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29.05.1992 - 

Große Vielfalt von Unterlagen und Rechtsvorschriften

Rechtliche Rahmenbedingungen für optische Archivsysteme

Die Einführung optischer Archivsysteme verfolgt bestimmte Ziele, nämlich Bewältigung der Papierflut, Reduzierung des Verwaltungsaufwandes, Produktivitätssteigerung in der Verwaltung, erhöhte Auskunftbereitschaft und schnellere Reaktionszeiten. Ein bevorzugtes Einsatzgebiet ist die Archivierung von Belegen als Abbild auf optischen Speichern, die eine originalgetreue Wiedergabe der Vorlagen erlauben und den Dokumentencharakter erhalten.

Optische Speicher bieten ein hohes Speichervolumen auf kleinem Raum, hohe Datensicherheit über längere Zeiträume und die irreversible Informationsaufzeichnung zur Sicherstellung des Dokumentationscharakters der archivierten Dokumente.

Wenn jedoch Dokumente auf optischen Archivsystemen aufgezeichnet und in Folge wie bei der Mikroverfilmung nach der Aufzeichnung vernichtet werden sollen, so muß dieses Aufzeichnungsverfahren denselben beziehungsweise adäquaten gesetzlichen Anforderungen genügen wie die Aufzeichnung auf Mikrofilm oder die Originalablage in Papierform. Zu den gesetzlichen Anforderungen gehört die Aufbewahrungspflicht mit bestimmten Aufbewahrungsfristen, innerhalb derer die Pflicht zur Wiedervorlage besteht.

Aufbewahrungspflicht sechs bis zehn Jahre

Eine Vielzahl von Unterlagen unterliegen der festgelegten Aufbewahrungspflicht von in der Regel sechs oder zehn Jahren. Die folgende Auswahl soll einen Überblick über den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen geben.

- Rechnungswesen:

Bankauszüge und Zahlungsanweisungen, Buchungsbelege, DV-Dokumentation, Handels- und Geschäftsbriefe, Konten und OP-Listen, Kreditunterlagen, Lohnbelege, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen.

- Versicherungen:

Versicherungsanträge, Versicherungsscheine, Schadensakten, Beleihungsunterlagen, Schadensreservelisten, Stornolisten, Deckungsstockverzeichnisse.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel sofort, das heißt ab Erstellung. Unterlagen wie Vertrags- und Schadensakten (zum Beispiel Kfz-Versicherungen) sind nicht nur sechs Jahre nach Vertragsende aufzubewahren, sondern solange, wie sich aus dem Vertrag noch Leistungen etc. Auskunftspflichten ergeben können.

Diese Vielfalt an Unterlagen und Rechtsvorschriften macht zugleich ein zentrales Problem bei der Behandlung dieser Thematik deutlich. Es heißt "gesetzliche Rahmenbedingungen", aber welche Gesetze beziehungsweise welche Aufbewahrungspflichten müssen zur Beurteilung herangezogen werden? Das sind das Handelsgesetzbuch (HGB), das Aktiengesetz/GmbH-Gesetz, das Mitbestimmungsgesetz/Publizitätsgesetz, das Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG), die Abgabenordnung (AO), das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG), das Versicherungsvertragsgesetz (VVG) und das Zivilrecht (BGB).

Für Versicherungsunternehmen sind primär drei Rechtsgebiete mit Aufbewahrungspflichten relevant:

- HGB: Unterlagen des Rechnungswesens und Handelsbriefe;

- VVG: Aufbewahrungspflichten aufgrund von Leistungsansprüchen des Versicherungsnehmers beziehungsweise Auskunftspflichten gegenüber den Versicherungsnehmern;

- VAG: Aufbewahrungspflichten, damit das Versicherungsunternehmen dem Überwachungsauftrag der Aufsichtsbehörden entsprechen kann.

