Richtlinien fuer das Informations- Management finden lasse. "Wenn wir das hundertprozentig ernst naehmen, wuerden wir auch die SAP-Anwendungen in Frage stellen", ergaenzt der Informations-Manager halb im Scherz.

Das Notes-Team weiss, dass es damit ueber das Ziel hinausschiessen wuerde. Auch bei Babcock sind die SAP-Produkte hauseigener "Standard" - zumindest fuer Finanz-, Rechungs- und Personalwesen. "R/2 war unsere Chance, Ordnung zu schaffen, uns von den massgeschneiderten Altsystemen zu loesen", begruendet der Babcock- Prokurist den Einsatz der SAP-Software. "Und diese Welt hat weiterhin ihre Berechtigung, wo grosse Datenmengen anfallen und konsolidiert werden muessen."

Aber daneben existierten eben auch Anwendungen, bei denen es weniger auf Konzepte, Ordnung, Funktion und Wiederholbarkeit ankomme als vielmehr auf Schnelligkeit, Flexibilitaet und Kreativitaet. Und hier wagt Friedrich zu bezweifeln, dass der staendig wiederholte Standardvorschlag per se die beste Loesung bietet. "Es gibt viele Leute, die ueber SAP reden, ohne etwas davon zu verstehen", beklagt der langjaehrige Software-Experte.

Ohne weiteres will er jedenfalls nicht in diesen Chor einstimmen. Schliesslich gaebe es in der Branche bereits Stimmen, die laut ueber Alternativen nachdaechten: "Wenn wir ueber Re-Engineering reden, wird SAP immer haeufiger in Frage gestellt", konstatiert Friedrich. Ob ein System, das vor allem mit Kategorien wie Ordnung und Integration operiert, den Unternehmen wirklich helfen kann, Wettbewerbsvorteile herauszuarbeiten, stehe derzeit zur Diskussion. Der Babcock-Manager: "Wenn Ihr Mitbewerber fuer sein Core-Business dieselbe Standardsoftware einsetzt wie Sie, dann liegt darin doch bereits ein Widerspruch." Zudem biete die neue "R/3"-Generation der SAP zwar wirtschaftliche Vorteile, indem sie den Einsatz kostenguenstiger Rechner erlaube. Aber wie die Vorgaengersoftware "R/2" unterstuetze sie zunaechst einmal nur Funktionen.

Schnelle und flexible Informationstechnik hingegen orientiert sich an den Prozessen, nicht an Abteilungsgrenzen und Hierarchien. Um diese andere Art von Informationstechnik zu realisieren, hat Babcock "als zweiten Standard" eine Reihe von Front-end-Werkzeugen eingefuehrt: allen voran das Groupware-Produkt Notes der Lotus Development Corp., ergaenzt durch das Anwendungspaket "Smartsuite". Die IM-Mitarbeiter der Deutsche Babcock AG haben Notes bereits 1992 kennengelernt, aber erst nach und nach entdeckt, dass sich das Produkt nicht nur fuer E-Mails sowie Teamkoordination, sondern auch fuer die Workflow-Steuerung eignet und sich darueber hinaus als Fuehrungsinformationssystem (FIS) nutzen laesst.

Anfang der 90er Jahre hat Babcock begonnen, seine Informationstechnik der mittlerweile stark dezentralisierten Firmenstruktur anzupassen. Die zentrale Datenverarbeitung war bereits 1972 in eine eigene Tochtergesellschaft ausgegliedert worden: in die Datenverarbeitung Oberhausen GmbH (DVO), die heute den groessten Teil der Mainframe-zentrierten Babcock-Anwendungen betreibt. Zudem stellt sie sich auch externen Kunden fuer SAP- Outsourcing, RZ-Services, CAD-Know-how sowie neuerdings fuer Notes- Beratung zur Verfuegung.

Als Friedrich 1990 das Informations-Management (IM) der Deutschen Babcock aufbaute, richtete er neben der Host-orientierten DV-Welt eine dezentrale, anwenderorientierte IV-Struktur ein. Dass sein Commitment zum "kreativen Potential in den Fachbereichen" (siehe auch "CW Extra" vom 26. November 1993, Seite 23) mehr ist als ein Lippenbekenntnis, belegen zwei Zahlen. Am Standort Oberhausen umfasst das zentrale Informations-Management ganze acht Personen, waehrend 50 "IT-Koordinatoren" direkt in den Anwenderabteilungen arbeiten: Buchhalter, Einkaeufer, Konstrukteure, die formal den Fachbereichen unterstellt sind, aber etwa die Haelfte ihrer Arbeitszeit der Informationstechnik widmen. Friedrichs Mannschaft ist ihnen gegenueber in fachlicher Hinsicht weisungsbefugt.

