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09.02.2001 - 

Content-Management/Arbeiten mit Citysite, Cold Fusion und Pro Bürger

Redakteure fürs virtuelle Rathaus: Ein wenig Erziehung ist angebracht

Die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Hellweg-Sauerland und ihre Partner-Kommunen waren sich einig: Ein übergreifendes bürgerfreundliches Lebenslagen-Management sollte entstehen. Realisiert wurde es mit den Content-Management- und Redaktionssystemen "Citysite" und "Pro Bürger". Mechthild Winterhoff* schildert Installation, Konfiguration und Aufbau.

Die Anforderungen an die Web-Seiten einer Stadt oder einer Gemeinde sind sehr hoch. Erfahrungsgemäß legen die Bürger vor allem Wert auf Aktualität und Service. Natürlich muss auch die Navigation der Seite einfach sein. Was nützen die besten Inhalte, wenn man sie nicht findet? Man muss sich zur Verdeutlichung vor Augen führen, dass eine Website einer Stadt mit mehr als 70000 Einwohnern eine Portalfunktion hat. Sie ist nicht nur ein MarketingInstrument zur Präsentation der Kommune, sondern vor allem ein Serviceangebot für die Bürger.

Ab einer gewissen Größe der Web-Präsenz kann der Webmaster auf traditionelle Weise - mit einem HTML-Editor - diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Deshalb hat sich die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Hellweg Sauerland, kurz KDVZ Hellweg-Sauerland, entschieden, ein Redaktionssystem einzuführen.

Aufwändige Architektur mit zentralen BibliothekenNach eingehenden Überlegungen und diversen Präsentationen der führenden Anbieter hat sich das Team von Volker Rombach, Fachbereichsleiter für Neu- und Weiterentwicklung Neue Medien der KDVZ Hellweg-Sauerland, für die Produkte Citysite des Startups Sitepark und "Pro Bürger" von Prosoz Herten entschieden. Das Ziel, umfangreiche Synergieeffekte zwischen den Kommunen herzustellen, wurde mit einer aufwändigen Architektur, die sich zentraler Bibliotheken bedient, erreicht. Neue Internet-Projekte werden unter Einsatz dieser Produkte arbeitsteilig realisiert, das heißt, die KDVZ Hellweg-Sauerland ist für die Gestaltung der Website und der Kunde für die Eingabe des Inhalts in die Website verantwortlich. Im Einsatz kann man dieses System unter anderem bei den Websites www.meschede.de und www.brilon.de sehen.

"Ein Problem machte uns die Entscheidung nicht leicht: Für unseren RS/6000-Web-Server mit AIX als Betriebssystem gibt es den Application-Server ,Cold Fusion'' des gerade von Macromedia übernommenen Unternehmens Allaire nicht. Ohne dieses Produkt läuft auch Citysite nicht, denn es setzt auf Cold Fusion auf", erklärt Rombach. Die Anforderungen an das System zum Management von Web-Content sind anspruchsvoll:

- Trennung von Layout und Content;

- Benutzer-Schnittstelle via HTML-Browser;

- Verteilte Content-Pflege;

- Qualitätssicherung (Mehr-Augen-Prinzip);

- abgestuftes Zugriffsschutzsystem;

- Import bestehender Web-Präsenzen unter Beibehaltung möglichst großer Teile;

- direkter Import von Office-Dokumenten;

- Import strukturierter Dokumente aus Zentralrechner-Tabellen oder Datenbanken;

- automatisches Erzeugen von Inhaltsverzeichnissen und Indexseiten;

- Einbindung relationaler Datenbanken;

- nahtlose Anbindung an Shopsysteme sowie

- XML-Schnittstelle.

Nach der Installation des Systems auf einem Windows-NT-Server konnten die KDVZ Hellweg-Sauerland und ihre Kunden erste Erfahrungen sammeln. Schnell zeigte sich, dass für die Administratoren des Redaktionssystems eine Schulung notwendig war. Das System ist zwar für den User denkbar einfach über den Browser und somit in einer bekannten HTML-Oberfläche zu bedienen, der Administrator muss sich jedoch zunächst an das Konzept von Citysite herantasten. So hat das System eine umfassende Benutzerverwaltung, in der man detailliert Rechte vergeben kann. Jeder Redakteur hat Zugang zu Arbeitsgruppen, in denen thematisch gleichartige Inhalte zusammengefasst sind (zum Beispiel Vereine, Veranstaltungen etc.). Vor der Publikation der Inhalte gibt es die Möglichkeit, einem Chefredakteur die Dokumente vorzulegen. Dieser kann die neuen Inhalte freigeben oder gesperrt lassen und dem Redakteur seine Änderungswünsche per E-Mail mitteilen, die Adresse wird dem User bei Erzeugung im System mitgegeben.

