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01.05.1992

Rationalisierung im Umfeld von Hochleistungs-Druckern

Die Bedeutung des Mediums Papier als Teil der Corporate Identity, das Aufbrechen der proprietären Systemwelten in offene Systeme, die Globalisierung der Firmen und der damit verbundene Vernetzungszwang sowie der permanente Kostendruck auf Personal- und Materialressourcen stellen neue Anforderungen an moderne Drucksysteme.

Die Fragen, die sich in diesem Zusammenhang stellen, lauten:

- Wie hoch sind die Druckkosten, und welche Abhängigkeit besteht zwischen der Druckleistung eines Druckers und den Druckkosten je Seite.

- Können mit diesen Drucksystemen vor oder nach dem Druckvorgang liegende Tätigkeiten rationalisiert werden?

- Wird man gezwungen, über Folgeinvestitionen zu entscheiden, die hier und heute noch nicht wirtschaftlich sind, oder wird die eigene Organisationsstruktur überfordert?

Die Bereitstellung, Bearbeitung und der Transport von Informationen für das Medium Papier sind Eingebungen in die generellen Überlegungen eines Unternehmens, das seine Strukturen und Abläufe den informationstechnologischen Möglichkeiten anpassen und damit rationalisieren möchte.

Im folgenden werden Rationalisierungspotentiale beispielhaft aufgezeigt, Tools für die Umsetzung beschrieben, die Einbindungsnotwendigkeiten in verschiedene Systemwelten und wesentliche Merkmale für moderne Hochleistungsdrucksysteme dargestellt.

Die große Informationsvielfalt ist nur noch zu bewältigen, wenn ihr auch eine Vielfalt der Gestaltungsmöglichkeiten bei der Ausgabe gegenübersteht. So muß die Ausgabe von Zahlenfriedhöfen abgelöst werden durch informative Darstellungen mit Text und Grafik. Statt langer Zahlenkolonnen führt die Aufbereitung in grafischer Form zu wesentlich schnellerer und rationellerer Erfassung der Zahlenbedeutung - ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Doch nicht nur die Darstellung bei der Ausgabe birgt ein Rationalisierungspotential, sondern auch die entsprechende Auswahl der Daten. Anhand einiger Beispiele sei dies verdeutlicht.

Ein Großteil der heutigen Papiervielfalt resultiert aus den historisch gewachsenen Begrenzungen der Kettendrucker. Zudem sind diese Papiere nicht normgerecht (DIN A4 oder A3) das heißt, sie sind teuer und nur schwierig in die Büroorganisation einzugliedern (zum Beispiel spezielle Hängeordner).

Wie sahen die Steuerbescheide früher aus? Sie waren schlecht lesbar, unübersichtlich und schwer ablegbar. Sowohl in der Industrie als auch in der öffentlichen Verwaltung werden Hunderte von Formularen in Papierform bevorratet. Selbst bei geringfügigen Änderungen müssen diese Vordrucke verworfen und durch neue ersetzt werden.

Aufgrund der hohen Druckqualität und Leistungsfähigkeit moderner elektronischer Drucksysteme kann die Formularvorhaltung heute ausschließlich elektronisch erfolgen. Der Ausdruck erfolgt je nach Bedarf immer auf dem neuesten Stand. So hat eine große deutsche Krankenversicherung 200 Formulare für den Kundenverkehr auf elektronische Vorhaltung umgestellt.

Ähnlich wie bei den Formularen erfolgt auch bei Dokumenten jedweder Art die Vorhaltung bislang noch in Papierform. Um die Kosten für das einzelne Exemplar möglichst niedrig zu halten, müssen große Auflagen gedruckt werden. Je höher allerdings die Auflage, desto größer und heterogener dürfte auch die Zielgruppe sein, und desto geringer ist der Anteil der für den einzelnen verwertbaren Informationen. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet das Konzept Printing on Demand, das es ermöglicht, bedarfsgerecht und schnell zu informieren. Mit dem Drucken wird dabei erst dann begonnen, wenn geklärt ist, wer welche Informationen wann benötigt.

