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Ein möglicher Einstieg


22.05.1998 - 

R/3-Workflow: Vor Prozeßdefinitionen nicht zurückschrecken

Fachleute halten es heute für möglich, daß bei einem optimalen Einsatz von Workflow-Anwendungen die Verwaltungskosten in Unternehmen um bis zu 50 Prozent und die Durchlaufzeiten sogar um bis zu 80 Prozent sinken werden. Innerhalb einer R/3-Umgebung bietet sich dafür der Einsatz von Business Workflow an. Über das Tool werden dem Anwender eine Reihe von Mustern zur Verfügung gestellt, mit denen sich bestimmte Arbeitsabläufe automatisieren lassen. Einige Beispiele sind die Bewerberabwicklung und die Genehmigungen für Budgets, Bestellanforderungen sowie Urlaubsanträge.

Der Einsatz von Workflow sollte sich aber nicht auf periphere Anwendungen beschränken. Ganz im Gegenteil: Vor Prozessen, die die eigentliche Wertschöpfungskette betreffen, darf nicht haltgemacht werden - gerade hier ist der Gewinn für das Unternehmen am größten. Ein Beispiel dafür ist der Materialstammsatz, der als ein zentrales Objekt im R/3-System geführt und im Standardprozeß dezentral in den einzelnen Fachabteilungen gepflegt wird.

Ein Workflow koordiniert diese Pflege, indem die betreffenden Informationen an die relevanten Mitarbeiter weitergeleitet werden. Außerdem nimmt das Tool in dem zeitkritischen Prozeß eine Kontrollaufgabe wahr. Werden etwa bestimmte Daten nicht eingepflegt, kann Business Workflow den Zuständigen daran erinnern oder aufgrund von definierten Eskalationsstufen andere Mitarbeiter beziehungsweise Vorgesetzte davon in Kenntnis setzen.

Zum Einstieg in die Welt des Workflows bietet sich ein Verfahren an, das im wesentlichen aus drei Schritten besteht: Prozeßdesign, sowie statische und prozeßorientierte Implementierung des Workflows.

Das Prozeßdesign kann mit praxiserprobten Methoden auch außerhalb von R/3 erfolgen. Eine Fachkraft mit organisatorischen Fähigkeiten entwirft dafür neue oder veränderte Geschäftsabläufe. Es ist zu klären, welche Aufgaben von einem bestimmten Mitarbeiter wann zu erledigen sind und welche Informationen dazu benötigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Ergebnisse der Analyse lassen sich mit Hilfe eines grafischen Modellierungswerkzeugs in ein ereignisgesteuertes Prozeßdiagramm überführen. Auf dieser Basis ist bereits die Simulation erster Aufgaben möglich. Bekannte Tools, die in der Lage sind, das R/3-Referenzmodell als Grundlage eines Prozeßdesigns heranzuziehen und daraus veränderte Abläufe abzuleiten, sind "Aris Toolset" (IDS), "Visio Business Modeller für SAP R/3" (Visio) und "Modell Works" (Intellicorp).

Statische Implementierung

Zum Team der Implementierung sollte in jedem Fall auch eine technisch versierte Fachkraft gehören, die mit R/3 vertraut ist. Die sogenannte statische Implementierung gliedert sich in mehrere Schritte. Zunächst ist ein Customizing vorzunehmen. Dabei durchläuft der Anwender anhand eines Leitfadens den gesamten Einstellungsvorgang. Anschließend folgt die Definition und Pflege der Aufbauorganisation des Unternehmens. Den jeweiligen Abteilungen sind bestimmte Planstellen zuzuordnen, die wiederum durch Stellenbeschreibungen spezifiziert werden. Schließlich müssen den Planstellen die entsprechenden Tätigkeiten zugeordnet werden.

Sobald die Planstellen mit Mitarbeitern besetzt sind, kann das Workflow-System dynamisch zur Laufzeit jeweils den für eine bestimmte Aufgabe zuständigen Sachbearbeiter ermitteln. Aufgrund der Definitionen werden zudem Prozesse abgedeckt, die in der papiergebundenen Ablauforganisation für manche Verzögerungen sorgen: Aus- und Eintritte von Mitarbeitern in das Unternehmen oder Vertreterregelungen für Urlaub und Krankheit.

Die Architektur von Business Workflow hat einen objektorientierten Ansatz, das heißt betriebswirtschaftlich zusammengehörende Elemente werden zu einem sogenannten Objekttyp verbunden. Die eigentliche Tätigkeit - also welche Informationen beziehungsweise softwaregestützten Werkzeuge einem Mitarbeiter zur Verfügung stehen - wird als Methode eines Objekttyps implementiert. Grundsätzlich besteht hier die Möglichkeit, einige mit dem System ausgelieferte Beispiele zu verwenden oder zu erweitern. Abap/4-Kenntnisse sind dabei allerdings unvermeidlich.

