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23.11.2006

Records-Management ist Pflicht

Versäumte Fristen, verschwundene Kontrakte und fehlende gesetzeskonforme Aufbewahrung von Verträgen kosten Unternehmen Geld und schaden ihrem Image.

Eine systematische und dedizierte Vertragsverwaltung (Records-Management) ist in Firmen bis heute keine Selbstverständlichkeit. Dies bestätigte kürzlich eine Umfrage des Enterprise-Content-Spezialisten SER Solutions aus Neustadt/Wied. Von den 137 Befragten aus Unternehmen mit über 50 Millionen Euro Umsatz im Jahr gestand fast jeder fünfte, "häufiger" wichtige Termine in rechtlichen Vereinbarungen übersehen zu haben. Bei weiteren 44 Prozent der Befragten seien in den letzten zwei Jahren "in Einzelfällen" Vertragsfristen unbeachtet geblieben.

Vorteile des Records-Managements

• Laufende Überwachung der Verträge (Fristenkontrolle, vertragliche Obliegenheiten etc.);

• formalisierte Einbindung juristischer Kompetenz in die Verarbeitungsabläufe;

• Vertragsübersicht mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick;

• rechtzeitiges Erkennen von Vertragsstörungen;

• Auswertungsmöglichkeiten für statistische Zwecke und in Streitfällen;

• Forcierung von Musterverträgen und standardisierten Vertragsteilen;

• vollständige Erfassung und Ablage relevanter Dokumente und Informationen;

• eindeutige Verantwortlichkeiten und klar definierte Abläufe;

• schneller und direkter Zugriff durch berechtigte Mitarbeiter;

• schneller Zugriff, da eine Aktenanforderung entfällt.

Auch Oliver Tomat, Rechtsanwalt von der Hamburger Kanzlei Boege Rohde Luebbehuesen, stellt bei seiner Beratungstätigkeit in mittleren und großen Unternehmen immer wieder eklatante Versäumnisse fest: "Ohne eine zuverlässige Vertragsverwaltung sind eine ordnungsgemäße Abwicklung und ein effektives Controlling, also die Risikoanalyse bestehender Verträge, nicht oder nur eingeschränkt möglich." Es reiche nicht aus, eine akkurate "analoge" oder ordnergestützte elektronische Ablage der Verträge zu schaffen, da sie weder deren Historie exakt nachvollziehen helfe noch relevante Zusatzinformationen automatisch finden und auswerten ließen.

Vorarbeiten nötig

Für ein integriertes Vertrags-Management müssen Unternehmen zunächst durch interne Risikoanalysen das rechtliche Umfeld der Verträge und ihrer Bestandteile erfassen. Ferner sind für die Vertragsverwaltung Zuständigkeiten und Abläufe festzulegen. Spezielle Software für das Records-Management, die immer mehr ECM-Anbieter (Enterprise-Content-Management) offerieren, kann dann Unternehmen im nächsten Schritt helfen, ihre Verträge vollständig, richtig, nachvollziehbar und kontrolliert zu verwalten. Das betrifft operative Verträge wie Kreditverträge, Rahmenvereinbarungen, Kunden- und Lieferantenverträge, Miet-, Pacht- und Leasingverträge, aber auch kooperative Vereinbarungen wie Gesellschafts- und Konzernvereinbarungen sowie Sonderbereiche wie Versicherungen, Personalwesen und Lizenzen oder assoziierte Verträge über Wartung und Service Level Agreements (SLAs).

Herzstück des elektronischen Vertrags-Managements ist die digitale Vertragsakte. Diese bündelt alle vertragsrelevanten Schriftstücke, sowohl digitalisierte Papierdokumente als auch elektronisch erstellte Dokumente wie zum Beispiel Ausschreibungen, Schriftverkehr und E-Mails. Darüber hinaus verwahrt sie Zusatzinformationen zum Vertragspartner, Angaben zu Laufzeiten und einzuhaltende Fristen und Termine. Ferner lassen sich mit solchen Produkten Termine und Fristen definieren und mit Workflows verbinden. Dies hat Sinn, wenn vertragsrelevante Unterlagen pünktlich vorzulegen sind oder eine entsprechende Rücktritts- oder Widerrufsfrist abläuft. Ein anderes Beispiel sind Wiedervorlagen. Die Benachrichtigung des Bearbeiters erfolgt meist per E-Mail oder durch einen Eintrag in die Kalenderfunktion von "MS Outlook".

Entscheidungen dokumentieren

Auch bei der Freigabe noch nicht verabschiedeter Verträge kann eine Software hilfreich sein. So kann ein Vertragsdokument in das Dokumenten-Management-System eingestellt werden und mit der Archivierung einen Workflow-gestützten Freigabeprozess anstoßen. Die zuständigen Mitarbeiter erhalten das Dokument über ihre Arbeitskörbe zur Bearbeitung und leiten es anschließend zur Abstimmung an Vorgesetzte oder die Rechtsabteilung weiter. Nach der abschließenden Freigabe wird das Workflow-Protokoll ebenso wie die Vertragsakte archiviert. (as)