Diese Möglichkeiten erschließen ganz neue Dienstleistungen, die einige Firmen schon anbieten. So stellt zum Beispiel ein Verlag aus München seinen Kunden Patentprofile zur Verfügung, die aktuell nur die bestellten Themen in individueller Anzahl enthalten.

Die Realisierung des aufgezeigten Rationalisierungspotentials setzt natürlich entsprechende Hard- und Software- Tools voraus. Anders als bei den zeilenorientierten Vorgängern sind die Drucker der dritten Generation seitenorientiert. Dies bedeutet, daß der Anwender frei ist von einem Zeilenschema und daß er jeden Punkt auf der Seite gezielt ansteuern kann. Damit wird das Mischen von Text und Grafik sowie spaltenweiser Druck erst möglich.

Für eine ansprechende und übersichtliche Gestaltung von Text ist die Verfügbarkeit von vielen Zeichensätzen pro Job erforderlich. Der Einsatz von Proportionalschriften verbessert die Lesbarkeit erheblich. Dieser Beitrag würde in Schreibmaschinenschrift zirka 30 Prozent mehr Platz einnehmen und deutlich schwerer lesbar sein, das heißt, die Wahrscheinlichkeit, daß dieser Beitrag zu Ende gelesen würde, wäre erheblich geringer. Die Möglichkeit, Zeichensätze beliebig in Form und Größe zu gestalten, erlaubt auch das Bedrucken der Seiten mit unterschiedlichen Schriftrichtungen, zum Beispiel gestürzte Texte auf Formularen.

Die heute allenthalben eingesetzten DTP-Systeme erlauben eine schritthaltende Formatierung der Texte. So ist unter Einsatz von modernen Silbentrennalgorithmen die Erstellung eines Drucksatzes fast zum Kinderspiel geworden. Ebenso wird die optimale Nutzung des vorhandenen Platzes durch automatische Programme gesteuert. Damit kann heute auf jedem PC professionelle Textgestaltung durchgeführt werden, was früher den Einsatz von speziellen Satzsystemen erforderte.

Die Seitenorientierung der Drucker erlaubt heute auch den Einsatz für Plotteraufgaben. So können die in CAD-Systemen erzeugten Vektorgrafiken direkt zum Drucker übertragen und dort in Raster umgesetzt werden. Durch den Einsatz von Scannern können sowohl Strichgrafiken als auch Halbtonbilder in elektronische Raster umgesetzt werden. Durch die erheblich verbesserte Druckqualität lassen sich auch Fotos mit einer Auflösung von 240 oder 300 dpi in guter Qualität wiedergeben.

Der Einsatz der vorstehenden Gestaltungsmittel setzt voraus, daß lokal eine erhebliche Verarbeitungsleistung der eingesetzten Rechner zur Verfügung steht. Mit Hilfe der 32-Bit-Prozessoren und der erheblich gewachsenen Speicherkapazität stehen die Voraussetzungen für eine aufwendige Gestaltung zur Verfügung. Durch den zusätzlichen Einsatz von hochauflösenden Grafikbildschirmen wird die gesamte Gestaltungsarbeit unter WYSIWYG-Kontrolle möglich. Damit hat der Benutzer die Möglichkeit, lange vor dem ersten Ausdruck die komplette Seite mit Text und Bild zu sehen und bei Bedarf zu korrigieren.

Die unterschiedlichen Wirkungen von Vernetzung

Die Erstellung der zu druckenden Information ist abgeschlossen. Dabei kann es sich um zwei verschiedene Informationen handeln, die einzeln oder gemeinsam zu Papier gebracht werden sollen. Es kann das für jede Seite eines Druckjobs erstellte Layout sein, das bei Großunternehmen regionsspezifisch zu den variablen Daten gemischt werden soll. Es können aber auch die variablen Daten der Niederlassung und das jeweilige Layout zusammen vorbereitet worden sein. Unter dem Aspekt der Rationalisierung ist es von Bedeutung, daß diese Informationen dort erstellt werden, wo es für das jeweilige Unternehmen am wirkungsvollsten und am kostengünstigsten ist, ohne daß die Faktoren Zeit oder Entfernung sich zum Nachteil auswirken. Was nutzt die werbewirksamste Aufarbeitung von lokalen Daten für den zentralen Druck, wenn diese Daten auf dem postalischen Weg tagelang unterwegs sind. Es ist rationeller, wenn die Informationen und Daten elektronisch transportiert werden. Dies geschieht heute mit Hilfe von Netzwerken, die jeden Anwender in die Lage versetzen, entfernungsunabhängig jede Art von Druckgut zu erstellen und zu einem anderswo installierten Drucker zu senden. Innerhalb eines Betriebes kommen LANs, für weite Strecken WANs in Frage. Heutige Netzwerke können, im Gegensatz zu früher, die enormen Informationsmengen grafischer Druckanwendungen in kurzer Zeit transportieren. Ohne die Leistungssteigerungen in der Transferrate wäre die entfernungsunabhängige Druckaufbereitung nicht umsetzbar.