Wir werden im folgenden die optischen Archivsysteme nur im Hinblick auf das HGB und die sich daran anlehnende AO anschauen. Dies resultiert zum einen aus dem großen Anwendungsgebiet des HGB, da es unabhängig von der Branche für jeden Kaufmann und somit auch für die Versicherungsunternehmen gilt. Darüber hinaus bildet das HGB eine Grundlage für andere weitergehende Gesetze, zum Beispiel das VAG. Zum anderen wird dieses Thema in Arbeitskreisen, Ausschüssen und Publikationen (zum Beispiel AWV e.V., Eschborn) häufig diskutiert, so daß sich langsam eine Meinung mit analogen Argumentationsketten und Begriffen herausbildet (siehe hierzu auch Rundschreiben R4/91 des Bundesaufsichtsamtes für das Versicherungswesen vom 26. Juni 1991).

Eine der Fragen, die von Anwendern immer wieder gestellt wird, lautet: Sind optische Archivsysteme rechtlich abgesichert?

Optische Archivsysteme sind vom Gesetzgeber grundsätzlich weder verboten noch genehmigt. Selbiges gilt im übrigen auch für die Papierablage und die Mikroverfilmung. Eine unvollständige und unsortierte Papierablage ist sicherlich unzulässig, da sie den Anforderungen des Gesetzgebers an Vollständigkeit und geordnete Ablage nicht genügt.

Der Gesetzgeber schreibt keine Technik vor, sondern stellt lediglich bestimmte Anforderungen an das Aufbewahrungsverfahren, zum Beispiel Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung etc. Können für ein Verfahren Kontrollen definiert und durchgeführt, werden, die die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen gewährleisten, so handelt es sich um ein zulässiges Verfahren, auch wenn es auf einer neuen Technik oder einem neuen Medium basiert.

Vor der Klärung der Frage anhand der einzelnen Paragraphen sollen vorab noch einige Begriffe wie Beleg, Dokument etc. präzisiert werden.

Begriffsbestimmungen und Informationsorten

- Coded Information (CI) sind Informationen, die im ASCII- oder EBCDIC-Code auf Datenträgern vorliegen und via DV ausgewertet, also selektiert oder sortiert werden können. Dies sind beispielsweise Texte, Buchungssätze und Versicherungsscheine.

- Non Coded Information (NCI) stellen Informationen dar, die nur bildlich vorliegen und sich per DV inhaltlich nicht erschließen lassen. Der Begriff NCI ist unabhängig vom Medium des Bildes zu verwenden. Es kann sich um Papier, Mikrofilm oder das digitalisierte und auf Datenträger gespeicherte Abbild einer Papiervorlage handeln, zum Beispiel um Versicherungsanträge und Schadensmeldungen.

- Informationsquellen:

CI werden von der eigenen DV produziert, das sind beispielsweise Versicherungsscheine, Deckungskarten, Darlehenszusagen, Buchungssätze und Konten beziehungsweise Journale.

NCI umfassen Dokumente, die das Unternehmen verlassen und mit einer Unterschrift versehen wurden, also Geschäftsbriefe, Kaufverträge und Teilungsabkommen.

NCI umfassen ferner Dokumente, die in das Unternehmen eingehen, also die Summe aller Posteingänge, die Eingangsrechnungen, Versicherungsanträge und Schadensmeldungen.

Außerdem sind NCI Dokumente, die im Unternehmen erstellt wurden, also Deckungsstockverzeichnisse, Schadensreservelisten und Buchungsbelege. Als Primärdaten geigen Informationen, die originär in Papierform vorliegen, wobei prinzipiell zwischen Beleg und Urkunde zu unterscheiden ist,

- Belege sind Schriftstücke, mit denen ein Geschäftsvorfall, ein Sachverhalt (zum Beispiel Schadenvorfall) oder ein Befund belegt werden soll. Der Beleg behält seinen Dokumentationscharakter auch als Belegkopie oder Abbild. Belege sind Versicherungsanträge, Schadensmeldungen, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe.