Diese Struktur erlaubt es, die Modellierung der Geschaeftsprozesse weitgehend in die Fachabteilungen zu verlegen. Ein zentral definiertes Unternehmensmodell gibt es bei Babcock nicht. "Wenn Sie die Komplexitaet der Unternehmensintegration in ihrer Gesamtheit abbilden wollen, dann benoetigen Sie ein Pflichtenheft, das beschreibt, was womit verbunden ist. Aber auf dem Weg zur Realisierung bricht Ihnen meist die Organisation weg, und Sie muessen von vorn anfangen."

Anstelle der unternehmensweiten Daten- und Funktionsmodelle wird bei Babcock die Einfuehrung eines Change-Managements forciert. Dazu gehoeren Instrumente, mit denen sich Aenderungen schnell umsetzen lassen.

"Die Loesung ist mit Sicherheit keine Individualprogrammierung - weder mit Cobol noch mit moderneren Sprachen; wir kommen ohne diese Dinge aus, indem wir einfach umsetzen, was wir benoetigen", werfen sich die Notes-Experten bei Babcock in die Brust. Redundanzen und Widersprueche nehmen sie bewusst in Kauf. Bei der Arbeit mit Dokumenten lasse sich das ohnehin nicht vermeiden.

"Zurueck zum gesunden Menschenverstand", so definiert Friedrich das Motto der Notes-Anwender. In der Praxis bedeutet das: lieber eine schnelle 70-Prozent-Realisierung, die die wichtigsten Anforderungen abdeckt, als eine "Superloesung", auf die die Anwender monatelang warten muessen. "Perfektion und Komplexitaet frueherer Jahre sind heute einfach nicht mehr bezahlbar."

Fuer diese 70-Prozent-Realisierungen empfehlen die Konzernleitlinien zwei Loesungsansaetze: entweder mit Standardsoftware von SAP - nach Moeglichkeit ohne Modifikationen - oder mit Notes. Bei der Entscheidung darueber, welche Software zum Einsatz kommt, laesst sich eine Grundtendenz ausmachen: Wenn Ordnung, Konzept, Funktion, Integration und Konsolidierung im Vordergrund stehen, faellt die Wahl auf SAP. Geht es jedoch um Prozesse und um eine schnelle Unterstuetzung wettbewerbsentscheidender Anwendungen, dann schlaegt das Pendel in Richtung Notes aus. Die Buchhaltung und Kostenrechnung neu zu erfinden kommt dem IM-Team nicht in den Sinn. Auch bei der Produktionsplanung und -steuerung sind Pret-a-porter-Pakete die Regel - allerdings mit Ausnahmen. So gibt es heute schon ein paar Babcock-Gesellschaften, die ihre gesamte Auftragsabwicklung auf Notes aufgebaut haben.

Nach Ansicht des leitenden Babcock-Mitarbeiters sollten die Fachabteilungen eine Anwendung unter SAP nur dann ins Auge fassen, wenn das System sich als zu komplex erweist, um es mit Hilfe von Front-end-Werkzeugen abzudecken. Friedrich: "Wir empfehlen, zunaechst einmal die Kernprozesse im Sinne eines Re-Engineering zu vereinfachen, und dann zu fragen, was davon auch mit Notes geht."

Ein kleines Beispiel fuer die Vorteile eines prozessorientierten gegenueber einem funktionsorientierten System ist die Bestellabwicklung: Ein Mitarbeiter will einen Schreibtisch ordern. Fuer eine Materialwirtschaftssoftware wie "RM-Mat" von SAP gliedert sich dieser Vorgang in eine Reihe von arbeitsteiligen Schritten: Zunaechst muss der Mitarbeiter ein Fomular ausfuellen, das er dann seinem Chef zur Genehmigung vorlegt. Dieser wiederum gibt es einem Controller, damit der ermittelt, ob fuer den Bestellwunsch ueberhaupt ein Budget vorhanden ist. Nach der fachlichen Pruefung landet das Formular schliesslich beim Einkauf. Dort wird ein Lieferant bestimmt und - endlich - die Bestellung ausgeloest. Wenn die Lieferung eintrifft, kommt sie nicht zum "Bedarfstraeger", sondern zum Wareneingang, muss also intern weitertransportiert werden. Die Rechnung hingegen geht an einen Rechnungspruefer. Wenn sie zu einer Bestellung passt, wird sie der Buchhaltung uebergeben, die dann den Betrag zur Zahlung anweisen wird.