Bedient wird das System per Browser, wobei man entweder den "Internet Explorer" von Microsoft oder den "Netscape Navigator" ab Version 4.x benötigt. Sascha Schieferdecker, Projektleiter Web-Content-Management der KDVZ Hellweg-Sauerland, warnt: "Der Internet Explorer ist aber auf jeden Fall vorzuziehen, denn die Benutzer haben damit Zugriff auf den ,Smart Editor'' von Citysite, einen WYSIWYG-HTML-Editor, der im Browser läuft und es auch unerfahrenen Redakteuren einfach macht, Links zu setzen, Textfarben zu verändern und Ähnliches. Womit wir auch beim Problem wären, das der Smart Editor darstellt: Die Redakteure können damit das komplette Layout einer Seite zerstören, indem sie zum Beispiel Schriftarten ändern oder einfach Word-Dokumente einfügen, der Editor übernimmt die komplette Formatierung von Microsoft-Office-Dateien - ein zweischneidiges Schwert. Ein wenig Erziehung ist angebracht." Deswegen gibt es in den neueren Versionen die Möglichkeit, den Smart Editor nur Benutzern mit ausreichenden Kenntnissen zur Verfügung zu stellen.

Vorlagen für HTML-Seiten können mit einem beliebigen HTML-Editor erstellt werden. Denn Vorlagen sind einfach HTML-Dateien, die mit so genannten SPT-Tags angereichert sind. Diese werden bei der Generierung der jeweiligen Seite durch die durch den Redakteur eingegebenen Inhalte ersetzt. Die Tags können auch an Bedingungen geknüpft werden, so dass etwa bestimmte Teile der HTML-Seite nur ausgegeben werden, wenn auch der Inhalt eingefügt worden ist. "Die Möglichkeiten sind vielfältig, und nach kurzer Einarbeitung und Gewöhnung an die Eigenheiten des Systems geht einem das Programmieren der Templates recht zügig von der Hand", so Schieferdecker.

Citysite nimmt keine ständigen Datenbankabfragen vor, aus den Vorlagen werden statische Seiten generiert, was der Performance des bei der KDVZ Hellweg-Sauerland eingesetzten Windows-NT-Servers zugute kommt (in Kürze wird dieser durch einen Linux-Server ersetzt). Den statischen Seiten kann ein Anfangs- beziehungsweise Verfallsdatum zugeordnet werden; somit lassen sich zum Beispiel in einem Veranstaltungskalender abgelaufene Veranstaltungen automatisch entfernen.

Sämtliche Inhalte liegen aber in einer über ODBC ansprechbaren beliebigen Datenbank vor, so dass mit Kenntnissen in CFML (Cold Fusion Markup Language) auch Live-Operationen in der Datenbank ausgeführt werden können. Cold Fusion ist einfach zu programmieren und syntaktisch weitaus mehr an HTML angelehnt als Perl. CFML ähnelt - vereinfacht gesagt - PHP, ist jedoch noch komfortabler und produktiver.

Information erscheint an verschiedenen StellenWie kann ich beeinflussen, an welcher Stelle die erzeugten HTML-Seiten in meiner Website angezeigt werden? Die Antwort, die Citysite darauf gibt, ist relativ gut durchdacht. Der Redakteur kategorisiert den Artikel nach der Art der eingegebenen Information. Nach Eingabe der Daten wählt er aus einer von den Web-Designern der KDVZ erstellten Liste Schlagwörter aus, die den Inhalt des Artikels am besten kategorisieren. Zum Beispiel wird man einen Artikel über die neue Hundeverordnung als (noch) "Aktuell", als "Top-Highlight" und als "Information aus der Stadtverwaltung" verschlagworten. Somit erscheint der Artikel unter der Rubrik Aktuelles, auf der Startseite und unter dem Menüpunkt Informationen aus der Stadtverwaltung. Dass die Information an verschiedenen Stellen auftaucht, ist sinnvoll, denn nicht jeder Internet-User wählt den gleichen Weg, um zur gewünschten Information zu gelangen.