Als Urkunde im juristischen Sprachgebrauch gilt ein Schriftstück mit Beweischarakter, das ein Recht oder eine Pflicht begründet, zu deren Ausübung beziehungsweise Nachweis der Besitz des Originals notwendig ist. Unter den Begriff der Urkunde fallen: Briefgrundschuld, notarielle Urkunden (Kaufverträge), Kfz-Briefe, Kfz-Scheine, Inhaberaktien, testierte Jahresabschlüsse, Gerichts- und Schiedsprüche.

Daraus folgt zwangsläufig, daß Urkunden zwar digitalisiert werden dürfen, zum Beispiel für das operationale Geschäft, aber eine anschließende Vernichtung ausgeschlossen ist.

- Dokument als Archivierungsterminus bedeutet die Zusammenfassung von logisch zusammengehörenden Primärdaten - unabhängig von Format und Umfang - zu einer Einheit, die sich inhaltlich klar gegen ein anderes Dokument abgrenzt. Darunter sind im einzelnen zu verstehen: Versicherungsanträge, Versicherungsscheine und Schadensmeldungen.

Die Anlagen eines Versicherungsscheines können schon wieder ein eigenes Dokument bilden. In der Literatur wird synonym der genauere Begriff Dokumentationseinheit (DE) verwendet.

- Abbild Faksimile, Abschrift ist die mit einem Original in Größe und Ausführung genau übereinstimmende Nachbildung.

- Last, but not least folgt der Begriff Sekundärdaten. Darunter sind per DV gespeicherte Daten zu verstehen, die Aufschluß über Inhalt und Fundstelle der Primärdaten geben. Der Buchungssatz als Sekundärdatum einer Rechnung gibt unter anderem Auskunft über Datum, Betrag und Aussteller der Rechnung. Die Belegnummer bezeichnet im allgemeinen die Fundstelle der Rechnung.

Forderungen an Techniken und Verfahren

Basierend auf den Vorschriften des HGB, werden nachfolgend die Anforderungen der Gesetzgeber betrachtet, um festzustellen, inwieweit Techniken, Verfahren oder Medien vorgeschrieben werden.

In ° 238 Abs. 1 HGB wird unter anderem die Verpflichtung zur Buchführung und deren Nachvollziehbarkeit festgeschrieben.

° 238 Abs. 1 HGB

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu fahren und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen."

Darüber hinaus besagt diese Vorschrift, daß die aufgeführte Verpflichtung im Verantwortungsbereich des Kaufmanns liegt und nicht auf Hersteller oder Dienstleister abgeschoben werden kann.

Bei abgesandten Handelsbriefen (zum Beispiel Versicherungsscheinen) wird keine bildliche Wiedergabe gefordert, was aus dem Passus "... oder sonstige Wiedergabe des Wortlautes" geschlossen werden kann. Die inhaltliche Wiedergabe genügt.

° 238 Abs. 1 HGB

"Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlautes auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten."

Eine spezielle Technik wird ebenfalls nicht gefordert, sondern vom Gesetzgeber mit der Aufzählung "Schrift-, Bild- oder andere Datenträger" offengelassen.

Bei den optischen Speichermedien handelt es sich weder um einen Schrift- noch um einen Bildträger, sondern aufgrund der digitaler) Aufzeichnung um einen Datenträger. Diese sind gemäß ° 238 Abs. 2 HGB zulässig.

In ° 239, Abs. 1, 2, 3 HGB werden die Formvorschriften an die Führung der Handelsbücher spezifiziert. Die Aufzeichnungen haben in lebender Sprache, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, ursprünglich etc. zu sein. Die Formvorschriften haben Gültigkeit, unabhängig von der jeweiligen Technik des Aufzeichnungsverfahrens, für Papier, Mikrofilm und optische Speicher.

Da die Formvorschriften durch ein optisches Archivsystem erfüllt werden können, ist dieses nach ° 239, Abs. 1, 2, 3 HGB zulässig.