Die Netzwerke wiederum bedienen sich vieler neuer Kommunikationseinrichtungen.

Wenn es sinnvoll ist, wird eine in den USA zu druckende Information in Würzburg erstellt und via Satellit zum Rechner in Milwaukee transportiert, um dort von dem an den Rechner angeschlossenen Drucker, ausgegeben zu werden. Umgekehrt geht es natürlich auch. Die jeweilige Unternehmensstruktur bestimmt die Richtungen.

Beschleunigt wird dieser Trend durch Softwarepakete, die es jedem Mitarbeiter ermöglichen, sich ohne besondere Fachausbildung des Netzwerkes zu bedienen. Außerdem sorgt die Software durch umfangreiche Prüfroutinen für eine kaum noch zu verbessernde Übertragungssicherheit. Das in Würzburg erstellte Druckgut kommt unverfälscht in Milwaukee an.

Die zunehmende Akzeptanz offener Netzwerke kann zu einer Revolutionierung des Postwesens führen. Es ist dann durchaus vorstellbar, daß mit Hilfe dieser Werkzeuge der immer weiter anwachsende Papierberg, zumindest was den Transport betrifft, sich rationalisieren läßt. Das Schriftgut wird irgendwo für irgendwen erstellt und vom jeweiligen Absender per Netzwerk zu einer zentralen Druckeinrichtung auf die elektronische Reise geschickt. Es werden die letzten Meter vom Zusteller zum Adressaten physisch überbrückt, zum Beispiel mit dem elektronischen Briefdienst der Post. Wegfallen kann der Transport des bedruckten Papiers zur Post mit allen bekannten Problemen.

Offene Systeme erlauben unterschiedlichen Umgebungen mit einem zentralen Rechner Kontakt aufzunehmen, um dort kostengünstig zu drucken.

Die Drucker können also ihre Stärken ausspielen. Unter dem Aspekt der Kostenminimierung sollte ein solcher Drucker mit minimalem Aufwand mit dem kostengünstigsten Papier versorgt werden. Die Umsetzung dieser Forderung heißt Rolleneingabe von unperforiertem Papier. Um den Personalaufwand möglichst gering zu halten, sollte die Rolle möglichst groß sein. Die gewünschte Perforation und die Transportlochung des Papiers wird vom Eingabegerät erzeugt. Das Papier läßt sich von verschiedenen Richtungen, auch vom Stockwerk tiefer, dem Drucker zuführen. Moderne Drucker verfügen über mehrere Papierzuführungsöffnungen, etwa links, rechts, vorne und unten. Der Anwender kann somit nach seinen eigenen Bedürfnissen die rationellste Art der Papierzuführung wählen.

Ist die Rolle groß genug und der Datenvorrat ausreichend, dann sollte für eine ganze Schicht von acht Stunden nur noch sichergestellt werden, daß die Druckausgabe ohne Unterbrechung zur Weiterverarbeitung kommt. Je nach Anwendung wird das Endlospapier geschnitten, sortiert, gebunden, in Folie verpackt, kuvertiert und automatisch frankiert. Zur Steuerung dieser Vorgänge dienen vom Anwender programmierte Markierungen, die mitgedruckt und von Leseeinrichtungen erkannt werden. Die Markierungen sollen so klein wie möglich und klar wie nötig erscheinen. Die damit verbundene Forderung an die Drucker lautet daher: Nicht nur so schnell wie möglich drucken, sondern auch mit allerbester Qualität möglichst kleine Markierungen! Das spart Toner und verunstaltet nicht das Papier. Bei einem derartigen Automatisierungsgrad muß natürlich sichergestellt sein, daß über einen sehr langen Zeitraum die Druckqualität konstant bleibt. Kein Bediener ist in der Lage, bei sehr hohen Transportgeschwindigkeiten die Qualität zu prüfen, es sei denn, er stoppt den Druckvorgang. Genau das ist aber nicht erwünscht.

