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25.10.1991 - 

Verwaltung offener Zollager und Erstellung von Ausfuhrdokumenten

Rationalisierungseffekte mit DV-gestützter Zollabwicklung

Seit Ende des letzten Jahres ist bei der Tecnamotor Deutschland Vertrieb GmbH, Meerbusch bei Düsseldorf, ein neues Zollabwicklungssystem im Bereich des Offenen Zollagers (OZL) im Einsatz. Volker Heiner* beschreibt die Anwendung.

Tecnamotor ist eine Tochtergesellschaft des amerikanischen Herstellers von Kühlkompressoren und Kleinmotoren, Tecumseh Products Company. Vor kurzem erwarb Tecumseh auch die italienische Tecnamotor S.p.A., Turin. Die deutsche Niederlassung sorgt mit Importeuren, elf Ersatzteilgroßhändlern und rund 7000 autorisierten Fachwerkstätten europaweit für den Vertrieb und Kundendienst.

Im Oktober 1990 wurde das OZL vom schleswig-holsteinischen Pinneberg nach Meerbusch verlegt. Um das zunehmende Volumen der Warenlieferungen aus den USA für den Re-Export in den Griff zu bekommen, mußte DV-Leiterin Brigitte Schultze in kurzer Zeit ein DV-gestütztes Lagerverwaltungs-System implementieren.

Systematische Erfassung in kürzester Zeit nötig

Realisiert wurde die Lösung auf dem bei Tecnamotor bereits vorhandenen IBM System /36 (1 MB Haupt- und 600 MB Plattenspeicher), das mit zehn Bildschirmen, zwei Druckern und einem Magnetbandgerät ausgestattet ist. Das vom Aachener Systemhaus Hübner entwickelte Programm OZL-A zur Abfertigung des offenen Zollagers ermöglicht mit der bestehenden Lagerverwaltung eine doppelte Buchführung. Sämtliche Artikelbewegungen der bestehenden Lagerverwaltung werden über eine neuentwickelte Schnittstelle in die Warenbuchungen von OZL-A überführt. Das Produkt ist bei der Oberfinanzdirektion Düsseldorf bereits seit Jahren im Einsatz.

Da bei der Bearbeitung offenen Zollagers große Datenmengen anfallen, ist eine systematische Erfassung und Weiterverarbeitung möglichst aller Informationen in kürzester Zeit erforderlich. Durch konsequente Reduzierung des Erfassungsaufwandes und durch kontinuierliche Auswertung bereits erfaßter Daten ließen sich schon nach kurzer Installationszeit des OZL-Systems bei Tecnamotor erhebliche Summen einsparen.

Nach Brigitte Schultzes Darstellung wäre eine manuelle OZL-Abwicklung enorm zeitintensiv, da sie die Verwendung unterschiedlichster Vordrucke verlangt (zum Beispiel Zollantrag, Zollanmeldung, Lagerbuchführungs-Karteikarten, Zahlungsanmeldung, Lagerabmeldung, Angaben über Verbrauchssteuern). Die jetzige DV-gestützte Verwaltung des offenen Zollagers bei Tecnamotor Deutschland stellt der DV-Verantwortlichen zufolge wesentliche Erleichterungen einer Reihe von organisatorischen Abläufen bereit.

So können die in einem definierten Abrechnungszeitraum eingeführten Sendungen (im Falle der Tecnamotor Deutschland Motoren, Getriebe und Ersatzteile aus den USA) in einer Sammel-Zollanmeldung zusammengefaßt und die dabei anfallenden Abgaben in einer Summe entrichtet werden. Die Mitwirkung der Zollstelle bei der Zollbehandlung wird weitgehend unnötig; der Lagerhalter hat dadurch schnelleren Zugriff auf die Waren.

Im System existieren umfangreiche Kontrollmöglichkeiten durch entsprechende Programmparameter. Ein einmal erfaßter Beleg etwa kann für verschiedene Belange verwendet werden, so zum Beispiel für die Zollanmeldung und alle damit verbundenen Tätigkeiten, für die Statistikanmeldung beim Statistischen Bundesamt, für die Rechnungs-Eingangsbuchung oder die Waren-Eingangsbuchung (Lagerzubuchung).

Höhere Anforderungen an Zollabwicklungssysteme

Ungefähr 30 Prozent der Produkte der US-Muttercompany werden von Tecnamotor an Kunden in der Bundesrepublik, mit einem stark wachsenden Anteil der fünf neuen Bundesländer ausgeliefert. Die im Augenblick des Versands entstehende Zollschuld wird monatlich einmal im Rahmen einer Sammelzahlungs-Anmeldung an die zuständigen Zollstellen entrichtet. Für Exporte in EG- und Drittländer steht mit "Versand-A" ein Programm zur Vorbereitung der Ausfuhrerklärung (AE) zur Verfügung.

Dieses erstellt per Batchlauf eine AE-Datei und ergänzt im Dialog deren Datensätze um die fehlenden Feldinformationen. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Angaben für die Anmeldung, über die Ursprungsländer, um Packstückangaben oder auch um Wert- und Mengenangaben. Insbesondere die Informationen, die erst beim Verpacken der Sendung entstehen, können im Batchlauf noch nicht aufbereitet werden.

Andererseits sind die Angaben hinsichtlich der Anmeldung unerläßlich für einen korrekten Ausdruck der Versandpapiere. Wenn die AE-Datei den vom Bediener gewünschten Inhalt hat, wird sie auf den gesetzlich vorgeschriebenen Formularen ausgedruckt. Das Versandprogramm erlaubt es schließlich, Ausfuhrerklärungen und T-Papiere in verdichteter Form zu drucken.

Vor dem Hintergrund zunehmenden internationalen Warenverkehrs, speziell aus Ländern wie USA, Japan und Korea, wachsen die Anforderungen an die Zollabwicklungs-Systeme.

Wie Beratungschef Michael Hübner betont, liegen speziell in dem OZL-Programm seines Unternehmens enorme Rationalisierungseffekte, die sich rasch auf die Unternehmensrendite auswirken würden.

Das Angebot des Aachener Softwarehauses richtet sich an Unternehmen mit Niederlassungen in der Bundesrepublik

oder an Speditionsfirmen, die Lageraufgaben für die Mutterunternehmen, insbesondere in den USA, Japan und Korea, übernehmen.

Ein Rationalisierungseffekt tritt dabei nach Angaben der Entwickler bereits bei einem jährlichen OZL-Abwicklungsvolumen von 500 bis 1000 Sendungspositionen ein. Durchschnittlich, so Hübner, konnten Anwender mit "OZL-A" und "Versand-A" ihre Zollarbeit etwa fünfmal schneller als mit manuellen Verfahren erledigen. Die Programme sind jeweils auch allein ablauffähig. Zur Zeit werden sie für DOS-PCs, PC-LANs, IBM/36, AS/400 sowie für Unix-Maschinen angeboten.