Gemäß ° 239, Abs. 4 HGB ist die Führung der Bücher und sonstiger Aufzeichnungen auf Datenträgern zulässig, soweit diese den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Speziell für diese Art der Buchführung, der Speicherführung, gibt es die angepaßten GoB in Form der GoS (Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung). Danach sind rechnergestützte Buchführungs- und optische Archivsysteme, soweit diese den GoS genügen, gesetzlich zugelassen.

Zentrale Anforderungen an die Aufbewahrung

Die zentralen Anforderungen an die Aufbewahrung und die Aufbewahrungsfristen sind in ° 257 HGB zusammengefaßt.

In ° 257 Abs. 1 HGB legt der Gesetzgeber den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie folgt fest: "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lagerbericht, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handelsbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,

4. Belege für Buchungen in den von ihm nach ° 238, Abs. 1 zu fahrenden Büchern (Buchungsbelege)."

Im Hinblick auf die Anforderungen an ein optisches Archivsystem kommt dem Passus ° 257, Abs. 1, S1 HGB "... , sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen" wesentliche Bedeutung zu. In Verbindung mit ° 239, Abs. 4 HGB ergibt sich, daß

- zwangsläufig Arbeitsanweisungen und Organisationsvorlagen vorliegen und

- Anforderungen, die an das Buchführungssystem gestellt werden, auch für das Aufbewahrungssystem - in unserem Falle ein optisches Archivsystem gelten müssen.

Formvorschriften für das Archivierungssystem

In ° 257, Abs. 3 HGB werden die Formvorschriften an das Aufbewahrungssystem festgelegt: "Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die im Absatz (1) aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlage inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können."

Daraus folgt, daß optische Archivsysteme als Datenträger zur Aufzeichnung von gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zulässig sind, soweit sie den GoB und GoS genügen, und daß die Übereinstimmung nicht auf dem Datenträger selbst gegeben sein muß, sondern dann, "... wenn sie lesbar gemacht werden ...", also zum Zeitpunkt der Wiedergabe.

Auch nach ° 261 HGB schreibt der Gesetzgeber keine spezielle Technik vor, sondern läßt dies mit der Umschreibung offen "... Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern ...". Wesentlich ist jedoch die Verpflichtung des Kaufmanns durch den Gesetzgeber, wenn er eine bestimmte Technik zur Aufbewahrung von Unterlagen nutzt, diese Unterlagen auf Kosten des Kaufmanns reproduzierbar zu machen.

° 261 HGB: "Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel 1 zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen."

Kernaussagen des HGB und Schlußfolgerungen

Im Hinblick auf optische Archivsysteme läßt sich, basierend auf dem HGB, folgendes folgern:

- Gemäß HGB ist kein Buchführungssystem und kein Aufzeichnungsverfahren vorgeschrieben.

- Optische Archivssysteme sind aufgrund der digitalen Aufzeichnung nicht den Mikrofilmverfahren zuzuordnen, sondern der DV und somit der Speicherbuchführung, da sie in der Regel rechnergestützt betrieben werden.

- Es gelten die GoS, die die Übereinstimmung der computergestützten Buchführung mit der GoB regeln sollen, auch für die optischen Archivsysteme.

- Die zentrale Anforderung des HGB/GoS kann in der Regel erfüllt werden "... richtige und vollständige Erfassung der buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle sowie deren zeitgerechte Erfassung und Speicherung in der Art, daß sie geordnet dargestellt wird..."

Basierend auf den abstrakten Forderungen des HGB und der GoB/GoS, sollen nachfolgend die konkreten Anforderungen an ein Aufzeichnungsverfahren abgeleitet werden.