Will man sehr individuelle Tätigkeiten abbilden, so werden recht schnell tiefgreifendere Kenntnisse über weitere R/3-spezifische Programmiertechniken erforderlich, so etwa die Verwendung von Funktionsbausteinen, Batch-Input-Verfahren, Dialog- und Schnittstellen-Programmierung.

In diesem Zusammenhang ist allerdings darauf hinzuweisen, daß seit R/3 3.1 erste Methoden zur Verfügung stehen, mit denen Workflow-Funktionen auch auf anderen Plattformen (Windows, Lotus Notes etc.) genutzt werden können. Da sich die Anzahl der dafür verwendeten BAPIs erhöhen wird, ist bei der Definition von Objekttypen in Zukunft eher mit weiteren Erleichterungen zu rechnen.

Der dritte Schritt, die prozeßorientierte Workflow-Implementierung, beinhaltet eine rein formale Definition und Zuordnung, die wiederum recht gut von Organisatoren erledigt werden kann. Jede Aufgabe wird benannt und der dazugehörenden Objektmethode sowie bei Bedarf der zuständigen Organisationseinheit zugewiesen.

Anschließend folgt die Definition des Workflows selbst, bei der die logische Abfolge der Vorgänge in Form von ereignisgesteuerten Prozeßketten im Workflow-Editor grafisch erstellt wird. Was zu Beginn bei der Modellierung der Prozesse mit Fremd-Tools erarbeitet wurde, muß derzeit noch einmal im R/3-System wiederholt werden, da sich das mit dem jeweiligen Modellierungswerkzeug erstellte Prozeßmuster nicht einfach übernehmen läßt.

Damit ist das Workflow-System einsatzbereit. Während des Betriebs erfolgt eine Aufzeichnung und Sammlung von Prozeßdaten: Wer bearbeitet welche Aufgabe wie oft? Wo gibt es Brüche oder Verzögerungen im Ablauf? Wo liegen welche Tätigkeiten wie lange und warum? Die gesammelten Daten lassen sich mit Hilfe von mitgelieferten Listen-Analysen überprüfen. Aufgrund der Ergebnisse sind wiederum Rückschlüsse für eine fortlaufende Optimierung der modellierten und automatisierten Geschäftsprozesse möglich.

Die Erfahrung hat gezeigt, daß die Sachbearbeiter mit dem Workflow-System - also im Umgang mit dem elektronischen Postkorb - gut zurechtkommen. Durch die transparente Einbettung in das R/3-System wird oft gar nicht bemerkt, daß mit einem Workflow-Tool gearbeitet wird. Die zeitraubende Abarbeitung von Listen, aus denen die für den eigenen Arbeitsplatz wichtigen Informationen herausgefiltert werden müssen, entfällt komplett. An ihre Stelle treten persönliche To-do-Listen mit eigener Prioritätenskala.

Das Workflow-System präsentiert ein Arbeitspensum mit unterstützenden Anweisungen direkt am Arbeitsplatz. Damit verbunden sind aber auch einige soziale Probleme, die eine Workflow-Einführung unter Umständen vereiteln können: die Angst der Mitarbeiter vor grundlegenden Veränderungen, vor dem Verlust der Eigenständigkeit oder vor den zunehmenden Kontrollmöglichkeiten. Um auf keiner dieser Ebenen Schiffbruch zu erleiden, sollten Unternehmen zunächst mit kleinen Nischenlösungen starten. Dazu eignen sich die genannten Workflow-Muster, bei denen sowohl Mitarbeiter der DV-Abteilung als auch die eigentlichen Benutzer erste praktische Erfahrungen sammeln können. Die Praxis zeigt, daß sich im Anschluß an diese meist erfolgreich realisierten Pilotinstallationen umfangreichere Projekte wesentlich leichter verwirklichen lassen.

Besonders für den Mittelstand bietet Workflow einen weiteren positiven Aspekt: Business-Pro- cess-Re-Engineering-Projekte, oft ein rotes Tuch für Unternehmen dieser Größe, sind keine unabdingbare Voraussetzung für den Workflow-Einsatz. Statt dessen kann das Workflow-System ei- nen sanften Einstieg in die Geschäftsprozeßoptimierung ermöglichen.

Ulrich Strobel-Vogt ist SAP-Spezialist bei der EDV-Beratung Dr. Ing. Westernacher GmbH in Karlsruhe (E-Mail: Ulrich.Strobel-Vogtqwesternacher.de).