Die Bestellanwendung bei Babcock sieht ganz anders aus: Der Mitarbeiter sucht sich aus einem in Notes abgelegten "Warenkorb" einen Schreibtisch aus, schickt seine Bestellung per Mail an eine zuvor definierte Person, die seinen Antrag gegencheckt. Sobald das Okay erfolgt, leitet Notes die Order an den Lieferanten weiter, der die Ware direkt an den Besteller schickt. Der quittiert den Empfang und weist dadurch die Rechnung an - beides ueber Notes. Heute vergehen von der Bestellung bis zur Lieferung im guenstigsten Fall sechs Stunden statt der frueher benoetigten sechs Wochen.

Eine Notes-Installation ist bei Babcock mittlerweile Bedingung fuer jeden potentiellen Handelspartner im Kostenstellengeschaeft. Zu diesem Zweck hat sich der Maschinen- und Anlagenbauer von Lotus das Recht zusichern lassen, einzelne Lizenzen an seine Zulieferer weiterzugeben.

RM-Mat kommt nur noch bei der Kommissionsbeschaffung zum Einsatz, also dort, wo Material fuer Projekte zugekauft wird. Hier muss die Anbindung an die Stuecklisten gewaehrleistet sein, und wegen der hohen Fehlerwahrscheinlichkeit erscheint eine Rechnungspruefung durchaus sinnvoll. Die "Light-Bestellungen" (Babcock-Jargon) hingegen wurden aus dem SAP-System herausgeloest und ohne Einkaeufer, Rechnungspruefung und "Kontrolle der Kontrolle" realisiert.

"Den Einkaeufer haben wir frueher eigentlich nur benoetigt, weil er das komplizierte System beherrschte", sinniert Friedrich.

Der Batch-Input regelt die Koexistenz

Wie ueberdimensioniert sich die alte SAP-basierte Loesung gegenueber der neuen Anwendung ausnimmt, wird besonders anschaulich am Beispiel von Bagatellbestellungen wie einer PC-Maus. Um einen Posten zu ordern, dessen Rechnung unter 100 Mark betrug, musste Arbeitszeit im Wert von 200 bis 300 Mark aufgewendet werden.

Das Bestellwesen anhand von Warenkoerben ist nur ein Beispiel dafuer, wie Babcock derzeit seine Prozesse vereinfacht und mit Hilfe des Workflow-Ansatzes beschleunigt. Da, wo die Anwendungen nicht mit einer Desktop-Loesung realisierbar sind, fungiert Notes immerhin als prozessorientiertes Front-end-Tool fuer die SAP- Anwendungen. Es dient dazu, den Prozess zu gestalten, sprich: Dokumente zu sammeln, weiterzuleiten und zu strukturieren. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, so werden die Ergebnisse ueber eine "Batch-Input"-Schnittstelle an das SAP-System weitergeleitet. Dieses Interface ist gefordert, wenn zum Beispiel die Rechnungen fuer die Light-Bestellungen in die Finanzbuchhaltung ueberspielt werden muessen.

"Am Anfang waren SAP und Notes krasse Gegner", erinnert sich Friedrich. Heute seien die beiden Systeme zur Koexistenz in der Lage. Zwar sei viel "missionarischer Eifer" noetig gewesen - vor allem gegenueber SAP-Beratern und -Experten. Mittlerweile haetten diese Mitarbeiter jedoch verstanden, dass das System, das sie einfuehren und betreiben, keineswegs obsolet sei - auch wenn es sich als zu schwerfaellig fuer dezentrale Strukturen erwiesen habe.

"Wichtig war, dass diejenigen, die sich mit SAP auskannten, Notes kennenlernten, damit sie die Faehigkeiten beider Produkte unterscheiden konnten", berichtet der IM-Chef. Wo das gelungen sei, gebe es keine Akzeptanzprobleme.