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Online-Recruiting/Immer mehr Computerprofis gehen online


02.02.2001 - 

Recruitment-Management-System bewältigt Bewerberansturm

Das alte Bewerbungsverfahren konnte den Personalzuwachs bei der Compartner AG nicht mehr bewältigen. Aus diesem Grund entschieden sich die Verantwortlichen für ein Recruitment-Management-System mit Internet-Anbindung. Heute werden neue Mitarbeiter vornehmlich über das Internet gewonnen. Karin Schumann* hat sich in der Unternehmenszentrale umgesehen.

Excel-Tabellen zur Erfassung der eingegangenen Bewerbungen, Lotus Notes Calendaring zur Terminverwaltung und diverse zusätzliche Einzelelemente, verbunden durch einen umständlichen Workflow - so sah früher das Bewerbungsverfahren bei der Unternehmensberatung Compartner AG in Düsseldorf aus. Das Bewerberaufkommen stieg stetig: Allein im Jahr 2000 hatte Compartner einen Personalzuwachs von rund 25 Prozent zu verzeichnen. Doch der Engpass entstand schon früher. Bereits 1998 war das Standardbewerbungsverfahren der Situation nicht mehr gewachsen. Bei den Verfahren waren zu viele Personen eingebunden, die Verteilung der Bewerbungsunterlagen an die verschiedenen Niederlassungen erwies sich als umständlich. Für das Personal-Management stand bald fest, dass zur besseren Personalrekrutierung ein neues System installiert werden müsste. Iris Frielingsdorf, Principal der Düsseldorfer Management-Holding Compartner AG, hatte genaue Vorstellungen: "Dieses System sollte nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch dem neuesten Stand der Technik entsprechen." Nach eingehenden Beratungen wurde beschlossen, ein Lotus-Notes-basierendes Workflow-Tool zu implementieren und die Mitarbeiter künftig verstärkt über das Internet zu gewinnen.

Nach einem Produktvergleich diverser Anbieter entschied sich das Unternehmen Anfang 1999 für das Recruitment-Management-System (RMS) der T-Systems International GmbH, debis Systemhaus CSS Client Server Solutions GmbH aus Aachen. RMS ist ein selbst entwickeltes Workflow-System, das sämtliche Basisprozesse rund um das Bewerbungsverfahren miteinander verbindet. Vom Entwurf der Stellenausschreibung über deren Veröffentlichung bis hin zur Auswertung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, einschließlich des anfallenden Schriftverkehrs sowie der Vertragserstellung, unterstützt RMS den kompletten Recruitment-Prozess. Die Anwendung läuft auf Basis von Lotus Notes. Da Compartner bereits mit mehreren Notes-basierenden Anwendungen, wie beispielsweise dem Messaging-System oder dem Notes Calendaring, arbeitet, war eine solche Lösung besonders vorteilhaft. Client-seitig benötigt das System lediglich einen Standard-Büro-PC und läuft auf einem Domino-Server ab Version 4.6. "Ausschlaggebend bei der Entscheidung für RMS war, dass die Anwendung vom Unternehmen definierte Vorgänge individuell abbildet. Im Gegensatz zu Standardapplikationen, die nur minimal konfigurierbar sind, passt sich RMS ganz den Anforderungen von Compartner an und ist darüber hinaus problemlos skalierbar", begründet Projektleiterin Frielingsdorf diesen Entschluss.

Wie funktioniert Online-Recruiting konkret? Zunächst einmal erleichtert RMS den Prozess der Stellenausschreibung. Das System stellt dem Anwender eine Vorlage zur Verfügung, in die er sämtliche Anforderungen an den potenziellen Mitarbeiter eingibt. Die Felder auf diesem Dokument werden individuell auf die Bedürfnisse von Compartner zugeschnitten. Die komplette Stellenbeschreibung gibt der Personalreferent wahlweise für das Intranet oder das Internet frei. In der Internet-Veröffentlichung erscheinen lediglich vorher definierte Felder, so dass keine internen Informationen ungewollt nach außen dringen können. Des Weiteren bietet das System die Möglichkeit, die Stellenausschreibung direkt an eine Agentur weiterzuleiten.