Wie funktioniert diese automatische Verlinkung technisch? Suchabfragen werden in einer stark vereinfachten, SQL-ähnlichen Syntax programmiert. Der Anwender muss sie nicht manuell eingeben, sondern kann sie über die abzufragenden Schlagwörter aus Listen auswählen und per Klick logische Operatoren einfügen. So findet sich auf der Startseite zum Beispiel eine Abfrage für eine Liste von Highlights, vereinfacht gesagt "Zeige mir alles, was als Top-Highlight gekennzeichnet ist", in entsprechender Syntax. Weiterhin bietet sich an, eine Leiste mit aktuellen Meldungen auf der Startseite erscheinen zu lassen, was einfach durch eine Abfrage auf das Schlagwort "Aktuell" erreicht wird - siehe www.meschede.de.

Die Suchergebnisse werden zur Ausgabe wie Vorlagen programmiert, sind also frei anpassbar. Es können sogar Thumbnails für die hinter dem Suchergebnis liegenden Artikel ausgegeben werden, wenn dies in die entsprechende Vorlage einprogrammiert ist. Dadurch werden Ergebnislisten visuell ansprechend; ein Beispiel dafür ist die Startseite der Stadt Meschede (www.meschede.de).

Schon während eine neue Website aufgebaut wird, das heißt, sobald die Arbeitsgruppen, Redakteursplätze und einige Vorlagen eingerichtet sind, können die Redakteure mit der Dateneingabe beginnen. "Eine halbtägige Schulung reicht unserer Erfahrung nach völlig aus. Existieren bereits Erfahrungen mit HTML und diversen Editoren wie beispielsweise Microsofts ,Frontpage'', besteht eher das Problem, dass die Leute zu kreativ werden. Man muss sie davon überzeugen, das einmal gewählte Layout der Website nicht durch andere Schriftarten, falsche Bildgrössen etc. zu verändern. Gerade die Bilder stellen ein Problem dar: Der Redakteur scannt Bilder ein, speichert sie in einem Web-fähigen Format ab und lädt sie per HTML-Formular auf den Citysite-Server hoch. Die Bilder sind manchmal nicht richtig zugeschnitten, alles andere als scharf und viel zu groß für das Web", konstatiert Schieferdecker. Deshalb kann ungeübten Benutzern der Zugriff auf das Medienarchiv des Redaktionssystems verweigert werden.

Das Redaktionssystem ermöglicht jedem Interessierten mit Internet-Zugang und Passwort, Informationen hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Es ist nicht einmal notwendig, dass er die Seitenbeschreibungssprache HTML beherrscht: Spezialisierte Editoren - als Formular in HTML-Seiten - ermöglichen die Erweiterung des Stadtinformationssystems.

"In Behörden und Ämtern, Verbänden und Vereinen, Initiativen und Clubs gibt es etliche Bürger, die gerne und regelmäßig Beiträge für ein Stadtinformationssystem im Internet liefern würden. Da gerade mit der Vielfalt der Anbieter ein Stadtinformationssystem nur interessanter werden kann, ist es sinnvoll, diese oftmals kostenlosen Ressourcen zu nutzen, um koordiniert durch eine kleine Online-Redaktion - ein lebendiges und bürgernahes System aufzubauen", bilanziert Frank Schwanbeck, der als Abteilungsleiter Neue Medien die Projekte zum "Virtuellen Rathaus" im Hause der KDVZ Hellweg-Sauerland koordiniert.

Die Realisierung des virtuellen Rathauses wird in mehreren Schritten erfolgen. Der erste und nach außen sichtbarste Schritt ist die Verbesserung des Bürgerser-vice der Kommunen. Die KDVZ Hellweg-Sauerland bietet das Produkt Pro Bürger von Prosoz Herten an, damit Informationsbedürfnisse der Bürger, aber auch der Mitarbeiter mit einer einzigen, vielschichtig aufgebauten und unkompliziert zu handhabenden Software erfüllt werden können.

So bietet das Programm unter dem Link "Umzug" Ansprechpartner und Produkte an, die für den Umzug notwendig sind. Dies können neben umfassenden Informationen auch gleich Formulare im PDF- und Word-Format sowie HTML-Formulare sein.