Anforderungen an optische Archivsysteme

Grundvoraussetzung für den Einsatz optischer Archivsysteme ist eine schriftliche Verfahrensbeschreibung, bestehend aus:

- Systembeschreibung mit Aufbau- und Ablauforganisation,

- Ordnungsprinzip der Aufzeichnungen,

- Regeln zur Dokumenteneingabe,

- Verarbeitungsvorschriften,

- Kontroll- und Abstimmungsverfahren,

- Sicherungsmechanismen für Programme und Daten,

- Zuordnung der Aufzeichnungen zum Rechenwerk (Ablagestrukturen, Zugriffswege),

- Verfahrensspezifische Kontrollen, die die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (zum Beispiel Vollständigkeit, Richtigkeit) gewährleisten.

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist im Einzelfall zu konkretisieren. Große Bedeutung kommt der schriftlichen Beschreibung des Verfahrens und der Kontrollen zu - nur diese ist nachvollziehbar! Dies gilt insbesondere für die Kontrollen und deren Durchführung.

Die Nutzung von optischen Archivsystemen läßt sich entsprechend der gesetzlichen Nomenklatur in Aufzeichnung, Aufbewahrung und Wiedergabe in drei Abschnitte teilen:

- Aufzeichnung der Unterlagen auf optische Medien,

- Aufbewahrung der optischen Medien,

- Wiedergabe der Unterlagen von optischen Medien.

Für jeden Abschnitt können spezifische Anforderungen aufgestellt werden, die im einzelnen nun stichpunktartig aufgezählt werden:

Die Aufzeichnung der Unterlagen auf optischen Medien erfolgt in der Regel mittels eines Scanners, wobei die Daten digitalisiert, am Bildschirm zwecks Prüfung angezeigt und dann auf der optischen Platte abgespeichert werden. Alternativ zur sofortigen Prüfung und Beschreibung der digitalisierten Unterlagen kann die Prüfung auch als integraler Bestandteil der Sachbearbeitung erfolgen, wenn sichergestellt ist, daß dabei er kannte Aufzeichnungsfehler durch erneutes Scannen korrigiert werden können. Bei der Abspeicherung sind den abzuspeichernden Dokumenten Suchbegriffe zuzuordnen, zum Beispiel Belegnummern, aus denen die Ordnung der Dokumente ergibt und über die später der Zugriff erfolgt.

Die Unterlagen sind so aufzubereiten, daß

- mehrseitige und zusammengehörende Vorgänge nicht getrennt werden,

- auch Informationen, Anmerkungen auf Rückseiten archiviert werden,

- Allonge und zugehörende Belege separat und hintereinander gescannt werden, so daß der Zusammenhang erhalten bleibt, ohne daß durch die Allonge Teile des zugehörenden Beleges verdeckt werden.

Das Abbild ist auf Übereinstimmung mit der Urschrift durch visuelle Kontrolle des Operators oder bei einem nachgeschalteten Arbeitsgang durch den Sachbearbeiter zu überprüfen. Bei mangelhafter Aufzeichnung sind entsprechende Korrekturen (Kontrast verstärken, Auflösung erhöhen) am Scanner vorzunehmen. Anschließend ist die Urschrift erneut zu scannen, bis das Abbild mit der Urschrift übereinstimmt.

Die Suchbegriffe beziehungsweise Ordnungskriterien sind vollständig und korrekt zuzuordnen; ist zum Beispiel die Versicherungsnummer ein Suchbegriff, so sollten nur die Versicherungsnummern im Archivsystem zugeordnet werden können, zu denen bereits Versicherungsnehmer existieren. Werden die zulässigen Versicherungsnummern vor der Archivierung zum Abgleich im Archivsystem hinterlegt, so lassen sich Fehleingaben weitgehend ausschließen, da nur zulässige Versicherungsnummern vom Operator eingegeben werden können.

Vollständigkeitskontrolle ist vorzunehmen

Ein Aufzeichnungsprotokoll ist zu erstellen, das mit einer Erklärung über Richtigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen vom Aufzeichnenden zu unterschreiben ist.