Die Stelle ist nun ausgeschrieben, und die ersten Online-Bewerbungen gelangen automatisch und ohne Zwischenspeicherung in die Datenbank derjenigen Niederlassung, welche die Anzeige ausgeschrieben hat. Da die Bewerbungen nicht auf einem Internet-Server erscheinen, sind sie vor möglichen unerwünschten Zugriffen geschützt. Wenn nun der Personalreferent feststellt, dass sich ein Bewerber zwar nicht für die zu besetzende Stelle eignet, aufgrund seines Profils jedoch für eine andere Niederlassung des Unternehmens von Interesse sein könnte, leitet er die Bewerbung Workflow-gestützt in eine unternehmensweite Pool-Datenbank weiter. Das angebotene Potenzial an qualifizierten Mitarbeitern ist somit dem gesamten Unternehmen zugänglich. Sollten sich Mitarbeiter einer der Niederlassungen die Bewerbung zur näheren Begutachtung aus dem Pool holen, steht sie von diesem Zeitpunkt an nicht mehr zur Verfügung. Durch dieses Verfahren können Inkonsistenzen im Prozess verhindert werden. Um ein Beispiel zu nennen: Es ist nicht möglich, dass mehrere Personalverantwortliche von Compartner die Unterlagen eines Kandidaten für unterschiedliche Stellen parallel begutachten und dieser schließlich von ein und demselben Unternehmen gleichzeitig eine Ab- und eine Zusage erhält.

Arbeitgeber antwortet in 48 Stunden dem BewerberEine Zusammenfassung aller relevanten Angaben über die einzelnen Bewerbungsverfahren - Profil des Bewerbers, Korrespondenz etc. - ermöglicht dem Personalverantwortlichen einen optimalen Zugriff auf sämtliche gewünschte Informationen. Dank dieser übersichtlichen, aktenorientierten Ablage kann er die unterschiedlichen Kandidaten bestmöglich miteinander vergleichen. Sollte ein Bewerber für das Unternehmen nicht als Mitarbeiter in Frage kommen, so erstellt der Sachbearbeiter die entsprechende Korrespondenz mit Hilfe des Systems. Hierfür bietet RMS diverse Vorlagen, die durch zugriffsberechtigte Mitarbeiter individuell anpassbar sind. Handelt es sich bei dem Bewerber in den Augen des Personalverantwortlichen um einen viel versprechenden Kandidaten, so unterstützt RMS auch hier die weiteren Schritte. Dazu gehört auch die Planung des Vorstellungsgesprächs - vom Einladungsschreiben über die Terminauswahl bis hin zur Terminbestätigung.

Während des Vorstellungsgesprächs macht sich der Personalverantwortliche Notizen in einem von RMS erstellten Formular. Dieses Formular dient ihm nicht nur als Leitfaden für das Gespräch, sondern er kann nach Abschluss aller Gespräche die Kandidaten besser miteinander vergleichen. Last but not least generiert das System bei den richtigen Kandidaten einen maßgeschneiderten Arbeitsvertrag. Den Schritt zum Online-Recruiting bewertet Personalexpertin Frielingsdorf positiv: "Seitdem wir unser Bewerbungsverfahren zum größten Teil über das Internet abwickeln, benötigen wir rund 50 Prozent weniger Ressourcen im Personal-Recruiting. Dies bedeutet eine bemerkenswerte Kostenreduktion gegenüber dem vorigen Standardverfahren. Das System ist sicher, hochperformant und leicht zu bedienen." Als großen Vorteil sieht sie auch die Reduzierung der Rücklaufzeit: Spätestens 48 Stunden nach Eingang seiner Unterlagen könne ein Bewerber mit einer ersten Reaktion des Unternehmens rechnen.

Innerhalb nur eines Jahres ist die Anzahl der Online-Bewerbungen bei Compartner gegenüber den schriftlichen Bewerbungen sprunghaft gestiegen: Auf eine schriftliche kommen derzeit drei Online-Bewerbungen. Dabei ist der kecke Dreizeiler genauso wie die Kreativ-Bewerbung mit Links zur eigenen Homepage und Power-Point-Folien als Attachment vertreten. "Die Originalität mancher Unterlagen sowie der sprunghafte Anstieg der Online-Bewerbungen insgesamt bestärken uns darin, dass wir mit dem E-Recruiting auf dem richtigen Weg sind", freut sich Frielingsdorf. Ihr Fazit: "Insbesondere Kandidaten für IT-Berufe, die wir verstärkt ansprechen wollen, machen zunehmend Gebrauch vom Internet als Medium für den Stellenmarkt. Genau dort müssen wir sie auch abholen."

*Karin Schumann ist freie Journalistin in Frankfurt am Main.