Eine alphabetische Liste der Ansprechpartner oder eine hierarchische Darstellung der Verwaltung generiert Pro Bürger automatisch aus seiner Datenbank, wie auch eine Liste der Formulare. Eine Suchmaschine und die Möglichkeit, Synonyme für Produkte anzugeben, komplettieren die Ausgabe-Features von Pro Bürger. Zu besichtigen ist die Funktion auf www.brilon.de unter dem Menüpunkt "Stadtinfo"/Rathaus online.

Pro Bürger bietet ebenso wie Citysite die Möglichkeit, mehrere Redakteursplätze beziehungsweise Redakteursgruppen anzulegen, so dass eine genaue Strukturierung der Zugriffsrechte gewährleistet ist. Ähnlich wie in Citysite können Dateien wie zum Beispiel PDF-Dokumente oder Grafiken über ein Medienarchiv auf den Server übertragen werden. Was Pro Bürger von Citysite abgrenzt, sind die eingeschränkten Gestaltungsmöglichkeiten des Layouts, die bei diesem speziellen Einsatzzweck für den Online-Service nicht nötig sind. Schriftgrößen, Farben etc. lassen sich jedoch festlegen. Die von Pro Bürger ausgegebenen Seiten passen in eine Frame-basierte Website.

Technisch basiert das Programm ebenfalls auf Cold Fusion, es harmoniert mit Citysite. Prosoz entwickelt gerade die Umsetzung des Systems für Linux und My SQL, wodurch eine hohe Performance erreichbar werden dürfte.

Abschließend bleibt die Frage wie einfach die Dateneingabe für die Redakteure wirklich ist. Wolfgang Pack, IT-Beauftragter der Stadt Brilon und verantwortlich für die kommunale Website, beantwortet diese Frage so:

"Die Eingabe von Daten ist auch von unausgebildeten Usern zu bewerkstelligen. Viel wichtiger als Erfahrung im Umgang mit Browsern ist die genaue Kenntnis der Verwaltungsstruktur, die abgebildet werden soll. Sinnvoll ist diese Vorgehensweise beim Eingeben von Daten: Man gibt zuerst die Gebäude an, in denen sich die Stadtverwaltung befindet. Dabei ordnet man jedem Gebäude Öffnungszeiten zu, die für alle untergeordneten Elemente wie Räume, Mitarbeiter und Dienstleistungen gelten. An diese streng logische Vorgehensweise muss man sich erst gewöhnen. Nach kurzer Einarbeitung ist dies jedoch kein Problem. Insgesamt sind wir rundum zufrieden. Einzig der hohe Preis hatte uns zunächst von der Anschaffung abgehalten - die Kosten relativieren sich jedoch schnell durch die eingesparten Kosten für qualifizierte Web-Entwickler."

*Mechthild Winterhoff ist stellvertretende Abteilungsleiterin Neue Medien der KDVZ Hellweg-Sauerland in Iserlohn.

Die KDVZHellweg-Sauerland

Die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Hellweg-Sauerland, Iserlohn, ist ein Dienstleistungsunternehmen für den Hochsauerlandkreis, den Märkischen Kreis und den Kreis Soest sowie für 41 in diesen Kreisen liegende Städte und Gemeinden. Gleichzeitig nutzen über 200 weitere Kunden der öffentlichen und privaten Wirtschaft die Unterstützung in allen Belangen der Informationstechnik des Organisations-, Beratungs-, Software-, Qualifizierungs- und Produktionsverbundes - kurz KDVZ Hellweg-Sauerland genannt. Zirka 50 kommunale Anwender bauen bereits auf die KDVZ Hellweg-Sauerland als Internet-Dienstleister.

SMART?Wolfgang Goers, IT-Beauftragter der Stadt Meschede:

"Das Arbeiten mit dem System ist recht angenehm - wenn man das Konzept von Redaktionssystemen versteht. Hat man erst das Zusammenspiel von Suchabfragen, Schlagworten und Templates begriffen, fällt es nicht weiter schwer, neue Artikel anzulegen. Dadurch kann man die Website leicht aktuell halten. Der Anstieg von Hits auf die Site - von 20000 auf 150000 monatlich - zeigt den Erfolg der zentralisierten Datenpflege. Ich könnte über den ,Smart Editor'' meine Word-Dokumente eins zu eins übernehmen, aber das zerstört das Design der Seiten völlig. Für einen einzelnen Mitarbeiter, der auch noch andere Aufgaben hat, wäre es unmöglich, die ganze Arbeit mit Frontpage manuell zu erledigen."