Der Anwender steht häufig vor dem Problem, daß er die neue Systemsoftware und auch Hardware vom Hersteller einsetzen möchte. Gründe hierzu können sein:

- Nutzen neuer Funktionen,

- Vereinheitlichung der Softwarepflege.

Dagegen steht häufig die Ablauffähigkeit bestimmter Anwendungen, deren Umstellung aus wirtschaftlichen oder funktionellen Gründen nicht lohnt. So kann es durchaus sein, daß verschiedene Anwendungen noch nach dem Line Printer Mode geschrieben sind (wie oben beschrieben). Die Anwendung 1:1 umzustellen wäre funktionell unsinnig, ein Übergang auf eine neue Anwendung könnte aber derzeitig den organisatorischen oder finanziellen Rahmen sprengen. Hier ist der Hersteller von Drucksystemen gefordert. Gefragt ist die Fähigkeit, die nicht umstellbaren Anwendungen weiterfahren zu können, ohne daß der Weg zu neuen oder umstellbaren Anwendungen verbaut wird.

Investitionssicherung durch Flexibilität

Neben der Investitionssicherung durch Flexibilität gibt es noch andere wirtschaftliche Aspekte, die den Wert eines Drucksystems ausmachen. Es gibt Drucksysteme, denen die Verarbeitung von Papierformaten mit 18 Zoll Breite bei einer maximalen Druckbreite von 17 Zoll und bisher im Endlos-Bereich nicht erreichter Druckqualität über die gesamte Druckbreite mit 240 dpi Auflösung gelingt. Damit können erstmals im "Two-up Mode" zwei DIN-A4-Seiten nebeneinander gedruckt werden (DIN-A4 hoch). Die Druckleistung bei neuen Systemen, liegt beispielsweise bei 138, beziehungsweise 92 Seiten, bezogen auf DIN-A4 quer, und steigt im Two-Up-Betrieb auf 192/128 Seiten. Mit dieser Betriebsart kann der Anwender die Wirtschaftlichkeit seiner Drucksysteme nachhaltig erhöhen. Je nach monatlichem Druckvolumen lassen sich dabei bis zu 50 Prozent der Benutzerkosten einsparen.

Zu den sowohl wirtschaftlich wichtigen als auch technologisch interessanten Entwicklungen auf dem Druckersektor gehört die Fähigkeit, mit Endlospapier-Druckern Vorder- und Rückseite auf einmal zu bedrucken.

Papier ist ein nicht zu verachtender Kostenfaktor

Bei den Druckern mit Endlospapier-Durchlauf schätzt der Anwender Flexibilität bei den verwendeten Papiersorten sowie kontinuierlichen Papierlauf und die damit verbundene höhere Zuverlässigkeit. Dazu kommt, daß durch das Prinzip des Endlos-Drucks seitenrichtiger Druck garantiert wird und die Möglichkeit von Irrtümern bei der Verteilung des Druckgutes praktisch ausgeschlossen ist. War früher nur bei Druckern mit Einzelbatt-Papierdurchlauf doppelseitiger Druck möglich, so werden heute auf dem Markt sogenannte Zwillingsdrucksysteme angeboten, die beide Seiten in einem Arbeitsgang bedrucken können.

Technologie und Wirtschaftlichkeit sind die wesentlichen Kriterien nach denen die Einbringung von Hochleistungs-Drucksystemen in die Unternehmensstruktur bewertet werden sollte. Das Medium Papier ist ein immer zu beobachtender Kostenfaktor, aber in seinen Gestaltungsmöglichkeiten als Informationsträger eine wertvolle Unterstützung fast aller unternehmerischer Funktionen.