Die Vollständigkeitskontrolle ist zum Beispiel durch formalen Abgleich von Buchungssystem und Archivsystem vorzunehmen. Existiert zu jedem bestätigten Versicherungsantrag eine Aufzeichnung im optischen Archivsystem, wobei der Abgleich zum Beispiel über die Versicherungsnummern erfolgen kann, so läßt sich von einer vollständigen Archivierung der eingegangenen Versicherungsanträge ausgehen.

Das Verfahren der Aufzeichnung muß in detaillierten Regelungen beschrieben werden. Durch schriftlich definierte, durchzuführende und nachvollziehbare Kontrollen ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.

Die Aufbewahrung der optischen Medien

Während der Aufbewahrungsfristen muß sichergestellt sein, daß der Archivbestand jederzeit verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann, das heißt, neben den Medien, auf denen die einzelnen Dokumente aufgezeichnet sind, hat das Unternehmen auch die entsprechenden Systeme, bestehend aus Hard- und Software, vorzuhalten:

- Der Archivbestand, bestehend aus Plattennamen, Inhalten, Erstellungsdatum und Aufbewahrungsfristen, ist jederzeit in einem aktuellen Register nachzuweisen analog zu der heutigen Bandverwaltung.

- Die Datenträger sind in geeigneten Räumen aufzubewahren, die Schutz vor schädlichen Umwelteinflüssen bieten und nur den Zugriff durch autorisierte Personen gestatten.

- Von den Datenträgern müssen Duplikate existieren, die räumlich getrennt von den Originalmedien aufzubewahren sind.

- Die Systeme und Programme für den Zugriff auf die Dokumente sind vorzuhalten.

- Das Aufbewahrungsverfahren mit seinen Sicherheitsmaß nahmen ist detailliert zu beschreiben. Geeignete Kontrollmaßnahmen gewährleisten die Einhaltung der Vorgaben.

Wiedergabe der Unterlagen

Bei der Wiedergabe wird anhand der durch das Ordnungsprinzip festgelegten Suchbegriffe mittels eines Index-, Datenbank- oder Retrieval-Systems auf die Dokumente im optischen Archivsystem zugegriffen. Diese werden dann an einem hochauflösenden Bildschirm angezeigt und/oder bei Bedarf über einen Laserdrucker ausgedruckt.

- Eine funktionsfähiges Gesamtsystem muß zur Verfügung stehen.

- Architektur, Dateistrukturen und Datenströme haben transparent, nachvollziehbar und dokumentiert zu sein.

- Lauffähige Programme müssen vorgehalten werden.

- Von Programmen und Daten ist ein Sicherungsbestand zu realisieren.

- Lesbare Reproduktionen müssen in angemessener Zeit erstellt werden können und sollten mit der Urschrift maßstäblich übereinstimmen.

- Der Zugriff auf das Dokument und die Art und Weise der Reproduktion hat nachvollziehbar zu sein.

Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein

Seitens des Gesetzgebers wird mit Ausnahme einiger Unterlagen (Jahresabschlüsse, Bilanzen, Urkunden etc.) für aufbewahrungspflichtige Unterlagen keine bestimmte Technik, kein Medium oder Verfahren vorgeschrieben. Der Gesetzgeber möchte nur gewährleistet sehen, daß die Aufzeichnungen vollständig, richtig, geordnet und unabänderlich getätigt werden, so daß die Geschäftsvorfälle im einzelnen und in ihrer Gesamtheit nachvollziehbar sind.

Konkretisiert werden diese Forderungen in der Goß und für DV-Systeme in der GoS. Da optische Archivsysteme in der Regel rechnergestützt betrieben werden, sind diese der DV zuzuordnen, womit die Formvorschriften der GoS anzuwenden sind. Grundsätzlich muß demnach für ein optisches Archivierungssystem eine Verfahrensbeschreibung vorliegen. Bei der Nutzung des Systems sind verfahrensspezifische Kontrollen vorzusehen und durchzuführen, damit die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen in ausreichendem Maße gewährleistet ist.